Initial Training Networks (ITN): Finanz- und Projektmanagement II Dr.-Ing. Sandra Haseloff Nationale Kontaktstelle Mobilität Alexander von Humboldt-Stiftung ITN-Workshop Bonn, 26. Oktober 2010
Inhalt Finanzen Berichtswesen 2 / 35
1. Finanzen 3 / 35
Allgemeines Finanzhilfevereinbarung legt maximale EU-Zuwendung fest Maximal 40% der Zuwendungssumme darf in dasselbe Land fließen möglichst schon bei Antragstellung beachten Keine (kostenneutrale) Verlängerung des Projekts 4 / 35
Erstattungsfähige Kosten dem Empfänger zur Projektlaufzeit (Ausnahme: Schlussberichte) tatsächlich entstanden zur Erreichung der Projektziele angefallen in den Büchern erfasst im Einklang mit den üblichen Rechnungslegungsmethoden ermittelt den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Wirksamkeit genügend 5 / 35
Nicht erstattungsfähige Kosten identifizierbare indirekte Steuern einschl. Mehrwertsteuer Zölle, Schuldzinsen, Rückstellungen Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalrendite im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angegebene, angefallene oder erstattete Kosten Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, übertriebene oder unbedachte Ausgaben 6 / 35
Kostenkategorien Projekte aus den Arbeitsprogrammen 2007-2010 Projekte aus dem Arbeitsprogramm 2011 7 / 35
Direkte und indirekte Kosten Direkte Kosten Erstattungsfähige Ausgaben für die von den Forschern ausgeführten Tätigkeiten: Kostenkategorien A-D Erstattungsfähige Ausgaben für die vom Empfänger ausgeführten Tätigkeiten: Kostenkategorien E, F und G Im Arbeitsprogramm 2011: Kostenkategorien 1 bis 4 Indirekte Kosten Gemeinkosten (Overheads): Kostenkategorie H bzw. 5 Beträge im gültigen Arbeitsprogramm 8 / 35
Kategorie A bzw. 1: Living Allowance Monatliches Grundgehalt Höhe abhängig von Karrierestufe und Gastland Berechnung (für Arbeitsprogramm 2010): (Referenzsatz * Korrekturkoeffizient des Gastlandes):12 * Beispiel ESR in DE: 36.700 * 98,9% = 36.296,30 : 12 = 3024,69 monatliche Living Allowance Für Visiting Researcher +30% 9 / 35
Kategorie A bzw. 2: Mobility Allowance Monatliche Auszahlung mit dem Gehalt Festbetrag abhängig vom Familienstand des Forschenden Multipliziert mit Korrekturkoeffizienten des Gastlandes Familie: Ehe oder rechtlich anerkannte Lebensgemeinschaft und/oder Kinderbetreuung Maßgeblich ist Familienstand zum Zeitpunkt der Einstellung Gesamte Kategorie A bzw. Kategorie 1 und 2 = Arbeitgeberbrutto 10 / 35
Kategorie B: Travel Allowance Nur bis einschließlich Arbeitsprogramm 2010 Entfernungsabhängiger Festbetrag für Heimreisen Berechnung auf Basis der Entfernung zwischen Herkunftsort des Forschenden und Sitz der Gasteinrichtung (Luftlinie) Zahlung zu Beginn jeder angefangenen zwölf Monate Abgabenpflichtig 11 / 35
Kategorie C: Career Exploratory Allowance Nur bis einschließlich Arbeitsprogramm 2010 Einmalzahlung für weitere Karriereentwicklung Für Forschende mit mindestens zwölf Monaten Ausbildungsdauer, nicht für Visiting Researchers Bei Pauschalzahlung abgabenpflichtig, bei Auszahlung gegen Belege (abzüglich Mehrwertsteuer) abgabenfrei Höhe 2.000,- 12 / 35
Kategorien A bis C bzw. 1 und 2: Zu beachten Prüfung im Falle eines Audits dass die Beträge mindestens in voller Höhe für die Forschenden verwendet wurden dass die Forschenden sich in Vollzeit dem Projekt gewidmet haben dass die Forschenden sich keinen anderen Projekten gewidmet haben dass Herkunftsort und Familienstand korrekt ermittelt wurden Nachweis für Punkte 2 und 3 am einfachsten durch Arbeitsvertrag und Timesheets Timesheets empfohlen, jedoch nicht verpflichtend 13 / 35
