Ready for SEPA SFirm - Leitfaden für die SEPA-Umstellung 1. Allgemeines Dieser Leitfaden soll Sie bei der Nutzung der SEPA-Zahlverfahren im SFirm unterstützen. Er gibt wichtige Hinweise zu der SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift und beschreibt die notwendigen Handlungen im Programm, um von den nationalen Zahlverfahren auf die SEPA-Überweisung und ggf. die SEPA-Lastschrift umzustellen. 2. Voraussetzungen - SFirm-Version 2.5 (17/17) - Lizenz für das SFirm-SEPA-Modul Ob Sie die Voraussetzungen erfüllen, wird Ihnen im SFirm-Programm in der Menüleiste unter Hilfe Info über SFirm angezeigt. 3. SEPA-Überweisung SEPA-Überweisungen können über den gleichnamigen Ordner erfasst und verwaltet werden. Um die Maske zur Erfassung einer SEPA-Überweisung zu öffnen, stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: - Klick auf das erste Symbol Zahlungsaufträge in der Symbolleiste - Klick auf Datei Neu Zahlungsaufträge in der Menüleiste - Klick auf Wechseln zu Zahlungsaufträge in der Menüleiste Bis auf die nachfolgend beschriebenen Felder entspricht die Erfassungsmaske für SEPA-Überweisungen die der Erfassungsmaske für Inlands-Überweisungen. Seite 1 / 12 Stand 20.02.2014
IBAN des Begünstigten Die IBAN des Begünstigten (internationale Kontonummer) wird vom Empfänger bzw. Begünstigten mitgeteilt (z.b. auf der Rechnung oder dem Briefbogen). SWIFT-BIC Die BIC des Begünstigten (internationale Bankleitzahl) wird vom Empfänger bzw. Begünstigten mitgeteilt (z.b. auf der Rechnung oder dem Briefbogen). Abw. Zahlungsempfänger Weicht der tatsächliche Zahlungsempfänger von dem ausgewählten Kontoinhaber namentlich ab, kann hier eine zusätzliche Angabe hinterlegt werden. Eine Eingabe ist optional. Ende zu Ende Referenz Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Kundenreferenz zur Einstellung und Weiterleitung des Auftrags zu hinterlegen. Damit kann die Möglichkeit geschaffen werden, eine maschinelle Zuordnung von Auftrag und Zahlung vorzunehmen. Zuordnungen, Nachforschungen und Rückgaben werden dadurch deutlich vereinfacht. Art der Zahlung (kodiert) Hier kann ggf. eine Zahlungsart gewählt werden. Momentan stehen folgende Arten zur Auswahl: - <kein Code> - SALA (Gehaltszahlung) - CBFF (VL Zahlung) - CHAR (Spendenzahlung) - BONU (Bonuszahlung) - PENS (Rentenzahlung) - GOVT (Zahlung öffentl. Kassen) - BENE (Zahlung Arbeitslosengeld) - SSBE (Zahlung Sozialleistung) Bemerkung In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung zu hinterlegen. Die Eingabe ist optional und wird nicht zum Kreditinstitut oder Zahlungsempfänger übertragen. 3.1 BIC/IBAN Erfassungshilfe Sollten Sie die BIC und IBAN nicht zur Hand haben, können Sie während der Erfassung von Aufträgen die Kontonummer und die Bankleitzahl in den Feldern IBAN/SWIFT-BIC eingeben. Beim Verlassen des BIC-Feldes werden beide Angaben von SFirm in IBAN und BIC umgerechnet und in das Formular übernommen. Gleichzeitig erscheint eine Hinweismeldung zur Umrechnung. Neben der automatischen Erfassungshilfe haben Sie die Möglichkeit, mit der Schaltfläche neben dem SWIFT- BIC-Erfassungsfeld die Bankleitzahl und die Kontonummer manuell einzugeben. SFirm errechnet sofort die BIC und die IBAN aus den von Ihnen hinterlegten Daten. Mit <OK> werden die Daten in die Erfassungsmaske übernommen. Die Registerkarte Zahlungsrhythmus entspricht der Registerkarte Zahlungsrhythmus in der Erfassungsmaske für Inlands-Überweisungen. Seite 2 / 12 Stand 20.02.2014
