CONTROLLING IM DEUTSCHEN KRANKENHAUSSEKTOR 2017 FRAGEBOGEN

CONTROLLING IM DEUTSCHEN KRANKENHAUSSEKTOR 2017 FRAGEBOGEN

BITTE SENDEN SIE DEN AUSGEFÜLLTEN FRAGEBOGEN GERN UNFREI ZURÜCK AN: DVKC e. V. Haus der Gesundheitsberufe Alt-Moabit 91 10559 Berlin SIE KÖNNEN DIESEN FRAGEBOGEN AUCH ONLINE UNTER FOLGENDEM LINK AUSFÜLLEN: www.dvkc-umfrage.de

Sehr geehrte Umfrageteilnehmerin, sehr geehrter Umfrageteilnehmer, wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit nehmen, an unserer Studie zum Stand und zur Umsetzung des Controllings in deutschen Krankenhäuser teilzunehmen in diesem hr mit dem Themenschwerpunkt Personalcontrolling. Ziel ist es, für Sie und uns neue Erkenntnisse zu generieren. Mit der Teilnahme profitieren Sie auch aktiv von der Studie: Sie erhalten die Ergebnisse umgehend und unaufgefordert nach der Auswertung im zweiten Quartal 2018 in Form einer Präsentation per E-Mail zugesendet. Darüber hinaus wird Ihnen auch direkt bei Erscheinen die Studienschrift als PDF zugeschickt. Der DVKC gewährt Ihnen als Studienteilnehmer eine vergünstigte Teilnahmegebühr für den 25. Deutschen Krankenhaus-Controller-Tag 2018 im Kongresshotel Potsdam am 17. und 18. Mai 2018. Bitte geben Sie hierfür am Ende des Fragebogens Ihre E-Mail-Adresse an, die wir getrennt vom Fragebogen speichern und nur zu den beiden genannten Zwecken verwenden sowie um Sie zur Teilnahme an künftigen Umfragerunden für die Krankenhaus-Controlling-Studie einzuladen. Wir möchten darauf hinweisen, dass die Umfrage absolut anonym ist. Ihre Antworten werden vertraulich ausgewertet. Aus den Ergebnissen der Studie sind keine Rückschlüsse auf die Antworten einzelner Teilnehmer möglich. Sollten Sie nicht für eine einzelne Einrichtung, sondern z. B. für eine Trägergesellschaft oder Konzern-/Verbundobergesellschaft tätig sein, so beantworten Sie den Fragebogen bitte aus Perspektive einer Ihrer Mitgliedseinrichtungen. Bitte wählen Sie, sofern nicht Mehrfachnennung möglich angegeben ist, immer nur jeweils eine Antwortmöglichkeit aus. Der Fragebogen gliedert sich in folgende Bereiche: A Institutsprofil B Controllingumfrage B.1 Organisation der Controllingfunktion und Rolle des Controllers B.2 Krankenhaussteuerung B.3 Personalcontrolling C Teilnehmerprofil D Umsetzungsstand der Einführung des neuen leistungsorientierten Entgeltsystems für Psychiatrie und Psychosomatik Für Rückfragen wenden Sie sich jederzeit gern an umfrage@dvkc.de. Über den weiteren Verlauf der Studie wird auch regelmäßig unser Medienpartner Health&Care Management (HCM) sowohl im Magazin als auch online (www.hcm-magazin.de) berichten. Wir bedanken uns herzlich für Ihre Unterstützung! Prof. Dr. Björn Maier Prof. Dr. Nils Crasselt Dr. Christian Heitmann 3

