Vom klassischen Voranschlag zum Leistungsauftrag mit Globalbudget Ursula Berset I Leiterin Abteilung Projekte I Finanzdirektion Kt. Zug Markus Estermann I Solution Architect I Leuchter IT Solutions
Ausgangslage: traditionelle Verwaltungsführung Budget und Rechnung der Amtsstellen der Zuger Verwaltung bestehen aus einer Liste von Aufwand- und Ertragspositionen. Kleinere Abweichungen zum Vorjahr, resp. zum Budget werden pro Konto erläutert. Diese Kurzkommentare werden ins Buchhaltungssystem eingegeben. Abweichungen ab 200'000 Franken werden mittels Worddokumenten erfasst und in den Publikationen separat vom Zahlenmaterial abgedruckt. Datum 2
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Ab 2012 Einführung von WOV (Wirkungsorientierte Verwaltungsführung) WOV im Kanton Zug heisst Pragma und wird als Verwaltungsführung mit Leistungsauftrag und Globalbudget umgesetzt Inhalt der Leistungsaufträge Grundauftrag, Leistungskatalog und rechtliche Grundlagen Zielsetzungen Mengengerüst / Plangrössen Globalbudget Total Aufwand, total Ertrag, Saldo Kommentar zum Globalbudget Datum 4
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Herausforderung an die Systeme Budget und Geschäftsbericht der Amtsstellen enthalten neu viel Text, der über alle Ämter standardisiert dargestellt werden muss. Die Ämter setzen sich Ziele betreffend ihrer Leistungserbringung und legen darüber im Geschäftsbericht Rechenschaft ab. Dies soll als Text in Tabellen dargestellt werden. Bedarf nach einem System, so nah wie möglich an Word und so strukturiert wie ein Buchhaltungssystem Datum 8
«Top 5» Anforderungen 9
1 0 DEMO Anhand der Budgetierung 2015
1 1 Beispiel: Prozess Budgetierung 2015 Verschiedene Aufgaben vor dem Start z.b. Eröffnung Geschäftsjahr in Buchhaltung Info-Veranstaltung Periodeneröffnung «Budget 2015» im Erfassungstool
1 2 Periodeneröffnung «Budget 2015» Mutationen an Organisationsstruktur z.b. Ämter falls notwendig ansonsten Übernahme aller Daten von Vorperiode (Budget 2014) Arbeitsübergabe von Finanzdirektion in die einzelnen Ämter Info-Veranstaltung
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1 4 Erfassung Leistungsauftrag Amt erfasst Leistungsauftrag das betroffene Jahr Mutation und Ergänzungen der Zielsetzungen (Jahresziele), Projekte, Meilensteine, Einfluss und Plangrössen (Umsatz, Klientenzahlen, Schüler, Fallzahlen, Beschwerden) Als Begründung für Abweichung der Finanzzahlen (Folge: höhere Kosten, Gebührenanpassungen?) Individuelles Arbeiten nach amts-/direktionsinternen Vorgaben Laufender Ausdruck in Word möglich für Vorschau, Rechtschreibekontrolle oder andere Zwecke (z.b. Mitarbeitereinführung) Abschluss durch «Übergabe» an nächsthöhere Instanz (Direktionsstufe)
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1 6 Überprüfung Leistungsauftrag Führungsprozess in jeder Direktion Wenn alle Ämter abgeschlossen Es ist direkt sichtbar was durch Amtsleitende mutiert wurde Kontrollstelle und politische Würdigung (abhängig von Budgetprozess-Definition) Anpassungen/Ergänzungen in der Direktion frei organisierbar Mutation z.b. zentral Direktionssekretariat oder über «Rückweisung» an Amtsleitende Abschluss durch «Übergabe» an Finanzdirektion (Supervision) Formale Anpassungen (diese Aufgabe wird immer weniger)
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1 8 Abschlussarbeiten für Regierungsrat Vorbereitung der Leistungsaufträge für Beschluss z.h. Kantonsrat Auf Stufe Finanzdirektion in Diskussion mit den anderen Direktionen Auf Stufe Regierung bei Entscheiden Beschluss z.h. Kantonsrat in Form des «Budget-Buches» Budgetprozess damit Abgeschlossen Ab jetzt arbeiten die Ämter gemäss ihren Leistungsaufträgen Nächster Schritt gemäss Controllingkreislauf: Überprüfung
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2 0 Erfolgskontrolle durch Geschäftsbericht Geschäftsbericht Wieder durch Periodeneröffnung «Geschäftsbericht 2015» Keine Anpassungen wie beim Budget sondern nur noch Kontrolle Ziele: Erreicht, Teilweise erreicht, nicht erreicht (Ampelsystem) Einfluss-/Plangrössen: Effektive Zahlen Immer mit Kommentaren bei Abweichungen Zu Handen des Kantonsrats im Form des gedruckten «Geschäftsberichts» Erfolgskontrolle bereits/mehrfach während des Jahres möglich
2 1 Zusatznutzen Eingabe/Mutation der Finanzzahlen in der Buchhaltung (und nur dort!) Verwaltung von strategischen Zielen und Legislaturzielen Integriertes Sicherheitskonzept Administration ohne IT-Fachperson Varianten: Abteilungen als zusätzliche Übergabe-/Kontrollstufen Andere Verwendungsmöglichkeiten z.b. Mitarbeiterbeurteilung, aber mit anderen Auswertungen z.b. Kampagnen, Meilensteine, Bericht z.b. Reporting aus Projektmanagement Generell wenn: Viele Benutzer beteiligt, strukturierte/textlastige Eingaben nötig, optische Darstellung der Resultate wichtig (CI/CD)
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontaktdaten: Leuchter Software Engineering AG Markus Estermann Solution Architect Winkelriedstrasse 45 +41 41 226 50 81 markus.estermann@leuchterag.ch http://www.leuchterag.ch