Arbeitsteilige Prozesse in der Cloud komfortabel und sicher gestalten Eckhard Schwarzer Vorstand DATEV eg
Wer ist die DATEV? DATEV ist die 1966 in Nürnberg gegründete Genossenschaft für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie Dienstleister für deren Mandanten mit über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und RZ-Dienstleistungen. DATEV ist einer der führenden Anbieter von PCund Online-Anwendungen und Services für Rechnungswesen, ERP, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie IT- Dienstleistungen und IT-Security. Die Finanzbuchführung von rund 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software erstellt Jeden Monat werden über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt Mehr als 145.000 Unternehmen nutzen DATEV- Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater im eigenen Betrieb 2
Datability Datendrehscheibe DATEV Rechenzentrum Finanzämter Herstellerreporting Digitale Belege Geschäftspartner Vollmachtsdatenbank, vorausgefüllte Steuererklärung Unternehmen Sepa/Zahlungsverkehr Umsatzsteuer- Voranmeldung Bescheidabgleich Steuerkonto ebilanz Authentifizierung Banken Überweisungen Lastschriften Kontoauszüge Zusammenfassende Meldung, EHUG Behörden Meldungen Digitale Belege Archivierung Sozialversicherungsträger Sepa/Zahlungsverkehr Kanzlei Digitale Belege Archivierung Auswertungen 3
E-Steuern Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) in Verbindung mit der Vollmachtsdatenbank (VDB)
Finanzverwaltung: Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) Anfang 2014 freigegeben Die Finanzverwaltung hat die Vorausgefüllte Steuererklärung am 2. Januar 2014 freigegeben. Datenumfang ebelege zu jedem Veranlagungszeitraum Lohnsteuer-Bescheid (inkl. besonderer LSt-Bescheid) Rentenbezugsmitteilung Beiträge zur Kranken-/Pflegeversicherung Riester, Rürup weitere in Planung Zuordnung über die Steuer-ID, eid (elektronischer Identitätsnachweis ) 5
Einbindung des Steuerberaters Was muss das Ziel der Umsetzung einer Vorausgefüllten Einkommensteuererklärung aus Sicht des Steuerberaters sein? Information über die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Mandantendaten sowie deren Überprüfung komfortabler, medienbruchfreier und schneller Zugriff Erfassungsaufwand minimieren Fehlerquellen vermeiden vorbereitet sein auf eine Reduzierung der Papierbelege Wie erhält der Steuerberater Zugriff auf diese Daten? 6
Überblick Finanzamt Datentöpfe Datenabruf/ -übermittlung zur Steuerfallbearbeitung Löhne Renten Spenden Meldungen von Institutionen, Behörden, Arbeitgebern etc. 7
Überblick Datentöpfe? Steuerberater Finanzamt Datenabruf/ -übermittlung zur Steuerfallbearbeitung Löhne Renten Spenden Meldungen von Institutionen, Behörden, Arbeitgebern etc. 8
Wie erhält der Steuerberater die Berechtigung für den Zugriff auf diese Daten? Rechtlich ist dies die Vollmacht: Damit der Steuerberater auf die Daten seines Mandanten zugreifen darf, muss der Mandant ihn hierzu schriftlich bevollmächtigen. Technisch ist dies das (Abrufs-) Recht, das in den Systemen der Finanzverwaltung eingetragen sein muss. Elektronische Übermittlung der Vollmachtsdaten der Mandanten an die Finanzverwaltung. Lösung zur Erlangung der Berechtigung für den Datenzugriff: Ein System zur Verwaltung von Vollmachten und deren Übermittlung an die Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank (VDB) 9
Zentrale Vollmachtsdatenbank die Lösung für den steuerberatenden Beruf Berater Vollmachtsdatenbank Steuererklärung Finanzamt Datentöpfe Datenabruf/ -übermittlung zur Steuerfallbearbeitung Steuerkonto Löhne Renten Spenden Meldungen von Institutionen, Behörden, Arbeitgebern etc. 10
Vollmachtsdatenbank im Überblick (Freigabe am 2. Januar 2014) Vollmacht erteilen (in Papierform) 1 einmalig Steuerberater Mandant StB/StBv zentrale Vollmachtsdatenbank 3 Vollmachten melden werktäglich 2 Vollmachten DATEV SmartCard für pflegen Berufsträger/ Kammermitgliedsausweis ELSTER- Clearingstelle Finanzverwaltung 11 11