A INSTITUTSPROFIL A1 Handelt es sich bei Ihrer Einrichtung um ein somatisches Akutkrankenhaus, ein psychiatrisches/psychosomatisches Krankenhaus oder eine gemischte Einrichtung (Krankenhaus mit psychiatrischer/psychosomatischer Fachabteilung)? (Sollten Sie nicht für eine einzelne Einrichtung, sondern z. B. für eine Trägergesellschaft oder Konzern-/Verbundobergesellschaft tätig sein, so beantworten Sie den Fragebogen bitte aus Perspektive einer Ihrer Mitgliedseinrichtungen.) Somatisches Akutkrankenhaus Psychiatrisches/psychosomatisches Krankenhaus Gemischte Einrichtung (Krankenhaus mit psych. Fachabteilung) Bitte beantworten Sie auch den grau hinterlegten Ergänzungsteil D hinten im Fragebogen A2 Postleitzahl des Hauptsitzes Ihrer Einrichtung? (Bitte die ersten drei Ziffern angeben.) A3 In welcher Trägerschaft befindet sich Ihre Einrichtung? (Unter Berücksichtigung von Mehrheitsbeteiligungen.) Öffentlicher Träger Privater Träger Freigemeinnütziger/konfessioneller Träger A4 Ist Ihre Einrichtung Bestandteil eines Verbunds bzw. Konzerns? A5 Zulassung als... Hochschulklinik/Universitätsklinik A6, regionaler Verbund Plankrankenhaus, überregionaler Verbund Einrichtung mit Versorgungsvertrag Einrichtung ohne Versorgungsvertrag Versorgungsstufe Grund-/Regelversorgung Schwerpunkt-/Zentralversorgung A7 Anzahl der Fachabteilungen (Einzelhaus): A8 Anzahl Vollzeitkräfte/vollzeitäquivalente Stellen (Einzelhaus): A9 Bettenanzahl Somatik (Einzelhaus): Maximalversorgung Trifft nicht zu (Fachkrankenhaus) A10 Bettenanzahl Psychiatrie/Psychosomatik (Einzelhaus) Betten (vollstationär): Plätze (teilstationär): A11 Fallzahl p. a. (Einzelhaus): A12 Case-Mix-Index Somatik (Einzelhaus): A13 InEK-Kalkulationshaus, Somatik, Psychiatrie, beides A14 Wie war das Betriebsergebnis des Krankenhauses im Vorjahr? Sehr positives Betriebsergebnis (> 5 der Erträge) Positives Betriebsergebnis (0 bis 5 der Erträge) Ausgeglichenes Betriebsergebnis (ca. 0 der Erträge) Negatives Betriebsergebnis (0 bis -5 der Erträge) Deutlich negatives Betriebsergebnis (> -5 der Erträge) A15 Wie war die Entwicklung der Betriebsergebnisse Ihres Krankenhauses in den letzten drei hren? Deutlich gestiegen 4 Leicht gestiegen Annähernd gleich geblieben Leicht gesunken Deutlich gesunken

B CONTROLLINGUMFRAGE B1 ORGANISATION DER CONTROLLINGFUNKTION UND ROLLE DES CONTROLLERS B1.1 Wie viele Vollzeitkräfte/vollzeitäquivalente Stellen sind in Ihrem Haus mit Controllingaktivitäten insgesamt beschäftigt? (Bitte Angabe nur für Einzelhaus, nicht für ggf. vorhandenen Verbund/Konzern.) Kaufmännisches Controlling Medizincontrolling Leistungscontrolling Medizincontrolling Kodierfachkräfte Medizincontrolling MDK-Management Medizincontrolling Sonstige B1.2 Wie hat sich die absolute Anzahl der Beschäftigten im Controlling in den letzten drei hren verändert? Anstieg Reduktion Keine wesentliche Veränderung Kaufmännisches Controlling Medizincontrolling Leistungscontrolling Medizincontrolling Kodierfachkräfte Medizincontrolling MDK-Management Medizincontrolling Sonstige B1.3 Welchen Anteil der Arbeitszeit verwenden Mitarbeiter im Controlling für Kaufmännisches Controlling Medizincontrolling (ohne Kodierfachkräfte und MDK-Management) Datensammlung und -zusammenführung? Datenaufbereitung, -analyse und -auswertung? Berichtserstellung? Berichtskommentierung? Kommunikation der Ergebnisse gegenüber Leistungsbereichen und Geschäftsführung? Sonstiges? Bitte beachten Sie, dass sich Ihre Angaben auf 100 summieren müssen! 5

