WORD 2013 / 2016 Formulare Max Knobel Informatikschule Max Knobel s PC-Team Zürichstrasse 110b 8134 Adliswil
Kursinhalt Erstellen von Word-Fomularen mit Steuerelementen. Die Angaben beziegen sich auf Word 2013 und 2016. Die folgenden Vorkenntnisse sollten Sie mitbringen, oder nach dem Kurs vertiefen. Einrichten von Dokumenten mit dem Seitenlayout. Erstellen von Tabellen inklusive den Funktionen der beiden Toolleisten Dokumente als Dokumentvorlagen speichern Grundkenntnisse der Formatvorlagen Informatikschule Max Knobel s PC-Team, Adliswil Autor: Max Knobel 6. Ausgabe (angepasst auf Word 2013) Informatikschule Max Knobel s PC-Team Zürichstrasse 110b 8134 Adliswil Telefon: 044 709 13 17 www.pc-team.ch Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt und die Beispieldateien für die Übungen dürfen in keiner Art ohne schriftliche Genehmigung von uns reproduziert werden.
VORBEREITUNG... 4 Toolleiste Entwicklertools... 4 Formularfelder oder Steuerelemente?... 5 Formularfelder...5 Steuerelemente...5 TABELLEN... 6 Die Tabelle... 6 Vorsicht beim Markieren...7 Ganze Tabelle markieren...7 Feste Spaltenbreite...7 Zeilenhöhe...8 Zellbegrenzungen...8 Zellen verbinden -...9 Teilen von Zellen...9 Für schwierige Fälle -Tabelle in Tabelle... 10 Steuerelemente... 11 Beschreibung... 11 Das Angebot im Überblick... 11 Der Entwurfsmodus... 12 Wann brauchen Sie den Entwurfsmodus?... 12 Aufforderungstext anpassen... 12 Anzeigen im Dokument... 13 Steuerelement Eigenschaften... 14 Reihenfolge beim Ausfüllen... 15 Reihenfolge beeinflussen... 15 Einfügen eines Inhaltsteuerelements... 16 Steuerelement einfügen... 16 Platzhaltertext ändern... 16 Platzhaltertextformat anpassen mit Formatvorlage... 17 Feldarten und Eigenschaften... 18 Rich Text... 18 Nur Text... 19 Bildsteuerelement... 20 Schnellbaustein-Katalog... 21 Kontrollkästchen... 22 Kombinationsfeld... 23 Auswahlfeld... 24 Datumsauswahlfeld... 25 Wiederholte Abschnitte... 26 Schützen... 27 Einzelne Steuerelemente schützen... 27 Gruppen von Steuerelementen schützen... 28 Gruppieren von Feldern in Tabellen... 29 Gruppe auflösen... 29 Ganzes Dokument schützen... 30 Bearbeitung einschränken... 30 Mit Abschnitten... 31
VORBEREITUNG Diese Unterlagen basieren auf Abbildungen von Word 2013, sind aber auch für die Word-Version 2016 verwendbar. Toolleiste Entwicklertools Die Werkzeuge für Steuerelemente und Formularfelder sind bei Word standardmässig nicht eingeblendet. Sie die nötigen Symbole liegen auf der Toolleiste «ENTWICKLERTOOLS. Dier Abbildung zeigt die Toolleiste «ENTWICKLERTOOLS» der Version 2013. Im Word müssen Sie in den Word Optionen dafür sorgen, dass das Register ENTWICKLERTOOLS auf Ihrem PC sichtbar wird. 1. Aktivieren Sie das Register «DATEI» und darin die Kategorie «Optionen». 2. Sie finden darin das Untermenü «Menüband anpassen». 3. Aktivieren Sie darin «ENTWICKLERTOOLS». Seite 4 von 31
Formularfelder oder Steuerelemente? Formularfelder Es gibt mehrere Arten um ein Formular mit Feldern zu erstellen. Bis zur Version Word 2003 gab es nur die oft sichtbaren, grauen «Formularfelder». Sie werden in Word noch unter der Bezeichnung «Formulare aus Vorversionen» geführt. Die Bezeichnung weist darauf hin, dass man keine neuen Formulare mit diesen Formularfeldern mehr machen sollte, jedoch noch bestehende Dokumente anpassen kann. Die runden «Radioknöpfe», auch Optionsfelder genannt fallen weg, bestehende Optionsfelder funktionieren weiter. Ein Teil der früheren Symbole findet man weiterhin. In seltenen Fällen, wo man in einem Formular direkt Berechnungen durchführen möchte, kommen diese Formularfelder immer noch zum Einsatz. Steuerelemente Die modernen Steuerelemente sind und