UMSTELLUNG AUF DAS SEPA-ZAHLUNGSWESEN Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, die Ihnen bei der Umstellung vom DTAUS- auf das SEPA-Zahlungswesen in Stotax Gehalt und Lohn zur Verfügung stehen. EINFÜHRUNG Gehalt und Lohn ist seit einigen Jahren in der Lage, sowohl SEPA- als auch DTAUS-Exportdateien zu erzeugen. Diese Exportdateien können dann z.b. in ein Online-Bankingprogramm eingelesen und die enthaltenen Überweisungen an das Arbeitgeber-Geldinstitut übermittelt werden. Die nationalen DTAUS-Exportdateien enthalten dabei als Kontoinformationen BLZ und Kontonummern, während die europäischen SEPA-Exportdateien BIC und IBAN enthalten. Als Entgeltabrechnungsprogramm unterstützt Gehalt und Lohn den elektronischen Export von Überweisungen z.b. an Krankenkassen, Finanzämter, Arbeitnehmer und Versicherungsträgern. Zudem werden in der Auszahlungsliste die Kontoverbindungen sowohl zur Kontrolle als auch zur schnellen Erfassung von manuellen Buchungen angedruckt. Die Verwaltung von einziehenden Lastschriften, mit denen der Arbeitgeber Lastschriften zu Gunsten seines Kontos realisiert, ist für die Entgeltabrechnung ohne Bedeutung und wird daher von Gehalt und Lohn nicht unterstützt. Für abgehende Lastschriften, etwa an Krankenkassen oder Finanzämter, werden selbstverständlich in der Auszahlungsliste die entsprechenden Beträge mit Lastschriftvermerk aufgeführt, aber es erfolgt kein programmseitiges Lastschriftenmanagement, da dies regelmäßig im Rechnungswesen angesiedelt ist. SCHRITTE ZUR SEPA-UMSTELLUNG Bei der Umstellung vom nationalen auf das europäische Überweisungsverfahren müssen daher folgende Punkte berücksichtigt werden: Die Bankenstammdaten benötigen zusätzlich zur nationalen Bankleitzahl (BLZ) die internationale SWIFT-BIC (BIC). Alle verwendeten Kontoverbindungen müssen zusätzlich nur Kontonummer um die International Bank Account Number (IBAN) ergänzt werden. In Gehalt und Lohn ist bei jeder Kontoverbindung die Art des Zahlungswegs hinterlegt. Beim Erstellen der DTAUS- bzw. SEPA-Zahlungsdatei werden jeweils nur die Überweisungen mit dem entsprechenden Zahlungsweg erfasst. Wenn ein Arbeitgeber von der DTAUS- auf die SEPA-Zahlungsdatei umgestellt werden soll, muss also der Zahlungsweg bei allen relevanten Kontoverbindungen geändert werden.
SEITE 2 VON 6 PRÜFLAUF ZUR VOLLSTÄNDIGKEITSKONTROLLE Stotax Gehalt und Lohn bietet Ihnen auf der Dialogmaske Arbeitgeber-Auswahl die Möglichkeit, einen Vollständigkeitsprüflauf auf den aktuell markierten oder alle Arbeitgeber durchzuführen: Der Prüfumfang des Vollständigkeitslaufs umfasst: Banken Alle Änderungszeitpunkte aller angelegten Banken. Krankenkassen Arbeitgeber Finanzämter Arbeitnehmer Nur Krankenkassen ohne Ausblendedatum. Nur den aktuellsten Änderungszeitpunkt sowie alle Änderungszeitpunkte im aktuellen Jahr (Systemdatum). Bezüglich des Zahlungswegs die Besonderheit, dass bei einem Arbeitgeber mit abweichenden Zahlungsweg laut Krankenkassen-Stammdaten auch nur der abweichende Zahlungsweg geprüft wird, nicht der Hauptzahlungsweg der Krankenkasse. Ggf. nur den markierten Arbeitgeber. Nur den aktuellsten Änderungszeitpunkt sowie alle Änderungszeitpunkte im aktuellen Jahr (Systemdatum). Nur das Finanzamt des Arbeitgebers sowie ggf. Finanzämter von Betriebsstätten mit eigener Lohnsteueranmeldung Nur im aktuellsten Änderungszeitpunkt des Arbeitgebers sowie in allen Änderungszeitpunkte im aktuellen Jahr (Systemdatum). Alle Arbeitnehmer des Arbeitgebers, die nicht
SEITE 3 VON 6 ausgetreten sind und die nicht bei der Schnellauswahl unterdrückt werden. Nur den aktuellsten Änderungszeitpunkt sowie alle Änderungszeitpunkte im aktuellen Jahr (Systemdatum). Entgeltbestandteile Die folgenden Entgeltbestandteile für die Arbeitnehmer des Arbeitgebers, die nicht ausgetreten sind und nicht bei der Schnellauswahl unterdrückt werden. Nur die in den Arbeitnehmer-Stammdaten des aktuellsten Änderungszeitpunkts hinterlegten Entgeltbestandteile werden berücksichtigt. Die geprüften Entgeltbestandteile sind: - vermögenswirksame Leistungen (VWL) - Direktversicherung - Pensionskasse/-zusage - Unfallversicherung - Unterstützungskassen - Pensionsfonds - Netto-Überweisung Die Prüfung auf eine fehlende IBAN wird bei nur bei Bankzahlung vorgenommen; eine Bankzahlung entspricht den Zahlungswegen Banküberweisung, DTAUS oder SEPA. Die Prüfung auf den Zahlungsweg DTAUS wird nur dann vorgenommen, wenn eine relevante Bankverbindung angegeben ist.
