Die Autorin Margit Gatjens-Reuter ist geschaftsfiihrende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH. Ihre Schwerpunkte sind Managementtraining, Coaching und Projekt-Management. Sie ist bekannt als Referentin und Autorin zahlreicher Fachbticher und Fachartikel.
Stichwortverzeichnis Ablage, chaotische 55 - dezentrale 37 - lateral hangende 70 - vertikal hangende 70 - zentrale 37 Ablagetechnik 33, 61 Ablagewortschatz 129 Ablage-Wortschatz 160 Ablauforganisation 53 Aktenfluss 27, 33 Aktenfluss-Schema 31,41 Akten-James 160 Aktenplan 107 Aktenstau 20, 33 Aktentransport 55 Akteniibersicht 144, 160 Aktenvernichter 58 Aktenverwaltung, externe 56 Aktenzeichen 109, 131 Altablage 22 Altablagel Archiv 36, 46 Anwendungsaufwand 134 Anwendungsregeln 134 Arbeitsplanung 14 Arbeitsplatz-/Gruppenregistratur 36 Arbeitsplatz-Organisation 13 Archiv 22, 46 Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme, elektronische 40 Archivbox 72 Archiveinheit 53 Archivierung 162 Archivkarte 53 Archiv-Standortnummer 160 Archivverwaltung 160 EDV-gestiitzte 56 Aufbewahrungsfristen 20 Aufbewahrungsort 37 Auftragsunterlagen 28 Ausmisten 50 Barcode 163 Beistellwagen 73 Berater, externe 178 Beratungskosten 166 Berechnung der Stellflache 53 Besteuerung 21 Bewegungsraum 69 Beweiswiirdigung 22 Bezugsperson 118 Briefordner 66 Biicher 30 Bundesdatenschutzgesetz 88 Biiro, papierloses 143 Biirostellflache 24 CAR 91 CD ( Compact Disc) 92 CD-R (Recordable) 92 CD-ROM 92 Checkliste 13 Codierung 130 Codierung 103 Computer aided retrieval 91 Datenbank 53 Datenbankprinzip 16 Detaillierungsgrad 134 Dezimalsystem 108 Digitalisieren 162 Dokumentendurchlaufzeit 161 Dokumentenmanagement 161 Dokumentenmanagement -System 143 Duo-Verfahren 85 Duplex-Verfahren 85 Dupliziergerate 86 Durchlaufkamera 85
190 Stichwortverzeichnis DVD (Digital Versatile Disc) 92 EDV-Werkzeug 144 Eingangsdatum 118 Einrichtungskosten 70, 78 Einsparpotenziale 166 Einstellmappe 71 Electronic Mail (E-Mail) 16, 144 Erfassungsaufwand 164 Erhebungstechnik 180 Ersatzverfilmung 86 Erstelldatum 118 Ersteller 118 Erstellung 16 Fahrregalanlage 66 Formular 17 Ftillgrad 70 Funktionsraum 44 Gegenstand 119 Gliederungsstruktur 109 GroBraum 44 Groupware 162 Grundsatze ordnungsmabiger Buchftihrung (GOB) 87 Hangemappe 71 Hangeregistratur, vertikal 71 Hangesammler 76 Hard-/Softwarekosten 166 Identifizierung 101 Ident-Nummer 119 Image 162 Index 163 Indexieren 162 Indexierung 163 Informationsflut 12 Informationskategorien 119 Informationsmanagement 161 Informationsspeicher 49 Informationssystem 116 Internet 144 Intranet 144 Ist-Aufnahme 179 - quantitative, selektive 33 - -Bericht 180 Jackets 86 Kassettenablage 68 Kataloge 29 Katalogsammlung 42 Kategorie 101 Kennzeichnung 69 klassifizieren 101 Know-how-Unterlagen 29 Know-how-Zentrale 42 Kombinationsschranke 82 Kommunikationsfalle 113 Kompressionsverfahren 164 komprimiert 164 KontrollmaBnahmen 185 Kopiervolumen 17 Kosten 48 Kostenfaktor 78 Lesegerate 86 Lohnverfilmung 87 Loseblattablage 71 Mehrfachablagen 23,165 Mehrfacharbeiten 165 Mikrofilm 85 - -Grundsatze 88 Mikroplanfilm 86 Mobelbedarf 52 MOD 93 Muster- und Demonstrationsregistratur 183 NCI 162 OCR 163 Ordner 66 Ordnung 23, 91 Ordnungs-Kategorien 102 Ordnungssystem 99 Organisations-Handbticher 41 Organisations mittel 24
Stichwortverzeichnis 191 Paternosterschranke 66, 73 Pendelhefter 70 Pendelmappe 70 Pendelregistratur 70 Personalkosten 48, 78, 168 Pilotumstellungen 183 Platzreserve 34, 55 Posteingang 12 Prioritatenfolge 134 Privatablage 136 Privatarchiv 141 Produktivitat 161 Projektablauf 179 Projektabwicklung 176 Projektauftrag 178 Projektleiter 176 Projektstrukturablauf-Plan 179 Projektteam 178 Prospekte 29 Prospektsammlung 42 Raumausnutzung 65 Raumkosten 78, 167 Recherche 160, 162 Regeln for die alphabetische Ordnung 104 Registerblatter 66 Registrator 53 Registraturleitfaden 134 Registraturmobel 24 Registraturstufen 35 Reorganisation 166 Retrieval 162 Retrieval-System 165 Rollboys 73 Rotiersaulen 66 RtickvergroBerungsgerate 86 Sachgebiet 119 Scanner 162 Schnellhefter 68 Schreibtisch 37 Schreibtisch-Registratur 13 Schriftgutselektion 27 Schrittschaltkamera 85 Sicherungsmechanismen 166 Sichtreiter 71 Signaturgesetz 22 Simplex-Verfahren 85 Soll-Vorschlag 180 Speicherplatten, optische 93 Standardregister 66 Standardverteiler 17 Standort-Nummer 55 Standortwahl 44 Stapelablage 64 Steck signa Ie 70 Stehsammler 68 Stellplatz 24 Stichwortablage 104 Stiltraining 16 Suchaufwand 96 Suchbegriffe 119 Suchbegriffs-Listen 129 Suchkriterium 118 Synonyme 95, 130 Systembaukasten 142 Terminablage 12 Terminsystem 14 Totraum 68 Transformation 21 Trefferquote 163 Unterlagenart 119 Unterlagenpaket 30 Verantwortlichkeit 31 Vernichtung 36,57 Vernichtungsdatum 54, 160 Vertraulichkeit 58 Vertraulichkeitsvermerk 55 Verwaltungsaufwand 56 Verwaltungsdaten 160 Verwaltungs-Handbticher 41 Verwaltungsunterlagen 28 Volltext-Recherche 163 Vorgangsuntersttitzung 162 Wandschranke 43 Wiedergabe 22 Wiedervorlagevermerke 159
192 Stichwortverzeichnis Wirtschaftlichkeit 167. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 171 Workflow 162 WORM (Write once read many) 93 Zeitaufwand 68, 70 Zeiterspamis 72 Zeitgewinn 99 Zeitschriften 30 Zeitschriftensammlung 42 Zentralablage 39 Zentralregistratur 37 Zielformulierung 179 Zugriffshaufigkeit 26, 27, 41 Zugriffszeiten 38 Zwischenregistratur 36, 40