Handreichung "Elektronische Schulstatistik" in SVP-BW über ASV-BW nach ASD-BW Kontaktdaten SCS: Telefon: 0711 89246-0 E-Mail: sc@schule.bwl.de Weitere Informationsquellen: Im Intranet: Im Internet: http://kvintra.kultus.bwl.de/wdb www.scs.kultus-bw.de
Überblick 1. Erstellen der Statistik in SVP-BW 2. Ausdruck und Versand der Bögen für Schulträger und Schul-Dekanate per Post 3. Exportdatei in SVP-BW erstellen 4. E-Mail-Versand der SVP-BW-Exportdatei an das SCS 5. Hochladen der Statistik in ASV-BW durch das SCS 6. Kontrolle und Abgabe der Daten durch die Schule in ASD-BW (nach Erhalt der Info-Mail) 7. Kontrolle der Daten durch die Untere Schulaufsichtsbehörde, das Regierungspräsidium und das Statistische Landesamt 8. Ist aufgrund der Kontrolle eine Korrektur Ihrer Daten notwendig, meldet sich die entsprechende Stelle wie bisher gewohnt bei Ihnen. Korrektur der Daten in SVP-BW und erneute Ausführung der Schritte 2. oder 3. bis 5. Stellen Sie sicher, dass SVP-Version 1.0.8.2 installiert ist. Die Versionsnummer finden Sie in der Kopfzeile Ihrer SVP-Version: Stand: 09.10.2017 Seite 2 von 7
1. Erstellen der Statistik mit SVP-BW Erstellen Sie die Schul-, Klassen- und Religionsbögen wie gewohnt in SVP-BW. Details dazu finden Sie in der SVP-BW-Hilfe. Klassenbögen Die Klassenbögen müssen nicht händisch ausgefüllt werden. Die Angaben in der Spalte 'Herkunft' können eingetragen bzw. geändert werden. Die Daten in allen anderen Spalten lassen sich in der Maske nicht anpassen. Sind Änderungen notwendig, nehmen Sie diese bitte in der Schülerpersonalkarte vor. Um die Kontrolle zu erleichtern, werden die Schülernamen in der Maske angezeigt, sie werden aber weder gedruckt noch exportiert. SCD-Bogen Der SCD-Schulbogen wird in SVP-BW angezeigt. Bitte füllen Sie die Daten auf der Maske für den Export vollständig aus. Der SCD-Bogen muss zusätzlich an den Schulträger per Post verschickt werden. Übertragen Sie die Daten auf den SCD-Bogen. Dabei hilft Ihnen das Infoblatt, das in SVP-BW ausgedruckt werden kann. Denken Sie daran, den SCD-Bogen zu unterschreiben und mit Ihrem Schulstempel zu versehen. Stand: 09.10.2017 Seite 3 von 7
2. Versand der Bögen an die Schulträger und Schul-Dekanate per Post Drucken Sie die Bögen für die Schulträger und die Schul-Dekanate aus und versenden diese wie bisher mit der Post. 3. Exportdatei in SVP-BW erstellen Dafür gibt es im Modul 'Amtliche Schulstatistik' den Menüpunkt 'Daten exportieren', der nur bei teilnehmenden Schulen zu sehen ist. Es öffnet sich das folgende Fenster: Die Anzahl der Statistikbögen variiert je nach Schulart, bei Schulen mit Außenstelle sind weitere Bögen vorhanden. Es werden nur Bögen angezeigt, in die Daten eingetragen sind. Wählen Sie einen Pfad aus und klicken anschließend auf 'OK'. Die Daten aller Bögen werden in eine zip-datei im ausgewählten Verzeichnis geschrieben; der Dateiname setzt sich zusammen aus Dienststellenschlüssel_Statistik_Datum_Uhrzeit. Stand: 09.10.2017 Seite 4 von 7
Für den Export nach ASD-BW sind Plausibilitätsprüfungen in SVP-BW eingebaut: Beispielsweise muss die Anzahl von Schülerinnen kleiner oder gleich der Gesamtzahl von Schülern sein. Ist dies nicht der Fall, meldet SVP-BW dies beim Speichern oder Drucken: Die fehlerhaften Daten lassen sich trotzdem speichern oder auch drucken, indem man auf 'Ignorieren' klickt. Der Export ist aber erst möglich, wenn alle Plausibilitätsprüfungen erfolgreich verlaufen sind. Fehlerhafte Bögen sind mit einem Stern gekennzeichnet. Korrigieren Sie zuerst die entsprechenden Bögen (im Beispiel die Bögen 5.1, 5.2 und 6) und starten den Export anschließend erneut. Stand: 09.10.2017 Seite 5 von 7
4. Versand der Exportdatei an das SCS Schreiben Sie eine Mail an sc@schule.bwl.de mit dem Betreff: Elektronische Schulstatistik 2017 Bitte senden Sie die in SVP-BW erzeugte zip-exportdatei als Anhang mit. 5. Hochladen der Statistik in ASV-BW durch das SCS Die Datei wird durch das SCS mit Hilfe von ASV-BW nach ASD-BW hochgeladen. Sobald dies durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Info-Mail an das Poststellenkonto Ihrer Schule mit dem Betreff: 'ASD-BW / Papierstatistik / eingegangen'. 6. Kontrolle und Abgabe der Daten durch die Schule in ASD-BW Melden Sie sich mit Ihren bekannten Anmelddaten in ASD-BW an und öffnen Sie im Modul Statistik -> Papierstatistik -> Anzeige. Stand: 09.10.2017 Seite 6 von 7
Wählen Sie die einzelnen Statistikbögen und kontrollieren Sie die Eintragungen. Sind alle Bögen korrekt ausgefüllt, klicken Sie im Modul Statistik -> Papierstatistik auf 'Abgabe' und bestätigen Sie die Korrektheit durch Setzen des Hakens. Die Richtigkeit der Angaben auf dem Erhebungsbogen zur Schuldatei (SCD-Bogen) sowie deren Übereinstimmung mit den Klassen- bzw. Schulbögen wird hiermit bestätigt. Klicken Sie auf Abgeben. Sollten Sie selbst feststellen, dass Daten noch korrigiert werden müssen, nehmen Sie die Korrektur bei den Daten im Programm SVP-BW vor und verfahren anschließend nochmals entsprechend Punkt 2. bis 6. 7. Es erfolgt die Auswertung und Kontrolle durch das Staatliche Schulamt / Regierungspräsidium und das Statistische Landesamt. 8. Sollte die Schulaufsicht oder das Statistische Landesamt Korrekturbedarf feststellen, werden Sie entsprechend informiert. Nehmen Sie die Korrektur bei den Daten im Programm SVP-BW vor und verfahren anschließend nochmals entsprechend Punkt 2. oder 3. bis 6. Stand: 09.10.2017 Seite 7 von 7