SEITE 4 VON 6 ARBEITGEBER-STAMMDATEN: INFOLOHNARTEN In den Arbeitgeber-Stammdaten stehen Ihnen auf der Dialogmaske Bankverbindung 1 weitere Optionen für die SEPA-Umstellung zur Verfügung: Sie können hier auswählen, welche der folgenden Infolohnarten bei den Arbeitnehmern mit Bankzahlung angedruckt werden sollen. Bankzahlung bedeutet dabei, dass in den Arbeitnehmer-Stammdaten als Zahlungsweg Banküberweisung, DTAUS oder SEPA ausgewählt ist. Der Wortlaut der zweizeiligen Infolohnarten zum Fehlen der IBAN ist: - Die Überweisungen erfolgen in Kürze nur über das neue SEPA-Verfahren. - Teilen Sie uns daher bitte die IBAN Ihrer Kontoverbindung mit. Der Wortlaut der zweizeiligen Infolohnarten zum SEPA-Zahlungsweg ist: - Die Überweisungen erfolgen in Kürze nur über das neue SEPA-Verfahren. - Kontrollieren Sie daher bitte die IBAN Ihrer Kontoverbindung. Die Infolohnarten der ersten Variante wären z.b. dann sinnvoll, wenn Sie die IBAN ihrer Arbeitnehmer manuell erfassen möchten und somit die Arbeitnehmer zur Abgabe der IBAN auffordern möchten. Die Infolohnarten der zweiten Variante könnten z.b. dann sinnvoll sein, wenn Sie sich - trotz der Sicherheitshinweise - für einen maschinellen IBAN-Erzeugungslauf entschieden haben und nun die Arbeitnehmer darauf hinweisen möchten, die IBAN gegenzuprüfen. Alternativ oder ergänzend zu diesen Infolohnarten können Sie natürlich den Entgeltbestandteil Drucktext verwenden, um auf der Abrechnung einen individuellen Text anzudrucken.
SEITE 5 VON 6 ARBEITGEBER-STAMMDATEN: SCHNELLUMSTELLUNG Für den Fall, dass Sie so viele Arbeitnehmer abrechnen, dass eine manuelle Umstellung oder sogar das Ergänzen der Kontoverbindungen um die IBAN nicht in Frage kommt, stehen Ihnen in den Arbeitnehmer-Stammdaten unter Bankverbindung 1 zudem noch Schnellumstellungsläufe zur Verfügung: Es wird dann folgende SEPA-Schnellumstellungsmaske geöffnet:
SEITE 6 VON 6 In dieser weitestgehend selbsterklärenden SEPA-Schnellumstellungsmaske können Sie die einzelnen Umstellungsschritte auch automatisch vornehmen, ohne die einzelnen Stammdaten öffnen und ändern zu müssen. Der Prüf- und Änderungsumfang der SEPA-Schnellumstellungsmaske entspricht dem des oben beschriebenen Prüflaufs zur Vollständigkeitskontrolle. Es werden also z.b. nur die dort genannten Bankverbindungen und Änderungszeitpunkte berücksichtigt. Bitte beachten Sie allerdings unbedingt den Sicherheitshinweis und Haftungsausschluss insbesondere zur IBAN-Umstellung: In der Regel sollte immer nur die IBAN verwendet werden, die die kontoführende Bank selbst erstellt und mitgeteilt hat. Grundsätzlich wird zwar eine IBAN aus BLZ und Kontonummer erzeugt, aber da in der 22-stelligen IBAN zusätzliche Stellen zur Verfügung stehen, haben einige Banken auch z.b. Unterkonteninformationen einfließen lassen. Diese IBAN können von uns nicht korrekt erzeugt werden und können bei Überweisungen zu Fehlbuchungen führen. Falls Sie dennoch eine automatische Umstellung vornehmen, müssen die erzeugten IBAN vor der ersten Überweisung unbedingt manuell gegengeprüft werden.