Steuerliches Reisekostenrecht Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf den Ansatz von Reisekosten bei Arbeitnehmern, gelten aber für den Betriebsausgabenabzug von selbständigen Unternehmern entsprechend (R 4.12. Abs. 2 EStR). Reisekosten von selbständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern werden grundsätzlich gleich behandelt. Bei Unternehmern ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten als Betriebsausgabe absetzbar sind. Bei Arbeitnehmern besteht ein Wahlrecht: Entweder werden die Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet oder alternativ kann der Arbeitnehmer die Reisekosten als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung abziehen. Inhalt 1. Begriff der Reisekosten 2. Fahrtkosten 3. Verpflegungsmehraufwendungen 4. Übernachtungskosten 5. Reisenebenkosten Anhang: Formular Reisekostenabrechnung 1. Begriff der Reisekosten Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die durch eine berufliche Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Bei der Berücksichtigung der Reisekosten wurde früher unterschieden zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit. Diese Unterscheidung wurde ab 2008 aufgehoben. Das Reisekostenrecht kennt nunmehr nur noch den Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Regelmäßige Arbeitsstätte ist dabei der ortsfeste Tätigkeitsmittelpunkt des Arbeitnehmers unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist jetzt auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr (mindestens) an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z. B. einer befristeten Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Das heißt die Reisekostenregelungen gelten zeitlich unbegrenzt, denn die Länge des Auswärtseinsatzes 1/5
spielt keine Rolle mehr (einzige Ausnahme: Verpflegungsmehraufwendungen, für die auch nach neuem Reisekostenrecht noch eine 3-Monats-Frist gilt, s. unter 3.). Ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse anzunehmen, dass die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an regelmäßige Arbeitsstätte geworden ist (beispielsweise bei einer Versetzung), so ist die auswärtige Tätigkeit hingegen nicht vorübergehend. Dann können von vornherein keine Reisekosten anerkannt werden. Für die Berücksichtigung von Fahrtkosten gelten auch Fahrten zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten in demselben Dienstverhältnis oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes von einer Tätigkeitsstätte zur nächsten als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen - z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr u. ä. nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. 2. Fahrtkosten Fahrtkosten können grundsätzlich in Höhe der Einzelnachweise angesetzt werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln kommen als Belege die Fahrscheine für Straßenbahn, Bus, Zug und Flugzeug einschließlich aller Zuschläge sowie die Kosten für die Bahncard in Betracht. Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs, ist unter Nachweis der Gesamtkosten entweder ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz anzusetzen. Bei der Gesamtkostenermittlung ist für Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen. Bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden. Ohne Einzelnachweis können folgende Kilometersätze pauschal angesetzt werden: PKW 0,30 Euro Motorrad/ Motorroller 0,13 Euro Moped/ Mofa 0,08 Euro Fahrrad 0,05 Euro. Für jede mitgenommene Person erhöhen sich die Kilometersätze bei Benutzung eines PKW um 0,02 Euro bzw. 0,01 Euro bei Benutzung eines Motorrades/ Motorrollers. Bei Ansatz der Kilometersätze sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten. Lediglich außergewöhnliche Kosten und nicht vorhersehbare Kosten (z.b. Unfallschäden), die für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit dem eigenen PKW entstanden sind, können geltend gemacht werden. 3. Verpflegungsmehraufwendungen Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht möglich. Verpflegungsmehraufwendungen können nur pauschal geltend gemacht werden. 2/5
Die Abwesenheitszeiten sind kalendertagsbezogen. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, dann sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Wird eine Dienstreise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, so ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der regelmäßigen Arbeitsstätte oder Wohnung. a) Inlandsreise 24 Stunden am Kalendertag 24 Euro 14 bis 24 Stunden am Kalendertag 12 Euro 8 bis 14 Stunden am Kalendertag 6 Euro b) Auslandsreise Bei Auslandsreisen gelten länderunterschiedliche Auslandstagegelder, die hinsichtlich der zeitlichen Abwesenheitsdauer ebenso wie die Pauschbeträge im Inland gestaffelt sind. Die vom Bundesfinanzministerium für das Jahr 2005 veröffentlichten Auslandstagegelder gelten auch für die Jahre 2006, 2007 und 2008. Bei derselben Auswärtstätigkeit ist ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate zulässig. Eine Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit ausübt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte (z. B. auch Kunde) an nicht mehr als ein bis zwei Tage wöchentlich aufgesucht wird. Eine urlaubs- und krankheitsbedingte Unterbrechung ist unbeachtlich. Andere Unterbrechungen, z. B. eine vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen gedauert hat. Die Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer oder der Unternehmer bei einer Auswärtstätigkeit kostenlose Mahlzeiten erhält, z. B. bei Bewirtungen durch das besuchte Unternehmen, auch wenn es sich dabei um Mutter- oder Tochterunternehmen des Arbeitgebers handelt, die Bordverpflegung bei Flugreisen und kostenlose Mahlzeiten bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden. Beachten Sie aber bitte: Erhält der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit kostenlose Verpflegung durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten, muss ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von je 2,67 Euro (Mittag- oder Abendessen) bzw. 1,50 Euro (Frühstück) als Arbeitslohn erfasst werden als Gegenleistung dafür, dass die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt werden. 3/5
