Produktinformation Die Branchenlösung für den Stahlhandel 1 / 70 SHComputersysteme GmbH
Herzlich Willkommen Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einige Informationen zu unserem Branchenpaket SHCware STAHL geben, die Ihnen helfen sollen, einen ersten Überblick über unser ERP-System zu erhalten. Eine komplexe Software in einer Informationsbroschüre umfangreich darzustellen ist so gut wie nicht möglich. Wir haben versucht, auf einige der wichtigen Funktionen innerhalb unserer Branchensoftware einzugehen. Letztendlich sollen Ihnen die folgenden Seiten einen groben Überblick über SHCware STAHL geben. Sie werden einige Begriffe finden, die zu Ihren täglichen Arbeiten gehören und Sie werden unsere Philosophie kennen lernen. Mit den hier abgedruckten Seiten wollen wir Ihnen deutlich machen, dass wir in Ihrer Branche zu Hause sind und sich eine Live-Präsentation bei Ihnen oder bei uns lohnen kann. Durch die Vielzahl von Einstellmöglichkeiten und individuelle Maskengestaltungen macht es so gut wie keinen Sinn, bestimmte Masken in dieser Broschüre beispielhaft darzustellen. Bei einer persönlichen Präsentation können Sie sich einen wesentlich besseren Überblick verschaffen. Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben oder einen Besuchstermin wünschen, dann setzen Sie sich bitte mit unserem Vertrieb in Verbindung. Und nun viel Spaß beim stöbern. Ihr SHC-Vertriebs-Team! SHComputersysteme GmbH 2 / 70
Übersicht Herzlich Willkommen... 1 Übersicht... 3 Unternehmensdaten... 5 Leistungsübersicht... 6 Branchenschwerpunkte SHCware STAHL... 7 Auszug aus unserer Referenzliste für den Stahlhandel... 8 Unser ganzheitliches Angebot... 9 Partnerschaften... 10 Oracle...10 Oracle Bi und COGNOS...11 DEBITEX...11 CITRIX...11 OFFICE-Lösungen...12 Dokumenten-Management-Systeme...12 Themenübersicht... 13 Grundlagen... 14 Entwicklungsplattform...14 Basisfunktionen...15 Belegfluss...16 Statistik-Konzept...17 DataWareHouse Konzept...18 Katalog-/Schattenartikelstamm...19 Artikel Import / Export...20 Artikelsuche...21 Barcodeverwaltung...22 Lager... 23 Lagerorganisation...23 Belegfluss Versand...24 Versandlogistik...25 Lagerbestandsverwaltung...26 Belegfluß im Lager...27 Lagerplatzverwaltung...28 Inventur...29 CRM-Funktionen... 30 Adressverwaltung...31 Vorgangsbearbeitung...32 Geschäftspartnerdatenblatt...33 Zielgruppenbearbeitung...34 Besuchsberichte...35 Die Infosysteme...36 3 / 70 SHComputersysteme GmbH
Verkauf...37 Angebotswesen... 37 Parametrierbare Belegarten... 38 Stücklisten / Pakete... 39 Kassenfunktion Großhandel... 40 Gutschriftenbildung... 41 Rücknahme / Retoure... 42 Einkauf...43 Lieferanfrage... 43 Disposition... 44 Bestellung bearbeiten... 45 Lieferanmahnung... 46 Wareneingang... 47 Wareneingang Online... 48 Rechnungseingang... 49 Rechnungsprüfung Workflow... 50 Stahlfunktionen...51 Preisführung... 51 Preisfindung Stahl... 52 Gewichtsermittlung... 54 Legierungszuschläge... 55 Auftragskosten... 56 Auftragssplitting... 57 Längen-/ Chargenverwaltung... 58 Zeugnisverwaltung... 59 Tourenverwaltung... 61 Biegerei Integration... 62 KASTO-Anbindung... 63 Anarbeitung... 64 Elektronisches Archiv... 65 Individuelle Analysen... 65 Internetportal...67 Vorteile eines Oracle-Portals... 67 KIBES das B2B-Portal... 68 KIBES das C-Teilemanagement... 69 Schlusswort...70 SHComputersysteme GmbH 4 / 70
Unternehmensdaten Gründung 1974 Mitarbeiter 31 Beteiligungen Firmenphilosophie keine Fremdbeteiligungen alle Gesellschafter sind aktive SHC-Mitarbeiter Komplettlösungen für einen überschaubaren Kundenkreis erarbeiten, einführen und betreuen Kundenorientierung mit langfristigen und fairen Partnerschaften Der überschaubare Kundenkreis setzt sich aus wenigen Branchen zusammen, in denen wir tätig sind. Unsere Kernkompetenz haben wir im Stahlhandel. Dort sind wir schon seit über 15 Jahren ein verlässlicher Partner großer Stahlhandelsunternehmen. Trotz eines Branchenpaketes können Sie dennoch sicher sein, dass wir Ihre Installation individuell auf Ihre Bedürfnisse einstellen werden. Sie unterscheiden sich von anderen Stahlhandelsunternehmen? Kein Problem, dieser für Sie wichtige Vorteil wird sich durch die Einführung unserer Software nicht verändern, dafür sorgen wir! Ihre Branche = Unsere Kompetenz 5 / 70 SHComputersysteme GmbH
Leistungsübersicht Warenwirtschaft Vertrieb (CRM - Funktionen) Einkauf Verkauf Versand Filialanbindung Internet - Portal Kundendienst Data - Ware - House Analysen Archivierung Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung In der Softwareentwicklung konzentrieren wir uns auf die Bereiche Warenwirtschaft und Finanzwesen auf Basis der leistungsfähigen Werkzeuge und der Datenbank von Oracle, sowie auf die Integration von Microsoft-Produkten. Unsere Softwareprodukte werden derzeit (2008) eingesetzt: Die Warenwirtschaft bei 150 Firmen mit über 6000 Anwendern Die Finanzbuchhaltung bei 160 Firmen mit über 500 Anwendern SHCware ist offen für unterschiedliche Plattformen: Datenbank-Server - LINUX, UNIX mit Oracle-DB File-Server - LINUX, Windows 2000 / 2003 Clients - Windows 2000 / 2003 / XP Terminal-Server - Windows 2003, CITRIX-Metaframe Auf diesen Grundlagen entstehen innovative Anwendungen mit hoher Qualität und durchgängigen Informationen, die sowohl im Client-Server-Umfeld als auch mit Browser- Technologie eingesetzt werden können. Durch die Integration von Partnerprodukten werden für unsere Kunden erfolgreiche Komplettlösungen bereitgestellt. Von der Weiterentwicklung der SHC Standard-Systeme profitieren alle Anwender durch die Übergabe eines einheitlichen Programmstandes im Rahmen der Programm-Wartung. Individuelle Anforderungen werden in die Entwicklung einbezogen und bei den betreffenden Anwendern über Parameter aktiviert. Dadurch ist ein releasefähiger Programm-Standard gewährleistet. Unsere gesamte Software ist mehrmandanten- und mehrlagerfähig! Interne Warenlieferungen und Verrechnungen sind natürlich Standard! 98 % der Programmfunktionen liegen direkt in der Datenbank somit sind diese Funktionen auch für Sie zugänglich um z.b. mit eigenen Programmen darauf zugreifen zu können. SHComputersysteme GmbH 6 / 70
