Wissenstransfer der Mitarbeiter geht, das Wissen bleibt Eine Anleitung für KMU, um dem Wissensverlust beim Ausscheiden von Fach- und Führungskräften begegnen zu können Buchholz, 18.04.2012 1
Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 2
Spezialisiert auf den Umgang mit Wissen in Unternehmen, realisieren wir Personal- und Organisationsentwicklung aus zwei Perspektiven Rechtsform IWO Keller GmbH Marken Alleinstellungsmerkmal und Lernfeld 3
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Unser Leistungsangebot: Die relevanten Ansatzpunkte zur Optimierung von Wissensorganisationen 1 4 5 6 7 8 1. WissensNavigator: Analyse/Steuerung 2. Prozessoptimierung mit Wissensfokus 3. Wissen in der Projektarbeit 2 4. Best Practice-Transfer 5. Wissensbasen 3 6. Personalwechsel/schnelle Einarbeitung 7. Persönliches Wissensmanagement 8. Business Netzwerke Individuelle Wissensmanagement-Beratung 5
Die Referenzen weisen uns als Experten im Bereich Wissensmanagement für alle Organisationsformen aus OWL Marketing GmbH ZDF 6
Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 7
Durch das Ausscheiden von Fach- und Führungskräften kommt auf die Organisationen ein erheblicher Wissensverlust zu Ausgangssituation Bedeutung der Demografische Entwicklung für den Faktor Wissen wird unterschätzt Frühzeitige Wissenssicherung/ -transfer schafft Sicherheit Methode und Ergebnisse 8
Die Vorgehensweise für den Wissenstransfer bei Personalwechsel muss auf eine Vielzahl von Szenarien eingehen Neben der demografischen Entwicklung führt auch die allgemeinen Fluktuation bei Mitarbeitern zum Verlust von Wissen Altersstruktur der Belegschaft Unternehmernachfolge Vorruhestand älterer Fachund Führungskräfte Erreichen des Pensionsalters Fluktuation der Mitarbeiter Kündigung Reorganisation Expansion Beförderung Krankheit Elternzeit Ob vorübergehend oder auf Dauer: Verlassen Fach- und Führungskräfte die Organisation, bleibt oft nicht mehr als ein leerer Stuhl zurück. 9
Wenn wir über Wissenstransfer reden, sind die zwei Zustände des Wissens zu beachten Explizites Wissen 10%* Dokumentiertes, beschriebenes, ausgesprochenes und konkretisiertes Wissen. Explizites Wissen ist mit seiner Dokumentation nicht mehr an den Menschen gebunden.** Implizites Wissen 90%* Implizites Wissen ist in der Regel nicht dokumentiert und lässt sich häufig nur verbal oder bildhaft beschreiben. Implizites Wissen, auch Erfahrungswissen genannt, ist an Menschen gebunden.** * Quelle: Wuppertaler Kreis, 2000 ** Quelle: Knowman.it 10
Der Wissenstransfer gelingt nur, wenn die Mitarbeiter die Informationen auch in ihre Erfahrungskontexte einbauen können Information Erfahrungskontext Wissen Welche Erfahrungskontexte liegen vor? Passen die Informationen zu den Erfahrungskontexten? Wie kann überprüft werden, ob sich das richtige Wissen gebildet hat? 11
Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 12
Wissen sollte nicht als schwarzer Monolith gesehen, sondern in logische Wissenskategorien unterteilt werden Firmenspez. Erfahrungswissen (Produkte, Prozesse etc.) Methoden, Verfahren Techniken Informationsquellen Projekthistorie und -dokumentation Lessons Learned Projektteam 13
Ein strukturiertes Vorgehen auf zwei Ebenen ermöglicht die umfassende Sicherung von Erfahrungswissen Das Vorgehen lässt sich sowohl für den geplanten als auch ungeplanten Fachund Führungskräftewechsel anwenden Bedrohtes Wissen lokalisieren und bewerten Ausgewähltes Wissen erfassen und transferieren Regelprozesse und -aktivitäten implementieren Vorbereitung Erfassung Wissens- übergabe Evaluation Konkreter Transferfall 14
