S-CHECK Sanktionslistenprüfung Die vollständige und effiziente Lösung zur Sanktionslistenprüfung für Schweizer Unternehmen Vorabversion 0.95
Einführung Um der internationalen Gesetzeslage gerecht zu werden, müssen Unternehmen die beteiligten Geschäftspartner in allen relevanten Geschäftsvorfällen einer regelmäßigen Identitätsprüfung unterziehen. Als Prüfungsbasis dienen offizielle Stellen, wie z.b. das U.S. Department of Commerce, die EU-Kommission oder das Sekretariat für Wirtschaft (SECO) in der Schweiz. Die Softwarelösung S-CHECK unseres Partners TIA innovations GmbH berücksichtigt diese und weitere Quellen und stellt im Rahmen des Wartungsvertrages tagesaktuelle Updates zur Verfügung. Die Prüfungen und deren Resultate können mittels Schnittstellen oder eines speziellen Add-On s für SAP ERP- Systeme direkt in Ihr bestehendes ERP- System eingebunden werden. Hierdurch sind qualifizierte Ad-Hoc Prüfungen bereits in den ersten relevanten Geschäftsprozessen (Erstellen einer Offerte) möglich. In unserer Versand- und Exportlösung ExpoWin ist die Prüfung durch S-CHECK ebenfalls in Form eines Ergänzungsmoduls integriert. Zusätzlich können Ergebnisse und sonstige Eingaben jederzeit auch über die S-CHECK Oberfläche eingesehen bzw. vorgenommen werden. Adressen, die als bedenklich erkannt wurden, können von Ihnen überprüft und als unbedenklich ( White-List ) eingestuft werden. Dadurch lernt S-CHECK Ihren Adressbestand kennen und verringert Ihren Aufwand. Sind diese Adressen tatsächlich bedenklich, so können Sie diese entsprechend kennzeichnen ( Black-List ). Diese Adressaten sind dann von Ihrem Unternehmen nach den gesetzlichen Vorschriften zu behandeln und nötigenfalls für weitere Geschäftskontakte in Ihrem Unternehmensprozess zu sperren. Leistungsumfang S-CHECK Der Leistungsumfang der S-CHECK Lösung ist umfassend und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Prüfprozesse auf Ihre organisatorischen und mengenmässigen Anforderungen abzustimmen. Prüfungsarten - Einzelprüfung (über Oberfläche oder via Schnittstelle) - Dateiprüfung (z.b. für Stammdatenprüfung) Features - Ausgezeichnetes Trefferverhalten und dadurch wenig Aufwand für die Nachbearbeitung bei maximaler Sicherheit - 3 Standardsuchprofile voreingestellt und Definition benutzerspezifischer Suchprofile möglich durch Festlegung Schwellenwert, zu prüfende Sanktionslisten, etc. - Direktes Status-Feedback bei allen Prüfungsarten - Übersicht über die durchgeführten Stammdatenprüfungen - Optische Kennzeichnung des Prüfergebnisses und des Bearbeitungsstandes - Protokollierung der Prüfergebnisse - Weitermelden der erwünschten Prüfergebnisse an einzelne E-Mailempfänger sowie E-Mailgruppenempfänger - Mandantenspezifisches Anlegen einer White-List möglich für dauerhaften Ausschluss von Adressen, die nicht geprüft werden sollen - Mandantenspezifische Definition von Ausschlusswörtern, die bei der Prüfung nicht berücksichtigt werden sollen S-CHECK Flyer (Vorabversion) 2
- Mandantenspezifische Möglichkeit des <Vieraugenprinzips>: Prüfung und Entscheid durch Vorgesetzten / Compliance-Abteilung mittels Yellow-List (Arbeitsvorratsliste) - Begründung des Entscheids durch Anhängen von Dokumenten und Verweisen - Ausführliche Protokollierung mit verschiedenen Filtern und abschliessender Protokollaufbereitung zum Versand oder Ausdruck - Automatische Aktualisierung der Sanktionslisten - Terminkalender für Einplanung von regelmässigen und automatischen Prüfdurchgängen Unterstützte Boykott-/Sanktionslisten Die aktuelle Schweizer Version von S-CHECK prüft folgende Listen: SECO-Liste Common Foreign & Security Policy Consolidated List Of Financial Sanctions Targets Investment Ban List Specially Designated Nationals List Denied Persons List Unverified Parties List Entity List Iran Watch List Suppliers Iran Watch List Suspects US Statutorily Debarred Parties List Nonproliferation Sanction List Japan METI The Foreign End User List UN List Sowie