B2 KRANKENHAUSSTEUERUNG B2.1 Welche Controllingberichte/Reports werden in welchem Turnus welchem Reportempfänger bereitgestellt? Monatlich Ergebnisbericht (GuV) Deckungsbeitragsrechnung Kostenbericht Kaufmännisches Risikoreporting Bericht zu med. Leistungskennzahlen Detailbericht Medizincontrolling Medizinisches Risikoreporting Bericht zu Qualitätskennzahlen Sonstiges: Sonstiges: 6 Viertel- oder halbjährlich Jährlich Gar nicht

B2.2 Wie viel Zeit (in Wochen) liegt zwischen Berichtsstichtag und Vorliegen beim Berichtsempfänger? Monatliche Reports 1 2 3 4 5 6 Mehr als 6 Weitere unterjährige Reports (vierteljährlich/halbjährlich) 1 2 3 4 5 6 Mehr als 6 Jährliche Reports 1 2 3 4 5 6 Mehr als 6 Wochen B2.3 Mit welcher IT-Lösung setzen Sie aktuell das Berichtswesen in Ihrem Haus um? (Mehrfachnennung möglich.) Tabellenkalkulation (z. B. Excel) Standardsoftware (KIS, ERP) Management-Informations-System/Data-Warehouse-Lösung Sonstiges: B2.4 Werden Berichtsinhalte für Zielvereinbarungen auf haus- (z. B. Geschäftsführer) und/oder Klinikebene (z. B. Chefarzt) verwendet und an variable Vergütungsbestandteile geknüpft?, mit variabler Vergütung, ohne variable Vergütung haus Klinik/Fachabteilung B2.5 Ermöglichen die bei Ihnen eingesetzten regelmäßigen Berichte einen Soll-Ist-Abgleich in Bezug auf die Zielvereinbarung? Teilweise 7

B3 PERSONALCONTROLLING Mit einer Personalkostenquote von weit über 50 sind Krankenhäuser sehr personalintensive Unternehmen. Ein zu geringer Personalbestand kann die Leistungsfähigkeit eines Krankenhauses erheblich einschränken. Ein zu hoher Personalbestand belastet das wirtschaftliche Ergebnis durch zu hohe Kosten. Der Planung, Steuerung und Kontrolle der Ressource Personal kommen daher eine besondere Bedeutung zu. Diese Aktivitäten sind strategisch darauf ausgerichtet, den Personalbedarf zu ermitteln sowie den Personalbestand quantitativ und qualitativ daran anzupassen. Operativ zielen sie auf einen möglichst optimalen Einsatz des aktuell verfügbaren Personals. Aufgabe des Personalcontrollings ist die Informationsversorgung der Krankenhausleitung zur Unterstützung personalwirtschaftlicher Entscheidungen. Diese erfolgt typischerweise durch die Analyse personalwirtschaftlicher Plan- und Ist-Daten sowie deren Verdichtung zu aussagekräftigen Berichtskennzahlen. Für die organisatorische Verankerung der Aufgaben des Personalcontrollings kommen verschiedene zentrale und dezentrale Stellen infrage, insbesondere zentrale Controlling- und Personalabteilungen, die Pflegedienstleitung und für dezentrale Aufgaben die Stationsleitungen. B3.1 Verfügt Ihr Krankenhaus über einen Stellenplan? Teilweise (z. B. nur für bestimmte Gruppen) B3.2 Wie viele Tarifwerke werden in Ihrem Haus für Personal angewendet? Anzahl B3.3 In welcher Abteilung werden die folgenden Aufgabenfelder überwiegend bearbeitet? (Mehrfachnennungen möglich.) Zentral: Controllingabteilung Mittel- und langfristige Planung des Personalbedarfs Abgleich des mittel- und langfristigen Personalbedarfs mit dem Personalbestand Überprüfung der aktuellen Personalverfügbarkeit, Identifikation kurzfristiger Personalengpässe Operative Planung des Personaleinsatzes Analyse von Kennzahlen zur Personalverfügbarkeit/zum Personaleinsatz (z. B. Fluktuation, Fehlzeiten, Überstunden) Analyse der Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes (z. B. Entwicklung der Personalkosten, Produktivität, Refinanzierung) Analyse von Abweichungen zwischen personalwirtschaftlichen Plan- und Ist-Größen Erstellung personalbezogener Berichte 8 Zentral: Personalabteilung Zentral: Pflegedienstleitung Dezentral: Fachabteilung/Station Sonstige Keine