Neben einer Altersstrukturanalyse halten wir ein Ampelsystem für eine sinnvolle Maßnahme grün Das Wissen ist allgemein oder das Wissen ist bei vielen Mitarbeitern vorhanden oder das Wissen ist nicht relevant oder das Wissen lässt sich schnell wiederaufbauen. Ein Wissenstransfer ist nicht erforderlich In manchen Teilbereichen ist das Wissen spezifisch,, selten, hochrelevant und schwer wiederaufzubauen gelb rot Der Wissenstransfer ist für einzelne Wissensaspekte erforderlich Das Wissen ist hochspezifisch und das Wissen ist sehr selten und das Wissen ist hochrelevant für das Unternehmen und das Wissen lässt sich sehr schwer wiederaufbauen. Ein umfangreicher Wissenstransfer ist erforderlich 15
Mittels Wissenslandkarte wird innerhalb kurzer Zeit ein Transferplan erzeugen, der priorisiert und nichts vergisst Relevanz Konkreter Transferfall Transferplan Wissenslandkarte Wissensübergabe 16
Der Transferplan enthält üblicherweise Maßnahmen, die konkretes Wissen transferieren aber auch die Organisation entwickeln helfen Arbeitsorganisation Projektwissen Initiierung Planung Ausführung Monitoring & Controlling Abschluss Persönliches Netzwerk Fachwissen 17
dabei ist zu beachten, dass sowohl die Wissensempfänger als auch die verwendeten Methoden sehr unterschiedlich sein können Individueller Transfer (ggf. moderiert) Mitarbeiter schulen Mitarbeiter Team- Transfer (ggf. moderiert) Lerntandems Wir von der Geschäftsleitung waren natürlich gespannt, wie sich der Prozess einer effizienten Wissensübergabe gestalten lässt. Unser Fazit ist durchweg positiv. Die neue Führungskraft hat sich toll eingearbeitet. B. Klaß, CONTA-CLIP 18
Für die Wissensübergabe kommen eine Vielzahl von Transfermethoden in Betracht: eine strukturierte Auswahl 5.1. Schwerpunkt: Mensch zu Mensch 5.1.1. Individueller Transfer (ggf. moderiert) 5.1.2. Team-Transfer (ggf. moderiert) 5.1.3. Mitarbeiter schulen Mitarbeiter 5.1.4. Lerntandems 5.1.5. Mentoring (Coaching) 5.2. Schwerpunkt: Organisation 5.2.1. Projekt- und Prozessmanagement 5.2.2. Checklisten (To Dos, Termine) 5.2.3. Steckbriefe (Projekte, Personen) 5.2.4. Erfahrungsaustausch über Arbeitskreise ( Community of Practice ) 5.3. Schwerpunkt: Technologie 5.3.1. Zentrale Laufwerke/Ablagestruktur 5.3.2. Datenbanken/Wikis 5.3.3. Zentrale Adressverwaltung (CRM) 5.3.4. Screencast 5.3.5. Bild- und Tonaufnahme (Video und Audio) 19
Agenda 1 Kurzvorstellung ck2 2 Einige relevante Grundlagen 3 Generelle Vorgehensweise beim Wissenstransfer 4 Umsetzungsempfehlung und Ausblick 20
Unser favorisiertes Vorgehen befähig die Organisation, den Wissenstransferprozess eigenständig zu realisieren 1. Schritt: Pilotprojekt(e) durchführen Ziel1: Unmittelbaren Wissenstransfer durchführen Ziel 2: Authentische Fallbeispiele für den Leitfaden erzeugen 2. Schritt: Leitfaden für den Wissenstransfer erstellen Empfänger: Führungskräfte und Prozessbegleiter Inhalt: Vorgehen, Motivation, Fragenkatalog, Transfermethoden 3. Schritt: Schulung(en) zum Leitfaden Wissenstransfer durchführen Zielgruppen: Führungskräfte und Prozessbegleiter Ziel: Hilfe zur Selbsthilfe 21
Zitat Wenn in Afrika ein alter Mann stirbt, verbrennt mit ihm eine ganze Bibliothek. Afrikanischer Schriftsteller Amadou Hampaté Ba (1900 1991) 22
Haben Sie noch Fragen? Dann sprechen Sie uns an! ck2 Beratung für Wissensmanagement Dipl.-Ing. (FH) Christian Keller Ritterstr. 19 33602 Bielefeld E-Mail: keller@ck2wissen.de Web: www.ck2wissen.de www.wissensexzellenz.de www.gildenhaus-seminare.de 23