Produktbeschreibung elektronischer Lieferschein-Assistent (elisa)

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1 Produktbeschreibung elektronischer Lieferschein-Assistent (elisa) über eama RinderNET Inhalt 1. Einleitung Funktionsweise des elektronischen Lieferschein-Assistenten Menüpunkt Lieferschein-Assistent Lieferschein-Assistent - Erfassen & Bearbeiten Übernahme von vorbereiteten Lieferscheindaten Neuen Lieferschein erfassen Angelegte Lieferscheine bearbeiten Archiv Standardwerte bearbeiten Abgang für abgeschlossene Lieferscheine melden Einleitung Der elektronische Lieferschein-Assistent (elisa) im eama RinderNET ermöglicht die Befüllung von Lieferscheinen (Viehverkehrsscheinen) mit bereits in der Rinderdatenbank registrierten Betriebs- und Tierdaten. Auch Tierdaten zu Rindern, die nicht im eigenen Bestand gemeldet sind, können über die Eingabe der Ohrmarkennummer am Lieferschein eingetragen werden. Die darüber hinaus erforderlichen Daten am Lieferschein werden durch den Ersteller des Lieferscheines erfasst und können in bestimmten Fällen für weitere Lieferscheine gespeichert werden. Nach dem Abschluss der Erfassung wird die notwendige Lieferscheinnummer vergeben und der Lieferschein als PDF Dokument zum Ausdruck zur Verfügung gestellt. Bei diesem PDF-Dokument müssen alle vorhandenen Seiten ausgedruckt werden. Damit die volle Rechtsgültigkeit erlangt wird, muss jedes Exemplar (Landwirt, Klassifizierungsdienst, Schlachtbetrieb / Käufer, Zwischenhändler, Transporteur / Vermittler) im Unterschriftenblock unterzeichnet werden. Die entsprechenden Exemplare müssen den Transport begleiten. Das Beiblatt des Lieferscheins wird in Papierform beim Landwirten abgelegt. Produktbeschreibung elisa Seite 1 von 16

2 2. Funktionsweise des elektronischen Lieferschein-Assistenten 2.1 Menüpunkt Lieferschein-Assistent Der elektronische Lieferschein-Assistent ist über den Menüpunkt Lieferschein-Assistent erreichbar. Dabei stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Menüpunkt Erfassen & Bearbeiten Archiv Abgang melden Standardwerte bearbeiten Kurzbeschreibung Dieser Menüpunkt ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von neuen bzw. noch nicht abgeschlossenen und gedruckten Lieferscheinen. Dieser Menüpunkt liefert die Übersicht über bereits abgeschlossene und gedruckte Lieferscheine. Dieser Menüpunkt bietet die Möglichkeit einer vereinfachten Abgangsmeldung für erfasste Rinder (Lieferschein muss abgeschlossen sein). Dieser Menüpunkt ermöglicht, wiederkehrende Angaben auf dem Lieferschein zu definieren. Standardwerte werden bei der Erstellung eines neuen Lieferscheines eingetragen, wiederkehrende Partnerdaten können bei der Erstellung eines neuen Lieferscheins rasch ausgewählt werden. Nachstehend erfolgt eine Beschreibung der Funktionen, welche unter den jeweiligen Menüpunkten erreichbar sind: 2.2 Lieferschein-Assistent - Erfassen & Bearbeiten Über den Menüpunkt Erfassen und Bearbeiten ist die Erfassung von neuen Lieferscheinen bzw. die Bearbeitung von noch nicht abgeschlossenen und gedruckten Lieferscheinen möglich. Abbildung 1: Ansicht Lieferschein-Assistent Erfassen und Bearbeiten Produktbeschreibung elisa Seite 2 von 16

