Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 5: Datenbank Grundlagen von relationalen Datenbanken Dateiname: ecdl5_01_00_documentation_standard.doc Speicherdatum: 14.02.2005
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank - Grundlagen von relationalen Datenbanken Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG... 1 2 ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU ACCESS... 2 3 BEZIEHUNGSARTEN... 10 4 KOMPONENTEN VON ACCESS... 17
Grundlagen von relationalen Datenbanken 1 Einleitung In dieser Lerneinheit erhalten Sie erste Informationen über Verwendung und Aufbau einer Datenbank. Außerdem stellen wir Ihnen verschiedene Beziehungsarten zwischen Tabellen vor und Sie lernen die wichtigsten Komponenten von Access kennen. 1
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 2 Allgemeine Informationen zu Access Sowohl im privaten als auch im beruflichen Alltag kommen Sie mit den unterschiedlichsten Informationen in Berührung, z. B. Adressen, Personaldaten und Bestellungen. Mit der wachsenden Flut an Daten wächst aber auch der Wunsch nach ihrer strukturierten Erfassung, um die Übersicht zu behalten und um eine effiziente Verarbeitung sicherzustellen. Früher wurde die Verwaltung solcher Daten über Karteikarten gelöst, die in Karteikästen nach Themen gesammelt und sortiert wurden. 2
Grundlagen von relationalen Datenbanken Heutzutage werden solche Daten elektronisch in so genannten Datenbanken erfasst. Hierbei entspricht der Karteikarte ein Datensatz und dem Karteikasten eine Tabelle. 3
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank In einer Tabelle repräsentiert jede Zeile einen Datensatz. Diese werden wiederum durch Spalten in so genannte Datenfelder unterteilt. Diese Datenfelder können bestimmte Inhalte aufnehmen, wie z.b. Kundennamen, Artikelbezeichnung und -anzahl. Sicherlich können Sie auch mit der Office-Anwendung Excel Daten in Form einer Tabelle erfassen und verwalten. Aber irgendwann stoßen Sie an die Grenzen dieses Programms. Warum? In Excel erfassen Sie alle Daten in einer einzigen Tabelle. Für jeden neuen Eintrag müssen Sie immer den gesamten Datensatz komplett neu eingeben, selbst wenn große Teile der Datensätze identisch sind. 4
Grundlagen von relationalen Datenbanken Das heißt, wenn ein und derselbe Kunde mehrere Bestellungen aufgibt, müssen Sie für jede Bestellung die gesamten Kundendaten wieder neu erfassen. Diese Mehrfacheingaben werden auch als Redundanz bezeichnet und können leicht zu inkonsistenten, d.h. widersprüchlichen, Datenbeständen führen. Die Lösung dieses Problems besteht darin, Datensätze zu teilen, und die Daten in mehreren einzelnen Tabellen zu erfassen. Genau dazu dient die Officeanwendung Microsoft Access 2003. 5
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Anstatt also, beispielsweise für jede Bestellung, die komplette Adresse in einer einzigen Tabelle zu speichern, legt man in Access zwei Tabellen an. Eine enthält die Bestellungen und die andere die Kundenadressen. So brauchen Sie Kundenadressen jeweils nur einmal in Ihrer Datenbank zu erfassen. 6
Grundlagen von relationalen Datenbanken Um die zusammengehörigen Informationen dann wieder aus den verschiedenen Tabellen zusammenführen zu können, müssen diese über ein gemeinsames Feld miteinander verknüpft werden. 7
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank So kann die Datenbank über die in der Tabelle Bestellung gespeicherte Kundennummer eine Verknüpfung zur entsprechenden Adresse in der Kundentabelle herstellen. Aufgrund der Möglichkeit, Tabellen miteinander zu verknüpfen, spricht man auch von einer relationalen Datenbank. 8
Grundlagen von relationalen Datenbanken 9
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank 3 Beziehungsarten Verknüpfungen oder Relationen von Tabellen werden auch Beziehungen genannt. Sie dienen dazu, Wechselwirkungen und Abhängigkeiten von unterschiedlichsten Informationen abzubilden. In Ihrer beruflichen und privaten Praxis hängen Informationen auf vielfältige Weise zusammen. Um diese Zusammenhänge abbilden zu können, werden in Access generell drei Arten von Beziehungen zwischen zwei Tabellen unterschieden. Diese Verknüpfungen sollen Ihnen nun vorgestellt werden. Die einfachste Beziehung ist die Eins-zu-Eins-Beziehung (1:1). Davon spricht man, wenn jedem Datensatz einer Tabelle höchstens ein Datensatz einer anderen Tabelle zugeordnet ist. 10
