Vergabeordnung der Stadt Pulheim (einschl. 1. 5. Änderung) Inhaltsverzeichnis Seite 1. Allgemeines 2 1.1 Geltungsbereich 2 1.2 Rechtsgrundlagen 2 1.3 Wertgrenzen 3 2. Festlegung der Wettbewerbsform 3 2.1 Öffentliche Ausschreibung 3 2.2 Beschränkte Ausschreibung 4 2.3 Freihändige Vergabe 4 2.4 Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich der europäischen Gemeinschaft 4 2.5 Dokumentation der Wahl des Vergabeverfahrens 4 2.6 Unterhaltungsmaßnahmen im VOB- und VOL-Bereich 4 2.7 Architekten- und Ingenieurleistungen, Gutachten 4 3. Teilnehmer am Wettbewerb 6 3.1 Auswahl der Bieter 6 3.2 Ausschluss von Bewerbern 6 4. Wettbewerbs- und Vergabeunterlagen 7 4.1 Beschreibung der Leistung 7 5. Durchführung der Vergabeverfahren 7 6. Wertung/Zuschlagserteilung 7 6.1 Prüfung und Wertung der Angebote 7 6.2 Zuschlagserteilung 8 7. Vertragsurkunden 8 8. Vereinfachungen im Vergaberecht 8 9. Inkrafttreten 9 1
Vergabeordnung der Stadt Pulheim 1. Allgemeines 1.1 Geltungsbereich 1.1.1 Der Geltungsbereich dieser Richtlinien umfasst alle Fachbereiche, Ämter und Einrichtungen der Stadtverwaltung. 1.1.2 Diese Richtlinien regeln alle Vergaben von Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen einschließlich Architekten-, Ingenieur- und Gutachterleistungen gemäß Ziffer 2.7 dieser Vergabeordnung. 1.1.3 Künstlerische Leistungen werden nicht von dieser Vergabeordnung erfasst. Dies gilt nicht für Maßnahmen zu deren Umsetzung, wenn diese nach qualifizierter Prüfung des Einzelfalles von der künstlerischen Leistung getrennt werden können ohne diese zu beeinträchtigen. Dies gilt ebenso für Architektenleistungen, die überwiegend geistig schöpferischer Natur sind (z. B. Vorentwürfe und Entwürfe für städtebaulich bedeutsame Maßnahmen). Für andere Architektenleistungen gilt Ziffer 2.7 dieser Vergabeordnung. 1.2 Rechtsgrundlagen 1.2.1 Maßgebend für die Vergaben sind in der jeweils gültigen Fassung a) die Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO), b) die Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden Gemeindehaushaltsverordnung, (GemHVO) -, c) das Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung des Landes NRW, d) die Vergabegrundsätze des Innenministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen nach 25 Abs. 2 GemHVO, e) die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), f) die Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL), g) die Verdingungsordnung für Freiberufliche Leistungen (VOF), h) die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, i) die jeweils geltenden preisrechtlichen Bestimmungen bei den Preisvereinbarungen j) die entsprechenden Runderlasse zum öffentlichen Auftragswesen in der jeweils geltenden Fassung bei der Vergabe von Leistungen, k) 2 Abs. 1 LAbfG-NRW, l) Bewilligungsbescheide des Landes oder anderer öffentlich-rechtlicher Körperschaften, soweit sie das Vergabeverfahren berühren, m) die besonderen und zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Pulheim. Das von der Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spitzenverbände NW herausgegebene Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in NW ist bei der Vergabe von Bauleistungen zu benutzen. Das Verdingungsverfahren (Ausschreibung und Vergabe von Leistungen) regeln Dienstanweisungen des Bürgermeisters nach der VOL und nach der VOB. 2
