Elektronische Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie via D2D oder Internet Merkblatt für Arztpraxen zur Übermittlung der Koloskopie-Dokumentation durch Datenfernübertragung an die KV Version: 2.3 Stand: 17.07.2012 Version 2.3 Seite 1 von 8 Stand: 17.07.2012
Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG 3 2 VERFAHREN ZUR ELEKTRONISCHEN KOLOSKOPIE-DOKUMENTATION 3 2.1 Welche Übermittlungsarten kann man einsetzen?... 3 2.2 Zeitpunkt der Übermittlung der Dokumentationsdaten... 3 3 DOKUMENTATION VIA D2D 4 3.1 D2D-Anmeldung... 4 3.2 Teilnahmeberechtigung Koloskopie-Dokumentation... 4 3.3 Dokumentation erstellen und mit D2D versenden... 4 3.4 Adressierungsdaten des D2D-Servers der KV Nordrhein... 5 3.5 Ansprechpartner für D2D... 5 4 DOKUMENTATION VIA INTERNET 5 4.1 Technische Grundlagen... 5 4.1.1 Hardware- und Softwarevoraussetzungen 5 4.1.2 Internetadresse 5 4.1.3 Verschlüsselte Verbindung 5 4.2 Teilnahmeberechtigung via Internet / Online-Registrierung... 6 4.3 Bedienungsanleitung... 6 4.4 Verpflichtung zur Pseudonymisierung - Datenschutz... 7 4.5 Dokumentation mit Online-Formularen erstellen... 7 4.6 Verwertungsrecht der Dokumentationsdaten... 7 4.7 Verfügbarkeit der Internetanwendung... 7 4.8 Service / Support für die Internetanwendung... 7 5 ANTRAG KOLOSKOPIE-DOKUMENTATION MIT D2D 8 Version 2.3 Seite 2 von 8 Stand: 17.07.2012
1 Einleitung Für die elektronische Dokumentation der Früherkennungs-Koloskopie stehen zwei Erfassungs- und Übertragungswege zur Verfügung: 1. Erfassung über ein Praxisverwaltungssystem (PVS) - Übermittlung via D2D 1 2. Erfassung und Übertragung über eine Internet-Anwendung (Online-Formulare über eine Internetverbindung an einem Standalone-PC) Die Übermittlung der Dokumentationsdaten kann ausschließlich mit diesen beiden Verfahren 1. und 2. erfolgen. Eine Übermittlung der Dokumentation über Datenträger (Diskette, CD-R) ist nicht möglich. Dieses Merkblatt beschreibt die Anforderungen an die Arztpraxis, die im Rahmen einer Übermittlung zur Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie via Datenfernübertragung (DFÜ) an die KV Nordrhein erfüllt sein müssen. 2 Verfahren zur elektronischen Koloskopie-Dokumentation 2.1 Welche Übermittlungsarten kann man einsetzen? Die Arztpraxis entscheidet, ob die Dokumentation per D2D oder über das Internet mit Online-Formularen auf einem Stand-alone-PC an die KV Nordrhein übermittelt werden soll. a) Gründe für den D2D-Einsatz: Die von der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein entwickelte Kommunikationslösung D2D 2 basiert auf dem PaDok-Konzept des Fraunhofer Institut für Biomedizinische Technik (IBMT) und bildet eine datenschutzkonforme, zwischenärztliche und sogar sektorenübergreifende Telematikplattform. Sie eignet sich damit auch für eine elektronische Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie gegenüber der KV. Dies vor allem dann, wenn bereits - wie bei etlichen Mitgliedern D2D in das PVS zusammen mit einem von der KBV zertifizierten Koloskopie-Modul integriert ist. b) Gründe für Internet-Einsatz: Sofern das Softwarehaus D2D und/oder die Formularerfassung nicht eingebunden hat, Sie aber die Vorteile einer elektronischen Lösung nutzen wollen, sollten Sie sich für die Internet-Lösung entscheiden. Auch diese Lösung ist bei Einhaltung der Hard- und Softwarevoraussetzungen datenschutzkonform und sicher. 2.2 Zeitpunkt der Übermittlung der Dokumentationsdaten Spätestens mit der Abgabe der Quartalsabrechnung, die Leistungen zur Früherkennungs-Koloskopie beinhaltet, sollte sichergestellt sein, dass die Dokumentationsdaten rechtzeitig im Online-Verfahren übers Internet erfasst bzw. via D2D an die KV Nordrhein übermittelt worden sind. 1 D2D = Doctor to Doctor 2 weitere Informationen: www.d2d.de Version 2.3 Seite 3 von 8 Stand: 17.07.2012