Branchenschwerpunkte SHCware STAHL Preisfindung Stahl Gewichtsermittlung Anarbeitung Längenverwaltung Chargenverwaltung Legierungszuschläge Auftragskostenrechnung Zeugnisverwaltung Tourenplanung Biegerei Integration Biegerei Schnittstelle zu Lennerts & Partner KASTO Schnittstelle alle EDI-Nachrichten integriert Alle wichtigen Funktionen und Programmroutinen, die Sie für den erfolgreichen Betrieb eines modernen Stahlhandels benötigen sind bei uns vorhanden. Die Software ist modular aufgebaut und wir legen mit Ihnen fest, welche dieser Module von Ihnen benötigt werden. Sie erhalten also ein maßgeschneidertes Angebot und zahlen nur die Funktionen, die Sie auch nur benutzen. Sie wollen mehr als nur Stahl verkaufen? Kein Problem unsere Software ist bei vielen Großhändlern im Einsatz, die auch aus anderen Sortimenten Artikel verkaufen. Sie wollen mehrere 100.000 Artikel verwalten? Mit unserer Lösung ist dies überhaupt kein Problem. Viele unserer Funktionen (Preispflege, Kalkulation, Suchfunktionen) sind genau auf die Verwaltung von großen Datenmengen ausgerichtet und natürlich berechnen wir Ihnen alle Zuschläge, die es in Ihrer Branche gibt. Wie schon erwähnt, liegt eine Vielzahl von Funktionen in der Datenbank, so z.b. die Preisfindung. Sollte unsere sehr umfangreiche Preisfindung für Sie nicht ausreichen, so stellt dies für uns kein Problem dar, dann wird dieser Bereich für Sie durch eine individuelle Preisfindung ausgetauscht. Es entsteht zwar ein Aufwand, doch dieser ist geringer, als Sie vielleicht denken, aber das Wichtigste: Es ist möglich! 7 / 70 SHComputersysteme GmbH
Auszug aus unserer Referenzliste für den Stahlhandel Standorte Benutzer Alois Schmitt GmbH & Co. KG 76227 Karlsruhe 2 96 Peter Drösser GmbH 61065 Köln 15 100 Kerschgens Stahlhandel GmbH 52222 Stolberg 8 139 Wertz Handelsgesellschaft 52068 Aachen 1 15 Bucher Stahlhandel GmbH 78628 Rottweil 3 55 SASTA Stahlgesellschaft mbh 09232 Hartmanndorf 1 15 Heinemeyer Stahlhandel GmbH 76437 Rastatt 1 20 Huse + Philipp GmbH & Co. KG 38114 Braunschweig 1 20 Friedberger Eisenhandlung 86316 Friedberg 2 20 SHComputersysteme GmbH 8 / 70
Unser ganzheitliches Angebot Systemintegration Datenbank - Server Terminal - Server (Citrix - Metaframe) Groupware und Archivierung Anwenderservice Beratung, Projektleitung, Einführung Hotline - Service mit Online - Helpdesk Seminare Basiswissen für unsere Anwendungen Basiswissen für das Systemumfeld SHC begleitet seine Kunden in der Umstellungsphase, bei der Integration vorhandener Systeme und hilft mit gezieltem Training die Leistungsfähigkeit der Software effektiv einzusetzen. Unser Bereich Systemintegration installiert und betreut Datenbanken, Terminal-Server (Metaframe) sowie Kommunikations- und Groupware-Lösungen. Auf die intensive Anwenderbetreuung nach der Installation legt SHC sehr großen Wert. Der Hotline-Service benutzt die Internet-Technologie sowie ein eigens für die Kunden- Anfragen entwickeltes HELPDESK-System um Problemlösungen sowie Programm- Änderungen schnell und effektiv für unsere Kunden bereit zu stellen. In den von uns durchgeführten Seminaren vermitteln wir das Basiswissen für unsere Anwendungen und das damit verbundene Systemumfeld. Zusätzlich bieten wir Ihnen Schulungen in den gängigsten Officeprodukten (Word, Excel, Powerpoint). Für alle unsere Seminare bieten wir besondere Termine für Geschäftsführer und Führungskräfte! Die Seminare finden in der Regel in unseren Schulungsräumen statt, können aber auch auf Anfrage bei Ihnen direkt durchgeführt werden. Sprechen Sie uns an! Mit praxisbezogenen Workshops aktualisieren wir für unsere Anwender die erforderlichen Kenntnisse über die Anwendung und das Systemumfeld. Jährlich stattfindende Anwendertage und Arbeitskreise runden unser Angebot ab. 9 / 70 SHComputersysteme GmbH
Partnerschaften Man erfindet das Rad heute nicht mehr neu! In der heutigen Zeit muss man sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Ausgereifte, innovative und lösungsorientierte Softwareprodukte in der eigenen Software nachzubilden macht keinen Sinn. Wesentlich sinnvoller ist die Einbindung solcher Pakete. Kein Mensch käme z.b. auf die Idee, die Kernfunktionen einer EXCEL-Tabelle neu zu programmieren, also bildet man Schnittstellen, die eine problemlose Integration dieses Werkzeugs ermöglicht. Dies war und ist die Philosophie aus unserem Haus. Aus diesem Grund existieren eine Reihe von Schnittstellen zu anderen Softwarepaketen, im Folgenden sehen Sie einige Beispiele von Partnerschaften: Oracle Datenbank Schnell und sicher Problemlos skalierbar Anwendungsfunktionen in der Datenbank Entwicklungswerkzeuge FORMS PL-SQL JAVA Reports und Discoverer Formulare Listen zweidimensionale Auswertungen Die ORACLE Datenbank wird als Basis der SHC Anwendungs-Software eingesetzt und bietet damit ein hohes Maß an Stabilität und Sicherheit. Durch die starke Skalierbarkeit der Datenbank kann die Anwendung problemlos von Kunden mit 8 oder von mehr als 800 Benutzern eingesetzt werden. Es existiert eigentlich keine Grenze nach oben. Wir haben in den letzten Jahren Erfahrungen bei vielen kleinen, aber auch bei sehr großen Anwendern sammeln dürfen und wir wissen, wie man ein Software- Einführungs-Projekt plant, durchführt und zum Erfolg bringt. Die SHCware Warenwirtschaft und das Finanzwesen wurden mit den Entwicklungswerkzeugen von ORACLE (FORMS, PL-SQL und JAVA) entwickelt. Viele Anwendungsfunktionen konnten mit dieser Entwicklung in die Datenbank gelegt werden. Dadurch können diese Funktionen von mehreren Programmen und auch von individuellen Auswertungen genutzt werden. Programmfehler werden dadurch reduziert und die Pflegbarkeit der Software wird deutlich verbessert. Das Formularwesen der SHCware-Programme wird mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Dadurch können die Formulare nicht nur mit grafischen Elementen gedruckt, sondern auch bei Bedarf als E-Mail oder Fax versendet werden. Individuelle Auswertungen aus der Anwendungs-Datenbasis können ebenfalls mit REPORTS erstellt werden. Für zweidimensionale Auswertungen steht das ORACLE Werkzeug DISCOVERER zur Verfügung. Als komplexes Analysetool stellen wir Ihnen ORACLE BI zur Verfügung. SHComputersysteme GmbH 10 / 70