3 2.3 Übernahme von vorbereiteten Lieferscheindaten Mit der Schnittstelle im XML-Format ist es möglich, bereits vorbereitete Lieferscheine aus anderen Programmen (z.b. Herdenmanagementprogrammen, etc.) zu übernehmen. Das Hochladen der XML-Datei erfolgt nach der Auswahl des Menüpunkts Lieferschein-Assistent / Erfassen & Bearbeiten über den Link Lieferschein- XML-Daten hochladen. Der Abschluss und die Erstellung des gültigen Lieferscheins erfolgt dabei wie gewohnt im RinderNET. Abbildung 2: Ansicht Lieferschein-Assistent Erfassen und Bearbeiten Die bereits aus dem eigenen Programm vorbereitete XML-Datei ist über die Schaltfläche Durchsuchen auszuwählen, der Vorgang ist anschließend mit der Schaltfläche Daten hochladen abzuschließen. Abbildung 3: Ansicht Lieferschein-Assistent XML-Daten hochladen Nach dem Hochladen werden die Lieferscheindaten auf Plausibilität geprüft, aufgetretene Plausibilitätsfehler werden mit dem gewohnten Ampelsystem (rot gelb grün) angezeigt. Die Fertigstellung des Lieferscheins erfolgt wie gewohnt durch die Kennzeichnung der Erklärungen sowie abschließend über die Schaltfläche Erfassung abschließen und Drucken, um den Lieferschein für den Druck fertigzustellen. Nur in diesem Fall wird die erforderliche Lieferscheinnummer vergeben und das Beiblatt zum Lieferschein generiert. Ohne diesen letzten Schritt Erfassung abschließen und Drucken kann kein geschäftsfähiger Lieferschein gedruckt werden! Produktbeschreibung elisa Seite 3 von 16

4 2.4 Neuen Lieferschein erfassen Mit der Schaltfläche Neuen Lieferschein erfassen wird der elektronische Lieferschein-Assistent aufgerufen. Mit dem Lieferschein-Assistenten ist die Anlage eines neuen Lieferscheines Schritt für Schritt möglich. Folgende Felder sind bei der Erstellung eines Lieferscheins im eama RinderNET zu befüllen bzw. auszuwählen: Abbildung 4: Lieferscheinerfassung Produktbeschreibung elisa Seite 4 von 16

5 Lieferschein Layout auswählen Zur Verfügung stehen ein Lieferschein BOS und ein neutraler Lieferschein. Das Lieferschein Layout ist entscheidend für den Aufbau des Lieferscheins und den Inhalt des Beiblattes. Der Lieferschein BOS ist jedenfalls bei der Verbringung von Schlachttieren zu verwenden. Werden Rinder zur weiteren Nutzung abgegeben, kann sowohl das BOS Layout als auch das neutrale Layout verwendet werden. Wichtiger Hinweis: Bei der Erstellung eines Lieferscheines für Schlachtrinder ist das Layout BOS zu verwenden, da dieser BOS - Lieferschein als Basis für die Rindfleischetikettierung am Schlachthof erforderlich ist. Sollten bei der Vermarktung AMA Gütesiegel oder BIO ausgelobt werden, muss der BOS Lieferschein verwendet werden. Transportgrund auswählen Der Grund des Transportes ist entscheidend für die Erstellung der erforderlichen Lieferscheinseiten für die betroffenen Geschäftspartner. Werden Rinder als Schlachtvieh verbracht, ist dies durch Auswahl Schlachttiere auszuwählen. Werden Rinder als Nutz- oder Zuchtrinder abgegeben, ist der Lebendverkauf auszuwählen. Tierdaten Tiere erfassen Über die Schaltfläche Tiere erfassen werden die Daten zu den betreffenden Rindern aus der Rinderdatenbank in den Lieferschein übernommen. Die Angaben aus der Rinderdatenbank sind am PDF- Ausdruck des Lieferscheins mit einem * gekennzeichnet und können EDV-mäßig nicht verändert werden. Abbildung 5: Tiererfassung Produktbeschreibung elisa Seite 5 von 16

6 Tiere aus dem Eigenbestand in den Lieferschein übernehmen Über die Schaltfläche Tiere auswählen wird der aktuell gemeldete Rinderbestand ermittelt. Durch das Setzen des Kennzeichens Auswahl bei bestimmten Ohrmarkennummern und der anschließenden Bestätigung mittels der Schaltfläche Übernehmen werden die Rinder aus dem eigenen Bestand in den Lieferschein übernommen. Abbildung 6: Tiere aus Eigenbestand übernehmen Tiere am Lieferschein anführen, nicht aus eigenem Bestand Über die Funktion weitere Tiere können Rinder manuell erfasst werden, welche nicht im eigenen Bestand gemeldet sind. Es sind jeweils der Ländercode der Ohrmarke und die Ohrmarkennummer einzugeben. Mit der Schaltfläche Hinzufügen werden die in der Rinderdatenbank abgespeicherten Daten zu der betreffenden Ohrmarke am Lieferschein eingetragen. Die Angabe des Landwirts am Lieferschein erfolgt nur, wenn alle am Lieferschein angeführten Rinder vom selben landwirtschaftlichen Betrieb stammen. Werden ausländische Rinder am Lieferschein eingetragen, müssen zusätzlich die vollständigen Tierstammdaten ergänzt werden. Produktbeschreibung elisa Seite 6 von 16

