Pivot-Tabellen und -Charts mit Datenschnitt und Gruppierung AUSGANGSSITUATION... 2 ZIEL... 2 LÖSUNGSBESCHREIBUNG... 4 ERSTELLEN PIVOT-TABLE UND CHART... 4 DATENSCHNITT EINFÜGEN... 11 GRUPPIEREN IN PIVOT-TABELLEN... 16 ANMERKUNGEN:... 17 1
Ausgangssituation In der Excel-Arbeitsmappe Kundenrechnungen sind in der Tabelle Rechnungsdaten die Rechnungsdatensätze von Kunden erfasst. Ziel Sie möchten gerne tabellarisch auswerten, wie sich der Gesamt-Umsatz je Ort bzw. je Kunde entwickelt. Hierbei möchten Sie die Möglichkeit haben zwischen allen, einem oder mehreren Einträgen auswählen zu können. Diese Auswertungen sollen folgendes Aussehen haben. Gesamtumsatz je Ort 2
Gesamtumsatz je Kunde Eine weitere tabellarische Auswertung soll den Gesamt-Umsatz je Monat anzeigen. Gesamtumsatz je Monat Bei der grafischen Auswertung möchten Sie für ausgewählte Vertriebsgebiete, Orte und Kunden den Gesamtumsatz je Ort als Säulendiagramm sehen und den Gesamtumsatz je Kunden in einem Kreisdiagramm. Über Schalttafeln (Datenschnitt) erfolgt die Auswahl des oder der Vertriebsgebiete(s), des oder der Ort/e sowie des oder der Kunden. Die Tabelle mit der grafischen Auswertung soll folgendes Aussehen haben. 3
Über Sie Schaltflächen im oberen Bereich möchten Sie interaktiv auswählen, welche Daten in den Diagrammen (unterer Bereich) und in den tabellarischen Zusammenfassungen angezeigt werden. Lösungsbeschreibung Öffnen Sie Datei Kundenrechnungen-Aufgabendatei. Diese enthält eine Tabelle Rechnungsdaten. Erstellen Pivot-Table und Chart Als erstens wollen wir die Gesamtumsatz je Ort berechnen. Markieren Sie im Bereich A1:G851, in dem sich die Rechnungsdatensätze befinden, eine beliebige Zelle. 4
Nun klicken Sie den Menüpunkt Einfügen an und dort in der Befehlsgruppe Tabellen den Befehl PivotTable/PivotChart. Darauf erscheint das Dialogfeld PivotTable mit PivotChart erstellen. Im Feld Tabelle/Bereich wird der zusammenhängende Bereich, der zur ausgewählten Zelle gehört, angezeigt. Bestätigen Sie die Auswahl bzw. Auswertung dieses Bereiches, in dem Sie auf OK klicken. Das Dialogfeld wird daraufhin geschlossen und das Arbeitsfenster in Excel hat sich zu einer interaktiven Eingabemaske für die Pivot-Tabelle verwandelt, wie dies die nachfolgende Abbildung zeigt. 5
Schieben Sie nun bei gedrückter Maustaste das Feld Ort in den Bereich Achsenfelder und anschließend das Feld Rechnungsbetrag in das Feld Werte. Anschließend hat das Excel-Arbeitsfenster das nachfolgend dargestellte Aussehen. Markieren Sie nun die Zahlen in Spalte B und formatieren sie als Währung (Euro). Anschließend markieren Sie das Pivot-Chart, schneiden es aus und fügen es auf einem neuen Tabellenblatt, das Sie zuvor eingefügt haben, ein. Das Pivot-Chart sollte ab der Zelle A15 positioniert werden, da oberhalb des Diagramms später noch die Schaltflächen positioniert werden sollen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das neue Tabellenblatt mit dem eingefügten Pivot-Chart. 6
Kehren Sie nun zur Tabelle Rechnungsdaten zurück und bilden Sie eine weitere Pivot-Tabelle, diesmal Gesamtumsatz je Kunde. Markieren Sie das Säulendiagramm und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Diagrammtyp ändern. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Diagramm ändern. 7
Markieren Sie das Kreisdiagramm und klicken Sie auf OK. Daraufhin wird das Dialogfenster geschlossen und im Excel-Arbeitsfenster ist nun das Kreisdiagramm zu sehen. Markieren Sie nun das Kreisdiagramm und schneiden es aus. Anschließend fügen Sie es auf dem Tabellenblatt, in dem sich bereits das Säulendiagramm Gesamtumsatz je Ort befindet, ein am besten, rechts neben dem Säulendiagramm. Anschließend hat das Excel-Arbeitsfenster folgendes Aussehen. 8
Nun sind die Diagramm noch zu formatieren. Löschen Sie zunächst in beiden Diagrammen die Diagrammüberschrift sowie die Legende. Markieren Sie nun zunächst das Säulendiagramm und fügen Sie zu den Säulen die Datenbeschriftung ein, die Sie anschließend in Euro formatieren. Markieren Sie dann das Kreisdiagramm aus und fügen Sie hier ebenfalls die Datenbeschriftung ein, die Sie dann wie nachfolgend dargestellt, formieren, d.h. Aktiveren der Beschriftungsoptionen Rubrikenname, Wert und Führungslinien anzeigen sowie im Feld Trennzeichen die Option (Neue Zeile). 9
Die Diagramme haben danach folgendes Aussehen. Formieren Sie in beiden Diagrammen die Datenbeschriftung in Euro. 10