3 Dokumentation via D2D 3.1 D2D-Anmeldung Für die Teilnahme an D2D ist eine vorherige Anmeldung zwingend erforderlich. Im Rahmen der Anmeldung erfolgt eine Registrierung mit Vergabe von Softwareschlüsseln, mit denen z.b. die Erzeugung einer elektronischen Signatur möglich ist. Ist D2D als Kommunikationstechnik einmal in der Praxis eingerichtet, kann es auch in der Regel mit vorheriger Genehmigung - für andere Anwendungen verwendet werden, sofern das PVS die Anwendung (z.b. Online-Abrechnung mit D2D) unterstützt. Entsprechende Hinweise und Anmeldeunterlagen befinden sich in dem Merkblatt, das entweder über unsere Internetseiten (www.kvno.de) abgerufen werden kann o- der auf Anforderung auch zugeschickt wird: D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D-Registrierung 3.2 Teilnahmeberechtigung Koloskopie-Dokumentation An der elektronischen Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie können nur berechtigte Anwender teilnehmen. Berechtigte Anwender sind Leistungserbringer, für die seitens der Bezirksstelle eine Genehmigung zur Früherkennungs-Koloskopie vorliegt. Die Berechtigung zur Teilnahme an der elektronischen Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie via D2D bedarf einer schriftlichen Bestätigung seitens der Bezirksstelle. Den Antrag Antrag Koloskopie-Dokumentation mit D2D finden Sie in Kap. 5. 3.3 Dokumentation erstellen und mit D2D versenden Mit dem von der KBV zertifizierten Programm zur Erstellung der Koloskopie- Dokumentation werden die Dokumentationsdaten erfasst. Das XPM-Prüfmodul von der KBV prüft die Daten zusätzlich auf Vollständigkeit und Korrektheit. Die Übermittlung der Dokumentationsdaten an die KV Nordrhein erfolgt komfortabel über die in das PVS integrierte Kommunikationslösung D2D. In der Regel reicht ein Knopfdruck, um die Daten nach Eingabe der jeweiligen PIN an die KV Nordrhein zu versenden. Version 2.3 Seite 4 von 8 Stand: 17.07.2012
3.4 Adressierungsdaten des D2D-Servers der KV Nordrhein Bei der Einrichtung der Datenfernübertragung via D2D wird die Arztpraxis durch das betreuende Softwarehaus unterstützt. Die Eckdaten für die Adressierung der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein bei der elektronischen Dokumentation D2D lauten: ISDN-Einwahlnummer zum D2D-Server der KV Nordrhein: 0211 / 520 580 D2D-Teilnehmer-ID der KV Nordrhein: 0150286 Die Zuordnung der Koloskopie-Dokumentation zur jeweiligen Bezirksstelle erfolgt automatisch. 3.5 Ansprechpartner für D2D Franz-Josef Eschweiler (IT in der Arztpraxis) Telefon: 0211/5970-8008 email: franz-josef.eschweiler@kvno.de 4 Dokumentation via Internet 4.1 Technische Grundlagen 4.1.1 Hardware- und Softwarevoraussetzungen Aus Gründen des Datenschutzes 3 empfiehlt die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein einen Internetzugang auf einem Rechner einzurichten, auf dem keine personenbezogenen Daten gespeichert sind bzw. der vom Praxisverwaltungssystem physikalisch getrennt ist (Stand-Alone-PC). Der Internetzugang kann über eine analoge Leitung oder über ISDN oder über DSL erfolgen. Folgende Browser werden unterstützt: Netscape Navigator ab 6.0, Internet Explorer ab 5.5 und alle aktuellen Versionen von Mozilla (Firefox ) und Opera. 4.1.2 Internetadresse Unter der Internetadresse sind nach dem Anmelden/Einloggen die Online- Formulare zur Vorsorge-Koloskopie verfügbar: https://ekoloskopie-kvno.miqdoc.de/ 4.1.3 Verschlüsselte Verbindung Bei der Anmeldung und bei der Dateneingabe werden die Daten grundsätzlich verschlüsselt übertragen (SSL-Verschlüsselung via https-protokoll). 3 Aus Gründen des Datenschutzes (vgl. 15. Datenschutzbericht der Landesbeauftragten für Datenschutz des Landes NRW) dürfen Rechner mit personenbezogenen Daten zu keinem Zeitpunkt eine Verbindung ins offene Internet haben (Grund: Das Restrisiko durch Viren und Trojaner ist zu hoch auch wenn Schutzmaßnahmen implementiert sind). Version 2.3 Seite 5 von 8 Stand: 17.07.2012