einfacher in der Anwendung und das Angebot ist an unterschiedlichen Feldarten grösser. Besonders die Datumsauswahl und der Zugriff auf die Schnellbausteile sind interessant. Jedes Steuerelement kann in den Eigenschaften mit einem Klick einfach geschützt werden, ohne dass das ganze Dokument, oder Abschnitte davon, geschützt werden müssen. Ein Inhaltssteuerelement wird genau wie ein Zeichen in den Text eingefügt. Es ist nach dem Einfügen standardmässig schon aktiv. Zusätzliche Anpassungen werden, wenn nötig über die Eigenschaften vorgenommen. Ein kleiner Nachteil ist, dass direkte Berechnungen in Steuerelementen nicht mehr vorhanden sind. Seite 5 von 31
TABELLEN Obwohl Sie Tabellenkenntnisse mitbringen, sollten wir einige dringend nötige Funktionen hier auffrischen oder ergänzen. Tabellen bilden die Grundlage für das Layout von Dokumenten. Dazu gehören auch die Formulare oder andere komplexe Darstellungen wie in Berichten oder Datenblättern. Zwar kann die Positionierung von Formularfeldern auch mit Textfeldern gemacht werden, jedoch braucht es dazu gute Kenntnisse dieser Funktion. Tabellen sind für diesen Zweck einfacher zu beherrschen. Die Tabelle Bei neu erstellten Tabellen werden automatisch schwarze Rahmenlinien erzeugt. Für die Formulare sind die Linien aber oft störend und müssen entfernt werden. Achten Sie darauf, dass Sie in «TABELLENTOOLS» / LAYOUT die Option «Gitternetzlinien anzeigen» aktiviert ist, damit die Tabelle auch ohne Rahmenlinien sichtbar sind. Seite 6 von 31
Vorsicht beim Markieren Oft gibt es beim Bearbeiten von Tabellen Schwierigkeiten, da die Regeln nicht bekannt sind, oder nicht verstanden werden. Wie bei vielen Funktionen gilt auch bei der Tabelle. Keine Markierung = ganze Tabelle ist betroffen Zelle oder Zellbereich markiert = markierter Bereich ist betroffen. Oft passiert das beispielsweise beim Ändern der Spaltenbreite. Das Resultat sind dann Zellen die nicht mehr genau untereinanderstehen. Zwei Zellen markiert Resultat nach Spaltenbreitenänderung Ganze Tabelle markieren Bei vielen Formatierungen an Tabellen müssen Sie die ganze Tabelle markieren. Markieren Sie eine ganze Tabelle immer am dafür vorgesehenen Symbol in der Ecke oben links. Feste Spaltenbreite Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, so kontrollieren Sie, ob die Tabelle im AUTOANPASSEN wirklich als «Feste Spaltenbreite definiert ist. Andernfalls verändert sich die Spaltenbreite automatisch, je nach der Länge des eingegebenen Textes. In einem Formular wäre das mehrheitlich unerwünscht. Seite 7 von 31
Zeilenhöhe Sie können Sie Zeilenhöhe mit dem Symbol in der TOOLLEISTE / LAYOUT bestimmen. Sobald Sie aber eine zweite Zeile benutzen, wird auch die Zeile höher. Der Grund liegt bei der Einstellung «mindestens» im Dialogmenü. Öffnen Sie das rot markierte Dialogmenü, und wählen Sie bei der Zeilenhöhe «Genau». So bleiben die Zeilen auf der definierten Höhe. Zellbegrenzungen In jeder Zelle ist ein Zellbereich, in dem Text, Bilder oder Formularfelder angeordnet wird. Mit dem Symbol Zellbegrenzungen werden die eingestellten Ränder sichtbar. Die Einstellungen betreffen immer die ganze Tabelle. Es ist also nicht möglich, nur einen Teil zu ändern. Dieser Test ist mit den standardmässigen Einstellungen gemacht worden Seite 8 von 31