7 Abbildung 7: Weitere Tiere erfassen Wichtiger Hinweis: Die Tierauswahl muss mit dem Schritt Speichern und anschließend mit Zurück zum Lieferschein abgeschlossen werden, damit die ausgewählten Rinder auf dem Lieferschein eingetragen werden. Rolle des Erstellers Die Rolle des Erstellers ist bei der Anlage des Lieferscheins auszuwählen. Hier stehen die Rollen Landwirt, Zwischenhändler und Käufer zur Verfügung. Rolle Landwirt : Die Rolle Landwirt ist auszuwählen, wenn alle auf dem Lieferschein angegebenen Rinder im eigenen Bestand gemeldet sind. Rolle Zwischenhändler : Die Rolle Zwischenhändler ist auszuwählen, wenn auf dem Lieferschein Rinder eingetragen werden, welche nicht im Bestand des Lieferscheinerstellers gemeldet sind. In diesem Fall bleibt auf dem Lieferschein das Feld Landwirt leer. Die dazugehörigen Daten zu den landwirtschaftlichen Erzeugern dieser Tiere sind durch die Beilage der von den jeweiligen Tierhaltern unterschriebenen Original-Lieferscheine zu belegen. Rolle Käufer : Die Rolle Käufer ist auszuwählen, wenn der Käufer der Rinder den Lieferschein für den abgebenden Betrieb (Verkäufer) erstellt und befüllt. Das Feld Landwirt kann nur dann befüllt werden, wenn alle auf dem Lieferschein eingetragenen Rinder im Bestand des Verkäufers gemeldet sind. Produktbeschreibung elisa Seite 7 von 16

8 Angaben zur Vermarktung AMA-Gütesiegel: Darf nur angekreuzt werden, wenn ein gültiger Erzeugervertrag mit der AMA-Marketing GesmbH (Produktionszweig Rindermast/Kälbermast) besteht. Entsprechen einzelne Tiere nicht den speziellen Gütesiegelbestimmungen, ist dies am Lieferschein in der Spalte Nähere Angaben zu vermerken. Dafür steht der Eintrag in der Werteliste nicht Gütesiegel tauglich zur Verfügung. BIO: Darf nur von anerkannten BIO Betrieben mit einem gültigen Kontrollvertrag angekreuzt werden. Die Kontrollstelle ist anzugeben. Das BIO Zertifikat muss am Schlachthof aufliegen. Pauschalierung: Das Feld pauschalierter Betrieb im Sinne des UStG ist anzukreuzen, wenn es sich beim abgebenden Betrieb (Landwirt) um einen pauschalierten Betrieb im Sinne des UStG (12 % MWSt) handelt. Daten des Käufers / Daten des Zwischenhändler / Daten des Transporteurs Über die Schaltfläche. ändern können die Daten des Käufers, Zwischenhändlers bzw. Transporteurs erfasst bzw. geändert werden. Die Eingabe von Namen, Anschrift, Postleitzahl und Ort sind hier erforderlich. Wenn bekannt, soll zusätzlich die Betriebs- oder Klientennummer angegeben werden. Die Daten des Käufers, Zwischenhändlers bzw. Transporteurs können zusätzlich als Vorlage gespeichert werden. In diesem Fall stehen die gespeicherten Daten bei jedem neuen Lieferschein zur Auswahl. Zusätzlich können weitere Vorlagen jederzeit im Menüpunkt Standardwerte bearbeiten / Partnerverwaltung angelegt / bearbeitet / gelöscht werden. Daten des Betreuungstierarztes Über die Schaltfläche Tierarzt ändern können die Daten des Betreuungstierarztes erfasst bzw. geändert werden. Die Eingabe von Namen, Anschrift, Postleitzahl und Ort sind hier erforderlich. Die Daten des Betreuungstierarztes können zusätzlich als Vorlage gespeichert werden. In diesem Fall stehen die gespeicherten Daten bei jedem neuen Lieferschein zur Auswahl. Zusätzlich können weitere Vorlagen jederzeit im Menüpunkt Standardwerte bearbeiten / Partnerverwaltung angelegt / bearbeitet / gelöscht werden. Transportdaten Über die Schaltfläche Transportdaten ändern können die Daten zur Verladung und zum Transport erfasst bzw. geändert werden. Die Felder Verladeort/-land, letzte Fütterung, Transportbeginn, Entladeort/-land, Transportdauer, KFZ Kennzeichen des Transportfahrzeuges sind anzugeben. Für die Eintragung des Verladeortes und des Entladeortes kann die Ortsangabe des Landwirts/Zwischenhändlers bzw. des Käufers verwendet werden. Produktbeschreibung elisa Seite 8 von 16

