Handbuch Teil 4
Inhaltsverzeichnis 3... 3 3.1 HOAI Beleg... 3 3.2 APLA... 8
3 3.1 HOAI Beleg HOAI bedeutet Honorarrechnungen für Architekten und Ingenieure. Um mit HOAI arbeiten zu können müssen Sie zunächst einiges im BIZS vorbereiten. Sie gehen in die Stammdaten, HOAI, Leistungsbild. Hier sehen Sie sich nun alle Paragraphen und die Leistungsphasen unten an. Danach gehen Sie in die Honorartafel, wo die Preise für die Leistungsphasen in den entsprechenden Paragraphen abgespeichert sind. Darunter sind dann die Kosten und die Zonen dokumentiert. Des Weiteren existieren unter HOAI die Artikel, die Sie daneben noch anbieten möchte. Das könnten zum Beispiel spezielle Leistungen wie zum Beispiel Vorplanung und Ausführung sein, die Sie nur in Verbindung mit HOAI anbieten möchten. PC-forum GmbH 3
Nach Ihren Voreinstellungen gehen Sie nun in das in den Favoriten zu findende. Sie legen ein neues an und speichern Ihre Informationen wie die Adresse darauf ab. Jetzt klicken Sie auf den Button neue Leistung in der Registerkarte leistung und definieren die Leistung als Gebäude A. Dann tragen Sie noch den Leiter und den Sachbearbeiter ein. Zum Schluss setzen Sie das Häkchen um nach dem Speichern die Registerkarte HOAI freizugeben. Hier beginnen Sie Ihre Eingaben mit dem Paragraphen bei Leistungsbild und wählen die Honorarzone bzw. den Honorarsatz aus. PC-forum GmbH 4
Danach definieren Sie die Annahme, die Schätzung, die Berechnung, den Anschlag und die Feststellung und daneben das entsprechende Datum. Darunter können dann optional Sonderzu- oder Abschläge bestimmt oder nach Paragraph 76 ein Zuschlag vergeben werden. Sie klicken danach einfach auf Schnellberechnung. Alle Werte werden miteinander verrechnet und dann mit oder ohne ZUSCHLAG ausgegeben. In der nächsten Registerkarte, den Leistungsphasen mit HOAI werden über HOAI erstellen unten alle Leistungsphasen aus dem Paragraphen geladen. Bei Herkunft können Sie prüfen woher BIZS den Wert nimmt wie zum Beispiel aus der Berechnung. Falls Sie jetzt Abweichungen vom vereinbarten Satz haben können Sie diese pro Position ändern. Über Klick auf den Button Nebenkosten Für Alle Übernehmen kann dies ebenfalls in der Tabelle eingestellt werden. Unten wird dann bereits das Honorar im Detail ausgegeben. Über den entsprechenden Button links können Sie dies auch drucken. Sie haben Ihre leistung fertig erstellt und speichern jetzt noch eine ohne HOAI auf Ihr ab. PC-forum GmbH 5
Sie nennen sie zum Beispiel Gebäude B, gehen direkt in die Leistungsphasen und definieren meine Positionen inklusive Menge und pauschalen Nebenkosten oder aber Nebenkosten in Prozent. Berechnen können Sie dies dem Kunden unter, Beleg. Hier starten Sie Ihre Eingaben über Neuanlage und Auswahl der Belegart wie zum Beispiel Angebot, Auftrag, Rechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung oder Gutschrift. Wir möchten nun ein Angebot erstellen. Sie wählen das von Ihnen eingestellte aus, woraufhin die Adresse automatisch geladen wird und Sie auch Ihre restlichen Informationen eintragen können. PC-forum GmbH 6
Nach dem Speichern springen Sie in die Registerkarte Vor- und Nachtexte und laden sich aus den Stammdaten, Texte Ihre gewünschten in die Maske. Das Ausfüllen der Belegpositionen erfolgt dann ganz einfach über Aus Erstellen und Sie können über das Plus alles nocheinmal nachkontrollieren. Weiterverarbeitet werden kann dann alles über kopieren und ändern der Belegart bzw. optionaler Korrektur der Positionen. Wenn Sie jetzt dem Kunden die erste Abrechnung zukommen lassen möchten, müssen Sie zunächst in das springen und dort in der leistung Gebäude A und der Registerkarte leistungsphasen mit HOAI die einzelnen Positionen über das Plus aufklappen und den Leistungsstand mit Datum und Sachbearbeiter eintragen. PC-forum GmbH 7