4. SEPA-Lastschrift 4.1 Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Um SEPA-Lastschriften ausführen zu können, benötigen Sie zunächst die Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank. Liegt Ihnen die Gläubiger-ID vor, rufen Sie den betreffenden Auftraggeber in der Menüleiste über Wechseln zu Auftraggeber mit einem Doppelklick auf. Im nun erscheinenden Register Adresse können Sie die Gläubiger-ID erfassen. 4.2 SEPA-Lastschriftmandate Die SEPA-Lastschriftmandate können Sie über Klick in der Menüleiste auf Wechseln zu SEPA Lastschriftmandate und einem Rechtsklick in das leere graue Feld und anschließender Auswahl des Menüpunktes Neu erfassen. Wählen Sie zunächst den Auftraggeber aus der Auswahlliste aus. Bei Gültig für: Wählen Sie bitte SEPA-Basis-Lastschriften (CORE) oder SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B) aus. Hinterlegen Sie nun eine Mandatsreferenz und legen Sie die Art der Zahlung fest (einmalig oder wiederkehrend). Die weiteren Angaben zum Zahlungspflichtigen bzw. Schuldner betreffen neben den Adressdaten die Bankverbindung (BIC und IBAN). In letzte Verwendung trägt SFirm automatisch das Datum der letzten Verwendung der SEPA-Lastschrift mit diesem Mandat ein. In den Feldern Abw. Zahlungspflichtiger, Vertragsdaten und Bemerkung können optional weitere Angaben gemacht werden. Als Signaturdatum für das Mandat gilt das Datum auf der Mandatseinholung. Die erste SEPA-Lastschrift muss als erstmalig gekennzeichnet sein. Dies trifft sowohl auf die SEPA-Basis-Lastschrift als auch auf die SEPA- Firmen-Lastschrift zu. Sollten Sie eine Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat gewandelt haben, setzen Sie das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel zur SEPA- Lastschrift als Signaturdatum ein. In diesem Fall muss das Signaturdatum aber immer mindestens fünf Tage vor der ersten Fälligkeit der SEPA-Basis-Lastschrift liegen. Seite 3 / 12 Stand 20.02.2014
Ist in den Optionen unter dem Reiter Zahlungsaufträge die Option Neue Lastschriftmandate automatisch anlegen aktiviert, werden die Mandate bereits bei der Erfassung einer SEPA-Lastschrift angelegt. Werden SEPA-Lastschriften über den Menüpunkt Datei DTA - Dateien Importieren in SFirm importiert, die bereits SEPA-Lastschriftmandate beinhalten, besteht an dieser Stelle die Möglichkeit diese ebenfalls zu importieren. 4.2.1 Import/Export von SEPA-Lastschriftmandaten Existieren bereits bestehende Mandate in nachgelagerten Systemen, können Sie diese in SFirm importieren oder mit Hilfe des Exports in die Fremdanwendungen überführen. Hierzu wählen Sie in der Menüleiste Extra Import/Export Ausführen die Vorlage sepa-mandate.scr aus. In dieser Vorlage sind alle Felder belegt, die in der SEPA-Lastschriftmandate-Datenbank vorhanden sind. Sollten Anpassungen notwendig sein, können diese in der Menüleiste über Extra Import/Export Scriptdateien durchgeführt werden. 4.2.2 Druck der SEPA-Lastschriftmandate Zum Ausdruck von SEPA-Lastschriftmandaten wählen Sie in der Menüleiste Datei Formulardruck. Die SEPA- Lastschriftmandate können Sie dem Zahlungspflichtigen zur Unterzeichnung weiterleiten. 4.3 Erfassung einer SEPA-Lastschrift SEPA-Lastschriften können über den gleichnamigen Ordner erfasst und verwaltet werden. Um die Maske zur Erfassung einer SEPA-Lastschrift zu öffnen, stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: - Klick auf das erste Symbol Zahlungsaufträge in der Symbolleiste - Klick auf Datei Neu Zahlungsaufträge in der Menüleiste - Klick auf Wechseln zu Zahlungsaufträge in der Menüleiste Bis auf die nachfolgend beschriebenen Felder entspricht die Erfassungsmaske für SEPA-Lastschriften die der Erfassungs-Maske für Inlands-Lastschriften. Seite 4 / 12 Stand 20.02.2014