9 Lieferdatum Im Feld Lieferdatum ist das Abgangsdatum der Rinder einzutragen. Funktion Druckvorschau Über den Link Druckvorschau kann die erste Seite des Lieferscheins vor dem Abschließen der Lieferscheinerfassung als PDF-Dokument erstellt und kontrolliert werden. Wichtiger Hinweis: Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Druckvorschau kein gültiger Lieferschein erzeugt wird. Der gültige Lieferschein kann nur über die Schaltfläche Erfassung abschließen und Drucken erstellt werden. Erfassung abschließen und Drucken Lieferscheine müssen mit der Schaltfläche Erfassung abschließen und Drucken abgeschlossen werden. Nur in diesem Fall wird die erforderliche Lieferscheinnummer vergeben und das Beiblatt zum Lieferschein generiert. Ohne diesen letzten Schritt Erfassung abschließen und Drucken kann kein geschäftsfähiger Lieferschein gedruckt werden! Abbildung 8: Ausschnitt - Erfassung abschließen und Drucken Wichtiger Hinweis: Der elektronisch erstellte Lieferschein wird durch die Unterschrift nach dem Ausdruck rechtsgültig. Jedes Exemplar des Lieferscheins ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterzeichnen. Das Beiblatt des Lieferscheins wird in Papierform beim Landwirten abgelegt. Rechtsgültigkeit und Aufbewahrung der Lieferscheine Für die Verwendung im Rechtsgeschäft muss der elektronisch erstellte Lieferschein ausgedruckt werden. Die Aufbewahrung der Lieferscheine hat gemäß den geltenden Bestimmungen in Papierform zu erfolgen. Auch bei einer allfälligen AMA Kontrolle sind ausschließlich rechtsgültig unterschriebene Lieferscheine in Papierform vorzulegen. Ein Nachweis in elektronischer Form kann aufgrund der bestehenden Rechtslage nicht akzeptiert werden. Produktbeschreibung elisa Seite 9 von 16

10 Lieferschein ersetzt nicht die Abgangsmeldung Der Ausdruck eines Lieferscheins über eama ersetzt nicht die erforderliche Abgangsmeldung in der Rinderdatenbank. Diese Abgangsmeldung muss innerhalb von 7 Tagen nach dem Abgang der Rinder aus dem Betrieb an die Rinderdatenbank gemeldet werden. 2.5 Angelegte Lieferscheine bearbeiten Mit der Schaltfläche Daten erfassen in der Lieferscheinübersicht können die bereits gespeicherten Daten des betreffenden Lieferscheins aufgerufen werden. Die Daten des Lieferscheines können bis zur Bestätigung des Schritts Erfassung abschließen und Drucken bearbeitet und geändert werden. Abbildung 9: Ansicht Lieferschein-Assistent Erfassen und Bearbeiten Produktbeschreibung elisa Seite 10 von 16

11 2.6 Archiv Über den Menüpunkt Archiv wird ein Überblick über die bereits abgeschlossenen Lieferscheine - jeweils nach dem Jahr der Erstellung - angezeigt. Die archivierten Lieferscheine stehen dabei im PDF Format zur Verfügung. Abbildung 10: Ansicht Lieferschein-Assistent Erfassen und Bearbeiten Rechtsgültigkeit und Aufbewahrung der Lieferscheine Für die Verwendung im Rechtsgeschäft muss der elektronisch erstellte Lieferschein ausgedruckt werden. Die Aufbewahrung der Lieferscheine hat gemäß den geltenden Bestimmungen in Papierform zu erfolgen. Auch bei einer allfälligen AMA Kontrolle sind ausschließlich rechtsgültig unterschriebene Lieferscheine in Papierform vorzulegen. Ein Nachweis in elektronischer Form kann aufgrund der bestehenden Rechtslage nicht akzeptiert werden. Produktbeschreibung elisa Seite 11 von 16