firmenindividuelle White-/Blacklists Damit werden alle wichtigen Listen für Deutsche und Schweizer Exporteure unterstützt. Bei Bedarf von Seiten der Behörden, werden auch zusätzliche oder neue Listen umgehend aufgenommen und automatisch aktualisiert. Prüf-Algorithmus - Aufbereitung der Daten für eine schnelle Adresssuche: Bei der Aufbereitung der zu durchsuchenden Sanktionslisten werden schon unterschiedliche Schreibweisen, Übersetzungsfehler und phonetische Ähnlichkeiten berücksichtigt. Für die effiziente Suche werden hier schon Zusatzinformationen zu Adressteilen hinterlegt. Der optimierte Suchindex ermöglicht dadurch der späteren Suche einen schnellen Abgleich auf die vorhandenen Sanktionslisteneinträge. - Suchen nach Adressen: Das Ziel ist die sogenannte "False-Positive"-Rate klein zu halten und dabei aber auch jeden möglichen Eintrag zu finden, der zu einer Sanktionslisten-Adresse gehört. Die Suche verwendet neben den Fuzzy-basierten Algorithmen eine Distanzfunktion, die ein Ähnlichkeitsmaß zwischen den "Vektoren" der zu suchenden Adresse und den Vektoren der Anti-Terror-Adresse bestimmt. Die verwendete Distanzfunktion berücksichtigt neben der Ähnlichkeit der Einträge auch die Relevanz eines Wortbereiches. So fallen oft verwendete Adressteile wie z.b. "Strasse" weniger ins Gewicht als "Bartholomäusweg". S-CHECK Flyer (Vorabversion) 3
Wartung und Aktualisierung Der Wartungsvertrag beinhaltet folgende Leistungen: - Anpassung der Software an gesetzliche Änderungen des zugrunde liegenden Verfahrens - Ständige Weiterentwicklung und Verbesserung der Software - Tägliche Aktualisierung von Änderungen in den Sanktionslisten - Allfällige Neuaufnahme von zusätzlichen Listen Betriebsarten S-CHECK kann sowohl inhouse auf Ihren Servern installiert, als auch als ASP-Service vom TIA-Rechenzentrum bezogen werden. Aufgrund der täglichen Änderungen der vielen Listen sowie der unterschiedlichen Bezugsarten mit verschiedenen Kommunikationskanälen, empfehlen wir die auch preislich attraktive ASP-Betriebsart. Arbeiten mit S-CHECK Die Lösung besteht grundsätzlich aus zwei Teilen: - Engine, welche die ganzen Listen und Prüflogiken beinhaltet mit Möglichkeiten zum Import / Export von Adressdaten und Resultaten - Oberfläche, die Einzel- oder Dateiprüfungen mit Hilfe der Engine ermöglicht sowie weitergehende Bearbeitungen und Auswertungen mit Protokollfunktionen Die einfachste Art, mit S-CHECK zu arbeiten, ist die Nutzung der schlanken Oberfläche, die über jeden Browser aufgerufen werden kann. Damit können Einzel- oder Dateiprüfungen durchgeführt werden. Im obigen Bild ist die Einzelprüfung eines Namens abgebildet, der über die Oberfläche eingegeben wurde. S-CHECK Flyer (Vorabversion) 4
Diese Arbeitsweise kommt vor allem bei einer kleineren Adressanzahl in Frage, für eine grosse Anzahl empfehlen wir eine der im nächsten Kapitel aufgeführten Integrationen. Die Oberfläche wird aber auch genutzt für weitere Tätigkeiten wie die Einsicht in Prüfungsprotokolle, die Trefferbearbeitung sowie für die Statistikauswertung. Auch wenn mit einer Integration gearbeitet wird (s. nächstes Kapitel), werden einige oder alle der erwähnten Tätigkeiten mit Hilfe dieser Oberfläche ausgeführt. Sie werden von uns dazu speziell in jedem Falle geschult. Integration mit anderen Softwarelösungen ExpoWin Mittels des Ergänzungsmoduls Sanktionslistenprüfung erfolgt die Prüfung von Adressen innerhalb unserer Export- und Versandlösung komfortabel in der gewohnten ExpoWin-Oberfläche. ExpoWin verbindet sich dabei automatisch auf den zentralen S-CHECK Server via WebService und prüft die Adresse tagesaktuell gegen die verschiedenen Listen. Das Ergebnis wird dem Benutzer umgehend im ExpoWin angezeigt. Für die weitergehende Bearbeitung der allfälligen Treffer kann der Verantwortliche aus dem ExpoWin die S- CHECK Oberfläche direkt aufrufen und die nötigen Schritte vornehmen. (ERP)-Systeme Falls Sie Interesse an einer S-CHECK Integration/Schnittstelle