Kategorie D: Contribution to the participation expenses of eligible researchers Nur bis einschließlich Arbeitsprogramm 2010 Festbetrag für die Teilnahme der Forschenden an Forschungs- und Ausbildungsaktivitäten Von der Gasteinrichtung verwaltet Höhe 300,- (nicht laborbasierte Projekte) bzw. 600,- (laborbasierte Projekte ) / Forschermonat, nicht für Visiting Researchers Verwendung für Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Ausbildungsevents Forschungskosten (Verbrauchsmittel, Bücher ) 14 / 35
Kategorie E: Contribution to the research/training/transfer of knowledge programme expenses Nur bis einschließlich Arbeitsprogramm 2010 Festbetrag für Projektkosten Höhe 600,- (bis einschl. Arbeitsprogramm 2008) bzw. 1.200,- / Forschermonat, auch für Visiting Researchers Verwendung für Durchführung des Trainings (z.b. Ausschreibung von Stellen, gemeinsame Ausbildungskurse, Schulungsmaterial) Organisation von Veranstaltungen (z.b. Einladung externer Sprecher, Publikationen, Raummieten, Web-Casting) Koordinationstätigkeiten innerhalb des Konsortiums (z.b. Netzwerktreffen, Entsendungen von Personal) 15 / 35
Kategorien D und E: Zu beachten Personalkosten dürfen nicht abgerechnet werden Zuwendungssummen sind Festbeträge Hybrid zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschale Keine Prüfung der Verwendung durch REA, aber Beachtung der allgemeinen Regeln für erstattungsfähige Kosten des Annex II In der Kostenaufstellung (Form C) können entweder Festbeträge oder tatsächliche Kosten ausgewiesen werden 16 / 35
Kategorie F: Contribution to the organisation of international conferences, workshops and events Nur bis einschließlich Arbeitsprogramm 2008 Festbetrag für internationale Veranstaltungen, die für Externe geöffnet sind Höhe 300,- / Forschertag für externe Forschende für die Dauer der Veranstaltung Verwendung für Organisation der Veranstaltungen (z.b. Einladung der externen Sprecher, Publikationen, Raummieten, Web- Casting) Teilnahmegebühr der Externen 17 / 35
Kategorie 3 Contribution to the training expenses of eligible researchers and research/transfer of knowledge programme expenses Nur im Arbeitsprogramm 2011 Flat rate für die zuvor durch Kategorien D bis F abgedeckten Kosten: 1.800,- / Forschermonat Verwendung Teilnahme der Forschenden an Forschungs- und Ausbildungsaktivitäten Projektkosten der Einrichtung Organisation von Veranstaltungen 18 / 35
Kategorien D bis F bzw. 3: Zu beachten Prüfung im Falle eines Audits dass die zugrunde gelegten Personenmonate bzw. Personentage (Kategorie F) tatsächlich geleistet wurden. Für Kategorien D und E bzw. 3: Gleiche Unterlagen wie für Kategorien A-C bzw. 1 und 2 (Nachweis der Zahlungen, Arbeitsverträge, Timesheets o.ä.) Für Kategorie F: Teilnehmerliste der Veranstaltung 19 / 35
Kategorie G bzw. 4: Management Tatsächliche Kosten, insbesondere für administratives Personal Prüfbescheinigungen (CFS) Nicht für Koordinierung der wissenschaftlichtechnischen Arbeiten Für die Abrechnung von Personal Zeiterfassung (timesheets) erforderlich Höhe: Max. 7% (bis einschl. Arbeitsprogramm 2010) bzw. max. 10% der Zuwendungssumme Interne Umverteilung (Hauptteil Koordinator) möglich Konsortialvertrag 20 / 35
Kategorie H bzw. 5: Overheads Pauschale zur Deckung der Gemeinkosten 10% der direkten Kosten (Kategorien A-G bzw. 1-4), ohne Kosten für Unteraufträge und Dritte 21 / 35