Sichere Authentifizierungsverfahren - Basis für Datability bei DATEV LEXinform Arbeitnehmer online Vollmachtsdatenbank Einsatzszenario (Beispiele) USER-ID: Passwort: ****** OTP Authentifizierungsverfahren USER-ID: Passwort: ****** Schutzlevel der Daten Nichtpersonenbezogene Daten Eigene Daten Auftragsdaten Schutzwürdige Datengruppen 12
Registrierung und Aufruf der Vollmachtsdatenbank Aufruf erfolgt über die Homepage der Steuerberaterkammer (StBK) Registrierung ist einmalig für jede Kanzlei durchzuführen Link zur Anwendung VDB Link zur Registrierung VDB 13
Prozess Vorausgefüllte Steuererklärung mit Vollmachtsdatenbank Mandant Vollmachtsdatenbank Vollmachten erteilen DATEV- Rechenzentrum Vorausgefüllte Steuererklärung Institutionen, Behörden, Arbeitgeber, Vollmachten pflegen elektronische Steuerdaten Steuerberater ELSTER- Clearingstelle Datenlieferant Datentöpfe StB/StBv Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank Finanzämter 14
Arbeitnehmer online Self-Services für Arbeitnehmer komfortabel und sicher
Arbeitnehmer online - Self-Services für Arbeitnehmer Status 2013 Online Bereitstellung der Brutto-Netto-Abrechnungen sowie Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen für Arbeitnehmer. Arbeitnehmer hat Zugriff auf Dokumente des aktuellen und vorangegangenen Jahres (ausdrucken & herunterladen möglich). Arbeitnehmer kann sich über neu eingestellte Dokumente per E-Mail automatisch benachrichtigen lassen. Unternehmen kann zusätzlich Hinweise für Arbeitnehmer bereitstellen. 16
Arbeitnehmer online die Prozesse einmaliger Vorgang je Arbeitnehmer LODAS/Lohn und Gehalt in Kanzlei oder Unternehmen Freischaltung des Arbeitnehmers zur Nutzung DATEV Registrierungsaufforderung mit Registrierungscode wird versendet Arbeitnehmer online Arbeitnehmer registriert sich unter Verwendung des Registrierungscodes www.datev.de/anonline Laufender Vorgang Durchführung der Lohnabrechnung in LODAS/Lohn und Gehalt (Daten stehen im RZ bereit) Arbeitnehmer kann sich jederzeit anmelden und Dokumente einsehen www.datev.de/anonline 17
Arbeitnehmer online - Self-Services für Arbeitnehmer Die Absicherung erfolgt u.a. über den neuen Personalausweis (npa) 18 18
Ausblick neues Zugangsverfahren Zukünftig soll es neben dem npa ein alternatives Authentifizierungsverfahren geben: smstan-verfahren Kanzlei/Mandant legt fest, ob Authentifizierung nur mit npa oder auch mittels smstan-verfahren möglich sein soll. Arbeitnehmer kann für sich npa als einzigen Zugangsweg festlegen. DATEV empfiehlt weiterhin den npa als sicherstes Zugangsverfahren. 19
Zugangsverfahren smstan Einmaliger Vorgang: Registrierung Telefonnummer bestätigen Eingabe: Benutzername Kennwort Telefonnummer E-Mail-Adresse bestätigen Laufender Vorgang: Anmeldung Eingabe Benutzername Kennwort TAN wird per SMS versendet Anmeldung mit TAN- Eingabe abschließen 20
Zukünftige Produktpalette Arbeitnehmer online Arbeitnehmer online Meine Abrechnungen Entgeltdokumente o Weitere Bescheinigungen/ Auswertungen Erste Stufe freigegeben Meine Reisen o Reise- und Belegdaten vorerfassen o Reiseanträge stellen und genehmigen Pilotierung erste Stufe ab Frühjahr 2014 Meine Personalservices o Persönliche Daten o Abwesenheiten & Urlaubsworkflow o Personalakte Pilotierung erste Stufe ab Herbst 2014 DATEV Lohn DATEV Reisekosten DATEV Pakete Personalmanagement doch getrennt? Anwendungen von Kanzlei und Unternehmen im arbeitsteiligen Einsatz 21
DATEV aus der Cloud komfortabel und sicher Mitglied Banken Mandant Finanzämter DATEVcloud Software RZ-basierte Dienstleistungen DATEV Unternehmen online Bundesanzeiger DATEV Arbeitnehmer online DATEV Auftragswesen online Home Office Mobiles Arbeiten von überall 22
Besuchen Sie uns! 16.01.2014 Willkommen bei DATEV auf der CeBIT 2014 10. 14. März Halle 2, Stand A54 Zukunft gestalten. Gemeinsam.