1.2.2 Für alle Gewerke, für die nach VOB/C Allgemeine Technische Vorschriften für Bauleistungen (ATV's) vorhanden sind, gilt in der Regel die VOB. Werden Lieferungen oder Leistungen, für die die VOL gilt, zusammen mit Bauleistungen vergeben, so ist in den Verdingungsunterlagen zu regeln, für welche Leistungen die VOB bzw. die VOL angewendet wird. Für das Vergabewesen ist bei gemischten Leistungen in der Regel die VOL/A anzuwenden. Bei geringem Auftragswert der unter die VOL/A fallenden Leistungen ist die VOB/A anzuwenden. Aufträge sind, soweit dies zweckmäßig ist, so in Lose zu teilen, dass sich keine gemischten Vergaben ergeben. Generalunternehmervergaben sind grundsätzlich unzulässig. Sofern dennoch eine solche getätigt werden soll, ist diese auf der Grundlage der Empfehlungen des Deutschen Verdingungsausschusses für Bauleistungen (DVA) zu begründen. Die Entscheidung trifft der zuständige Dezernent. Die selbständige Lieferung von Stoffen oder Bauteilen ist keine Bauleistung; für das Vergabeverfahren ist die VOL/A anzuwenden. 1.3 Wertgrenzen 1.3.1 Die in diesen Richtlinien festgelegten Wertgrenzen beinhalten nicht die Umsatzsteuer (Nettobeträge). 1.3.2 Die Stückelung zusammengehöriger Lieferungen und Leistungen sowie Bauleistungen ist unzulässig. Bei Aufträgen, die Einzelabruf vorsehen, bestimmt sich die Wertgrenze nach dem Auftragswert des Gesamtumfangs. 1.3.3 Bei mittelfristigen Verträgen (Unterhaltungs-, Wartungs-, Miet-, Leasingverträgen u.ä.) ist zur Beurteilung der Wertgrenze der Gesamtbetrag des Abschlusses entscheidend. Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. 2. Festlegung der Wettbewerbsform 2.1 Öffentliche Ausschreibung 2.1.1 Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen ( 25 Abs. 1 GemHVO) ist die Vorrangstellung der öffentlichen Ausschreibung für den Regelfall unbedingt zu beachten. 2.1.2 Gemäß Runderlass des Innenministeriums zu 25 GemHVO NRW ist eine öffentliche Ausschreibung bei Überschreitung der unter Ziffer 7.1 des Runderlasses genannten Werte (VOB) zu prüfen. Soweit ein Bewilligungsbescheid des Landes oder einer anderen öffentlich-rechtlichen Körperschaft etwas anderes bestimmt, ist diese Regelung maßgebend. Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (VOL) gilt als Grenze 50.000. 3
Wenn anstelle der öffentlichen Ausschreibung eine beschränkte Ausschreibung (mit oder ohne öffentlichen Teilnehmerwettbewerb) oder eine freihändige Vergabe erfolgen soll, ist das RPA vorher zu hören. Die Entscheidung trifft der zuständige Dezernent. 2.2 Beschränkte Ausschreibung 2.2.1 Unterhalb der Werte gemäß Ziffer 7.1 des Runderlasses zu 25 GemHVO bzw. Ziffer 2.1 der Vergabeordnung ist eine beschränkte Ausschreibung zulässig. 2.2.2 Wenn anstelle einer beschränkten Ausschreibung eine freihändige Vergabe erfolgen soll, ist das RPA vorher zu hören. Die Entscheidung trifft der zuständige Dezernent. 2.3 Freihändige Vergabe Eine freihändige Vergabe ist bei Unterschreitung des Betrages gemäß Ziffer 7.2 des Runderlasses zu 25 GemHVO zulässig. Für Freihändige Vergaben im VOB-Bereich gilt die gleiche Wertgrenze wie für den VOL- Bereich.. 2.4 Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich der europäischen Gemeinschaft Soweit die nach der Vergabeverordnung (VgV) gültigen Schwellenwerte erreicht werden, gelten hierfür die besonderen Vorschriften (a-paragraphen) der VOL und der VOB beziehungsweise der VOF. 2.5 Dokumentation der Wahl des Vergabeverfahrens Über die Vergabe ist nach Maßgabe der 30 VOB/A bzw. VOL/A ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält. Diese Dokumentationspflicht gilt insbesondere auch für die Wahl des Vergabeverfahrens. 2.6 Unterhaltungsmaßnahmen im VOB- und VOL-Bereich Für Unterhaltungsmaßnahmen im VOB- und VOL-Bereich sollen nach Möglichkeit Zeitoder Wartungsverträge ( 5 b VOL/A, 5 b VOB/A) abgeschlossen werden. Im Rahmen solcher Verträge können Einzelaufträge bis zu einer Höchstgrenze von 30.000 vergeben werden. (s. a. Vergabegrundsätze des Landes NRW) (In Bereichen, ohne Zeit- oder Wartungsverträge können Leistungen bei Unterhaltungsmaßnahmen im VOB - Bereich bis zu 30.000 im Einzelfall freihändig vergeben werden.) 