Finanzen Mittelverschiebungen Verschiebungen von Mitteln zwischen den Kategorien und zwischen den Projektpartnern sind möglich nach vorheriger Absprache mit dem Project Officer Keine Verschiebungen von Kategorien A-D (bzw. 1 und 2) nach Kategorien E-H (bzw. 3-5) erlaubt 22 / 35
Finanzen Weitere Punkte Vergütung assoziierter Partner Keine direkte Zuwendung von der EU Assoziierte Partner stellen Kosten den vollen Partnern in Rechnung Kosten für Elternurlaub Erstattungsfähig (wenn nach nationalem Recht vorgeschrieben) Einnahmen von Veranstaltungen (z.b. Teilnahmegebühr) Müssen in Kostenaufstellung aufgeführt werden Werden mit der Zuwendungssumme verrechnet 23 / 35
2. Berichtswesen 24 / 35
Berichte Reporting Guidance Notes http://cordis.europa.eu/fp7/mariecurieactions/itnmanage_en.html 25 / 35
Zuständigkeiten 26 / 35
Progress Report Fällig jeweils 30 Tage nach M12 und M36 sowie 30 Tage vor dem Mid-term Review Wird nur vom Koordinator erstellt Inhalte Fortschritt des Projekts (Freitext) Tabellen mit bisher erfolgten Einstellungen und Veranstaltungen 27 / 35
Mid-term Review Findet zwischen M12 und M24 statt Koordinator verantwortlich für Terminabsprache und Organisation i.d.r. eintägig, in Verbindung mit einem Netzwerktreffen Teilnehmer: Vertreter aller Partner, alle Forschenden, Project Officer, ggf. externe Experten Inhalte Bericht des Koordinators: Forschung, Training, Kooperation, Management Berichte der Forschenden Treffen der Forschenden mit Vertreter der REA 28 / 35
Periodic Report Fällig jeweils 60 Tage nach M24 und M48 Bestandteile: Periodic Report: Deklaration des Koordinators, publizierbare Zusammenfassung, Projektfortschritt, Projektmanagement mit Kostenbegründung, Liste der eingereichten Prüfbescheinigungen vom Koordinator Form C: Kostenaufstellung von jedem Partner Gesamtkostenaufstellung vom Koordinator ggf. Prüfbescheinigungen bei kumulierten Kosten 375.000,- von jedem Partner 29 / 35
Form C Online auszufüllen gilt für alle Berichte Teilnehmerportal 30 / 35
Final Report Fällig 60 Tage nach M48 Wird nur vom Koordinator erstellt Inhalte Publizierbarer Gesamtbericht Öffentlicher Teil (Verbreitungsaktivitäten, Publikationen) Vertraulicher Teil (Generiertes geistiges Eigentum) Scientist in charge-fragebogen (Forschungs- /Trainingsergebnisse und bewertung, Einschätzung) 31 / 35
Distribution Report Fällig 30 Tage nach Schlusszahlung Wird nur vom Koordinator erstellt Verteilung der Zuwendungssumme auf die Projektpartner 32 / 35
Weitere Dokumente Bestätigung der Konformität siehe Rekrutierung und Training Anträge auf Vertragsänderung siehe Finanzhilfevereinbarung Mitteilungen siehe Finanzhilfevereinbarung Stellenausschreibungen siehe Rekrutierung und Training Fragebögen siehe Rekrutierung und Training 33 / 35
Relevante Dokumente Finanzhilfevereinbarung und Anhänge Arbeitsprogramm Menschen in der gültigen Fassung Webseite der Europäischen Kommission zum Projektmanagement in Marie Curie ITN-Projekten The Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/mariecurieactions/docs/financial-guidelines-mc_en.pdf 34 / 35
Nationale Kontaktstelle Mobilität Hanna Pletziger 0228/ 833-259 Erstberatung Dr. Sandra Haseloff 0228/ 833-268 Institutionelle Maßnahmen Dr. Nicola Staeck 0228/ 833-164 Individuelle Maßnahmen E-Mail: mariecurie@avh.de Internet: http://www.nks-mobilitaet.de Walter Denk 0228/ 833-147 Übergreifende Fragen Newsletter per E-Mail 35 / 35