in Ihr ERP-System haben, können Sie die gewünschten Funktionalitäten entweder integrativ über Webservices aufrufen oder mittels normaler Fileschnittstellen im CSV- oder XML-Format bewerkstelligen. Bei Interesse stellen wir Ihnen die separate Dokumentation gerne zu. SAP ERP Für SAP ERP-Systeme bieten wir zudem eine praktisch vollständige Integration der S-CHECK Funktionalitäten über ein leistungsfähiges Add-On an. Dieses bietet sowohl integrierte Einzelprüfungen als auch komplette Stammdatenprüfungen für Debitoren, Kreditoren, etc. Abbildung: Integrierte Einzelprüfung beim Anlegen einer Bestellung innerhalb von SAP ERP Zudem werden die Ergebnisse auch im SAP ERP protokolliert und einfache Freigaben können direkt erteilt werden. In den Customizingeinstellungen kann festgelegt werden, welche Belege zu welchem Zeitpunkt geprüft werden sollen. Für weitere Informationen zu dieser Integration inklusive der technischen Voraussetzungen verlangen Sie bitte die separate S-CHECK Add-On Dokumentation. S-CHECK Flyer (Vorabversion) 5
Implementations- und Schulungsdienstleistungen Einführungsdienstleistungen S-CHECK mit optionaler Integration Wir können Sie von A bis Z bei Ihrem Vorhaben unterstützen und sind Ihr kompetenter Partner in allen technischen und fachlichen Belangen. Wir liefern Ihnen entweder die schlüsselfertige Lösung (im ExpoWin und SAP ERP-Umfeld) oder wir stellen Ihnen alle Informationen und Ansprechpartner zur Verfügung, damit Sie die Lösung in Ihr System integrieren können. Ihre Benutzer unterstützen wir mit praxisgerechten Anwendungsschulungen und speziellen fachspezifischen Seminaren zur ganzen Exportkontrollthematik. Optionale Dienstleistungen Im Zusammenhang mit der Export- /Sanktionslistenthematik könnte folgendes Angebot von uns interessant für Ihr Unternehmen sein: Seminar Exportkontrolle : Rechtliche Grundlagen der Exportkontrolle Teilbereiche der Exportkontrolle Güter/Personen/Länder Pflichten des Exporteurs Ansicht TARES und Güterkontroll-Liste Meldepflicht für nicht kontrollierte Güter / Catch-all Klausel Interne Organisation / Prozessablauf Verstösse gegen die Exportkontrolle Dieses Seminar dauert 2 Stunden und wird von Frau Lea Derendinger, Zollberaterin, durchgeführt. Mehr Informationen dazu erhalten Sie auf unserer Webseite: https://finesolutions.ch/wissen-details/fachseminar-exportkontrolle.html Technische Voraussetzungen Server (für Inhouse-Betrieb) Datenbanksystem Oracle Client JAVA-Laufzeitumgebung muss installiert sein S-CHECK Flyer (Vorabversion) 6
FineSolutions AG Die FineSolutions AG wurde 1997 gegründet und beschäftigt ein schlagkräftiges Team von spezialisierten Mitarbeitern aus dem Zoll- und IT-Bereich. Wir konzentrieren uns auf zollspezifische Prozesse für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein und bieten importierenden und exportierenden Unternehmen weit mehr als nur Softwarelösungen an. Denn Softwarelösungen sind für uns nur das Werkzeug zur effizienten Erledigung der Aussenhandelsprozesse. Wir legen Wert darauf, dass Sie diese Werkzeuge auch richtig einsetzen, damit Sie einerseits schnell sind und andererseits auch den aktuell gültigen Bestimmungen nachkommen. Deshalb bieten wir Ihnen zusätzlich auch noch Wissensvermittlung in Form von Seminaren und Schulungen an sowie bei Bedarf weitergehende individuelle Beratungsdienstleistungen. Speziell für die Importthematik empfehlen wir folgende Seminare: evv Import Importabwicklung Weitere Seminare mit den Durchführungsdaten finden Sie immer aktuell auf unserer Homepage. Mehr als 270 Kunden aus verschiedenen Branchen vertrauen unserem ganzheitlichen Zollmanagementansatz und schätzen die Professionalität, Zuverlässigkeit und Flexibilität. 2015 FineSolutions AG Vorabversion 0.95 Änderungen vorbehalten bis zur Version 1.0 (Juni 2015) FineSolutions AG, Culmannstrasse 37, CH-8006 Zürich Telefon +41 44 245 85 85, info@finesolutions.ch, www.finesolutions.ch S-CHECK Flyer (Vorabversion) 7