Oracle Bi und COGNOS Multidimensionale Analysen SHCware bietet die Möglichkeit neben der Produktivdatenbank für die Warenwirtschaft und das Finanzwesen eine DataWareHouse Datenbank fortzuschreiben. Diese DWH-Datenbank ist für Auswertungen und Analysen optimiert. Mit den Werkzeugen von Oracle BI oder COGNOS stellt SHC mit dem Produkt SHCware-Control vorgefertigte Analyse-Würfel für den Verkauf, Einkauf, Lager und das Finanzwesen zur Verfügung. Die Fachabteilungen oder die Geschäftsleitung können dann ohne Programmierkenntnisse die eigenen Analysen nach beliebigen Kriterien erstellen. COGNOS ist ein führender Hersteller von Business-Intelligence Systemen. Internet: www.cognos.de DEBITEX Debitorenmanagement DebiTEX Mit den Daten von SHCware und den Informationen aus dem Kreditmanagementsystem DebiTEX von Guardean wird die Bonität Ihrer Kunden permanent überwacht und damit eine Reduzierung von Forderungsausfällen und der Außenstandsdauer erreicht. Internet: www.guardean.com CITRIX Terminal-Server / Metaframe Der Einsatz von Terminal-Server-Lösungen eignet sich besonders gut für Niederlassungs- Anbindungen. Die Verarbeitung der Programme erfolgt zentral im Terminal-Server. Es erfolgt keine Verarbeitung in den Terminals (Arbeitsplätzen). Mit dem leistungsfähigen CITRIX Übertragungsprotokoll können problemlos REMOTE-Arbeitsplätze über ISDN- Wählleitung, Internet (VPN) mit hoher Performance angebunden werden. Die System- Mitarbeiter von SHC sind erfahren und ausgebildet für die Metaframe-Produkte von CITRIX. Internet: www.citrix.de 11 / 70 SHComputersysteme GmbH
OFFICE-Lösungen Die volle Integration von Office-Produkten ist natürlich gegeben, ob Sie einen Brief mit WORD an einen Kunden schreiben oder eine Ergebnisliste kurz nach EXCEL ziehen wollen, alle diese Funktionen stehen Ihnen natürlich zur Verfügung. Diese Funktionalität steht Ihnen mit Microsoft-Produkten aber auch mit OpenOffice zur Verfügung. Alle wichtigen Termine aus Warenwirtschaftssicht können in der SHCware verwaltet werden. Die Übergabe dieser Termine an Outlook ist natürlich realisiert und kann von Ihnen genutzt werden. Dokumenten-Management-Systeme Für die revisionssichere elektronische Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Belege setzt SHC die Software von TOP-Partnern ein. Die in SHCware erzeugten Dokumente werden mit den Schlüsselbegriffen an diese Systeme übergeben und dort archiviert. Die Dokumente die mit Unterschrift archiviert werden müssen, werden von SHCware mit Barcode versehen und können somit beim einscannen automatisch dem Vorgang zugeordnet werden. Aus dem Infosystem von SHCware können die archivierten Vorgänge durch Anklicken angefordert und visualisiert werden. Weitere Archivsysteme können natürlich in der gleichen Weise angeschlossen werden, sprechen Sie uns einfach darauf an! Internet: www.docuware.de www.d-velop.de www.easy.de www.habel.de www.savis-dms.de SHComputersysteme GmbH 12 / 70
Themenübersicht Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Informationen zu folgenden Punkten: Grundlagen - Entwicklungsplattformen - Basisfunktionen - Belegfluss - Statistik - Konzept - Katalog- /Schattenartikelstamm - Artikel - Import / Export - Barcodeverwaltung Lager - Lagerorganisation - Lagerbestandsverwaltung - Lagerplatzverwaltung - Inventur CRM - Funktionen - Adressverwaltung - Vorgangsbearbeitung - Geschäftspartner - Datenblatt - Besuchsberichte - Zielgruppenbearbeitung - Infosystem Verkauf - Angebotswesen - Auftragsbearbeitung - Kassenfunktionen - Gutschriftenbildung Einkauf - Disposition - Bestellbearbeitung - Lieferanmahnung - Wareneingang - Rechnungseingang Stahlfunktionen - Längenverwaltung - Chargenverwaltung - Zeugnisverwaltung - Tourenplanung - KASTO Anbindung - Biegerei Integration - Individuelle Analysen Internet Portal Wenn Sie Fragen zu einzelnen Themen haben, dann wenden Sie sich bitte jederzeit an uns! 13 / 70 SHComputersysteme GmbH
Grundlagen Entwicklungsplattform Die Anwendungs-Programme sind mit dem Entwicklungssystemen von ORACLE mit FORMS/ PL-SQL und REPORTS erstellt. Es werden Anwendungs-Funktionen direkt in der ORACLE-Datenbank abgelegt und stehen damit auch zur Verwendung in individuellen Reports und Programmen zur Verfügung: Auftragswertermittlung Preisfindung... WAWI / FIBU FORMS / PL-SQL REPORTS ORACLE Linux, Windows, Citrix, Oracle- Applikation- Server So können Sie z.b. mit externen Tools wie einem SQL-Werkzeug mit der Kundennummer, der Artikelnummer und der Menge direkt die Preisfindung aufrufen und erhalten umgehend den errechneten Nettopreis zurückgemeldet und das Ganze auch noch unter Einhaltung und Überprüfung der in der SHCware angelegten Berechtigungen. Mit den Werkzeugen ORACLE-REPORTS und ORACLE-DISCOVERER sind dem Anwender komfortable, individuelle Auswertungen ohne Programmierung möglich. Das ORACLE-Datenbanksystem bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und ist auch bei hohem Datenvolumen sehr performant. Der Datenbankserver wird auf dem Betriebssystem LINUX aufgesetzt. Als Applikationsplattform sind wahlweise die Betriebssysteme WINDOWS- 2000 / 2003 einsetzbar. Die Applikation kann wahlweise als CLIENT / SERVER oder TERMINAL / SERVER Lösung eingesetzt werden. Die Terminal / Server-Lösung ist speziell für Anbindungen von anderen Standorten geeignet. Dafür ist der MS-Terminal-Server und Citrix-Metaframe als Applikationsplattform erforderlich. Client-Plattformen können wahlweise Windows- 2000 / XP sein. SHComputersysteme GmbH 14 / 70
Basisfunktionen Menüsystem mehrstufige Baumstruktur Favoriten Menügruppen Sachbearbeiter individuell Berechtigungssystem nach Menügruppen nach Sachbearbeiter nach Programmfunktionen nach Betrieben Vorgangssteuerung nach Belegarten Maskengestaltung Filtervoreinstellungen Formularwesen / Reports individuelle Gestaltung Zuordnung nach Belegarten und Ausgabemedium Das Programm-Menü kann über Gruppen oder bis zu einem einzelnen Sachbearbeiter individuell gestaltet werden. Die am häufigsten von einem Sachbearbeiter benutzten Programme können in eine Favoritenleiste übertragen werden. Der Aufruf von Programmen erfolgt wahlweise über die Baumstruktur, Direktaufruf über Programmnamen oder über die Favoritenleiste. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem verhindert unberechtigte Benutzung oder Information und sorgt für die notwendigen Benutzungssperren. Dieses System kann nach Bedarf auf die Anforderungen des jeweiligen Betriebes eingestellt werden und geht bis auf Feldebene (z.b. Einsicht des Einkaufspreises im Auftrag). In der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden alle Vorgänge in ihrem Ablauf und den Auswirkungen mit individuell parametrierbaren Belegarten gesteuert. Auch die Gestaltung der Masken wird teilweise von den Belegarten beeinflusst. Sie haben sogar die Möglichkeit auf Kundenebene spezielle Vorgaben z.b. für die Auftragserfassung festzulegen. Die Formulare und Belege werden mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Nach vorgegebenen Mustern werden die Formulare auf die individuellen Anforderungen der Anwender angepasst. Das System verfügt über eine Zuordnung der Belege zu Beleggruppen und Belegarten. Grafische Formulare lassen sich sehr einfach gestalten. Die vorhandenen Drucker werden definiert und den Beleggruppen bzw. Belegarten zugewiesen. Pro Arbeitsplatz kann noch eine Alternativauswahl von weiteren Druckern zugelassen werden und das Ganze ist noch pro Standort (Lager, Filiale) unterschiedlich. 15 / 70 SHComputersysteme GmbH