Mandat Hier wählen Sie über das Fernglas-Symbol ein Mandat aus, welches zuvor wie unter dem Punkt SEPA-Lastschriftmandate beschrieben hinterlegt wurde. IBAN des Zahlungspfl. Die IBAN des Zahlungspflichtigen (internationale Kontonummer) wird vom Zahlungspflichtigen mitgeteilt (z.b. auf der Lastschrift-Ermächtigung). SWIFT-BIC Die BIC des Zahlungspflichtigen (internationale Bankleitzahl) wird vom Zahlungspflichtigen mitgeteilt (z.b. auf der Lastschrift-Ermächtigung). Abw. Zahlungspflichtiger Weicht der tatsächliche Zahlungspflichtige von dem ausgewählten Kontoinhaber namentlich ab, kann hier eine zusätzliche Angabe hinterlegt werden. Eine Eingabe ist optional. Ende zu Ende Referenz Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Kundenreferenz zur Einstellung und Weiterleitung des Auftrags zu hinterlegen. Damit kann die Möglichkeit geschaffen werden, eine maschinelle Zuordnung von Auftrag und Zahlung vorzunehmen. Zuordnungen, Nachforschungen und Rückgaben werden dadurch deutlich vereinfacht. Art der Zahlung (kodiert) Hier kann ggf. eine bestimmte Zahlungsart gewählt werden. Das Feld ist in der Regel nicht aktiv. Bemerkung In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung zu hinterlegen. Die Eingabe ist optional und wird nicht zum Kreditinstitut oder zum Zahlungspflichtigen übertragen. Abhängig von dem gewählten Ausgabedatum, der Vorlaufzeit des jeweiligen Kreditinstituts und der Verwendung des Mandats, wird der frühestmögliche Einzugstermin automatisch ermittelt. Im Register Lastschriftmandat haben Sie die Möglichkeit, das bereits unter SEPA-Lastschriftmandate definierte Mandat für die vorliegende SEPA-Lastschrift ggf. zu modifizieren. Die Mandatsnummer und das Signaturdatum sind bereits vorgegeben. Als Signaturdatum für das Mandat gilt das Datum auf der Mandatseinholung. Die erste SEPA-Lastschrift muss als erstmalig gekennzeichnet sein. Dies trifft sowohl auf die SEPA-Basis-Lastschrift als auch auf die SEPA- Firmen-Lastschrift zu. Sollten Sie eine Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat gewandelt haben, setzen Sie das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel zur SEPA- Lastschrift als Signaturdatum ein. In diesem Fall muss das Signaturdatum aber immer mindestens fünf Tage vor der ersten Fälligkeit der SEPA-Basis-Lastschrift liegen. Seite 5 / 12 Stand 20.02.2014
Auch bei der Erfassung von SEPA-Lastschriften kann ein Zahlungsrhythmus definiert werden. Die Registerkarte Zahlungsrhythmus entspricht der Registerkarte Zahlungsrhythmus bei der Erfassung von Lastschriften. Beachten Sie, dass das Register Zahlungsrhythmus erst zur Verfügung steht, wenn im Register Lastschriftmandat die Option Mandat für wiederkehrenden Einzug aktiviert wurde. 4.4 Erfassung einer Euro-Expresslastschrift (COR1) Für innerdeutsche Lastschriften hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, verkürzte Einreichungsfristen zu nutzen. Diese betragen bei der Euro-Expresslastschrift unabhängig davon, ob es sich um eine einmalige, erste, folge oder letztmalige Lastschrift handelt einheitlich mindestens einen Bankarbeitstag. Für die Nutzung von Euro-Expresslastschriften legen Sie zunächst einen passenden Ordner in SFirm an. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Datei Neu Ordner. Vergeben Sie in dem Feld Bezeichnung einen Namen für den Ordner. Wählen Sie in dem darunter befindlichen Auswahlfeld das Element SEPA Lastschriften aus. Nach einem Klick auf <Weiter> ist neben der Möglichkeit, auf einen Auftraggeber oder ein Auftraggeberkonto einzuschränken, die Auswahl Euro-Expresslastschriften (COR1) zu sehen. Selektieren Sie diese Option und legen Sie ggf. noch eine Zugriffsbeschränkung fest. Anschließend kann die Neuanlage mit <Fertig stellen> abgeschlossen werden. Seite 6 / 12 Stand 20.02.2014
5. SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Um SEPA-Firmen-Lastschriften innerhalb von SFirm nutzen zu können, muss zunächst ein passender, neuer Ordner angelegt werden. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Datei Neu Ordner. Vergeben Sie in dem Feld Bezeichnung einen Namen für den Ordner. Wählen Sie in dem darunter befindlichen Auswahlfeld das Element SEPA Lastschriften aus. Nach einem Klick auf <Weiter> ist neben der Möglichkeit, auf einen Auftraggeber oder ein Auftraggeberkonto einzuschränken, die Auswahl Firmenlastschriften (B2B) zu sehen. Selektieren Sie diese Option und legen Sie ggf. noch eine Zugriffsbeschränkung fest. Anschließend kann die Neuanlage mit <Fertig stellen> abgeschlossen werden. Seite 7 / 12 Stand 20.02.2014