4.2 Teilnahmeberechtigung via Internet / Online-Registrierung Eine Registrierung der Anwender zur Dokumentation der Früherkennungs- Koloskopie via Internet erfolgt ausschließlich online über die angegebene Webseite. Bei der Registrierung wird überprüft, ob für den beantragenden Anwender eine Genehmigung zur Durchführung der Vorsorge-Koloskopie seitens der Bezirksstelle vorliegt. Ist dies der Fall, erfolgt die Zuteilung des Benutzernamens und des Passwortes in der Regel innerhalb von 24 Stunden per email, Telefon oder Fax. Das zugewiesene Passwort muss beim erstmaligen Einloggen geändert werden (Aufforderung erfolgt systemseitig). Mit der Zuteilung des Benutzernamens und des Passwortes ist implizit eine Genehmigung zur Dokumentation der Früherkennungs-Koloskopie via Internet verbunden. Eine schriftliche Mitteilung zur Teilnahmeberechtigung erfolgt nicht. Eingangsmaske nach Aufruf der URL: https://ekoloskopie-kvno.miqdoc.de/ 4.3 Bedienungsanleitung Eine Anleitung zur Bedienung des Dokumentationssystems existiert in drei Formen: als HTML-Version ins Dokumentationssystem integriert als Schnellstart-Hilfe in der Zugangsmail als persönliche telefonische Einführung über die im Kap. 4.8 angegebene Telefonnummer Version 2.3 Seite 6 von 8 Stand: 17.07.2012
4.4 Verpflichtung zur Pseudonymisierung - Datenschutz Im Rahmen der Registrierung / Anmeldung verpflichtet sich der dokumentierende Anwender zur Erfassung von pseudonymisierten Inhalten. Der Anwender unterlässt in diesem Zusammenhang die Angabe von eindeutig personenidentifizierenden Daten in den Freitextfeldern. Über die Notwendigkeit der physikalischen Trennung des Dokumentationssystems von dem PVS aus Datenschutzgründen wurde bereits in Kap. 4.1 hingewiesen. 4.5 Dokumentation mit Online-Formularen erstellen Nach der Online-Anmeldung kann der registrierte Anwender auf vorbereiteten Online-Formularen zum beliebigen Zeitpunkt seine elektronische Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie erstellen. Die Dokumentationsdaten werden online gespeichert und nach Vorgaben der KBV auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft. Bei Fehleingaben erfolgen entsprechende Korrekturhinweise. Die Daten werden der jeweiligen Bezirksstelle zu Abrechnungszwecken automatisch zur Verfügung gestellt. 4.6 Verwertungsrecht der Dokumentationsdaten Das Verwertungsrecht der Dokumentationsdaten liegt ausschließlich bei der KV Nordrhein. Dritte haben weder Zugriff noch Nutzungsrechte. 4.7 Verfügbarkeit der Internetanwendung In der Regel ist der Webserver durchgehend 24 Stunden, sieben Tage die Woche einsatzfähig mit einer Verfügbarkeit von 99% eines Kalendermonats. Ausfallzeiten entstehen durch Wartung und Softwareupdates oder allgemeinen Problemen im Zusammenhang mit der Verfügbarkeit des Internets. 4.8 Service / Support für die Internetanwendung email-service: Ein email-service ist für alle berechtigten Anwender eingerichtet. email-anfragen richten Sie bitte an: voko@kvno.de Telefonische Anfragen: Telefonische Anfragen von montags bis freitags von 07.00 bis 19.00 Uhr richten Sie bitte an: Tel.: 0211-5970-8032 Fax: 0211-5970-9032 Version 2.3 Seite 7 von 8 Stand: 17.07.2012
5 Antrag Koloskopie-Dokumentation mit D2D An Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein Hauptstelle - CoC IT in der Arztpraxis 40182 Düsseldorf FAX-Nr: 0211 / 5970-9321 Hinweis: nur berechtigte Teilnehmer zur Früherkennungs-Koloskopie können einen Antrag stellen. Hiermit beantrage ich die Genehmigung auf Teilnahme an der Dokumentation zur Früherkennungs-Koloskopie mit D2D. In bin bereits registrierter D2D-Anwender. Ich bin noch kein registrierter D2D-Anwender, die ausgefüllte D2D-Anmeldung ist diesem Antrag beigefügt. (Das D2D-Anmeldeformular befindet sich im Merkblatt: D2D-Anmeldung, Merkblatt für Arztpraxen zur D2D- Registrierung siehe auch www.kvno.de) 1. Angaben zum Antragsteller/in Name, Vorname, Titel Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon Telefax Betriebsstätten-Nr. 2. Angaben zur zertifizierten Koloskopie-Software PVS-Hersteller / Firma Name der Software KBV-Prüfnummer zur Koloskopie-Dokumentation Ich bestätige, dass ich ausschließlich die oben bezeichnete zertifizierte Software bzw. deren ebenfalls zertifizierte Folgeversionen verwenden werde. Ort, Datum Unterschrift Vertragsarztstempel Version 2.3 Seite 8 von 8 Stand: 17.07.2012