Kick-Off Projektphasen 2 und 3 Delta-Konzeption und Rollout Friedrich-Schiller-Universität Jena Jena, Donnerstag, 03. August 2017 Michael Horn MACH AG & Software Betrieb Beratung
Inhalt Fortschritt Konzepte VERBUNDREFERENZSYSTEM HOCHSCHUL-KOORDINATOREN PROJEKTORGANISATION in den Phasen Delta-Konzeption und Rollout Vorgehen DELTA-KONZEPTION PROJEKTPLAN NÄCHSTE SCHRITTE
Fortschritt der Konzepte zum Verbundreferenzsystem Seite 3 abgenommen 1. Projekthandbuch 2. Kommunikationskonzept 3. IT Strukturkonzept 4. Jahresabschluss und Steuern 5. Projektverwaltung in Arbeit 4. Schulungskonzept 5. Testfallkatalog 6. IT Sicherheitskonzept 7. Datenschutzkonzept bereitgestellt am 30./31.05.2017 8. Finanzbuchhaltung 9. Mandantenstruktur 10. Anlagenbuchhaltung 11. E-Rechnung und Rechnungsworkflow 12. Mittelverwaltung und Drittmittel 13. KLR Leistungsverrechnung 14. Rollen und Berechtigungen 15. Migration Finanzen 18. Einkauf und Materialwirtschaft bereitgestellt am 12.06.2017 5. Testmanagementkonzept Bereitgestellt am 29./30.06.2017 19. Organisationsmanagement 20. Personalmanagement 21. Personalabrechnung 22. Personalkostenhochrechnung 23. Zeitwirtschaft 24. Reisemanagement 25. Controlling, Berichtskonzept Finanzen 26. hochschulübergreifendes Schnittstellenkonzept Bereitstellung bis zum 31.07.2017 28. Controlling, Berichtskonzept Personal 29. Migration Personal Parallele Umsetzung des VERBUNDREFERENZSYSTEMS (Bereitstellung am 31.07.2017)
Hochschul-Koordinatoren Seite 4 Hochschule Friedrich Schiller Universität Jena Projektleiter Guido Thöne Universität Erfurt Fachhochschule Erfurt Ernst-Abbe-Hochschule Jena Hochschule Nordhausen Bauhaus-Universität Weimar Hochschule für Musik FRANZ LISZT Weimar Andreas Passow Sabine Bär Oliver Zimdars Duale Hochschule Gera-Eisenach Klaus-Dieter Lütt Technische Universität Ilmenau Hochschule Schmalkalden Michael Horn
Projektorganisation in den Phasen hochschulspezifische Feinkonzeption und Rollout Seite 5 Gesamtprojektleitung Hochschulkoordinator je Hochschule FINANZEN FACHTEAMS PERSONAL MIGRATION SCHNITTSTELLEN CONTROLLING UND BERICHTSWESEN SCHULUNGEN, QUALITÄTS- UND TESTMANAGEMENT Unter rstützung bei der Einrichtung der ho ochschulspezifischen Systeme Unter rstützung bei der Deltakonzeption IT
Projektorganisation in den Phasen Delta-Konzeption und Rollout Seite 6 Gesamtprojektleitung Hochschulkoordinator je Hochschule Andreas Passow FINANZEN FACHTEAMS Melanie Freimut Michael Horn Lisa Villing Sabine Bär Peter Hantke Olaf Tempelmeier PERSONAL MIGRATION SCHNITTSTELLEN CONTROLLING UND BERICHTSWESEN SCHULUNGEN, QUALITÄTS- UND TESTMANAGEMENT IT Unter rstützung bei der Einrichtung der ho ochschulspezifischen Systeme Unter rstützung bei der Deltakonzeption
Der Weg zu den Delta-Konzepten und den hochschulspezifischen Systemen Seite 7 1 Konzeption Verbundreferenzsystem Deltakonzeption HS VRS-Konzept 2 Deltakonzept KONZEPTE 1a 3 3 SOFTWARE Verbundreferenzsystem Hochschulspezifische Systeme
Federführung liegt bei den HS-Projektteams und den MACH-Fachteams Seite 8 1 Konzeption Verbundreferenzsystem Deltakonzeption HS VRS-Konzept 2 Deltakonzept MACH-Fachteams 1a 3 3 HS Projektteams Verbundreferenzsystem Hochschulspezifische Systeme
Ablauf Deltakonzeption Seite 9 Deltakonzept je VRS-Konzept Beschrieben wird lediglich das Delta Orientierung an der Gliederung der VRS-Konzepte Jede Hochschule erhält ein separates Deltakonzept Deltakonzeptions-Termine können ohne Beteiligung des HS-Koordinators abgehalten werden Grundlage ist das VRS-Konzept mit der bereitgestellten Checkliste Die Vorbereitung des Termins erfolgt durch die HS mit Hilfe der Checkliste Themen / (Rück-)Fragen zur Checkliste werden an den HS-Koordinator gesandt und gebündelt an das jeweilige Fachteam zur Vorbereitung weitergeleitet
Phase Delta-Konzeption erstellen Seite 10 PSP- Nr. Phase/Teilaufgabe/Arbeitspaket/Meilenstein FGR Ampe Anfang l Ende 2.1 Phase hochschulspezifische Feinkonzeption erstellen 5% 0 Sam 01.07.17 Die 31.10.17 2.1.1 Delta-Konzepte Finanzen erstellen 5% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.1 DeltaKonzept Finanzbuchhaltung 5% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.2 Delta-Konzept Mandantenstruktur 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.3 Delta-Konzept Anlagenbuchhaltung 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.4 Delta-Konzept Jahresabschluss und Steuern 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.5 Delta-Konzept E-Rechnung 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.6 Delta-Konzept Einkauf, Materialwirtschaft 5% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.7 Delta-Konzept KLR Mittelverwaltung (Haushalt) und Drittmittelverwaltung 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.8 Delta-Konzept Projektakte 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.1.9 Delta-Konzept KLR Leistungsverrechnung 0% 0 Sam 01.07.17 Fre 15.09.17 2.1.2 Delta-Konzepte Personal erstellen 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.1 Delta-Konzept Organisationsmanagement 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.2 Delta-Konzept Personalmanagement 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.3 Delta-Konzept Personalabrechnung 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.4 Delta-Konzept Personalkostenhochrechnung 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.5 Delta-Konzept Zeitwirtschaft 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.2.6 Delta-Konzept Reisemanagement 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.3 Delta-Konzept Berechtigungen erstellen 0% 0 Sam 01.07.17 Don 31.08.17 2.1.4 Delta-Konzept Zentrale Benutzerverwaltung 0% 0 Mon 02.10.17 Die 31.10.17 2.1.5 Delta-Konzept Migration Finanzen erstellen 0% 0 Fre 01.09.17 Die 31.10.17 2.1.6 Delta-Konzept Migration Personal erstellen 0% 0 Fre 01.09.17 Die 31.10.17 2.1.7 Schnittstellenkonzept fortschreiben 0% 0 Die 01.08.17 Sam 30.09.17 2.1.8 Schulungskonzept individualisieren / fortschreiben 0% 0 Sam 01.07.17 Mon 31.07.17 2.1.9 Testkonzept/Testfallkatalog individualisieren / fortschreiben 0% 0 Don 13.07.17 Mon 11.09.17
Phase Systeme der Hochschulen realisieren / Phase Systemtest Hochschulsysteme durchführen Seite 11
Phase Endanwender schulen Seite 12
Nächste Schritte Seite 13 Delta-Konzeption Friedrich-Schiller-Universität Jena