Zellen verbinden - Sie können zwei oder mehr Tabellenzellen, die sich in derselben Zeile oder Spalte befinden, zu einer einzigen Zelle verbinden. Sie können beispielsweise mehrere Zellen horizontal verbinden, um eine Tabellenüberschrift zu erstellen, die mehrere Spalten umfasst. 1. Markieren Sie die Zellen, die Sie verbinden möchten. 2. Klicken Sie in Tabellentools auf das Registe Layout 3. Klicken Sie in der Gruppe Zusammenführen auf Zellen verbinden. Teilen von Zellen Sie können eine oder mehrere Zellen in mehrere gleich breite oder hohe Zellen teilen. Das kann horizontal oder vertikal gemacht werden. 1. Klicken Sie in eine Zelle, oder markieren Sie mehrere Zellen, die Sie teilen möchten. 2. Klicken Sie unter Tabellentools auf das Register Layout in der Gruppe Zusammenführen 3. Klicken Sie auf auf Zellen teilen. 4. Geben Sie die Anzahl der Spalten oder Zeilen ein, in die Sie die markierten Zellen aufteilen möchten. 5. Klicken Sie auf «OK» Seite 9 von 31
Für schwierige Fälle -Tabelle in Tabelle Bei der Gestaltung von Formularen gibt es oft Situationen, wo das Positionieren etwas schwieriger ist- Hier kann eine weitgehend unbekannte Technik helfen: Die Tabelle in der Tabelle. Vorname Name Strasse PLZ Ort Kaffee Tee Heisse Schokolade Mineralwasser Cola Zuerst wurde die Rote Tabelle mit 1 Zeile und 2 Spalten erstellt. In der linken der roten Tabelle Zelle befindet sich eine weitere, braue Tabelle mit 1 Spalte und 4 Zeilen, gemacht mit Einfügen / Tabelle. In der rechten Zelle Teil der roten Tabelle wird eine weitere, grüne Tabelle mit 1 Spalte und 5 Zeilen erstellt mit Einfügen / Tabelle. Natürlich werden am Schluss die Rahme gelöscht, so dass nur die Felder sichtbar sind. Mit dieser Technik lässt sich fast jede Situation lösen. Hier noch ein Beispiel: Seite 10 von 31
STEUERELEMENTE Beschreibung Mit Word 2007 wurde das Dateiformat XML in Word eingeführt. Das Format bietet neue Möglichkeiten und ist sicherer. Um Formulare komfortabler zu machen wurde ein Ersatz für die Formularfelder gemacht, die Steuerelemente. Das Angebot im Überblick Die Auswahl an Steuerelementen ist weit grösser wie in der früheren Technik. Rich-Text Nur-Text Bildauswahl Bausteinkatalog Datumsauswahl Kontrollkästchen Kombinationsfeld Dropdown-Liste In ein Rich-Text Inhaltssteuerelement kann man nicht nur reinen Text eingeben, sondern formatierten Text, Tabellen, Bilder, Grafiken etc. Das Nur-Text Inhaltssteuerelement dient dazu, nur Text einzugeben, der jedoch formatiert werden kann. Das Inhaltssteuerelement Bildauswahl dient als Platzhalter für ein Bild, das darüber eingefügt werden kann. Das Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement ist mit dem Bausteinkatalog verknüpft, so dass man aus einer Liste auswählen kann, z.b. Schnellbausteine. Über das Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement wird ein Kalender geöffnet, um ein Datum schnell einzufügen. Kontrollkästchen werden auch Checkbox genannt und können aktiviert oder deaktiviert werden. Das Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement dient zur Auswahl aus einer Liste, lässt aber auch Eingaben zu. Das Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement ist identisch wie das Kombinationsfeld, lässt jedoch keine Eingaben zu und die Auswahl muss über die vorgegebene Liste erfolgen. Seite 11 von 31
Der Entwurfsmodus Der Entwurfsmodus dient dem Anpassen des Steuerelements und das ist primär der grau geschrieben Aufforderungstest im Feld. Solange das Entwurfsmodus eingeschaltet ist, können Sie auch Felder löschen. Wann brauchen Sie den Entwurfsmodus? Sie brauchen den Entwurfsmodus immer dann, wenn Sie den grauen Standardtext im Steuerelement ändern wollen, und das meist häufig der Fall. Ohne Entwurfsmodus: Das Feld ist bereit zur Eingabe. Mit Entwurfsmodus: Test kann geändert werden. Aufforderungstext anpassen Vorsicht, das geht nur mit der untenstehenden Methode! 1. Schalten Sie den Entwurfsmodus ein 2. Klicken Sie mit der Maus in die Mitte des Platzhaltertexts (Cursor blinkt) 3. Schreiben Sie den eigenen Text, ohne sich um den Text davor und danach zu kümmern. 4. Löschen Sie die Zeichen vor Ihrem eigenen Text 5. Löschen Sie die Zeichen nach Ihrem eigenentext 6. Schalten Sie den Entwurfsmodus wieder aus. Nur so können Sie den grauen Text als Formatvorlage im Feld behalten. Sie merken einen Fehler sofort, wenn sich schwarzer und grauer Text im Feld befindet. Löschen Sie das Element und fügen Sie es erneut ein und bearbeiten es, wie oben beschrieben. Seite 12 von 31