Belegfluss 1 2 3 Angebot erfasst Auftrag Lieferschein/ Lieferung 1 Komm.-Schein Lieferung 2 ausgedruckt AB Rückstand Disposition Abverkäufe Bestell- Hinweise Vorschläge Optimale Bestell- Menge 4 Freigabe / Änderung Dispo-Liste Bestellung 5 6 7 8 Status 9 Sammelrechnung Rechnung ausgedruckt Fakturierung Rechnung RA-Buch STORNO Rückstands- Zuteilung Zuteilungs- Protokoll Übergabe an FIBU WE- Schein Belastungsanzeige Lieferan- Mahnung WÜ-Schein Waren Eingang Rechnungs- Prüfung Kontrolle RE Unsere gesamte Software orientiert sich sehr stark am Prinzip der innerbetrieblichen Prozesse. An vielen Stellen können wir die Software an Ihre Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. In den letzten 30 Jahren entstand eine große Anzahl an Installationen in Ihrer Branche, so dass wir mit den unterschiedlichsten Organisationsformen konfrontiert wurden und die Software daher extrem flexibel konzipiert haben. Die Warenwirtschaft bietet einen durchgängigen Belegfluss der Geschäftvorgänge vom Verkauf über den Einkauf, den Wareneingang mit Rückstandszuteilung bis zur Fakturierung. Über die Steuerung von Beleg- und Geschäftarten ist eine individuelle Anpassung auf die Geschäftsvorgänge des jeweiligen Anwenders problemlos möglich. Der Bearbeitungs-Status der Auftragsbearbeitung kontrolliert den Ablauf des jeweiligen Vorganges. Zum Beispiel bedeutet: 7 = Die Rechnung wurde gedruckt Aus den Kunden-Rückständen und der Lagerdisposition werden Bestellvorschläge gebildet die nach der Bearbeitung zur Bestellung führen. Beim Wareneingang kann die Zubuchung bezogen auf die Bestellung erfolgen über Lieferanten-Lieferschein, Warenübernahmeschein, Lieferavis. Mit den Wareneingang wird die Kunden- Rückstandszuteilung angestoßen. Die Rückstandszuteilung erzeugt Lieferungen in den zugehörigen Aufträgen und damit wieder Kommissionierscheine die in den Ablauf der Auftragsbearbeitung einfließen. Mit der Rechnungseingangsprüfung werden die erfolgten Wareneingänge der Eingangsrechnung zugeordnet und eine wertmäßige Kontrolle bzw. Korrektur durchgeführt, wobei eine interne Kontrollrechnung und eventuell eine Belastungsanzeige an den Lieferant gedruckt werden können. Aus der Praxis sind eine Vielzahl von Lösungen Ihrer täglichen Aufgaben realisiert worden. Nicht nur die oben aufgeführten Prozesse sondern auch z.b. eine Rückgabeverwaltung (vom Kunden, zum Lieferanten), eine vom System geführte Gutschriftsverwaltung, eine Verwaltung von Ausschreibungen oder eine umfangreiche Konditionsfindung im Einkauf und im Verkauf. Praxis heißt das Stichwort: Ihre Kollegen haben in regelmäßigen Workshops und Anwendertagen dazu beigetragen, dass die Software alle täglichen Arbeiten einfach bewältigt. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken! SHComputersysteme GmbH 16 / 70
Statistik-Konzept Standard-Auswertungen Durch Wareneingang, Rechnungseingang und Fakturierung werden Statistik-Detailbewegungen erzeugt, die für schnelle Auswertungen im INFOSYSTEM zu einer Statistik- Basis verdichtet werden nach: Artikel, Warengruppen Kunden/Warengruppen/ Artikel Vertreter/Kunden/Warengruppen Lieferanten/Warengruppen, und weitere Die verdichtete Statistikaussage wird nach Monaten zum Vorjahr abgegrenzt und bezieht sich auf: Umsatz und Tonnage Abweichungen zum Vorjahr Rohgewinn Trennung nach Geschäftsarten Mit den Auswertungs-Werkzeugen Oracle-Reports werden die Listen zusätzlich zu den Bildschirmabfragen gestaltet. Über ODBC-Treiber kann von Standard-Programmen wie z.b. EXCEL direkt auf die Datenbank zugegriffen und ebenfalls individuelle Auswertungen erstellt werden. Analysen über DataWareHouse Die Datenbanktabellen innerhalb unserer Warenwirtschaft sind natürlich prozessoptimiert aufgebaut und organisiert. So existieren z.b. in der Auftragsbearbeitung eine Vielzahl von Tabellen wie einen Auftragskopf, Auftragspositionen, ein Auftragsfuß oder auch Lieferpositionen. Daraus später Auswertungen zu generieren gestaltet sich etwas schwieriger, da mehrere Tabellen zusammengeführt werden müssen und die darin enthaltenen Datensätze unterschiedliche Status annehmen können. Aus diesem Grund haben wir eine sog. DataWareHouse-Tabelle abgestellt. In einer Tabelle und in einem Datensatz pro Vorgang sind alle wichtigen auswertungsrelevante Informationen abgelegt. Weitere Auswertungsfelder können wir nach Ihren Vorgaben hinzufügen. 17 / 70 SHComputersysteme GmbH
DataWareHouse Konzept FAKT-Tabellen: Verkauf und Einkauf Die Tabellen beinhalten Positionsinformationen mit fertig berechneten Werten und Kennzahlen wie z.b. Umsatz, Einstandswert, Metallwert, Porto, Mengen, Gewichte sowie verschiedene Elemente für Gruppierungen z.b. Branche, Sachbearbeiter, Auftragsart, Vertreter, Warengruppen, Lieferanten, Kalkulationsgruppen, usw. Elemente, die für kundenindividuelle Auswertungen fehlen, werden auf Anforderung während der Installationsphase ergänzt, individuell auf Ihre Bedürfnisse hin! FAKT-Tabelle: Lager In dieser Tabelle wird periodisch (täglich, wöchentlich oder monatlich) der aktuelle Datenbestand festgeschrieben. Damit können Veränderungen in den Kennzahlen über einen Zeitraum analysiert werden. Zum Beispiel der Lagerwert und die Lagerumschlagshäufigkeit eines Sortimentbereiches. Dimensionstabellen Um ein DataWareHouse ohne die Applikationsdatenbank zu verwenden, müssen alle Werte für aktuelle Auswertungen in der DataWareHouse Datenbank vorliegen. So werden verschiedene Auswertungskriterien wie Kunden, Lieferanten, Artikel etc. als Dimensionstabellen angelegt. Über diese Lösung lassen sich z.b. schnell Vergleiche bzgl. aktuellen Kundenvertretern zu tatsächlichen Vertretern gemäß der Aufträge auswerten. Die Dimensionstabellen werden zeitnah zu den FAKT-Tabellen aktualisiert um Abweichungen in den Dimensionen mit auswerten zu können. SHComputersysteme GmbH 18 / 70
