SOP- Ablauforganisation Aufträge Erstellt am: 16.11.2012 von: Michael Wochner Ziel der Ablauforganisation ist, den Belegfluss und die Vorgänge so festzulegen, dass ein reibungsloser und optimierter Ablauf gewährleistet ist. Es sind die folgenden Bereiche involviert: 1. Auftragsbearbeitung Inland 2. Auftragsbearbeitung Export 3. Produktion 4. Service/Reparaturen und Ersatzteile Leitfaden für den Tagesablauf der Bereiche Auftragsbearbeitung Inland und Export: Morgen - Vorbereitung Lieferscheine für den aktuellen Warenausgang - Angebote Neumaschinen erstellen - Auftragsbearbeitung, Eingabe in Produktionsplan - Kostenvoranschläge für Reparaturen Abend - Rechnungen schreiben Einteilung der Aufträge: Die Einteilung der Aufträge in den Büros für die Auftragsbearbeitung Inland und Export erfolgt in die unten aufgeführten Kategorien. Für jede Kategorie ist ein separates Ablagefach in fester Reihenfolge eingerichtet. Inland Export oben 1. Rechnungen schreiben 1. Rechnungen schreiben 2. Freigegebene Reparaturen 3. Reparaturen Angebote 4. Leihgeräterückstand 5. Aufträge im Versand 2. Aufträge im Versand unten 6. Laufende Aufträge 3. Laufende Aufträge Alle Belege, die eine Bestellung (Neumaschine oder Ersatzteil) betreffen, werden in einer roten Sichthülle gesammelt. Belege von Reparaturen werden in einer gelben Sichthülle gesammelt. Die Sichthüllen werden je nach Fortschritt an entsprechender Stelle gelagert. Für die Abholung der Belege aus den Bereichen Produktion, Service und Versand ist in der Auftragsbearbeitung Innland ein Ablagefach Eingangsfach eingerichtet, in der Auftragsbearbeitung Export werdend die Unterlagen auf den Schreibtisch gelegt. 21.10.2016 Seite 1 von 5 SOP Ablauforganisation Aufträge
Ablauf Bestellungen Neumaschinen: - Bestellung kommt, in Datenbank dazugehörige Eintragungen prüfen, Seriennummer vergeben und in die S-Nr-Liste eintragen, Auftrag wird in Lexware eingegeben und in den Produktionsplan eingetragen. Auftragsbestätigung in Ablagefach Laufende Aufträge legen und 1 Tag warten, falls noch Änderungen kommen. - Produktionsauftrag (= Lieferschein) generieren, diesen ins Regalfach Produktionsunterlagen legen, dann kommt die Mappe in das Ablagefach Laufende Aufträge. - Nach Fertigung und Rückmeldung vom Produktionsplan die Datenbank/Produktionsplan aktualisieren - Lieferschein schreiben und in Ablagefach Aufträge im Versand legen. - Nach erfolgtem Versand kommen die Unterlagen in das Ablagefach Rechnungen schreiben - Wenn die Rechnung geschrieben ist, wird die ganze Mappe aufgelöst und alle Belege in den entsprechenden Ordner abgelegt. Ablauf Reparaturen: - Beim Telefonservice wird versucht die Störung telefonisch zu beheben, gelingt das nicht, wird die Maschine oder Komponente zu uns ins Werk transportiert, falls notwendig und gewünscht versenden wir ein Leihgerät oder eine Leihmaschine mit entsprechender Mietregelung, siehe hierzu die SOP Leihgeräte Abrechnung Miete. Die Telefonnotiz und ggf. der Lieferschein des Leihgerätes wird in das Ablagefach Reparaturen in Erwartung auf dem Service-Werkbank abgelegt - Nach Anlieferung des zu reparierenden Gerätes wird vom Service in der Regel spätestens am darauffolgenden Tag ein Kostenvoranschlag erstellt. Falls vorhanden wird der Vorgang aus dem Ablagefach Reparaturen in Erwartung weitergeführt. - Anhand des Kostenvoranschlags wird ein Reparaturangebot geschrieben und in das Ablagefach Reparaturen Angebote gelegt. - Nach Freigabe durch den Kunden wird der Reparaturbericht ins Regalfach gelegt und die Mappe verbleibt im Ablagefach Freigegebene Reparaturen. - Nach erfolgter Reparatur wird die Auftragsbestätigung geschrieben und wenn sich gegenüber dem Reparaturangebot nichts geändert hat, wird der Lieferschein erstellt und in den Versand gegeben. Sollte die Auftragsbestätigung vom Angebot abweichen, wird der Vorgang für 1 Tag in das Ablagefach Laufende Aufträge gelegt und dann erst der Lieferschein geschrieben und versendet. - Nach dem Versand kommt der Vorgang je nachdem ob der Kunde ein Leihgerät hat oder nicht in unterschiedliche Fächer: Mit Leihgerät, in das Ablagefach Leihgeräterückstand Ohne Leihgerät, in das Ablagefach Rechnungen schreiben - Nach Wareneingang des Leihgerätes kann die Tagesmiete berechnet werden, siehe hierzu die SOP Leihgeräte Abrechnung Miete und die Mappe wird in das Ablagefach Rechnung schreiben gelegt. - Nach erstellen der Rechnung werden alle Unteralgen eines Vorgangs als Paket abgelegt. 21.10.2016 Seite 2 von 5 SOP Ablauforganisation Aufträge