Anzeigen im Dokument Benutzt man für beim Steuerelement in den Optionen einen Titel, kann die Anzeige im fertigen Text auf drei unterschiedliche Arten dargestellt werden. Die Titel, welche als kleine Register mit der Bezeichnung dargestellt werden können sind eher in Texten mit Fülltext sinnvoll. Bei Formularen existiert meist eine Beschriftung und die Anzeige wird nicht gebraucht. Anzeige Entwurfsmodus Ohne Entwurfsmodus zum Ausfüllen Umgebendes Feld Start/Ende-Tag Ohne Am besten bewährt hat sich das standardmässig angebotene «Umgebendes Feld». Seite 13 von 31
Steuerelement Eigenschaften Nachdem Sie ein Inhaltssteuerelement eingefügt haben, können Sie die Formatierung oder das Verhalten beeinflussen. Einige der Eigenschaften sind in allen Steuerelementen vorhanden. Hinzu kommen die zum Steuerelement individuell zusätzlich nötigen Eigenschaften. Titel Die Bezeichnung des Elements. Nicht zwingend nötig. Tag Kennzeichnung die in einer XML-programmierten Lösung verwendet werden kann Die Tags werden sind nur im Entwurfsmodus sichtbar. Anzeigen als Drei Möglichkeiten für die Darstellung des Elements in der Entwurfsansicht. Farbe Farbe des Elements in der Entwurfsansicht Mit Formatvorlage Text formatieren Der ausgefüllte Text wird in einer vordefinierten Schrift formatiert. Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden Ist die Alternative zum Dokumentschutz. Das Entfernen des Elements wird verhindert. Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Wird nur bei XML-programmierten Lösungen verwendet. Wagenrückläufe zulassen Die Bezeichnung ist trügerisch. Dieses Steuerelement kann nur einen einzigen Absatz aufnehmen. Drückt man die Taste ENTER wird nur ein manuelle Zeilenwechsel gemacht. Seite 14 von 31
Reihenfolge beim Ausfüllen natürlich ist es möglich jedes beliebe Formularfeld mit der Maus zu markieren und anschliessend auszufüllen. In diesem Fall spielt die Reihenfolge keine Rolle. Die meisten Benutzer sind aber daran gewöhnt, beim Ausfüllen mit der TAB-Taste von einem Formularfeld zum nächsten Feld zu springen. Die Reihenfolge der TAB-Taste ist so, dass Absätze von oben nach unten angesprungen werden. In einer Tabelle werden die Zellen mit mehreren Feldern nebeneinander zeilenweise von links nach rechts abgearbeitet. Anschliessend geht es dann zur nächsten Zeile. In der Praxis bedeutet das für den Aufbau eines Formulars, dass auf diese Eigenheit Rücksicht genommen werden muss. Reihenfolge beeinflussen Es gibt einen Trick, auf den ich beim Schreiben dieser Unterlagen gekommen bin, mit dem man die Reihenfolge trotzdem beeinflussen kann. Erstellen Sie das Gerüst des Formulars mit der Technik «Tabelle in Tabelle». Die erste Tabelle (rot) besteht lediglich aus 1 Zeile mit 2 Spalten. In jede der beiden Zellen wurde eine zusätzliche Tabelle mit einer Spalte und drei Zellen gelegt. Seite 15 von 31