Katalog-/Schattenartikelstamm Katalog- (Schatten-) Artikelstamm Mit dem Katalogartikelstamm steht Ihnen ein zweiter Artikelstamm, neben Ihrem Hauptartikelstamm zur Verfügung. In Ihren Hauptartikelstamm legen Sie alle Lagerartikel und alle wichtigen Beschaffungsartikel an. In den Katalogartikelstamm können Sie ganze Artikelstämme Ihrer Lieferanten einlesen. Im gesamten System (Angebot, Auftrag, Auskunft usw.) haben Sie Zugriff auf diesen Katalogartikelstamm. Wenn Sie den Artikel, den Sie suchen, gefunden haben, können Sie alle Daten, die zu diesem Artikel eingespielt wurden, in Ihren Vorgang übernehmen. In den Katalogartikelstamm werden über ein Regelwerk alle auch nicht im Sortimentsartikelstamm befindlichen Artikel die von Lieferanten oder von Verbänden zur Verfügung gestellt werden, übertragen. Der im Schattenartikelstamm vorhandene Herstellerpreis kann zu einem kalkulierten Kundenpreis herangezogen werden. Aus dem Schattenartikelstamm kann der gefundene Artikel in eine Auftragsposition oder in den Sortiments- Artikelstamm übernommen werden Natürlich können Sie auch einfach per Knopfdruck den Schattenartikel in Ihrem Hauptartikelstamm anlegen. Zusätzlich erhalten Sie eine Zugriffstatistik, damit Sie erkennen und auswerten können, auf welche Schattenartikel wie häufig zugegriffen wurde. Diese Funktion ist bei vielen unserer Anwender aktiviert und wird täglich genutzt! 19 / 70 SHComputersysteme GmbH
Artikel Import / Export Normen und Formate sind individuell pro Lieferant / Verband festlegbar z. B.: Nmedia nexmart DATANORM ELDANORM CSV EXCEL Individuell Artikel-Übernahme vom Lieferant Artikel-Daten von Lieferanten können in das eigene Sortiment und/oder in einen Schattenartikelstamm (Katalog) unter Einbeziehung von Voreinstellungen für Warengruppen und Konditionen eingegliedert werden. Der Datensatz kann in beliebiger Form in fester oder variabler Satzlänge im ASCII-Format aufgebaut sein und je Lieferant ein anderes Format haben. Sie können alle zurzeit uns bekannten Formate einlesen! Artikel-Übergabe an Kunden In gleicher Weise können auch Artikel-Disketten oder E-Mail an die Kunden unter Einbeziehung der Kundenkonditionen in dem Format DATANORM übergeben werden. SHComputersysteme GmbH 20 / 70
Artikelsuche Die Suche nach Artikel im Sortiments-Artikelstamm ist über die genannten unterschiedlichen Suchbegriffe bzw. Matchcodes in allen Programmen einheitlich. Die unterschiedlichen Sucharten werden durch ein dem Suchbegriff vorangestelltes Sonderzeichen eingeleitet. Zum Beispiel: <1085-0-14 Suche nach Lieferanten-Artikelnummer BJE, SCHALT, AUS Suche nach Stichworten und Begriffen aus der Bezeichnung Zu einem Artikel können beliebig viele: Barcodes Verweisbegriffe (Ersatzteil- Nr., Konkurrenz-Artikel- Nr.,...) geführt werden. Die aus der Artikelsuche resultierende Hitliste kann mit Zusatzinformationen ergänzt werden z.b.: Preise / Aktionen / Mengenstaffel / Referenzen / Verfügbarkeit Stahlmatchcode Natürlich steht Ihnen der in Ihrer Branche sehr häufig genutzte Stahlmatchcode zur Verfügung, z.b.: IPE100 für einen Stahlträger F6010 für Flachstahl 21 / 70 SHComputersysteme GmbH
Barcodeverwaltung Die Warenwirtschaft verfügt über eine integrierte Verwaltung von Barcodes (EAN, CODABAR,... ). Für den gleichen Artikel sind mehrere Barcodes möglich (z.b. bei unterschiedlichen Verpackungseinheiten). Die Artikelanwahl kann in allen Programmbereichen über den Barcode mit Scanner erfolgen. Auch die Freigabe von Belegen (z.b. der Kommissionierschein) kann über Scanner erfolgen, wenn auf den entsprechenden Belegen die Vorgangsnummer als Barcode aufgedruckt wurde. Artikel, die vom Hersteller noch nicht über einen EAN-Code verfügen, werden bei der Anlage mit einem internen EAN-Code versehen und über einen Etikettierungsdrucker ausgezeichnet. Im Offline - Verfahren können über ein Barcode-Handterminal Auftrag, Bestellung und Inventur aufgenommen werden. In den entsprechenden Warenwirtschafts-Programmen werden dann die über das Handterminal erfassten Daten übernommen. Im Online Verfahren kann die Kommissionierung über eine Bearbeitungsliste, die an PDA s (Browserfähige Scanner mit Tastatur) geschickt wird, positionsweise bestätigt werden. Über das Wireless-LAN wird die Lagerentnahme sofort aktualisiert. Auf den Lieferbelegen kann z.b. die Lieferschein-Nr. mit Barcode ausgegeben werden. Damit können die Lieferbelege über Scanner einfacher und schneller den Touren zugeordnet und freigegeben werden. SHComputersysteme GmbH 22 / 70
Lager Lagerorganisation Die Lagerorganisation ist strukturiert nach: Betrieb Lager bzw. Niederlassung Lagerplatz Chargen/Träger/Trommel Einzelbewegungen (Abgreiflagerplatz / Reservelagerplatz) (aus Fertigung oder für Rohmaterial) (alle Zu-Abgänge) Das gesamte System ist zur Abwicklung in Verbindung mit mehreren Betrieben und mehreren Lagern geeignet (mandanten- und mehrlagerfähig). Der Warenzugriff untereinander kann festgelegt und die Entnahmen automatisch berechnet werden. Änderungen an Auftragspositionen aus anderen Lagern unterliegen einer besonderen Berechtigung. Reservelagerplatzverwaltung Die Bestandsführung erfolgt generell auf dem Abgreiflagerplatz (Stammlagerplatz eines Artikels). Bei Einlagerungen eines Artikels auf Reservelagerplätzen muss das dem System durch Umbuchungen bekannt gemacht werden. Die Lagerentnahmescheine sind nach Lagerplätzen sortiert. Die Auswertungen werden getrennt nach den Kriterien geführt: Betrieb Lager bzw. Niederlassung Die Chargenverwaltung wird durchgängig vom Einkauf / Fertigung bis zur Zuordnung beim Verkauf geführt. Das Artikel-Konto weist bis ins Detail alle Daten einer Lagerbewegung nach. 23 / 70 SHComputersysteme GmbH
