Grundlagen Projektmanagement Eigenschaften eines Projektes Projektleiter Projektteam Definierte Start- und Endpunkte Endlich (zeitlich umrissen) Konkretes Ziel Budget Ressourcen (Zeit, Material, Mitarbeiter) Organisationsstruktur (Funktionen im Projekt müssen nicht immer mit Funktionen in der Linie übereinstimmen) Projektmeetings Projektdokumentation Abb. 1
Projektphasen Definition Projektorganisation Zielklärung und Potenzialanalyse Projektstartbrief Planung Definition Arbeitspakete Feinplanung Risikoanalyse Mitarbeiter qualifizieren Durchführung Information an Meilensteinen Abnahme Planung aktualisieren Steuerung bei Abweichung Projektverfolgung Arbeitspakete durchführen Abschluss Projektreview Ausblick, Nachhaltigkeitssicherung Abb. 2
Projektorganisation Oberste Leitung Mitglieder GF Lenkungskreis Projektleiter Externer Berater Projektteam Arbeitsgruppe 1 Arbeitsgruppe 2 Arbeitsgruppe... Abb. 3
Projektstartbrief Projekthandbuch Projektstartereignis: Projektstartbrief Projektstarttermin: Projektendereignis: Projektendtermin: Projektziele: Nicht-Projektziele: Hauptaufgaben (Projektphasen inkl. Meilensteine): Projektauftraggeber: Projektressourcen und kosten: Ressourcen-Kostenart Mengeneinheit Kosten in Projektleiter: Projektteam: Projektcoach: (Projektleiter) (Projektauftraggeber) Abb. 4
Arbeitspaket Arbeitspaket: Umsetzung von Verbesserungspotentialen, Anpassung der Dokumentation; Meilenstein: Freigabe der Dokumentation Inhalt: - Überarbeitung der Dokumente (z.b. VA, Richtlinien ) -Infoweiterleitung an Linie zur Bearbeitung von Defiziten (muss) und Verbesserungspotentialen (kann) -Monitoring der Maßnahmen durch den Verantwortlichen -Umsetzung der definierten Projekte durch die Linie -Einbeziehung des Teams, sobald inhaltliche Überarbeitung abgeschlossen; Verteilung an die Mitglieder des Teams Ressourcen: 3 Monate Zeitraum 10 Sitzungen pro Abteilung á 2 Stunden Aufarbeitungszeit pro Teammitglied 2 Stunden pro Woche = 264 Personentage Externe Ressourcen nach Bedarf: geplant 2 Tage Ergebnis: -Überarbeitete Bewertung -Erstellte Dokumente (100%) -Maßnahmenliste, Verbesserungspotentiale abgearbeitet -Freigegebene Dokumente Verantwortung: Jeweiliger Abteilungs-Verantwortlicher Überwachung Leistungsfortschritt Siehe Projektkommunikation Zeitabgrenzung: 29.05.2009 Abschluss durch Abteilungs-Verantwortliche 14.02.2009-15.06.2009 Abb. 5
Projektplan Jan. Feb. März Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März Apr. 1. Projektstart, Kick-off Meeting * 2. Festlegung des Sollzustandes Bildung von Arbeitsgruppen ** Aufnahme der Anforderungen **** **** **** 3. Analyse/Bewertung Ist-Zustand Ermittlung der vorh. Abläufe **** **** **** Überprüfung der Dokumentation **** **** *** Bewertung der Analyse-Ergebnisse * **** **** 4. Festlegung geeigneter Maßnahmen Ursachenanalyse der Q-Defizite ** **** ** Festlegung von Maßnahmen ** **** *** 5. Umsetzung der Maßnahmen Organisatorische Umsetzung **** **** **** **** Dokumentation **** **** **** **** 6. Überprüfung der Wirksamkeit Schwachstellen beseitigt? ** Evtl. Festlegung neuer Maßnahmen **** **** Laufend MA-Schulung / Information Legende: Hauptschritte Einzelschritte ***** Abb. 6
Ablaufschritte: Projektdurchführung 1. Projektstart Startveranstaltung 2. Festlegung des Soll-Zustandes 3. Analyse / Bewertung des Ist-Zustandes 4. Festlegung geeigneter Maßnahmen 5. Umsetzung der Maßnahmen Maßnahmen nicht wirksam 6. Überprüfung der Wirksamkeit Abb. 7
Projektabschluss Auflösung des Projektes Reintegration der Mitarbeiter Projektabschlussbericht Abb. 8