Einfügen eines Inhaltsteuerelements Der Vorgang ist ähnlich wie früher, jedoch das zuordnen von Optionen wird durch das zuordnen von Eigenschaften ersetzt. Als Muster dient nachfolgend ein normales Text-Steuerelement. Steuerelement einfügen 1. Stellen Sie die Einfügemarke an die betreffende Stelle 2. Klicken Sie das Symbol «Nur-Text» an: 3. Das Element steht nun für die weitere Bearbeitung zur Verfügung Platzhaltertext ändern 1. Symbol «Entwurfsmodus» aktivieren 2. Klicken Sie mitten in den Text so dass der Cursor blinkt 3. Geben Sie jetzt den eigenen Text ein 4. Löschen Sie erst jetzt den nicht mehr benötigten Text vor und hinter dem eigenen Text. Es ist ganz wichtig, dass Sie genau so vorgehen. Löschen Sie auf keinen Fall zuerst den gesamten Text. Damit würden Sie auch die Formatvorlage «Platzhaltertext» löschen. Die haben damit die Möglichkeit alle Platzhalter über eine Formatvorlage anzupassen. Seite 16 von 31
Platzhaltertextformat anpassen mit Formatvorlage Formatvorlagen gestatten es Ihnen, dass Sie die Eingegeben Information in einer vordefinierten Schrift erhalten. Der Platzhaltertext ist von dieser Vorlage nicht betroffen. Er kann mit dem Symbol «Farbe» farbig formatiert werden. Damit wird die Sichtbarkeit des auszufüllenden Steuerelements auffälliger. Das untenstehende Vorgehen ist wichtig. Die Formatvorlagen können nicht mit der Ihnen bekannten Methode erstellt werden. 1. Im Entwurfsmodus klicken Sie mit der Maus in einen Platzhaltertext (Cursor blinkt) 2. Aktivieren Sie die Eigenschaften des Steuerelements 3. Im Dialogmenü können Sie mit der Schaltfläche «Ändern» die Formatvorlage anpassen. 4. Aktivieren Sie «Mit Formatvorlage Text formatieren» 5. Klicken Sie auf «Neue Formatvorlage» 6. Definieren Sie die neue Formartvorlage wie bei normalen Formatvorlagen. Achten Sie auf eine sinnvolle Bezeichnung. Jetzt können Sie alle Steuerelemente mit der Formatvorlage formatieren und erhalte so eine durchgehend gleichmässige Darstellung. Die Darstellung des Aufforderungstext ist nicht identisch mit dem im ausgefüllten Text im Dokument! Seite 17 von 31
Feldarten und Eigenschaften Rich Text Das Steuerelement «Rich Text» kann nicht nur reine Texte verarbeiten, sondern auch formatierte Texte. Das bedeutet Sie können den Text formatieren, Tabulatorsprünge einfügen, Tabellen erstellen und wenn nötig sogar eine Grafik einfügen. «Rich Text» erlaubt das Einfügen von Zeilenenden und Absätzen. Trotzdem sollten Sie das Element wirklich nur dann einfügen, wenn es unbedingt nötig ist. Es kann bei einer späteren Erweiterung mit automatischen Programmfunktionen Einschränkungen ergeben. Titel Der Titel steht links über dem Inhaltssteuerelement in einem kleinen Register, sofern die Zeile einen Text enthält. Die Option wird oft nicht benutzt. Tag Der Tag dient der Identifizierung und kann zur Programmierung verwendet werden. Für Formulare ohne Programmierung ist diese Option nicht nötig. Anzeigen als Sie habe drei Möglichkeiten um den Platzhalter unterschiedlich anzeigen zu lassen. Formatvorlage zum Formatieren von Inhalt verwenden Damit kann man dem Eingabetext eine Formatvorlage zuweisen. Damit bekommt man eine einheitliche Darstellung der im Steuerelement eingegebenen Informationen. Inhaltssteuerelement bei m Bearbeiten des Inhalts entfernen Wir das Steuerelement im Formular bearbeitet, wird es automatisch entfernt und es bleibt nur die erfasste Information. Nachteil: Es kann anschliessend nicht mehr mit der TAB-Taste oder Maus angesprungen werden. Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden Verhindert, dass ein Inhaltssteuerelement gelöscht werden kann. Wenn das Dokument geschützt wird und nur das Ausfüllen des Formulars zugelassen ist, ist Löschen nicht möglich. Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden: Wir mehrheitlich nur bei Dokumenten mit Programmierung verwendet. Seite 18 von 31