Grundlagen von relationalen Datenbanken Wenn zwei Tabellen über eine solche 1:1-Beziehung miteinander verknüpft sind, dann gibt es zu jedem Eintrag der ersten Tabelle in der zweiten Tabelle entweder genau einen oder aber keinen entsprechenden Eintrag. 11
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Diese Beziehung kommt nur selten vor, da man die Daten an sich in einer Tabelle zusammenfassen lassen könnte. Aus Gründen der Sicherheit oder Schnelligkeit kann die Verwendung dennoch sinnvoll sein. Zum Beispiel ist sie bei sensiblen Daten wie Angaben zum Gehalt denkbar. Die Gehaltsdaten werden einfach aus der Mitarbeitertabelle in eine weitere ausgelagert, auf die nur der Personalchef Zugriff hat. Die am häufigsten verwendete Beziehung stellt die Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n) dar. Davon spricht man, wenn jedem Datensatz einer Tabelle mehrere Datensätze einer anderen Tabelle zugeordnet sein können. 12
Grundlagen von relationalen Datenbanken Wenn zwei Tabellen über eine solche 1:n-Beziehung miteinander verknüpft sind, dann gibt es zu jedem Eintrag der ersten Tabelle in der zweiten Tabelle entweder keinen, einen oder aber mehrere entsprechende Einträge. Umgekehrt aber kann es zu einem Eintrag in der zweiten Tabelle nur eine Entsprechung in der ersten Tabelle geben. 13
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Diese Variante wird am besten der Grundidee einer relationalen Datenbank gerecht, die in der strukturierten und redundanzfreien Erfassung von Abhängigkeiten besteht. Die 1:n-Beziehung bietet nämlich die ideale Möglichkeit, eine häufig wiederkehrende Information nur einmal abzuspeichern und im Weiteren über die entsprechende Beziehung nur noch darauf zu verweisen. Die dritte Variante stellt die Viele-zu-Viele-Beziehung (n:m) dar. Davon spricht man, wenn jedem Datensatz einer Tabelle mehrere Datensätze einer anderen Tabelle zugeordnet sein können und umgekehrt. 14
Grundlagen von relationalen Datenbanken Wenn zwei Tabellen über eine solche n:m-beziehung miteinander verknüpft sind, dann kann es zu jedem Eintrag einer Tabelle in der jeweils anderen Tabelle entweder keinen, einen oder aber mehrere entsprechende Einträge geben. 15
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Auch diese Beziehung kommt nicht sehr häufig vor und dient dazu, komplexere Beziehungen abzubilden. Da Access derartige Beziehungen nicht direkt darstellen kann, muss eine zusätzliche Hilfstabelle mit zwei 1:n-Beziehungen angelegt werden. 16
Grundlagen von relationalen Datenbanken 4 Komponenten von Access Außer der Möglichkeit, selbst komplexe Daten durch Beziehungen redundanzfrei speichern zu können, stellt Ihnen Access zahlreiche Werkzeuge zur Auswertung, Bearbeitung, Analyse und Präsentation der Daten bereit. Um diese Aufgaben zu realisieren, besteht eine Datenbank aus folgenden Komponenten: Die Grundlage jeder Datenbank bilden die Tabellen. In ihnen werden die eigentlichen Daten gespeichert. Um die in den verschiedenen Tabellen einer Datenbank erfassten Informationen auszuwerten, können Sie eine so genannte Abfrage durchführen. 17
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Dabei wählen Sie zunächst die Datenfelder aus den verschiedenen Tabellen aus, die in der Abfrage berücksichtigt werden sollen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisliste einzugrenzen. Dafür legen Sie für die einzelnen Datenfelder Bedingungen (Kriterien) fest, welche die Datensätze erfüllen müssen. Die komfortable Eingabe und Bearbeitung von Daten wird durch die Verwendung von Formularen ermöglicht. Formulare sind Dialoge, über die Sie Datensätze in Tabellen eingeben oder bereits erfasste Datensätze suchen und ansehen können. 18
Grundlagen von relationalen Datenbanken Um Abfrageergebnisse oder Inhalte von Tabellen für den Ausdruck übersichtlich zu strukturieren, können Sie Berichte erstellen. Die Gestaltung eines Berichts können Sie nach Ihren individuellen Ansprüchen vornehmen und speichern. Ein einmal angelegter Bericht kann zur Aktualisierung beliebig oft erstellt werden. 19
ECDL 2003 Basic Modul 5 Datenbank Alle Komponenten sind miteinander verknüpft. Mit Abfragen können Sie beispielsweise Daten aus verschiedenen Tabellen auswerten, Berichte können wiederum über unterschiedlichen Abfragen oder Tabellen angefertigt werden. Und schließlich können Sie die Datensätze verschiedener Tabellen innerhalb eines Formulars anzeigen lassen und bearbeiten. 20
Grundlagen von relationalen Datenbanken 21