Kapitel 5 E-Mail mit Outlook Express Über ein Netzwerk können Sie Nachrichten mit anderen Benutzern austauschen. Diese elektronischen Briefe (E-Mail) erleichtern die Kommunikation und vielen Fällen, sind schnell und billiger als z.b. Telefonate. Um Nachrichten mit einer anderen Person auszutauschen, müssen Sie und auch der Empfänger direkt (Firmennetzwerk) oder indirekt (Internet) mit dem Netzwerk verbunden sein. Ausser einer Netzwerkkomponente benötigen Sie (und natürlich auch der Empfänger) eine eindeutige E-Mail-Adresse und einen sogenannten Internet-Serviceprovider (ISP). Die E-Mail-Adresse besteht normalerweise aus Ihrem Namen, der Domäne des ISP und der Länderkennung. Ihr Name wird vom Rest der Adresse durch das @-Zeichen getrennt (AltGr-Taste + Q drücken). Ein Beispiel: HeinzMustermann@t-online.de Des weiteren benötigen Sie eine Software, mit der Sie E-Mails verfassen und senden bzw. empfangen und lesen können. Die heutigen Programme bieten Ihnen viele Möglichkeiten, die Sie auch aus den Textverarbeitungsprogrammen kennen. Der ISP ist immer mit dem Internet verbunden. Sie können also jederzeit E-Mails verschicken und empfangen. Sollte der Computer des Empfängers nicht eingeschaltet sein, werden die E-Mails nicht gelöscht sondern solange gespeichert, bis Sie abgerufen werden. Je nachdem, welchen Provider Sie nutzen, können Sie Ihre E-Mails von jedem Computer mit den oben genannten Voraussetzungen abrufen. In der Regel müssen Sie sich aber vorher mit einem von Ihnen gewählten Passwort anmelden um ein unbefugtes Abrufen zu verhindern. Mit einem Telefax-Gerät können Sie Dokumente und Bilder über die Telefonleitung verschicken. Das übersandte Dokument kann aber nur mit einigem Aufwand z.b. in Word weiter verarbeitet werden. Einfacher geht es auch hier mit der E-Mail. Hängen Sie die Dokumente als Datei an Ihre E-Mail an und der Empfänger kann die Datei dann z.b. in Word öffnen und bearbeiten. Outlook Express starten Klicken Sie doppelt auf das Symbol oder gehen Sie über START PROGRAMME OUTLOOK EXPRESS. Sie können auch im Internet Explorer auf das Symbol klicken und den Befehl E-Mail LESEN wählen. Wenn Sie bereits online sind, also eine Verbindung zum Internet besteht, wird sofort eine Verbindung zum Mail-Server hergestellt und geprüft, ob neue E-Mails vorliegen. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 44
Haben Sie keine Verbindung zum Internet, erscheint das folgende Dialogfenster: Wenn Sie keine neuen Nachrichten abrufen, sondern nur die vorhandenen lesen und neue verfassen möchten klicken Sie auf die Schaltfläche. Es erscheint ein Dialogfenster mit einer Fehlermeldung: Hier wird Ihnen mitgeteilt, dass keine Verbindung hergestellt werden konnte und deshalb keine E-Mails abgerufen wurden. Schliessen Sie das Fenster durch Klick auf die Schaltfläche Wenn Sie aber eine Verbindung zum Internet herstellen möchten, klicken Sie im ersten Dialogfenster auf die Schaltfläche Das folgende Dialogfenster erscheint: IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 45
Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Klicken Sie dann auf Um eine Verbindung zum Internet herzustellen. Wenn das Kennwort für spätere Sitzungen gespeichert werden soll, klicken Sie einmal an der entsprechenden Stelle um das Häkchen in das Kästchen zu setzen. Da Sie das Programm aber erst einmal kennen lernen sollen, benötigen Sie keine Verbindung zum Internet, Sie arbeiten also offline. Das Anwendungsfenster Sie können Outlook Express vom Aussehen an Ihre Bedürfnisse anpassen (Klicken Sie vorher auf den Posteingang). Funktionen, die Sie oft benötigen werden eingeblendet und Funktionen, die Sie nicht so häufig benötigen, blenden Sie einfach aus. So kann es vorkommen, dass zwei Personen, die mit dem Programm arbeiten, völlig unterschiedliche Bildschirmanzeigen erhalten. Für die folgenden Kapitel richten Sie Outlook Express über das Menu ANSICHT LAYOUT folgendermassen ein: Sie setzen und entfernen die Häkchen in den Kontrollkästchen, in dem Sie einmal auf das entsprechende Kästchen klicken. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf um die Einstellungen zu übernehmen und das Dialogfenster wieder zu schliessen. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 46
Sie sehen nun das Anwendungsfenster vor sich: Titelleiste Menuleiste Symbolleiste Nachrichtenliste Ordnerliste Vorschaufenster Statusleiste Das Fenster ist in vier Teile untergliedert: Menu- und Symbolleiste, Nachrichtenliste, Ordnerliste und Vorschaufenster. Ordnerliste Die Ordnerliste enthält standardmässig die folgenden fünf Ordner: IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 47