2.7 Architekten- und Ingenieurleistungen, Gutachten 2.7.1 Architekten- und Ingenieurleistungen fallen nicht unter den Begriff "Bauleistungen" im Sinne von 1 VOB/A und auch nicht unter den Geltungsbereich der VOL/A ( 1 Nr. 2). Sie können daher auch nicht für sich allein Gegenstand einer Vergabe nach der VOB/VOL sein. Sie stellen geistige freiberufliche Leistungen dar, die weder nach der VOB noch nach der VOL ausgeschrieben werden können. Maßgeblich für die vertraglichen Vereinbarungen ist die HOAI (vgl. auch Ziffer 7). 4
Für die Vergabe von Architektenleistungen, die nicht gemäß Ziffer 1.3 vom Geltungsbereich dieser Vergabeordnung ausgenommen sind sowie von Ingenieurleistungen sind mindestens 3 Honoraranfragen zu stellen bei geschätzten Honorarsummen von (netto) 30.000 bis zum Schwellenwert der VOF. Oberhalb dieses Schwellenwertes sind die Vorschriften der VOF anzuwenden. Für das Verfahren bei den Honoraranfragen gelten die Ziffern 5 und 6 dieser Vergabeordnung sinngemäß. Soweit ein gemäß Ziffer 1.3 außerhalb dieser Vergabeordnung beauftragter Architekt die Beauftragung bestimmter Ingenieurbüros zur Bedingung macht, kann der Bürgermeister ausnahmsweise zulassen, dass abweichend von der vorstehenden Regelung lediglich bei den von dem beauftragten Architekten benannten Ingenieurbüros Honorarangebote eingeholt werden. Eine Beauftragung muss aber auch in diesen Fällen nach Maßgabe der HOAI erfolgen. Eine Unterschreitung der Mindestsätze der HOAI ist unzulässig. 2.7.2 Auch bei Aufträgen für Planungsleistungen soll analog 8 Ziffer 2 Abs. 3 VOB/A bzw. 7 Ziffer 2 Absatz 4 VOL/A unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden. Zeitlich getrennte und aufeinanderfolgende Planungsaufgaben rechtfertigen nicht die ständige Beauftragung des selben Auftragnehmers. Durch vertragliche Vereinbarung soll sichergestellt werden, dass eine Ausfertigung der Planungsunterlagen (Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplanung) und der in Auftrag gegebenen (Bau-) Bestandspläne, Ausrüstungs- und Inventarverzeichnisse dem Fachamt übergeben werden. Bei der Vergabe von Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen sind Urheberrechte zu prüfen. In diesen Fällen findet die Vergabeordnung keine Anwendung. 2.7.3 Aufträge für Gutachten sollen in freihändiger Vergabe nur an Gutachter erteilt werden, deren Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Stadt Pulheim aufgrund qualifizierter Referenzen bzw. eigener Erfahrungen bekannt sind. Als Grundlage für die Entscheidung über die Vergabe des Auftrages sollen auf der Basis eines Anforderungsprofils für das gewünschte Gutachten mindestens 3 Vergleichsangebote eingeholt werden. Die Höhe der Honorarforderung soll nicht allein oder vorrangig ausschlaggebend sein. Vielmehr soll bei der Wertung im Vordergrund stehen, wie überzeugend sich die Gutachter mit dem jeweiligen Problem auseinandersetzen wollen. Die im Angebot zu beziffernde Honorarforderung dient als zusätzliches Entscheidungskriterium. Außerdem soll aufgrund eindeutiger Angebots- und Auftragslage Klarheit für die Ausführung und Abrechnung geschaffen werden. 5