Leihgeräteliste In der Leihgeräteliste werden Kundendaten und Termine für Leihmaschinen, Verschlussgeräte und OR-Ts eingetragen (F:\Excel\intern\Leihgeräteübersichte.xlsx). Sie dient zur besseren Übersicht und die Miettage werden ausgewiesen. Bei nachfolgenden Vorgängen macht der jeweilige Bearbeiter sofort den erforderlichen Eintrag in die Leihgeräteliste. - Lieferschein Leihgerät an Kunde - Angebot Kostenvoranschlag zu reparierendes Gerät - Lieferschein repariertes Gerät - Wareneingang Leihgerät Die Leihgeräteliste soll ein Abbild des aktuellen Standes der Leihgeräte sein. Der Belegfluss zwischen den Bereichen wird wie folgt festgelegt: Post 1.) Die Post wird vom Briefkasten geholt und in das Ablagefach Posteingang, auf dem Schreibtisch im Empfangsbereich deponiert.. 2.) Silke Kimmerle öffnet die Post und verteilt an entsprechende Personen bzw. Personal- Ablagefächer. Vertretung ist Irina Reitenbach. 3.) Die Unterlagen in den Personal-Ablagefächern werden von jedem 1 bis 2 mal pro Tag abgeholt, bitte keine extra Gänge machen, sondern sinnvoll verbinden. Produktionsplan und Produktionsaufträge 4.) Der Ausdruck vom Produktionsplan wird von Pia Wunderle übernommen. Vertretung ist Irina Reitenbach. 5.) Die Produktionsaufträge werden von den zuständigen Bearbeitern erstellt und ausgedruckt. 6.) Die Ausdrucke für den nachfolgenden Tag werden am Nachmittag vorbereitet und vor Feierabend auf das Regalfach Produktionsunterlagen gelegt. 7.) Nach Montage der Maschine verbleibt der Produktionsauftrag im Ablagefach der Maschine. 8.) Der ganz oder teilweise abgearbeitete und entsprechend gekennzeichnete Produktionsplan wird in das Ablagefach Belege Büro gelegt. 21.10.2016 Seite 3 von 5 SOP Ablauforganisation Aufträge
Lieferscheine für Versand 9.) Die Lieferscheine für den Versand werden in das Regalfach Versand gelegt. 10.) Die abgehakten und unterschriebenen Ausgangslieferscheine der Spedition werden in das Ablagefach Ausgangslieferscheine gelegt. 11.) Die abgehakten und unterschriebenen Ausgangslieferscheine vom Paketdienst werden in das Ablagefach Ausgangslieferscheine gelegt. Reparaturfreigaben 12.) Freigegebene Reparaturaufträge für Maschinen und Verschlußgeräte werden in das Regalfach Freigabe Reparaturen gelegt. 13.) Nach erfolgter Reparatur wird der ausgefüllte Reparaturbericht in das Ablagefach Belege Büro gelegt. Kostenvoranschläge für Reparaturen 14.) Das aufgefüllte und unterschriebene Formular für den Kostenvoranschlag wird in das Ablagefach Belege Büro gelegt Wareneingang Leihgeräte 15.) Das aufgefüllte und unterschriebene Formular für den Wareneingang für Leihgeräte wird in das Ablagefach Belege Büro gelegt. Wareneingang von Material für Produktion oder sonstige Anlieferungen 16.) Die kontrollierten und unterschriebenen Lieferscheine werden in das Ablagefach Lieferscheine Wareneingang gelegt. 21.10.2016 Seite 4 von 5 SOP Ablauforganisation Aufträge
Abholung Belege 17.) Grundsätzlich werden alle Belege von der abholenden Person in das entsprechende Büro an die vorgesehene Stelle gelegt. Die jeweiligen Fachkräfte sortieren diese Belege in die entsprechenden Mappen und Ablagefächer ein. 18.) Das Ablagefach Ausgangslieferscheine wird am Nachmittag ca. 15 Uhr von Pia Wunderle geleert und verteilt. Vertretung ist Irina Reitenbach. 19.) Das Ablagefach Belege Büro wird 2x am Tag geleert und die Belege entsprechend verteilt. 1x morgens, 1x um die Mittagszeit, bitte keine extra Gänge machen, sondern sinnvoll verbinden. Die Auftragsbearbeitung Inland und Export spricht sich hinsichtlich der Abholung ab. 20.) Die im Büro anfallenden leeren gelben + klaren Sichthüllen werden in diesem Zuge mit nach unten genommen und in das entsprechende Ablagefach gelegt. 21.) Für das Nachfüllen der gelben Sichthüllen ist Irina Reitenbach zuständig. Die klaren Sichthüllen werden von den Service-Leuten nachgefüllt. 22.) Das Ablagefach Lieferscheine Wareneingang wir durch Karlheinz Arker oder Michael Wochner geleert und verteilt. 21.10.2016 Seite 5 von 5 SOP Ablauforganisation Aufträge