B3.4 Wie ermitteln Sie bei der Finanz- und Ergebnisplanung die Personalkosten des Folgejahres? Pauschale Fortschreibung der summe mit einer Veränderungs-/Wachstumsrate B3.5 Pauschale Fortschreibung mit nach Berufsgruppen differenzierten Veränderungs-/ Wachstumsraten Planung mit individuellen Mitarbeiterdaten Sonstiges Wie häufig wird der für das geplante Leistungsspektrum benötigte Personalbedarf ermittelt? Regelmäßig, einmal jährlich Regelmäßig, anderes Intervall Bitte weiter mit 3.6 und 3.7 Anlassbezogen Gar nicht B3.6 Bitte weiter mit 3.8 Wie wird der Personalbedarf im Spannungsfeld aus zentralen Vorgaben und dezentralen Planungen ermittelt? (1 = überwiegend aufgrund zentraler Vorgaben; 5 = überwiegend aufgrund dezentraler Planungen) 1 B3.7 2 hre 4 5 3 hre Länger Welche IT-Lösungen verwenden Sie für Planungen des Personalbedarfs, des Personalbestands und der Personalkosten? (Mehrfachnennungen möglich.) Tabellenkalkulation (z. B. Excel) B3.9 3 Wie weit in die Zukunft reicht die Bedarfsprognose? 1 hr B3.8 2 Spezielle Software Keine Gleichen Sie den aktuellen mit dem vorher geplanten Personalbestand im Sinne einer Soll-Ist-Abweichung ab?, Intervall:, anlassbezogen B3.10 Vergleichen Sie die eigene Personalausstattung und die eigenen Personalkosten mit Vergleichszahlen/Durchschnittswerten anderer Krankenhäuser ( Benchmarking )?, Intervall:, anlassbezogen Geplant B3.11 Führen Sie Mitarbeiterbefragungen zur Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit durch?, Intervall:, anlassbezogen Bitte weiter mit 3.12 Geplant Bitte weiter mit 3.13 B3.12 Auf welche Weise werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt? (Mehrfachnennungen möglich.) Intern, durch die Personalabteilung Intern, durch die Controllingabteilung Intern, durch folgende Abteilung: Durch einen externen Dienstleister 9

B3.13 In welchem Turnus wird ein personalwirtschaftlicher Kennzahlenbericht welchem Reportempfänger zur Verfügung gestellt? Monatlich Viertel- oder halbjährlich Jährlich Gar nicht B3.14 Steht das Personalcontrolling im Rahmen der Entscheidungsunterstützung zur Erläuterung der Berichtsinhalte und Kommentierungen in einer aktiven Kommunikation mit den Berichtsempfängern?, Intervall:, anlassbezogen Geplant B3.15 Welche Analysebereiche werden im regelmäßigen Berichtswesen abgedeckt? Hinweis: Es ist nicht notwendig, für jede Kennzahlenkategorie (z. B. Überstunden) eine der Antwortmöglichkeiten auszuwählen. Wird eine Kennzahlenkategorie gar nicht genutzt, lassen Sie bitte alle Antwortmoglichkeiten der Kategorie unangekreuzt. (Mehrfachnennungen möglich.) Mitarbeiterzahl Mitarbeiterzahl Mitarbeiterzahl nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilungen oder Stationen) Teilzeitquote Teilzeitquote Teilzeitquote nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilungen oder Stationen) Zeitliche Befristung von Verträgen Zeitliche Befristung von Verträgen Zeitliche Befristung von Verträgen nach Organisationseinheiten (z. B. Fachabteilungen oder Stationen) Fluktuation Fluktuation Fluktuation nach Organisationseinheit (z. B Fachabteilung oder Station) Fehlzeiten Fehlzeiten Fehlzeiten nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilung oder Station) Überstunden Überstunden Überstunden nach Organisationseinheit (z. B.Fachabteilung oder Station) Personalkosten Personalkosten Personalkosten nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilung oder Station) Personalkostenintensität (Anteil am Umsatz) Personalkostenintensität (Anteil am Umsatz) Personalkostenintensität (Anteil am Umsatz) nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilung oder Station) CM-Punkte je Vollzeitkraft CM-Punkte je Vollzeitkraft CM-Punkte je Vollzeitkraft nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilung oder Station) Sonstige Sonstige Sonstige nach Organisationseinheit (z. B. Fachabteilung oder Station) Keine der genannten Analysebereiche B3.16 Bitte nennen Sie die drei aus Ihrer Sicht wichtigsten personalwirtschaftlichen Kennzahlen! 1 2 3 10