Belegfluss Versand Auftragseingang Aufträge können von der SHCware- Auftragserfassung (AB001), vom SHCware- Bestellportal (ikibes) oder von Fremdsystemen in das System gelangen. Die Aufträge können nach Lagerbereichen gesplittet und in den einzelnen Bereichen Entnahmescheine für den jeweiligen Auftragsteil gedruckt werden. Für die schnellere Zuordnung sollte der Entnahmeschein mit Barcode versehen werden. Freigabe / Korrektur von Aufträgen Nach der Warenentnahme mit den Korrekturen und Ergänzungen auf dem Entnahmeschein, können diese Veränderungen wahlweise mit der Auftragsbearbeitung oder mit einem Mengenrückmeldungsprogramm vorgenommen werden. Das Mengenrückmeldungsprogramm erlaubt eine schnelle Erfassung der Ergänzungen vom Lager ohne mit den komplexen Möglichkeiten Auftragsbearbeitung (z.b.: Preise, Konditionen) belastet zu werden. Der Lieferschein kann nach den Ergänzungen gedruckt werden. Versandvorgänge Mehrere Entnahmescheine (Lieferungen), die der gleichen Lieferanschrift zuzuordnen sind, werden automatisch zu einem Versandvorgang zusammengefasst. Dem Versandvorgang können bis zur einzelnen Position Verpackungsmittel zugeordnet werden, deren Rückgabe danach verfolgt werden kann. Es besteht auch die Möglichkeit Zwischenlagerplätze für den Versandvorgang kenntlich zu machen. Gewichte können aus den Stammdaten der Artikel ermittelt oder eingegeben werden. Die erforderlichen Angaben für Paketdienste oder Speditionen können dem Versandvorgang entnommen werden. Die Lieferscheine können aus dem Versandvorgang gedruckt werden. Ladeliste Einer Ladeliste werden Versandvorgänge gemäß Tour und Tag mit den entsprechenden Lieferungen zugeordnet. Die Ladeliste kann nach Ablagestelle sortiert ausgedruckt werden. In der gleichen Reihenfolge kann der Druck der Lieferscheine, die zur Ladeliste gehören, erfolgen, wenn dies noch nicht bei den Versandvorgängen geschehen ist. Tourenverwaltung Aufträge werden zu Touren mit einem Lieferdatum zugeordnet. Einer Tour wird ein LKW mit seinem Ladegewicht zugeordnet. Aufträge können von einer auf eine andere Tour umgebucht werden. Die Lieferscheine aller Aufträge (pro Tour), werden vor der Auslieferung gedruckt. Das Gesamtgewicht der Aufträge einer Tour / LKW wird ausgewiesen. Eine Tourenliste sortiert nach Abladestelle kann dem Fahrer mitgegeben werden. SHComputersysteme GmbH 24 / 70
Versandlogistik Die Ware wird im Lager gemäß den Kommissionierscheinen gerichtet. Auf dem Kommissionierschein ist die Auftrags-Nr. als Barcode aufgedruckt. Bei der Verpackung der Ware wird die Auftrags-Nr. vom Kommissionierschein abgescannt oder eingegeben. Dabei wird entweder ein neuer Versandvorgang gebildet oder bei gleicher Lieferanschrift ein vorhandener Versandvorgang ergänzt. Ein Parkplatz für die zum Versand vorbereitete Ware kann festgelegt werden. Es ist ersichtlich wer für den Versand und die Verpackung verantwortlich ist. Dem Versandvorgang werden die benötigten Verpackungsmittel zugeordnet. Die Verpackungsmittel können bis zur Artikelposition differenziert werden. Die Verpackungsmittel können bis zur Rückgabe vom Kunden verfolgt werden. Das Gewicht des Versandvorganges wird auf Anforderung aus den Artikelpositionen der zugehörigen Aufträge ermittelt. Wenn bei den Artikeln kein Gewicht hinterlegt ist, kann das Gewicht auch eingegeben und in den Artikelstamm dauerhaft übernommen werden. Für die Verpackungsmittel können Paket-Nummern eingegeben werden. Verschiedene Etiketten, die über Reports gestaltbar sind, werden in der vorgegeben Anzahl gedruckt. Mit Abschluss des Versandvorganges wird der Lieferschein ausgedruckt Aufgrund des Gewichtes kann die Versandart (Paketdienst, Spedition, eigener LKW) entschieden werden. Schnittstellen zu der Software der Frachtführer können individuell erstellt werden. 25 / 70 SHComputersysteme GmbH
Lagerbestandsverwaltung Die Lagerbestandsverwaltung ist mit dem Verkauf und Einkauf integriert. Die Buchungsvorgänge sind in den entsprechenden Vorgängen eingebunden. Die Bestandsführung ist getrennt nach: Betrieb Filiale / Lager Lagerplatz Charge, Länge Über das Lager-INFO-System sind die Details der Bestandssummen wahlweise am Bildschirm oder per Liste abrufbar. Es kann nach folgenden Kriterien selektiert werden: Bewegungen eines Artikels (Artikelkonto) Kundenrückstände eines Artikels Bestellungen eines Artikels Abruf-Termine eines Artikels Die Lagerbewegungsvorgänge sind weiterhin eingrenzbar nach: Kunden/Aufträge/Rückständen Lieferanten/Bestellungen/Terminen Verfügbarkeitsübersicht In der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen kann ein Terminraster aufgezeigt werden. In diesem Raster werden alle Bestellungen und Kundenrückstände zu Terminen kumuliert und die entsprechend verfügbaren Mengen pro Termin darstellt. SHComputersysteme GmbH 26 / 70
Belegfluß im Lager Aus einem Auftrag können mehrere Entnahmescheine für unterschiedliche Lagerorte erzeugt werden. Dabei werden je Lagerort jeweils die Auftragspositionen gedruckt, die dem Lagerort zugeordnet sind. Zum Beispiel: Träger Flacheisen Bleche Hochregal-Lager... Die Teilscheine können getrennt zurückgemeldet und wenn erforderlich korrigiert werden. Nach dem Rückmelden von allen Teilscheinen können diese zusammengefasst und der Lieferschein erstellt werden. Das interne Formular zur Kommissionierung ist ein eigenes Formular und kann daher ganz anders aufgebaut, sortiert sein, wie der Lieferschein. Auch eine auftragsübergreifende Kommissionierung ist denkbar! Bei mehreren Mandanten findet natürlich eine autom. interne Verrechnung zwischen den Mandanten statt. Mit diesem System haben wir bereist sehr komplexe Geschäftsstrukturen abgebildet. 27 / 70 SHComputersysteme GmbH
Lagerplatzverwaltung Es erfolgt eine Unterteilung nach Abgreiflagerplatz (Stammlagerplatz) und Reservelagerplätzen. Grundsätzlich wird auf dem Abgreiflagerplatz die eigentliche Bestandsführung durchgeführt. Bei Einlagerungen auf Reserveplätze wird über ein Umbuchungsprogramm (Scanner/Dialog) der Reservelagerplatz bebucht. Zwischenlagerplätze Beim Wareneingang kann vor dem Einlagern ins Lager auf einen Zwischenlagerplatz (Rampe) gebucht werden. Beim Einlagern wird dann vom Zwischenlagerplatz in die Abgreifbzw. Reservelagerplätze umgebucht. Dadurch ist immer ersichtlich, wo sich die Ware befindet. Vor dem Versand kann ein Parkplatz für die Zwischenlagerung benannt werden. Abgreiflagerplatz Der Artikel wird im jeweiligen Lager einem Abgreiflagerplatz zugeordnet. Die Warenein- und -ausgänge werden bezogen auf den Abgreiflagerplatz durchgeführt. Für diesen Lagerplatz gibt es keine zusätzliche Bestandsführung. Der Bestand eines Artikels auf dem Abgreiflagerplatzes wird virtuell ermittelt: (Gesamtbestand minus Summe der Reservelagerplätze = Bestand auf dem Abgreiflagerplatz) Reservelagerplatz Für jeden Artikel können zusätzlich (Reservelagerplätze) zugeordnet werden. Wird Ware auf einem solchen Reservelagerplatz eingelagert, kann über ein Umbuchungsprogramm die Menge auf den Reservelagerplatz gebucht bzw. umgebucht werden. Umlagerungsvorschlag Bei Erreichen eines bestimmten Mindestbestandes auf dem Abgreiflager kann eine Umlagerungs-Liste erzeugt werden. Der Umlagerungsvorschlag kann auch direkt auf einem Terminal dargestellt werden. SHComputersysteme GmbH 28 / 70