3. Teilnehmer am Wettbewerb 3.1 Auswahl der Bieter 3.1.1 Bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben sollen Bewerber aufgefordert werden, die in die Firmendateien aufgenommen worden sind. Es können aber auch andere fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Firmen aufgefordert werden; diese sind nachträglich in die Firmendateien aufzunehmen. Bei öffentlichen Teilnehmerwettbewerben ist deren Auswertung für die Bieterauswahl maßgebend. 3.1.2 Unter den Bewerbern soll möglichst gewechselt werden. Bei der Festlegung des Bieterkreises ist im übrigen ein besonderes Augenmerk auf die Nachvollziehbarkeit der Auswahl und der ihr zugrundeliegenden Kriterien zu legen. In jeder Phase der Bieterauswahl muss erkennbar sein, welcher Mitarbeiter für die Aufnahme und/oder Streichung einzelner Bewerber verantwortlich zeichnet. Zu diesem Zweck sind im Vergabevermerk die - ggfs. durchgestrichenen - Bieternamen durch Unterschrift zu bestätigen. Aufbau und Pflege einer Bieterdatei mit ergänzenden Regelungen ist in einer Dienstanweisung zu regeln. 3.1.3 Bei beschränkten Ausschreibungen sollen im allgemeinen nur 3 bis 8 geeignete Bewerber ( 8 Ziffer 2 Abs. 2 VOB/A) aufgefordert werden. Zuvor ist in geeigneter Weise zu ermitteln, ob die Bieter Interesse haben, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. 3.1.4 Bei freihändigen Vergaben sind in der Regel Preisangebote einzuholen a) bei Aufträgen zwischen 500 und 1.500 von 1 Bieter b) bei Aufträgen über 1.500 von 3 bis 8 Bietern Wenn für eine bestimmte Bauleistung, Leistung oder Lieferung nur eine oder wenige Firmen in Frage kommen, ist dies ist im Vergabevermerk begründet darzulegen. Wenn keine Vergleichsangebote vorliegen, ist bei Aufträgen ab 500 zusätzlich zu bescheinigen, dass die Preise des einzigen Angebots im Vergleich mit im Wettbewerb ermittelten Preisen bereits ausgeführter Lieferungen, Leistungen oder Bauleistungen angemessen und ortsüblich sind. Die Vergleichspreise sollten nicht älter als ein Jahr sein. 3.1.5 Die Bieterlisten sind dem RPA vor Versendung der Angebotsaufforderungen zur Kenntnis zu geben. 3.2 Ausschluss von Bewerbern 3.2.1 Sobald sich bei Bewerbern bzw. Auftragnehmern Ausschließungsgründe nach 8 Nr. 5 VOB/A bzw. 7 Nr. 5 VOL/A ergeben, ist das RPA zu unterrichten. Es ist rechtzeitig ein vorübergehender oder dauernder Ausschluss von städtischen Aufträgen zu veranlassen. Von den Bewerbern ist eine entsprechende Eigenerklärung ( 8 Nr. 3 VOB/A) zu verlangen. Das weitere ist in der Dienstanweisung geregelt. 6
4. Wettbewerbs- und Vergabeunterlagen 4.1 Beschreibung der Leistung 4.1.1 Für alle Vergaben sind Leistungsbeschreibungen gem. VOB/A 9, Punkt 10, bzw. 8 VOL/A aufzustellen. 4.1.2 Werden Aufgaben der öffentlichen Verwaltung, insbesondere im Zusammenhang mit der Ausschreibung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung, nicht von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Pulheim wahrgenommen, sondern Dritte damit beauftragt, soll die beauftragte Person gemäß dem Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen - Verpflichtungsgesetz - vom 2. März 1974 (BGBl. I 469, 545), geändert durch Gesetz vom 15. August 1974 (BGBl. I 1942), auf die gewissenhafte Erfüllung der Obliegenheiten verpflichtet werden. Sofern beabsichtigt wird, einen Projektanten am Vergabeverfahren zu beteiligen, ist zu prüfen, ob dies mit dem Gleichbehandlungsgrundsatz vereinbar ist und ob ggf. ungerechtfertigte Wettbewerbsvorteile bestehen oder bestehen können. Für Auftragsvergaben oberhalb der Schwellenwerte sind die Regelungen des Gesetzes zur Beschleunigung der Umsetzung von Öffentlich Privaten Partnerschaften und zur Verbesserung gesetzlicher Rahmenbedingungen für Öffentlich Private Partnerschaften (ÖPP-Beschleunigungsgesetz) zu beachten. In allen Fällen ist die Entscheidung schriftlich zu dokumentieren. 4.1.3 Werden Leistungsbeschreibungen von Dritten bearbeitet, sind diese auf die Einhaltung der VOB bzw. VOL zu verpflichten und zu überwachen. 