Datenschnitt einfügen Markieren Sie nun das Säulendiagramm und wählen Sie dann im Menüband PivotChart-Tools die Registerkarte Analyse aus und hier in der Befehlsgruppe Daten den Befehl Datenschnitt einfügen. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Datenschnitt einfügen. Wählen Sie hier die Optionen Kunde, Vertriebsgebiet und Ort aus. Danach klicken Sie auf OK. Daraufhin werden für die drei ausgewählten Optionen die betreffenden Datentafeln eingefügt. 11
Markieren Sie nun zunächst die Datentafel Vertriebsgebiet und rufen Sie über das Kontextmenü den Menübefehl Größe und Eigenschaften auf. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Größe und Eigenschaften. Hier wählen Sie links die Option Position und Layout und im rechten Teil des Dialogfeldes erhöhen Sie unter Layout die Spaltenzahl auf 4. Danach klicken Sie auf Schließen. Die Datentafel wird nun mit 4 Spalten angezeigt. Positionieren Sie sie auf dem Tabellenblatt links oben. 12
Entsprechend ändern Sie auch die anderen beiden Datentafeln auf 4 Spalten ab und positionieren Sie wie nachfolgend dargestellt geeignet. Im Menü Datenschnitttools können Sie sich dann noch das gewünschte Layout für die Datentafeln auswählen. Bitte beachten Sie, dass zur Anzeige der Datenschnitttools die Datentafel, deren Layout Sie ändern möchten, markiert sein muss. Weiter können Sie dann noch die Diagramme in geeigneten Farben formatieren. Nach diesen Formatierungen blenden Sie im Menüpunkt Ansicht noch die Gitternetzlinien aus. Im Excel-Arbeitsfenster sehen Ihre PivotCharts nun wie nachfolgend angezeigt aus. 13
Markieren sie nun das PivotChart zu den Kunden (Kreisdiagramm), da dieses noch eine Datenverbindung erhalten muss, damit die Filterfunktion über die Datentafel auch für das Kreisdiagramm funktioniert. Bei markierten Kreisdiagramm wählen Sie nun den Menübefehl PivotChart-Tools und dort die Registerkarte Analyse. Hier wählen Sie nun in der Befehlsgruppe Daten den Befehl Datenschnitt/Datenverbindungen einfügen. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Datenschnittverbindungen. Hier wählen Sie die Optionen Kunden, Ort und Vertriebsgebiet aus und klicken dann auf OK. 14
Anmerkung: Da Sie als erstes die Pivot-Tabelle zum Gesamtumsatz je Ort erstellt haben und als zweites die Pivot-Tabelle zum Gesamtumsatz je Kunden, lautet der Zusatz im Dialogfeld Datenverbindungen(PivotTable2). Nach dem das Dialogfeld Datenschnittverbindungen geschlossen wurde, können Sie nun über die Datentafel für beide Diagramme filtern. Beispiel: Im nachfolgenden Diagramm wurde zunächst das Vertriebsgebiet Nord ausgewählt. Sie erkennen, dass zu dem ausgewählten Vertriebsgebiet die dazugehörigen Orte(Bremen, Flensburg und Hamburg) sowie Kunden (Insterburg AG, Pfeiffer AG und Wanner GmbH) hervorgehoben (dunkler) dargestellt werden. Sie können durch Auswahl eines oder mehrerer Orte, die Suche weiter einschränken. Wenn Sie in Nord die Suche auf Hamburg beschränken möchten, klicken Sie auf die Datentafel von Hamburg. Wenn Sie die Suche für Hamburg und Emden durchführen möchten, klicken sie zunächst auf die erste Datentafel, drücken und klicken dann bei gedrückter Strg-Taste die zweite Datentafel an. Die Diagramme passen sich jeweils den ausgewählten Datentafeln an. 15
Durch einen Klick auf heben Sie gesetzten Filter wieder auf. Gruppieren in Pivot-Tabellen Rufen Sie die Tabelle Rechnungsdaten auf und erstellen Sie folgende PivotTable : Gesamtumsatz je Datum. Sie sehen in der nachfolgenden Darstellung, dass der Gesamtumsatz je Tag angezeigt. Wenn Sie den Gesamtumsatz hingegen je Monat darstellt haben möchten, markieren sie die Datumsangaben und wählen Sie im Menüpunkt DatenTable-Tools die Registerkarte Optionen und dort den Befehl Gruppieren / Gruppenauswahl. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Gruppieren. Hier wählen Sie Gruppierung Monat und Jahr aus. 16
Dann klicken Sie auf OK. Im Excel-Arbeitsfenster werden daraufhin die Umsätze bzw. Rechnungsbeträge nach Jahr und Monaten in der Pivot-Tabelle zusammengefasst. Sie können die Zahlenwerte nun noch mit dem Format Euro versehen. Anmerkungen Wenn Sie möchten, dass später die Pivot-Tabellen aktualisiert werden, wenn Sie weitere Zeilen oder Spalten hinzufügen, sollten Sie vor Aufruf des Befehls zur Erstellung von PivotTables und PivotCharts den zusammenhängenden Bereich als Tabelle (Liste) definieren (über den Befehl Einfügen/Tabelle). 17