Inventur Die Inventur wird mit folgender Vorgehensweise durchgeführt: Erstellen der Inventurdatei Drucken der Zählliste Übernahme der Sollwerte zum Inventurstichtag Aufnahme der Inventur über Zählliste oder mit Barcode-Handscanner Drucken Erfassungsprotokoll und Differenzen-Liste Wenn Sie es möchten, können Sie auch eine permanente Inventur durchführen. Das System unterstützt Sie mit Listen, auf denen Sie z.b. erkennen können, welche Regale/Artikel innerhalb des letzten Jahres noch nicht gezählt wurden. Bewertungsarten nach Durchschnittspreis / Einstandspreis oder individueller Inventurpreis Berücksichtigung von Abwertungsfaktoren Preisabgleich über mehrere Firmen LIFO Bewertung Bewertungsliste 29 / 70 SHComputersysteme GmbH
CRM-Funktionen Die CRM-Funktionen von SHCware sind mit der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung integriert. Das bedeutet zum Beispiel: Wiedervorlagen aus Angeboten und Aufträgen werden automatisch mit den Vorgängen in der Warenwirtschaft verknüpft. Neutrale Vorgänge mit Termine Die Adress-Informationen der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung sind identisch mit der Vorgangsbearbeitung. Berichtswesen des Außendienst mit Besuchsplanung, Ankündigung und Besuchsbericht Cockpit-Funktionen (wichtige Informationen auf einer Seite) als Vertriebsinfosystem Bildung eigener Auswertungsfelder in einem von Ihnen selbst anzulegenden Kundendatenblatt. Keine Schnittstellenproblematik zwischen unterschiedlichen Systemen. Strukturierte Darstellung von beliebigen Geschäftspartner Informationen. Recherchen aus den Geschäftspartner-Informationen mit der Möglichkeit Zielgruppen zu bilden und mit einem Officeprogramm oder unserer SHCware-Brieffunktion zu bearbeiten. Das Infosystem ist mit allen Vorgängen in der Warenwirtschaft verknüpft. Die in diesen Vorgängen aktuell bearbeiteten Geschäftspartner und Artikel werden dem Infosystem automatisch übergeben und brauchen nicht erneut aufgerufen zu werden. Und natürlich ist das Schreiben von Briefen mit WORD direkt aus dem Infosystem heraus möglich (Briefvorlage mit Platzhaltern, die direkt aus der SHCware heraus gefüllt werden.) oder mit unserem integrierten Kurzbriefmodul inkl. automatischer Dokumentenablage. SHComputersysteme GmbH 30 / 70
Adressverwaltung Überall dort wo Adressen benötigt werden ist die einheitliche Adressverwaltung in SHCware eingebunden. Sie ist verbunden mit Personenstämmen wie: Kundenstamm Lieferantenstamm Vertreterstamm Interessenten Allgemeine Geschäftspartner In den Personenstämmen werden, abhängig von der Art, weitere Informationen geführt, die für die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung erforderlich sind. Im INFOSYSTEM werden die Adressen übersichtlich dargestellt und können, je nach Berechtigung, gepflegt werden, z.b.: Ansprechpartner Kommunikationsdaten Werbe- und Verteilerkennzeichen Privatadressen usw. Die Werbe- und Verteilerkennzeichen dienen der Zielgruppenselektion, die zur Weiterbearbeitung übergeben werden können. Individuelle Datenfelder an den Personenstämmen können definiert und gepflegt werden. Über ein komfortables Suchsystem kann die gewünschte Adresse, auch bei großen Datenmengen, schnell und gezielt gefunden werden: May,Hochbau,67346 Auswahlliste aller Adressen in der diese Begriffe vorkommen 06232663 Auswahlliste aller Adressen die in diesen Telefon-Nr.-Bereich sind Zabel Auswahlliste aller Adressen in denen der Ansprechpartner vorkommt 31 / 70 SHComputersysteme GmbH
Vorgangsbearbeitung Die Aufnahme von Vorgängen erfolgt über Vorgangsgruppen/Projekte (Besuchsberichte, Angebotsverfolgung, Auftragsüberwachung, ) Die Vorgänge und Aufgaben werden in einer Tabellen- und Baumstruktur übersichtlich dargestellt. Mit den Vorgängen und Aufgaben sind Texte / Berichte / Notizen verbunden. Ebenso können Dateien (Visitenkarten, Landkarten, andere eingescannte Formulare) und Office-Dokumente (WORD, EXCEL, PPT), die sich im FILE-System befinden, mit den Vorgängen und Aktionen verbunden werden. Die Aufgaben werden bestimmten Sachbearbeitern zugeordnet und terminiert. Es gibt weiterhin die Möglichkeit, ausgewählten Sachbearbeitern eine E-Mail zur Information über den Vorgang und Aufgabe automatisch zuschicken zu lassen. Die Erledigung einer Aufgabe kann in einzelne Schritte unterteilt und mit Kommentaren versehen werden, dabei kann der Zeitaufwand für diesen Schritt aufgenommen und in anderen Systemen ausgewertet werden. Bei Aufruf des Programm-Menüs oder auf Anwahl erscheint beim Sachbearbeiter seine Aufgabeliste, die er abarbeiten, weiter delegieren und den Status verändern kann. Bei der Bearbeitung von Aufgaben können die Kommunikationsdaten des zugehörigen Geschäftspartners sofort aufgerufen und benutzt werden (Telefonanwahl, e-mail-integration) Abhängig von der Vorgangsart ist eine direkte Verknüpfung mit den Vorgängen (Angebote, Aufträge, Bestellungen) aus der Warenwirtschaft vorhanden. Die Vorgangsbearbeitung ist integriert im Infosystem und den Außendienst- Besuchsberichten. SHComputersysteme GmbH 32 / 70
Geschäftspartnerdatenblatt Innerhalb der SHCware haben Sie eine Vielzahl von Feldern, in denen Sie Informationen, auch außerhalb der eigentlichen Warenwirtschaftsteuerung, eintragen können. Trotzdem werden immer einige Felder benötigt, bei denen z.b. auch ein Verlauf hinterlegt werden soll. Ein Beispiel ist hier die Mitarbeiteranzahl eines Kunden. Diese könnte heute ganz anders sein als vor einem Jahr. Um solche Daten abspeichern zu können, wurde das Geschäftspartnerdatenblatt entwickelt. Das Geschäftspartner-Datenblatt wird dem INFOSYSTEM zugeordnet und kann von dort und von den Besuchsberichten aufgerufen und mit Inhalten ergänzt werden. Definition des Datenblattes: Grundsätzlich sind für einen Betrieb die maximal erforderlichen Informations-Kategorien festzulegen, die in einer Baumstruktur dargestellt werden können. Eine Kategorie besteht aus: Beispiel Beschreibung: Umsatz einem erklärenden Text Bitte immer den Umsatz des Vorjahres eintragen Inhaltsfelder mit Wertebereichen 12 MIO Tabellarische Auswahl von Inhalten Kaufspektrum - Träger - Bleche - Flachstahl Mehrere Kategorieeinträge bilden eine Informations-Struktur: Struktur: Unternehmensdaten Gründung * Geschäftsbereiche * Umsatz * Mitarbeiter * Mitbewerber * Einem Geschäftspartner werden die gewünschten Strukturen zugeordnet und evtl. an die Anforderungen des jeweiligen Geschäftspartners angepasst. Die erforderlichen Kategorien werden mit Inhalten bezogen auf den Geschäftspartner versehen. Dabei ist eine chronologische Ablage der Informationen nach Änderungsdatum möglich (z.b. Umsatzangaben getrennt nach Jahren). Reports zur Aufnahme der Geschäftspartnerdaten und zur Information des Außendienstes stehen zur Verfügung. Ebenso sind Recherchen über das gesamte Informationsarchiv möglich, z.b: Alle Kunden die einen Umsatz von X haben und vom Mitbewerber B bedient werden. 33 / 70 SHComputersysteme GmbH