Nur Text Im Unterschied zum Rich-Text Inhaltssteuerelement können nur Texte eingegeben werden. Die Texte können beschränkt formatiert werden. Die Formatierung gilt für das gesamte Feld. In «Nur Text» kann nur ein Absatz erfasst werden. Für Zeilenenden muss die entsprechende Option aktiviert werden. Die Breite des Feldes kann über die feste Breite einer Zelle oder in einem Textfeld bestimmt werden. Titel Der Titel steht links über dem Inhaltssteuerelement in einem kleinen Register, sofern die Zeile einen Text enthält. Die Option wird oft nicht benutzt. Tag Der Tag dient der Identifizierung und kann zur Programmierung verwendet werden. Für Formulare ohne Programmierung ist diese Option nicht nötig. Anzeigen als Sie habe drei Möglichkeiten um den Platzhalter unterschiedlich anzeigen zu lassen. Formatvorlage zum Formatieren von Inhalt verwenden Damit kann man dem Eingabetext eine Formatvorlage zuweisen. Damit bekommt man eine einheitliche Darstellung, der im Steuerelement eingegebenen Informationen. Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Wir das Steuerelement im Formular bearbeitet, wird es automatisch entfernt und es bleibt nur die erfasste Information. Nachteil: Es kann anschliessend nicht mehr mit der TAB-Taste oder Maus angesprungen werden. Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden Verhindert, dass ein Inhaltssteuerelement gelöscht werden kann. Wenn das Dokument geschützt wird und nur das Ausfüllen des Formulars zugelassen ist, ist Löschen nicht möglich. Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden: Wir mehrheitlich nur bei Dokumenten mit Programmierung verwendet. Wagenrücklauf zulassen (mehrere Absätze) Eine falsche Beschriftung. Es werden mit der ENTER-Taste nur Zeilenenden eingefügt. Seite 19 von 31
Bildsteuerelement Das Bildsteuerelement wird häufig für Logos und andere Grafikelemente für Firmenformulare verwendet. Der Platzhalter kann mit den BILDDTOOLS in der Grüsse angepasst werden. Die Grösse des eingefügten Bildes passt sich automatisch der Grösse des Platzhalters an. Titel Der Titel steht links über dem Inhaltssteuerelement in einem kleinen Register, sofern die Zeile einen Text enthält. Die Option wird oft nicht benutzt. Tag Der Tag dient der Identifizierung und kann zur Programmierung verwendet werden. Für Formulare ohne Programmierung ist diese Option nicht nötig. Anzeigen als Sie habe drei Möglichkeiten um den Platzhalter unterschiedlich anzeigen zu lassen. Farbe Farbe des Steuerelement-Platzhalters. Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Wir das Steuerelement im Formular bearbeitet, wird es automatisch entfernt und es bleibt nur die erfasste Information. Nachteil: Es kann anschliessend nicht mehr mit der TAB-Taste oder Maus angesprungen werden. Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden Verhindert, dass ein Inhaltssteuerelement gelöscht werden kann. Wenn das Dokument geschützt wird und nur das Ausfüllen des Formulars zugelassen ist, ist Löschen nicht möglich. Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden: Wir mehrheitlich nur bei Dokumenten mit Programmierung verwendet. Seite 20 von 31
Schnellbaustein-Katalog Mit Word 2007 wurde der Bausteinkatalog eingeführt. Damit lassen sich auch vorgefertigte Texte als Schnellbausteine speichern. Mit dem Bausteinkatalog lassen sich fertige Schnellbausteine, aus einer Auswahl, sekundenschnell in ein Feld einfügen. Damit lassen sich sehr benutzerfreundliche Formulare mit oft wechselnden Inhalten auf einfache Weise erstellen. Die zugehörigen Schnellbausteine werden in die Vorlage mitgespeichert. Da die meisten Eigenschaften bereits bekannt sind, beschränken sich die Angaben nur auf die zusätzlichen Felder. Katalog Schnellbausteine können beim Erfassen in Katalogen gruppiert werden. Im der Auswahl stehen alle Kataloge zur Auswahl. Kategorie Um die gewünschten Schnellbausteine schnell zu finden, sind die Kataloge mit weiteren Kategorien unterteilt. Die Verwaltung der Schnellbausteine finden Sie im Register «Einfügen» / Schnellbausteine / Organizer. Für den Einsatz dieses praktischen Steuerelementes sollten Sie entsprechende Kenntnisse über Schnellbausteine besitzen. Seite 21 von 31