Posteingang Postausgang Alle E-Mails, die an Sie gesendet wurden, werden in diesem Ordner abgelegt. Wird der Ordner in fetter Schrift dargestellt, besagt dies, das sich noch ungelesene Mails (in Klammern steht die Anzahl) im Ordner befinden In diesem Ordner werden die Mails, die Sie verfasst, also geschrieben haben, gespeichert, bis Sie diese versenden Gesendete Objekte Hier werden Kopien der Mails, die Sie verschickt haben, abgelegt Gelöschte Objekte In diesem Ordner legen Sie die nicht mehr benötigten Mails aus den Ordnern Posteingang und Gesendete Objekte ab Entwürfe Ordner erstellen Wenn Sie eine Mail noch nicht fertiggestellt haben und erst später versenden möchten, speichern Sie diese in diesem Ordner Damit nicht alle E-Mails in einem Briefkasten landen, können Sie sich auch weitere Ordner selbst erstellen. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu DATEI NEU ORDNER, drücken das Tastaturkürzel Strg+Umschalten+E oder führen einen Rechtsklick auf aus und wählen den Befehl aus dem erscheinenden Kontextmenu. Wenn Sie auf Rechtsklicken, steht Ihnen der Befehl nicht zur Verfügung. Wenn Sie einen der vorhandenen Ordner markiert haben, bewirkt der Befehl, dass Sie einen Unterordner in dem markierten Ordner erstellen. Legen Sie im Ordner Posteingang einen Unterordner mit dem Namen an. Legen Sie noch einen weiteren Unterordner mit dem Namen Geschäftlich an. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 48
Ordner löschen Wenn Sie einen Ordner nicht mehr benötigen, können Sie diesen löschen. Beachten Sie aber, dass alle in dem Ordner vorhandenen E-Mails ebenfalls gelöscht werden. Markieren Sie den Ordner, den Sie löschen möchten und wählen aus dem Menu DATEI ORDNER LÖSCHEN oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenu. Sie können ebenfalls die Entf-Taste drücken oder auf das Symbol klicken. Löschen Sie jetzt den Unterordner Geschäftlich, den Sie gerade erstellt haben. Es erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie durch Klick auf bestätigen. Ordner umbenennen Wenn Sie mit dem vergebenen Namen nicht zufrieden sind, benennen Sie den entsprechenden Ordner einfach um. Markieren Sie den Ordner und wählen den Befehl aus dem Menu DATEI ORDNER UMBENENNEN oder aus dem Kontextmenu. Sie können den Ordner auch zweimal anklicken (kein Doppelklick) und dann den neuen Namen eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. Benennen Sie den Ordner Privat in Meine Mails um. Sie können nur die von Ihnen erstellten Ordner löschen oder umbenennen. Die Standardordner können nicht geändert oder gelöscht werden. Die Nachrichtenliste Öffnen Sie den Ordner Posteingang, in dem Sie in der Ordnerliste einmal auf den Ordner klicken. Am oberen Rand der Nachrichtenliste sehen Sie eine Leiste, die Ihnen Details zu den E-Mails anzeigt. Markierung einer Nachricht Eine E-Mail mit Dateianhang Gibt die Art der Dringlichkeit an. Das Symbol signalisiert eine ungelesene und eine gelesene Mail. Zusätzlich werden neue, dass heisst ungelesene Mails fett dargestellt. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 49
Spaltenbreite verändern Sie können die Spaltenbreite der einzelnen Spaltenköpfe in der Breite verändern. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der Spalte, die Sie vergrössern oder verkleinern möchten. Sobald sich der Mauszeiger in einen waagerechten Doppelpfeil mit einer senkrechten Linie verwandelt, drücken Sie die Maustaste, halten diese gedrückt und ändern die Breite. Wenn die Breite Ihren Wünschen entspricht, lassen Sie die Maustaste wieder los. Spalten anpassen Sie können die Spalten der Nachrichtenliste für jeden Ordner einzeln anpassen. Standardmässig sind die wichtigsten Spalten bereits eingefügt. Wenn Sie zusätzliche einfügen möchten, gehen Sie in das Menu ANSICHT SPALTEN oder führen einen Rechtsklick auf den Spaltenkopf aus und wählen den Befehl aus dem Kontextmenu. In dem sich öffnenden Dialogfenster sehen Sie die Spalten, die angezeigt werden und die, die Sie noch zusätzlich auswählen können: Wenn Sie eine Spalte nicht mehr anzeigen möchten, entfernen Sie durch Klick das Häkchen vor der entsprechenden Spaltenbezeichnung oder Sie benutzen die Schaltflächen Spalten verschieben Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten ändern möchten, markieren Sie die Spalte im Dialogfenster Spalten und klicken auf oder auf bis Sie die richtige Reihenfolge eingestellt haben. Die Spalten auf der linken Seite von oben nach unten gesehen werden im Anwendungsfenster von links nach rechts angezeigt. Wenn Sie lieber mit der Maus arbeiten, ziehen Sie die Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die Stelle, wo Sie erscheinen soll und lassen dort die Maustaste wieder los. Um wieder die Standardeinstellungen herzustellen, klicken Sie im Dialogfenster Spalten auf die Schaltfläche. Fügen Sie jetzt die Spalte Grösse ein und passen die Spalten gemäss der Abbildung an. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 50