6. Ausgabe von SEPA-Aufträgen Um SEPA-Aufträge auszugeben, stehen wie bisher mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: - Klick auf das zweite Symbol Ausgabe des Zahlungsordners in der Symbolleiste - Klick auf Ausgabe Disposition/Ausgabe in der Menüleiste Nachdem Sie den auszugebenden Zahlungsordner ausgewählt haben, klicken sie bitte auf Ausgabe. Als nächstes wird bei SEPA-Überweisungen das Ausführungsdatum und bei SEPA-Lastschriften das Fälligkeitsdatum abgefragt. Das Fälligkeitsdatum hängt bei SEPA-Lastschriften davon ab, ob es sich um eine Erstlastschrift oder Folgelastschrift handelt. Bei der Berechnung der Fälligkeit werden Bank-Arbeitstage berücksichtigt: SEPA-Basis-Lastschriften (CORE): Bei erstmaligem Einzug muss der Auftrag mindestens 5 Tage vor Fälligkeit, bei weiteren Einzügen mindestens 2 Tage vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen. SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B): Bei allen Einzügen (erstmalig, wiederkehrend oder letztmalig) muss der Auftrag mindestens 1 Tag vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen. Euro-Expresslastschriften (COR1): Bei allen Einzügen (erstmalig, wiederkehrend oder letztmalig) muss der Auftrag mindestens 1 Tag vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen. SEPA-Lastschriften dürfen frühestens 28 Kalendertage vor Fälligkeit der Bank des Zahlungspflichtigen vorgelegt werden. Ihrer Inkasso-Vereinbarung können Sie entnehmen, wann Sie SEPA-Lastschriften frühestens bzw. spätestens zum Einzug weiterleiten können bzw. müssen. Mit der Option Sammelbuchung können Sie festlegen, ob die Zahlungen gemeinsam als Sammler oder einzeln als Einzelüberweisung bzw. Einzellastschrift behandelt werden sollen. Wird der Haken entfernt, wird der SEPA-Datei ein Kennzeichen (Batch-Booking) beigelegt, die Zahlungen einzeln auf dem Konto zu verbuchen. Beachten Sie bitte, dass diese Funktionalität (Batch-Booking) abhängig vom jeweiligen Institut ist. Seite 8 / 12 Stand 20.02.2014
7. SEPA-Konvertierung Der SEPA-Zahlungsverkehr hat den nationalen und europaweiten Euro-Zahlungsverkehr am 01. Februar 2014 ersetzt. SFirm bietet Ihnen die Möglichkeit, Inlands- und EU-Standardüberweisungen komfortabel in SEPA- Zahlungen umzuwandeln. Bei unvollständig erfassten Zahlungen wie z.b. beim Umwandeln von Lastschriften in SEPA-Lastschriften haben Sie zusätzlich eine Ergänzungsmöglichkeit für die Lastschriftmandate. Um die SEPA-Konvertierung zu starten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Nach Aufruf des Menüpunktes Extra SEPA-Konvertierung erhalten Sie die Auswahl der Inlands- und EU- Standardüberweisungen, die für die Konvertierung in Frage kommen. Alternativ können Sie die SEPA-Konvertierung direkt aus einem Zahlungsordner starten. Wählen Sie hierzu nach einem Rechtsklick in das leere graue Feld den Menüpunkt SEPA-Konvertierung aus. Sollen Ihre bestehenden Inlands-Lastschriften konvertiert werden, können Sie diese entweder in SEPA-Basis- Lastschriften (CORE), Euro-Expresslastschriftten (COR1) oder in SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B) konvertieren. Dafür ist jeweils ein eigener Konvertierungslauf nötig. Bitte wählen Sie aus, welche Art von SEPA- Lastschriften Sie jetzt erzeugen möchten. Bitte beachten Sie, dass SEPA- Eillastschriften nur für innerdeutsche Zahlungen vorgesehen sind. Seite 9 / 12 Stand 20.02.2014