C TEILNEHMERPROFIL C1 Welche Position haben Sie in Ihrer Einrichtung? Kaufm. Leiter/Geschäftsführer Bereichsleiter Finanzen/Controlling/Rechnungswesen Abteilungsleiter Controlling Mitarbeiter Controlling Sonstige: C2 Sind Sie Mitglied des DVKC e. V.? C3 Kontaktdaten (E-Mail-Adresse) (freiwillige Angabe; wird ausschließlich zum Versand der Umfrageergebnisse, für die Einladung zur vergünstigten Teilnahme am Krankenhaus-Controller-Tag sowie für die Einladung zur Teilnahme an künftigen Umfragen zur Krankenhaus-Controlling-Studie verwendet und nicht an Dritte weitergegeben) C4 Wodurch wurden Sie auf die Krankenhaus-Controlling-Studie aufmerksam? Postalisches Anschreiben HCM (Newsletter, Website, Zeitschrift) DVKCWebsite zebwebsite E-Mail DVKC E-Mail zeb XING Sonstiges: VIELEN DANK, DASS SIE SICH DIE ZEIT ZUR BEANTWORTUNG DES FRAGEBOGENS GENOMMEN HABEN! 11

Bitte beachten Sie den FOLGENDEN ERGÄNZUNGSTEIL, wenn es sich bei Ihrer Einrichtung um ein psychiatrisches/psychosomatisches Fachkrankenhaus oder eine gemischte Einrichtung handelt (siehe Frage A1). D UMSETZUNGSSTAND DER EINFÜHRUNG DES NEUEN LEISTUNGSORIENTIERTEN ENTGELTSYSTEMS FÜR PSYCHIATRIE UND PSYCHOSOMATIK D1 Wenden Sie heute bereits das neue Entgeltsystem im Rahmen der Optionsphase an?, seit 2013 D2 Unentschlossen Wurde dort noch nicht angesprochen Abgeneigt, teilweise Geplant Wurde die Möglichkeit von Hometreatment lt. 5 Psych VVG umgesetzt? D6, seit 2017 Wurde nach 64b SGB5 ein Modellvorhaben beantragt bzw. bereits umgesetzt? D5, seit 2016 Konnten Sie bei der Budgetverhandlung die doppelte Veränderungsrate erzielen?, vollständig D4, seit 2015 Wie erleben Sie die Einstellung der Kostenträger zum Optieren? Offen bzw. positiv D3, seit 2014 Geplant Welche Auswirkungen hat die Anwendung des PsychVVG bei der Abrechnung auf die unterjährige Liquidationssituation? Liquidationssituation bleibt neutral Liquidationssituation verschlechtert sich Liquidationssituation verbessert sich D7 Haben Sie bereits einen Prozess zur Leistungsplanung im Rahmen der Budgetverhandlung implementiert? D8 Erleben Sie positive Aspekte durch die (bevorstehende) Einführung des neuen Entgeltsystems und wenn ja, welche? (Mehrfachnennung möglich.) Positive Aspekte Keine positiven Aspekte Verbesserte Kostenkontrolle Mehr Transparenz Zielgerichteter Ressourceneinsatz Prozessverbesserung Sonstige: D9 Nutzen Sie einen standardisierten und an die individuellen Gegebenheiten Ihres Hauses angepassten Leistungskatalog für die Erfassung psychiatrischer/ psychosomatischer Leistungen? Leistungskatalog Kein Leistungskatalog Unveränderter StandardLeistungskatalog des KISAnbieters Teilweise individualisierter Leistungskatalog des KIS-Anbieters (z. B. Aufnahme einzelner individueller Leistungen und Minutenwerte) Stark individualisierter Leistungskatalog (vollständig individueller Leistungskatalog, der exakt die hausindividuellen Leistungen umfasst) D10 Welche ist die kleinste Zeiteinheit, die Sie bei der Leistungserfassung berücksichtigen? Individuelle Zeiteinheiten Reine OPS-Kodierung (25-Minuten-Intervalle) 12 1 Minute 5 Minuten 10 Minuten 15 Minuten 20 Minuten