4.1.4 Wenn Zweifel an der Zuverlässigkeit der Erklärung der Bewerber über die Zahlung von Steuern ( 8 Nr. 5 Ziff.1 d) VOB/A bzw. 7 Nr. 4 VOL/A) bestehen, ist von diesen der Nachweis der steuerlichen Unbedenklichkeit zu fordern. 5. Durchführung der Vergabeverfahren 5.1 Für die Durchführung der Vergabeverfahren sowie für die Eröffnungstermine nach 22 VOB/A bzw. die Verhandlungen nach 22 VOL/A gelten im übrigen die besonderen Dienstanweisungen für das Verfahren bei der Vergabe von Bauleistungen und Leistungen. 5.2 In allen Vergabeangelegenheiten ist jederzeit ein hohes Maß an Vertraulichkeit sicherzustellen. Insbesondere mit Unterlagen (z. B. Bieterlisten, Angeboten), Informationen und Erkenntnissen von/über Firmen ist vertraulich umzugehen. Es ist alles zu unterlassen, was den ordnungsgemäßen Wettbewerb beeinträchtigen könnte. 6. Wertung/Zuschlagserteilung 6.1 Prüfung und Wertung der Angebote 6.1.1 Für die formale und rechnerische Prüfung sowie die fachliche Prüfung der Angebote gelten die besonderen Dienstanweisungen für das Verfahren bei der Vergabe von Bauleistungen bzw. Leistungen. 7
6.1.2 Bei der Wertung der Angebote für Bauleistungen ist im übrigen die Richtlinie zu 25 VOB/A des von der Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spitzenverbände NW herausgegebene Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in NW anzuwenden. 6.2 Zuschlagserteilung 6.2.1 Die Verwaltung ist zuständig für die Erteilung des Zuschlages in Vergabeangelegenheiten. Dies gilt auch für die Vergabe von Architektur-, Ingenieurbzw. Gutachterleistungen. Der Haupt- und Finanzausschuss ist in jeder Sitzung über die erteilten Zuschläge ab einem Auftragswert von über 25.000,- seit der letzten Berichterstattung unter Angabe der folgenden Informationen in Kenntnis zu setzen: - Auftragnehmerin/Auftragnehmer, - Auftragsvolumen, - Ausgangskostenschätzung, - Produktsachkonto, auf welchem die Finanzmittel bereitgestellt sind, - Liste der Bieter im Verfahren mit Angebot, - Grundlage für die Vergabe (Rats- oder Ausschussbeschluss bzw. sonstige Grundlage). 6.2.2 Voraussetzung für die Zuschlagserteilung durch die Verwaltung ist, dass das Rechnungsprüfungsamt der Vergabe zugestimmt hat. Sofern dies nicht der Fall ist, ist die Zuschlagserteilung durch den Haupt- und Finanzausschuss herbeizuführen. 6.2.3 Die Erweiterung eines bereits erteilten Auftrages (Nachtrags- oder Anschlussauftrag) ist dem Haupt- und Finanzausschuss zur Kenntnis zu bringen, wenn - der Gesamtauftragswert durch Nachtragsaufträge erstmalig 25.000 übersteigt oder - die Summe einer oder mehrerer Erweiterungen eines bereits erteilten Auftrages 25.000 übersteigt. Die verwaltungsinternen Zuständigkeiten werden in Dienstanweisungen geregelt. 6.2.4 Die Auftragsvergabe ist von der Zuschlagserteilung gemäß VOB bzw. VOL zu trennen. Hierbei sind insbesondere die vorgeschriebenen Bieterschutzfristen nach dem GWB einzuhalten. 7. Vertragsurkunden Eine besondere Urkunde kann über den Vertrag dann gefertigt werden, wenn die Vertragspartner dies für notwendig halten, insbesondere soweit die Leistung in der Leistungsbeschreibung nicht erschöpfend beschrieben ist. 8. Vereinfachungen im Vergaberecht Die städtische Vergabeordnung wird in dem Umfang geändert, den der Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales 34.48.07.01/99-1/10 vom 02.12.2010 zu den Vereinfachungen im Vergaberecht für Kommunen gesetzt hat. Die Änderungen gelten für alle Vergaben, auch außerhalb des Konjunkturpaketes II. Die Änderung tritt mit Beendigung der Geltungsdauer des Runderlasses außer Kraft. 8
9. Inkrafttreten Diese Vergabeordnung tritt mit dem heutigen Tage in Kraft. Gleichzeitig treten die Vergabeordnung der Stadt Pulheim vom 31.08.1982 außer Kraft. Pulheim, den 23.12.2015 gez. Frank Keppeler Bürgermeister 9