Anschließend erhalten Sie eine Übersicht der zu konvertierenden Zahlungen mit den jeweiligen Zahlungsdetails. Das Feld Status weist ggf. fehlende oder unvollständige Angaben in den zu konvertierenden Aufträgen aus und kann wie folgt belegt sein: - DFÜ-Auftrag - Mandatsnummer fehlt - Signaturdatum fehlt - IBAN fehlt - BIC fehlt - nicht SEPA-ready - VWZ wird gekürzt Bei SEPA-Zahlungen sind maximal vier Verwendungszweck-Zeilen möglich. Bei der SEPA-Konvertierung können daher nur die ersten vier Verwendungszweck-Zeilen Ihrer alten Zahlungen übernommen werden. Wenn die IBAN und BIC noch nicht bekannt war, errechnet SFirm die Angaben ggf. aus der Kontonummer und der Bankleitzahl des Originalauftrages. Diese Angaben sollten vor der Ausgabe unbedingt geprüft werden, da hierbei nicht alle Sonderfälle der Institute unterstützt werden. Um in diesen Fällen Anpassungen vorzunehmen, klicken Sie auf <Ändern>. Wenn SFirm anhand der vorliegenden Daten keine IBAN und BIC ermitteln konnte, sind die Daten zu prüfen und die fehlenden Angaben manuell hinzuzufügen. Bei der Konvertierung der Lastschriften in SEPA-Lastschriften müssen Sie der SEPA-Lastschrift entweder ein bestehendes, gespeichertes SEPA-Mandat hinzufügen oder ein neues SEPA-Mandat anlegen. Seite 10 / 12 Stand 20.02.2014
Beim Betätigen des Buttons Automatische Mandatserzeugung erscheint der folgende Dialog. Hier kann die Vergabe der Referenznummer gesteuert werden. Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden Empfänger-IBAN als Mandatsreferenz Mandatsreferenz gemäß folgender Vorgabe erzeugen Signaturdatum In diesem Fall wird als Referenznummer jeweils die Empfängernummer verwendet. In diesem Fall wird zur Erzeugung der Mandatsreferenz jeweils die Empfänger-IBAN verwendet. Auch hier gelten die Regeln (s.o.). Ist diese Option aktiviert, wird die Mandatsreferenznummer aus dem hinterlegten Nummernkreis automatisch generiert. Dabei wird der Startwert mit dem Wert +1 gestartet. Ist diese Option aktiviert, wird bei allen neu angelegten Mandaten das Signaturdatum hinterlegt. Das Signaturdatum ist für alle automatisch erzeugten Mandate gleich. Beim Klicken auf <Informationen hinzufügen> werden die fehlenden Mandatsdaten nach den hinterlegten Kriterien den Lastschriften zugesteuert. Falls keine automatisch generierte Nummer verwendet werden soll, können die Mandatsdaten noch über die Funktion Bearbeiten im Hauptfenster der SEPA-Konvertierung hinzugefügt werden. Besteht bereits eine Mandatsreferenz, wird die nächste Nummer verwendet, bis eine passende freie Nummer gefunden wird. Solange der Lastschrift kein Mandat zugeordnet ist, kann der Auftrag nicht konvertiert werden. Sind alle notwendigen Bedingungen für die Konvertierung erfüllt, können Sie noch den Namen für den neuen SEPA-Ordner bestimmen oder den bisherigen belassen und die Konvertierung mit <OK> starten. Existieren in dem ursprünglichen Ordner keine Zahlungen mehr, z.b. Zahlungen mit dem Status DFÜ-Auftrag, erscheint die Abfrage, ob der ursprüngliche Ordner erhalten bleiben soll. Seite 11 / 12 Stand 20.02.2014
Wenn Sie diese mit <Nein> bestätigen, wird der alte Ordner gelöscht. Zu diesem Zeitpunkt erstellt SFirm einen neuen SEPA-Zahlungsordner, der sich im gleichen Ordnerpfad befindet, in dem der alte Ordner zu finden ist und legt in diesem die konvertierten SEPA-Aufträge ab. Nach einer erfolgreichen Konvertierung erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Die SEPA-Konvertierung ist somit abgeschlossen. Um weitere Zahlungsordner zu konvertieren, wiederholen Sie den Vorgang mit der Auswahl der gewünschten Ordner. 8. Sie haben Fragen? Bei Rückfragen zu SFirm hilft Ihnen gerne unsere Electronic Banking-Hotline weiter: Telefon: 02821/88-687 E-Mail: hotline@sparkasse-kleve.de Servicezeiten: 08:00 bis 22:00 Uhr (Montag - Samstag) Seite 12 / 12 Stand 20.02.2014