Kontrollkästchen Ankreuzfelder, Checkboxfelder oder richtigerweise Kontrollkästchen sind sehr praktisch, da man zu einer Frage gleich mehrere Antworten geben kann. Das Kontrollkästchen wird mit einem Klick auf das Symbol eingefügt. Im Dokument erscheint ein Quadrat. Zum Ankreuzen wird das Feld einfach angeklickt, oder die Leertaste gedrückt. Die beste Position ist innerhalb einer Tabellenzelle, in der Sie auch eine vertikale Ausrichtung haben, um eine ideale Ausrichtung zum Text zu erhalten. Da die meisten Eigenschaften bereits bekannt sind, beschränken sich die Angaben nur auf die zusätzlichen Felder. Aktiviert-Symbol Mit einem Klick auf «Ändern» können Sie das Symbol ändern. (z.b. auf ) Deaktiviert-Symbol Mit einem Klick auf «Ändern» können Sie das Symbol ändern. (z.b. auf ) Hier ein Muster wie man das Steuerelement positionieren könnte Ich bin bereits Kunde Natürlich können die Rahmenlinien anschliessend entfernt werden Seite 22 von 31
Kombinationsfeld In einem Kombinationsfeld können Benutzer eine Auswahl aus einer von Ihnen bereitgestellten Liste treffen, oder können eigene Informationen eingeben. Direkt nach dem Einfügen des Kombinationsfelds ist die Auswahl noch ohne Inhalt. Sie müssen dem Feld über die Eigenschaften noch hinzugefügt werden. Da die meisten Eigenschaften bereits bekannt sind, beschränken sich die Angaben nur auf die zusätzlichen Felder. Dropdownlisten-Eigenschaften Mit «Hinzufügen» öffnet sich der Eingabedialog. Manchmal nimmt man ein Anzeigename der kürzer ist, um schneller auswählen zu können. (z.b. Bestellnummer) Der oberste, bereits bestehende Eintrag «Wählen Sie ein Element aus» kann allenfalls gelöscht werden. Seite 23 von 31
Auswahlfeld In einem Auswahlfeld können Benutzer nur eine Auswahl aus einer von Ihnen bereitgestellten Liste treffen. Eigene Informationen können nicht eingeben werden. Direkt nach dem Einfügen des Kombinationsfelds ist die Auswahl noch ohne Inhalt. Sie müssen dem Feld über die Eigenschaften noch hinzugefügt werden. Da die meisten Eigenschaften bereits bekannt sind, beschränken sich die Angaben nur auf die zusätzlichen Felder. Dropdownlisten-Eigenschaften Mit «Hinzufügen» öffnet sich der Eingabedialog. Manchmal nimmt man ein Anzeigename der kürzer ist, um schneller auswählen zu können. (z.b. Bestellnummer) Der oberste, bereits bestehende Eintrag «Wählen Sie ein Element aus» kann allenfalls gelöscht werden. Seite 24 von 31
Datumsauswahlfeld Das Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement, verfügt über eine Auswahlliste mit einem Kalender. Wie üblich kann der Hinweistext kann wiederum im Entwurfsmodus geändert werden. Da die meisten Eigenschaften bereits bekannt sind, beschränken sich die Angaben nur auf die zusätzlichen Felder. Datumsauswahl-Eigenschaften Hier stellen Sie das anzuzeigende Format fest. Das Datum kann in der Kurzschreibweise eingegeben werden und wird dann automatisch formatiert. Sie können das Datum eingeben, oder direkt aus einem Kalenderblatt auswählen. Seite 25 von 31
Wiederholte Abschnitte Mit diesem Steuerelement lassen sich erstellte Elemente mehrfach kopieren. Die Funktion ist erst ab Word 2013 vorhanden. Gemeint ist eine Funktion, welche ein oder mehrere Steuerelement kopieren kann. Die meisten Anwender ignorieren diese Möglichkeit, da man das mit der Zwischenablage auch erledigen kann. Die Informationen zu diesem Element sind sehr spärlich. Beispiel: Hier wurde die erste Zeile einer Liste mit Feldern erstellt. Die Zeile wird markiert und mit einem Klick auf das Symbol «Wiederholte Abschnitte» erscheint ein +-Zeichen hinter der Zeile. Mit dem +-Zeichen können Sie nun beliebig viele Zeilen hinzufügen. Seite 26 von 31