4. Übernachtungskosten Stand: 1. September 2008 Die Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen, sind durch Einzelbelege nachzuweisen. Der Beleg muss die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde. Exkurs zur Umsatzsteuer: Für die Anerkennung der für den Arbeitgeber hierdurch entstehenden Vorsteuern ist wichtig, dass in der Rechnung immer der Unternehmer als Leistungsempfänger bezeichnet wird. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 150 Euro ist dies nicht erforderlich; aber auch hier darf keinesfalls der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger bezeichnet sein, sondern lediglich als Übernachtender. Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber ersetzt, so kann anstelle der nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten, ein Pauschbetrag angesetzt werden: bei Inlandsreisen in Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro, bei Auslandsreisen in Höhe der Auslandsübernachtungsgelder. Die vom Bundesfinanzministerium für das Jahr 2005 veröffentlichten Auslandsübernachtungsgelder gelten auch für die Jahre 2006, 2007 und 2008. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Ein Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlich entstandenen Aufwendungen für Übernachtung und der Pauschale ist zulässig. Beachten Sie aber bitte: Der Ansatz einer Pauschale ist aber nur möglich bei der Arbeitgebererstattung, nicht beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug. Weist eine Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen aus, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen um: 20% für ein Frühstück und um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen, des für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschbetrages bei 24stündiger Abwesenheit. Für Inlandsreisen ist damit für ein Frühstück ein Kürzungsbetrag von 4,80 (20% von 24 ) und für Mittag- und Abendessen von je 9,60 Euro (40% von 24 ) vorzunehmen. Die Kürzung für Mahlzeiten ist auch für Tagungspauschalen von Bedeutung, die für Seminarteilnehmer einen Gesamtpreis ausweisen, der auch die Verpflegung und Bewirtung enthält. Beispiel: Ein Arbeitnehmer führt in 2008 eine Auswärtstätigkeit im Inland durch. Die Abwesenheitszeiten am 5. und am 6. Februar 2008 betragen jeweils 16 Stunden. Der Beschäftigte legt eine Hotelrechnung über 200 vor. Ein Frühstück ist in diesem Preis enthalten. 4/5
Tagegeld 2 x 12,00 Euro 24,00 Euro Übernachtungskosten Hotelrechnung 200,00 Euro abzüglich 20% von 24 Euro - 4,80 Euro 195,20 Euro Steuerfrei erstattbare Reisekosten 219,20 Euro Alternativ kann sich die Buchung des Hotels für den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber anbieten. Denn dann ist das Frühstück mit dem günstigeren amtlichen Sachbezugswert zu erfassen. Hierfür ist aber die schriftliche Bestellung des Hotels vor Beginn der Auswärtstätigkeit erforderlich. Dies muss auch im Rahmen späterer Außenprüfungen nachweisbar sein. Tagegeld 2 x 12,00 Euro 24,00 Euro Übernachtungskosten Hotelrechnung 200,00 Euro abzüglich 20% von 24 Euro - 4,80 Euro 195,20 Euro Auslagenersatz Frühstückswert 4,80 Euro Steuerfrei erstattbare Reisekosten 224,00 Euro Nachrichtlich: Geldwerter Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung: 1,50 Euro [ ] Verrechnung mit Reisekosten [x] Versteuerung als laufender Arbeitslohn 5. Reisenebenkosten Reisenebenkosten können in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend gemacht werden. Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise: die Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschl. Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt), Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren, Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen, Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken, Wertverlust aufgrund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf seiner Reise verwenden musste, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht, nicht aber der Verlust einer Geldbörse. Die IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt erarbeitet, für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. 5/5
Reisekostenabrechnung Anhang Name: Reiseweg und Ziel: Abreise: Tag _ Uhr ; Rückkehr: Tag Uhr Reisemittel: [ ] Dienstwagen [ ] Privat-PKW [ ] Bahn [ ] Flugzeug Fahrtkosten Bahnfahrkarten lt. Anlage Flugkarten lt. Anlage Auto (Kraftstoff/Öl usw.) lt. Anlage Kilometersatz bei Privat-PKW: km x 0,30 EUR/km Mitfahrer km x 0,02 EUR/km EUR EUR Übernachtungskosten nach beigefügten Belegen [ ] ohne Verpflegung [ ] Kürzung Frühstück um 20 % des Tagegeldes bei 24stündiger Abwesenheit: (Inland: 4,80 EUR)./. [ ] Kürzung Mittag- und Abendessen um je 40 % des Tagegeldes bei 24stündiger Abwesenheit (Inland: je 9,60 EUR)./. oder Pauschbeträge x EUR Tagegeld Tage (ab 24 Std.) zu EUR Tage (ab 14 Std.) zu EUR Tage (ab 8 Std.) zu EUR Reisenebenkosten Verrechnung mit geldwertem Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung lt. untenstehender Aufstellung./. Abrechnung erstellt: Summe (Datum, Unterschrift) nachrichtlich: Geldwerter Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung Ich habe vom Arbeitgeber unentgeltlich erhalten: x Frühstück à 1,50 EUR x Mittagessen x Abendessen je 2,67 EUR [ ] Verrechnung mit Reisekosten [ ] Versteuerung als laufender Arbeitslohn