12 2.7 Standardwerte bearbeiten Partnerverwaltung Über den Menüpunkt Standardwerte bearbeiten / Partnerverwaltung können für die laufende Lieferscheinerstellung die Daten der häufig vorkommenden Geschäftspartner (= Käufer, Zwischenhändler, Transporteur, Tierarzt) gespeichert / bearbeitet / gelöscht werden. Abbildung 11: Ansicht Lieferschein-Assistent Standardwerte bearbeiten / Partnerverwaltung Produktbeschreibung elisa Seite 12 von 16

13 Standarddaten Über den Menüpunkt Standardwerte bearbeiten / Standarddaten können jene Angaben zur laufenden Lieferscheinerstellung gespeichert werden, welche bei jedem Lieferschein als Standardwert vorbefüllt werden sollen. Diese Felder sind: Lieferschein Layout (BOS, Neutral) Transportgrund (Schlachttiere, Lebendverkauf) Rolle des Erstellers (Landwirt, Zwischenhändler, Käufer) Angaben zur Vermarktung (AMA-Gütesiegel, Zertifizierte GVO-freie Fütterung, BIO) Angaben zur Pauschalierung gemäß UStG (12 % MWSt) Kontaktdaten des eigenen Betriebes (Telefonnummer, Adresse, etc.) Daten des Käufers (Name, Adresse, Betriebs- oder Klientennummer) Daten des Zwischenhändler (Name, Adresse, Betriebs- oder Klientennummer) Daten des Transporteurs (Name, Adresse, Betriebs- oder Klientennummer) Betreuungstierarzt (Name, Adresse) Abbildung 12: Standarddaten Produktbeschreibung elisa Seite 13 von 16

14 3. Abgang für abgeschlossene Lieferscheine melden Über den Menüpunkt Abgang melden wird eine Servicefunktion zur Verfügung gestellt, über welche es ermöglicht wird, eine Abgangsmeldung Inland aufgrund eines bereits abgeschlossenen Lieferscheins zu speichern. Um dies durchführen zu können, ist der jeweilige Lieferschein auszuwählen. Abbildung 13: Lieferscheinübersicht Abgangsmeldung Abgangsmeldungen durchführen Durch die Betätigung der Schaltfläche Melden beim betreffenden Lieferschein werden alle auf dem Lieferschein eingetragenen Rinder angezeigt, als Abgangsdatum wird das Lieferdatum gemäß Lieferscheindaten vorgeschlagen. Um die Abmeldung bei den einzelnen Rindern vorzunehmen, muss am rechten Rand der Zeile des betreffenden Rindes das Kontrollkästchen gekennzeichnet werden. Sollen alle Rinder ausgewählt werden, steht dafür das Kontrollkästchen in der Überschrift der Tabelle zur Verfügung. Wird dieses befüllt, werden alle Rinder zur Abgangsmeldung Inland ausgewählt. Durch die Betätigung der Schaltfläche Abgangsmeldung für X Tiere senden erfolgt die tatsächliche Eintragung einer Abgangsmeldung Inland für die betreffenden Rinder an die Rinderdatenbank. Produktbeschreibung elisa Seite 14 von 16

15 Abbildung 14: Lieferschein Abgangsmeldung erstellen Wurden die Abgangsmeldungen an die Rinderdatenbank übermittelt, erfolgt wie gewohnt - die Prüfung der Meldungen auf Plausibilität. Etwaige Plausibilitätsfehler werden im bewährten Ampelsystem angezeigt. Beachten Sie daher nach dem Senden die farblich gekennzeichneten Rückmeldungen zu den einzelnen Rindern. Grün (fehlerfrei): Ihre Meldung wurde fehlerfrei erfasst. Gelb (die Erfassung erfolgte mit Fehlern): Die Art des Fehlers wird angezeigt. Rot (erfassungsverhindernd): Ihre Meldung(en) kann in dieser Form nicht angenommen werden. Sollten Meldungen mit roter Kennzeichnung angezeigt werden, besteht die Möglichkeit, eine allfällige Korrektur des Datums vorzunehmen. Sollte eine Stornierung / Korrektur einer gelben oder grünen Meldung notwendig sein, können Sie dies über den Menüpunkt Meldungen bearbeiten und stornieren vornehmen oder die AMA über das Formular Kontakt in der Fußzeile von eama unter Angabe der Betriebsnummer benachrichtigen. Produktbeschreibung elisa Seite 15 von 16

16 Abbildung 15: Bestätigung Abgangsmeldungen Produktbeschreibung elisa Seite 16 von 16