Sortieren Wenn sich in der Nachrichtenliste viele E-Mails befinden, können Sie diese sortieren, und zwar auf- oder absteigend. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, nach dem Sie sortieren möchten. Rechts neben der Bezeichnung erscheint ein kleiner Pfeil. bedeutet absteigende und aufsteigende Sortierung. Die Befehle finden Sie ebenfalls im Menu ANSICHT SORTIEREN NACH und im Kontextmenu (Rechtsklick auf den Spaltenkopf). Das Vorschaufenster Klicken Sie eine Nachricht in der Nachrichtenliste an, so wird sie im Vorschaufenster angezeigt. Möchten Sie sich eine andere E-Mail ansehen, so markieren (anklicken) Sie diese einfach. Zwischen der Nachrichtenliste und dem Vorschaufenster befindet sich eine Leiste mit zusätzlichen Informationen zur geöffneten E-Mail. Sie können hier erkennen, von wem die Mail gekommen ist und an wen sie gerichtet ist. Ausserdem erscheint der Betreff, also in kurzen Worten worum es in der Mail geht und ein Symbol, wenn die Mail einen Dateianhang erhält. Wenn Ihnen der Bereich des Vorschaufensters zu klein ist, können Sie diesen einfach mit der Maus vergrössern. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die waagerechte Trennlinie bis er sich in einen Doppelpfeil verwandelt. Ziehen Sie das Fenster dann mit gedrückter linker Maustaste nach oben oder unten, bis Sie die gewünschte Grösse eingestellt haben und lassen dann die Taste wieder los. Sie ändern hiermit natürlich auch gleichzeitig die Grösse der Nachrichtenliste. Wenn Sie eine umfangreiche E-Mail erhalten haben, können Sie diese auch in einem separaten Fenster öffnen. Klicken Sie einfach doppelt auf die entsprechende Mail in der Nachrichtenliste und ein neues Fenster wird geöffnet. Dieses Fenster können Sie als Vollbild darstellen (maximieren), als Symbol in der Taskleiste ablegen (minimieren) oder auch wieder schliessen (Outlook Express bleibt jedoch weiter geöffnet). Benutzen Sie für diese Aktionen die Symbole oben rechts im Fenster. IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 51
Der Ordner Outlook Express Beim Starten von Outlook Express wird standardmässig der Ordner Outlook Express geöffnet. Hier können Sie schnell auf bestimmte Funktionen zugreifen: 1. Wechseln zum Ordner Posteingang 2. Neue E-Mail verfassen 3. E-Mails lesen 4. Konto für News Groups erstellen 5. Adressbuch öffnen 6. Personen und deren Adressen im Adressbuch suchen 7. Einstellen, dass der Ordner Posteingang standardmässig geöffnet wird 8. Nach erhaltenen E-Mails suchen 9. Identitäten verwalten und wechseln 10. Tipp des Tages ausblenden 11. Zum nächsten/vorherigen Tipp wechseln IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 52
8 9 10 1 3 2 4 5 6 7 11 Sie brauchen Hilfe Wenn Sie bei der Arbeit mit Outlook Express Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für- Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Outlook Express. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN INHALT UND INDEX oder über die F1-Taste. Öffnen Sie einmal die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten. Im Register Inhalt sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol doppelklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 53
einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet Outlook Express Ihnen eine Demonstration an.ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden. Das Register Index können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster. Das Register Suchen ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten. In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Das Symbol verbindet Sie mit der Hilfe von IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 54
Microsoft im Internet, und über andere Einstellungen vor. Direkthilfe ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie als kleines Fragezeichen am rechten Rand der Titelleiste in den einzelnen Dialogboxen. Wenn Sie z.b. in das Menu BEARBEITEN SUCHEN PERSONEN gehen und in dem sich öffnenden Dialogfenster auf das Fragezeichen rechts oben in der Titelleiste klicken, aktivieren Sie die Direkthilfe. Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen. Klicken Sie in das Feld Name und ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt: Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken. Die Arbeit beenden Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, können Sie Outlook Express schliessen. Dies funktioniert mit dem Schliessenfeld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das Menu DATEI BEENDEN. Sie haben nun alle Bereiche des Anwendungsfensters kennen gelernt. In den nächsten Kapiteln werden Sie sich mit dem Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails beschäftigen. Dabei werden dann auch die Symbole der verschiedenen Symbolleisten erklärt. Das ist das Ende von Kapitel 5 IE_Outlook Express Kapitel 5.doc 55