SCHÜTZEN Einzelne Steuerelemente schützen Dazu benutzen Sie die Eigenschaften des betroffenen Elements. Der Dialog sieht immer gleich aus- 1. Markieren Sie das Inhaltssteuerelement 2. Wählen Die die Eigenschaften in den ENTWICKLERTOOLS 3. In der Gruppe «Sperren» finden Sie die entsprechende Möglichkeit Seite 27 von 31
Gruppen von Steuerelementen schützen Sobald ein Bereich mit Steuerelementen oder Bereich mit Steuerelementen oder auch Text markieren, wird auch das Symbol Gruppieren aktiv. Es wird dann anstelle von grau goldfarben angezeigt. 1. Bereich mit Steuerelementen und Text (auch ganze Tabelle) markieren 2. Symbol «Gruppieren» die Option Gruppieren auswählen Gruppiert sieht das in der Entwurfsansicht nun so aus: In den «Eigenschaften«taucht nun für die neue Gruppe das folgende Dialogfeld auf: Ist der Bereich Gruppiert, und der Entwurfsmodus wieder ausgeschaltet, können in der Gruppe nur noch Felder benutzt werden. Der restliche Bereich inklusive dem Text ist geschützt. Gruppiert bedeutet nur noch Felder ausfüllbar. Text ist geschützt. (Ohne Passwort) Seite 28 von 31
Gruppieren von Feldern in Tabellen Sie können die vorher beschriebene Methode auch benutzen um Felder in Tabellen zu gruppieren. Es reicht bei Tabellen, das (rot markierte) Tabellensymbol der Tabelle zu markieren und die markierte Auswahl zu «Gruppieren» Gruppe auflösen 1. Entwurfsmodus aktivieren 2. Gruppe markieren 3. Gruppierung mit Symbol «Gruppierung entfernen» wieder entfernen Seite 29 von 31
GANZES DOKUMENT SCHÜTZEN In einfacheren Dokumenten, wo der Text selber nicht geschützt werden muss, reicht es meist nur die Steuerelemente zu schützen. Das geht dann über die Eigenschaften Sie sollten diese Art Schutz nur i Formularen mit den alten Formularfeldern benutzen. Bei Steuerelementen gibt es Probleme mit der Feldreihenfolge. Bearbeitung einschränken Die meisten Formulare mit Steuerelementen müssen so geschützt werden, dass nur die Formularfelder ausgefüllt werden können. Der Text und die Tabellen für den Aufbau sollen nicht verändert werden können. Ist das ganze Dokument fertiggestellt, benutzen Sie die entsprechende Funktion in den ENTWICK- LERTOOLS. Klicken Sie dazu auf das Symbol «Bearbeitung einschränken». 1. Symbol «Bearbeitung einschränken» anklicken 2. In Punkt 2 «Ausfüllen von Formularen» auswählen 3. In Punkt 3 «Ja, Schutz jetzt anwenden» anklicken Nach diesem Schritt öffnet sich der Dialog für die Passworteingabe. Ein Passwort ist optional, also nicht zwingend nötig. Wenn Sie ein Passwort benutzen, sollten Sie es sicherheitshalber an eine sichern Ort notieren Nun ist das Dokument geschützt und kann als Dokumentvorlage gespeichert werden. Seite 30 von 31
Mit Abschnitten In einigen Fällen wo besondere Teile eines Dokuments bearbeitbar sein sollen, andere Bereich aber einen Schutz benötigen, gibt es auch eine Lösung. Dazu sollten Sie aber über das Thema Abschnitte Kenntnisse haben. Das Dokument wird dann mit Abschnittsumbrüche im Register SEITENLAYOUT in Abschnitte eingeteilt. Beim Einschränken der Bearbeitung erscheint ein blauer Link «Abschnitte auswählen» Wird der Link «Abschnitte auswählen..» angeklickt erscheinen alle im Dokument vorhandenen Abschnitte und Sie können selber auswählen, auf welche Abschnitte die Einschränkungen (Schutz) gelten sollen. Die restlichen Abschnitte können normal bearbeitet werden. Seite 31 von 31