Das machen Sie dann genauso mit dem Gebäude B. Zurück im Beleg wählen Sie kopieren an und verändern dann die Belegart in Teilrechnung. Danach springen Sie erneut in die Positionen und klicken auf Aus Erstellen. Bei der nächsten Teilrechnung müssen Sie erneut kopieren drücken bzw. die Belegart verändern. Über ermittle Zahlungen in der Registerkarte AZ/SZ können Sie dann Ihre erste Teilrechnung ansehen. Jetzt können Sie alles über den Button Seitenansicht ausdrucken, ins WORD ausgeben lassen oder direkt in den Dokman abspeichern. 3.2 APLA Die Abkürzung APLA bedeutet Auslastungsplanung. Um diese benutzen zu können müssen Sie einige Voreinstellungen treffen. Dazu rufen Sie in den Stammdaten, Mitarbeiter, Mitarbeiter Ihren gewünschten auf und aktivieren ihn dann in der Registerkarte Sonstiges mit dem Häkchen für die APLA. Wenn dieser zudem noch e buchen darf, setzen Sie ebenfalls das entsprechende Häkchen. PC-forum GmbH 8
Außerdem müssen Sie in den Stammdaten, Zeit, Mitarbeiterperioden für Ihren gerade eingestellten eine Periodentabelle anlegen. Sie könnten nun über Auswahl des Mitarbeiters und dem Jahr prüfen, ob eine solche bereits existiert. Falls nicht erstellen Sie sie über Neuanlage, wobei die Zeile 0 die Einbuchperiode und die Zeilen 1-12 die Monate darstellen. Sie beginnen nun damit für alle Werktage 8 Stunden festzusetzen. Weiter hinten bestimmen Sie dann bei ATG das diese 8 Stunden immer 1 Arbeitstag für den Mitarbeiter sind. Außerdem bestimmen Sie wie viele Tage Urlaub der Mitarbeiter bekommt und setzen die Periode auf aktiv. Falls Sie zudem einen Verrechnungssatz definieren möchten machen Sie das ebenfalls in der entsprechenden Spalte. Danach markieren Sie die Zeile null, klicken auf Periode Kopieren und übernehmen alles auch in die anderen Zeilen. Als letzte Voreinstellung rufen Sie sich das, welches Sie für die APLA buchen möchten aus, und bestimmen in der Registerkarte Sonstiges/Biplan die Kalkulation. PC-forum GmbH 9
bedeutet, dass Sie dann alles nur auf die nummer buchen können. leistung ermöglicht Ihnen die Gewerke miteinzubeziehen und leistungsphase berücksichtigt zudem die Unterteilung der Gewerke. leistungsphase leistung leistungsphase leistungsphase leistung leistungsphase leistungsphase leistungsphase leistungsphase PC-forum GmbH 10
Wir suchen nun die Option leistung aus. Sie rufen sich Auslastungsplanung im Menüpunkt auf. Hier wählen Sie die nummer und danach die Leistung aus. Der Button Speichern oben wird freigeschaltet, da Sie ja definiert haben, dass Sie nur bis zur leistung kalkulieren möchten. Darunter geben Sie dann direkt in der Tabelle Ihren für die APLA voreingestellten Mitarbeiter an. Sie bestimmen also zum Beispiel, dass er im Januar 35 Stunden, im Februar 40 usw. bei Soll hat. Die Ist Stunden kommen dann aus den Tageszetteln. Unten wird dann nocheinmal alles im Detail ausgegeben. Die Soll Stunden werden aus dem übernommen und die geplante Soll Zeit sind die Stunden die Sie oben in der Tabelle eingetragen haben. Die verbrauchte Zeit sind die Stunden aus dem Tageszettel und der Rest wird ebenfalls angezeigt. Ausdrucken können Sie dann alles nach Soll oder Ist Zeit. PC-forum GmbH 11
Wenn Sie wissen möchten wo der Mitarbeiter zum Beispiel im Januar eingeplant ist, klicken Sie rechts und gehen dann auf Mitarbeiterplanung. PC-forum GmbH 12