D11 Erfassen Sie zusätzlich Leistungen, die aufgrund ihrer Art nicht OPS-relevant sind? D12 Falls ja, aus welchen Gründen erfassen Sie Leistungen, die aufgrund ihrer Art nicht OPS-relevant sind? (Mehrfachnennung möglich.) Umsetzung der Kostenträgerrechnung Absicherung gegenüber MDK-Anfragen Antizipation einer Detaillierung des OPS-/Entgeltkatalogs Sonstige: D13 Wer führt bei Ihnen die Leistungserfassung und Kodierung hauptsächlich durch? (Bitte geben Sie jeweils maximal zwei wesentlich Beteiligte an.) Ärzte Psychologen Therapeuten Pflege Kodierfachkräfte Dokumentationsassistenten Keine Erfassung/ Kodierung Sonstige Leistungserfassung Kodierung Diagnosen Kodierung Prozeduren D14 Wann werden die Leistungen erfasst? Unmittelbar nach der Leistungserbringung Am selben Tag Innerhalb einer Woche Nach mehr als einer Woche Regelmäßig erst im Rahmen der Kodierung /des Fallabschlusses Keine Leistungserfassung Sonstige: D15 Führen Sie eine fallbegleitende Kodierung durch? Geplant D16 Ziehen Sie eine Anpassung Ihrer Therapieprozesse oder des Leistungsspektrums, induziert durch das neue Entgeltsystem, in Erwägung? Therapieprozesse Leistungsspektrum D17 Welche wesentlichen Änderungen in der Steuerung haben Sie, induziert durch die Einführung des neuen Entgeltsystems, bereits umgesetzt, und welche sind geplant? Umgesetzt Geplant Nicht geplant Einführung neuer primärer Steuerungskennzahlen, um von der auslastungs- zur ergebnisorientierten Steuerung zu kommen Überarbeitung des Berichtswesens zur Anpassung an die Steuerung im neuen Entgeltsystem Einführung einer stationsbezogenen Deckungsbeitragsrechnung Einführung einer Kostenträgerrechnung (Fallkostenrechnung) Sonstige: Sonstige: 13

WIR BEDANKEN UNS FÜR IHRE ZEIT UND TEILNAHME! Bitte senden Sie den ausgefüllten Fragebogen bis zum 30.10.2017 gern unfrei zurück an: DVKC e. V. Haus der Gesundheitsberufe Alt-Moabit 91 10559 Berlin MEDIENPARTNER: 14

DVKC e. V. Haus der Gesundheitsberufe Alt-Moabit 91 10559 Berlin Phone +49.30548015.81 E-Mail umfrage@dvkc.de www.dvkc.de OPERATION ZUKUNF TSFÄHIGKEIT VON DER IDEE BIS ZUR TAT