Methoden der Problemanalyse (1) Für eine systematische Problemanalyse und Entwicklung von Lösungsalternativen bis hin zur Planung von Aktivitäten zur Problemlösung sind viele akzeptierte und praxiserprobte Werkzeuge verfügbar. Erst eine präzise Problemdefinition und -analyse läßt eine gezielte, aufwandoptimierte Beschaffung von Informationen für eine erfolgreiche Problemlösung zu. Es folgt die Aufzählung einiger Problemlösungswerkzeuge, die typischerweise in folgender Reihenfolge eingesetzt werden: Beteiligtenanalyse: Klärung, wer aktiv an der Problemlösung und den Aktivitäten zur Zielerreichung beteiligt ist, wer die Betroffenen und wer die Nutznießer sind, welche Interessen diese Gruppen haben. 1
Methoden der Problemanalyse (2) Situationsanalyse: Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT-Analysis: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats) Interne Einflüsse Externe Einflüsse Förderlich für Zielerreichung Stärken Chancen Hinderlich für Zielerreichung Schwächen Bedrohungen 2
Methoden der Problemanalyse (3) Problembaum: Darstellung der Ursachen, der dadurch entstehenden Probleme sowie der Wirkungen oder Folgen, die das Problem verursacht: Wirkung A Wirkung B Problem Ursache 1 Ursache 2 Ursache 1 3
Methoden der Problemanalyse (4) Problembaum (Fortsetzung) Die Darstellung auf der vorhergehenden Folie ist schematisch und maximal vereinfacht. So kann es mehrere Probleme auf gleicher Ebene geben, oder ebenso eine komplexe Verschachtelung: die Wirkungen eines Problems sind eigenständige Folgeprobleme, die wiederum Wirkungen haben. Die Kunst besteht darin, Ursachen intelligent zu gruppieren und die Kernprobleme zu identifizieren, danach, die Problemsituation in möglichst klaren Strukturen darzustellen. Damit wird die Lösungsfindung, besonders im Team, erheblich vereinfacht. 4
Methoden der Problemanalyse (5) Ziel-Identifikation: Erstellung des Zielbaums Die negativen Bedingungen des Problembaums werden in positive Formulierungen umgekehrt. Damit entsteht das Bild der zukünftigen Situation, die dann entsteht, wenn alle im Problembaum aufgeführten Probleme gelöst sind. Dabei ist zu prüfen, ob die aus der Problemumkehr entstehenden Ziele wünschenswert und tatsächlich erreichbar sind. Weiter ist zu prüfen, ob der Zielbaum vollständig ist. 5
Methoden der Problemanalyse (6) Projektplanung Der Zielbaum soll zu Aktivitäten führen, die möglichst effektiv, wirtschaftlich und mit geringem Zeitaufwand zur Erreichung der Ziele ermöglichen. In einer Übersicht z.b. einer sog. Projektplanungsmatrix werden die Aktivitäten (eine oder auch mehrere pro Ziel) den Zielen zugeordnet, das Zeit- und Mengengerüst definiert, sowie Indikatoren für die Zielerreichung festgelegt. Schließlich sind die Annahmen festzulegen, unter denen die Problemlösungsvorschläge Geltung und hohe Erfolgschancen haben. Wenn sich die Rahmenbedingungen erheblich ändern sollten, müssten die Probleme neu untersucht und angepaßte Lösungen entwickelt werden. 6
Methoden der Problemanalyse (7) Informationsbeschaffung Bei diesem Stand der Problemanalyse und Zielentwicklung ist für alle aktiv Beteiligten das notwendige, gemeinsame und einheitliche Problembewusstsein geschaffen worden. Der zur Problemlösung notwendige Informationsbedarf kann abgeschätzt werden: Quellen, Aufwand, Qualität, Termine, Fristen. Zu den hier nur stichwortartig erwähnten Schritten und Vorgehensweisen gibt es umfangreiche Literatur sowie Trainings- und Schulungsangebote. Vor einer praktischen Anwendung der Problemanalysemethoden sollten die einzelnen Schritte vertieft werden. 7