Zielgruppenbearbeitung Mit der Zielgruppenbearbeitung wird nach verschieden Kriterien, mit dem Bezug auf Adressen, in der Datenbank recherchiert und bei positivem Ergebnis ein Datensatz mit folgenden Angaben in eine Tabelle übertragen: Adresse Ansprechpartner definierte Datenfelder Der Inhalt der mit der Zielgruppenbearbeitung erzeugten Tabelle kann nach EXCEL oder WORD übertragen werden. Der Werbebrief wird mit WORD erstellt, die Adressvariablen aus der Zielgruppe gefüllt und unter Einbeziehung der Zielgruppe gedruckt. Angelegte WORD-Vorlagen können in der SHCware angelegt werden. Die wichtigsten Felder können in der WORD-Vorlage als Variablen eingebaut werden. Die Zielgruppe kann ebenfalls in die Vorgangsbearbeitung zur Nachverfolgung der Zielgruppenaktion übernommen werden. SHComputersysteme GmbH 34 / 70
Besuchsberichte In der Berichtsübersicht des Außendienst-Mitarbeiters können: vorhandene Berichte sortiert werden (nach Kunde, Datum, Berichtsthema) bezogen auf einen Bericht das Infosystem des jeweiligen Kunden aufgerufen werden das Kundendatenblatt mit dem Informationsarchiv des Kunden hinzugezogen und mit Kundeninformationen ergänzt werden neue Berichte von verschiedenen Kunden schnell aufgenommen werden Bei Integration der Vorgangsbearbeitung besteht die Möglichkeit zusätzlich zum Bericht erforderliche Aktionen den zuständigen Mitarbeitern zuzuordnen. Diese erhalten die Informationen dann automatisch mit ihrer Aufgabeliste und können den Erledigungsstand über einen Status dokumentieren. Im Infosystem sind beim jeweiligen Kunden seine Besuchsberichte neben andern Vorgängen mit den entsprechenden Aktionen zu sehen. Auf Tastendruck werden zu einem Bericht sämtliche Kommunikationsangaben des Kunden mit allen Ansprechpartnern (Telefon, Telefax, e-mail) angeboten. Bei integrierter CTI-Lösung kann von den Kommunikationsangaben direkt das Telefon angesprochen werden. 35 / 70 SHComputersysteme GmbH
Die Infosysteme Das INFO-System kann aus jeder Programmposition in der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung angewählt werden und bietet alle wichtigen Informationen schnell und übersichtlich bis ins Detail. So können unter den Begriffen Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Vertreter nicht nur entsprechende Konditionen, Angebote, Aufträge, Rückstände und Statistiken abgefragt werden, sondern auch, bei Integration der Vorgangsbearbeitung, sämtliche Vorgänge die zu den angewählten Geschäftspartner gehören, wie z.b. Wiedervorlagen, Besuchsberichte, Briefe, Notizen, Faxe und Mails. Das Informationsarchiv / Geschäftspartner-Datenblatt enthält alle für den Vertrieb wichtigen Angaben über einen Geschäftspartner. Es steht zur Abfrage und Ergänzung im Infosystem zur Verfügung. Die Umsatz- Informationen sind sowohl in tabellarischer Form über als auch in Grafiken darstellbar. Mit dem INFO-System können Telefonangebote und Auftragsnotizen vermerkt und zur späteren Bearbeitung bereitgestellt werden. Bei erneuter Beauskunftung bzw. Auftragsbearbeitung sind diese Vermerke sofort ersichtlich und verhindern, dass einem Kunden von verschiedenen Sachbearbeitern unterschiedliche Preise genannt werden Die Warenwirtschaft verfügt über ein eigenes Rechnungsarchiv, aus dem eine Forderungs- und Fälligkeitsübersicht bis zu den einzelnen offenen Rechnungen dargestellt wird ohne in die Finanzbuchhaltung verzweigen zu müssen. Die einzelnen Positionen der Rechnung sind bis ins Detail aus diesem Archiv ersichtlich. Dieses Rechnungsarchiv steht im Infosystem, in der Auftragsbearbeitung und der Kundenpflege zur Verfügung. Von der Buchhaltungs-Schnittstelle erhält die Warenwirtschaft die aktuellen OP-Salden, Kundensperren und Hinweise über ausgeglichene Rechnungen. Bei der Kreditlimitprüfung werden zusätzlich der Auftragsbestand und die aktuell erfassten Positionen mit einbezogen. Neben der zentralen Info stehen Ihnen sog. Cockpit -Übersichtsinformationen zur Verfügung. Auf einer Seite erhalten Sie konzentrierte Informationen aus Vertriebs-, Kundenoder Chefsicht mit der Möglichkeit in die Tiefe der Informationen abzutauchen. SHComputersysteme GmbH 36 / 70
Verkauf Angebotswesen Die Angebote werden mit dem Programm Auftragsbearbeitung mit einer eigenen Belegart erfasst und gepflegt. Dabei stehen sämtliche Informationen und Konditionen wie in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Preis-Angebote: Telefon-Angebote Objekt-Angebote Der Kunde erhält für einen bestimmten Zeitraum Sonderpreise auf bestimmte Artikel. Die Preise werden bei der Auftragserfassung übernommen. Beim Aufruf der Artikel-Info werden telefonische Angebote in Kurzform abgestellt und angezeigt. Somit wird verhindert, dass Kunden für den gleichen Artikel von den Sachbearbeitern unterschiedliche Preise genannt werden. Eine Übernahme der Telefon-Angebote in einen Auftrag ist möglich. Sonderpreise bezogen auf ein Kundenobjekt (z.b. "Bauprojekt Flughafen"). Die für das Objekt angebotenen Mengen können limitiert und das Angebot zeitlich begrenzt werden. Artikelübergreifende Objektkonditionen können hinterlegt werden, z.b.: für einen kompletten Lieferanten oder Preisgruppen innerhalb eines Lieferanten. Das Objekt-Angebot kann in Objekt-Konditionen für Objekt-Aufträge gewandelt werden. Standard-Angebote Die Preise und Mengen können vor der Umwandlung in einen Auftrag abgeändert werden. Das Angebot kann in Teilen oder komplett kopiert werden. Beim Kopieren in einen Auftrag kann eine Referenz zum Basisangebot hergestellt werden. Eine globale Kalkulation über einzelne Positionen oder über das gesamte Angebot mit Veränderung der Spannen und Preise ist möglich! 37 / 70 SHComputersysteme GmbH