SAP-Schulung Source To Pay STP353: Bearbeitung von Lieferavis mit SNC (Supply Network Collaboration) Externe Benutzerschulung Version: 4.0 Letzte Aktualisierung: 19-Jun-2017 3M Business Transformation & Information Technology Progress set in motion 1 >
Kurseinführung In diesem Kurs wird die Erstellung und Verwaltung von Lieferavis (Advance Shipping Notifications, ASNs) erklärt. Nach Abschluss dieses Kurses sind Sie zu Folgendem in der Lage: Sie können den Lieferavisprozess unter Verwendung von SAP SNC (SAP Supply Network Collaboration) definieren. Sie können einen Lieferavis über SAP SNC erstellen und veröffentlichen. Sie können den Wareneingangsprozess (Goods Receipt, GR) in SAP ECC (Enterprise Central Component) beschreiben. Sie können den Liefernachweisprozess (Proof of Delivery, POD) mit SAP SNC erklären. Sie können den Liefernachweis in SAP SNC anzeigen. Sie können angeben, wie Alerts verwaltet werden. 2
Lieferavisprozess Übersicht 3
Modulziele Nach Abschluss dieses Moduls sind Sie zu Folgendem in der Lage: Sie können den Lieferavis-Workflow in SAP SNC beschreiben. Sie können angeben, welche Vorteile ein Lieferavis in SAP SNC bietet. Sie können die Vorgehensweise zum Erstellen eines Lieferavis sowohl online als auch offline erklären. Sie können beschreiben, wie ein Lieferavis aktualisiert oder storniert wird. Sie können den Ablauf zur Veröffentlichung von Lieferavis detailliert beschreiben. Sie können 3M-Liefernachweis- und WE-Prozesse in SAP SNC erkennen. Sie können den SAP SNC Lieferavis-Alert-Prozess erklären. 4
Lieferavis-Ablauf In der folgenden Abbildung ist der Workflow dargestellt. Lieferant 3M Lieferavis erstellen Lieferavis verpacken (optional) Lieferavis veröffentlichen Abwicklungseinheit- Etikett drucken (optional) Liefernachweis empfangen SAP SNC Empfangen der Lieferavis Material erhalten Buchen eines Wareneingangs Liefernachweis senden 5
Übersicht über den Lieferavisprozess mit SAP SNC Lieferavisprozess: 1. Bevor der Materialversand erfolgt, erstellt, verpackt (optional) und veröffentlicht der Lieferant einen Lieferavis in SAP SNC. Lieferanten generieren Lieferavis in Bezug auf die Bestellnummer (PO) oder den Lieferplan (SA), bevor das Material verschickt wird. Lieferanten können einen oder mehrere Lieferavis zu einer oder mehreren Bestellungen erstellen. Ein Lieferavis kann auch für einen Teilversand eingegeben werden. Lieferanten können nach Veröffentlichung des Lieferavis auch Abwicklungseinheit (HU)-Etiketten drucken. 2. 3M wird durch SAP SNC über den Eingang des Lieferavis informiert und aktualisiert die Lieferavisnummer mit der zugehörigen Bestellungs- oder Lieferplannummer in SAP ECC. 3. Nach dem Erhalt von Materialien bucht 3M die Informationen zum Wareneingang in SAP ECC und sendet für die zugehörige Lieferavisnummer einen Liefernachweis nach SAP SNC. 4. Der Lieferant vergewissert sich, dass der Lieferavis den Status Wareneingang abgeschlossen hat. 6
Vorteile des Lieferavisprozesses über SAP SNC Der Lieferavis (ASN) ist eine wichtige Funktion von SAP SNC. Mithilfe eines Lieferavis kann der Lieferant: Einzelheiten zu einer Lieferung schon vor oder während des Versands an 3M mitteilen. Die folgenden Informationen präzise und in Echtzeit an 3M weitergeben: Versandinformationen Fahrzeugdetails Name und Kontaktdetails des Transportunternehmens 7
Erstellen eines Lieferavisprozessablaufs Die folgende Abbildung zeigt die Schritte zur Erstellung eines Lieferavis: Lieferant 3M Erstellt Lieferavis Lieferavis erstellen Lieferavis verpacken (optional) Veröffentlicht Lieferavis veröffentlichen Lieferavis Abwicklungseinheit- Abwicklungseinheit- Etikett drucken Etikett drucken (optional) (optional) Liefernachweis Empfängt Liefernachweis empfangen SAP SNC Empfängt Empfangen der Lieferavis Erhält Material Material erhalten Buchen eines Wareneingangs Sendet Liefernachweis Liefernachweis senden 8
Erstellen von Lieferavis-Schlüsselkonzepten Das Erstellen eines Lieferavis besteht aus drei Schritten (plus zwei optionalen Schritten): 1. Eingabe der Lieferavisdaten 2. Überprüfen des Lieferavis auf Fehler Verpacken (optional) 3. Veröffentlichen des Lieferavis Drucken von Abwicklungseinheit-Etiketten (optional) Vor dem Erstellen des Lieferavis aktualisiert der Lieferant oder das Subunternehmen per Bestellbestätigung in SAP SNC die Bestellung (PO) um die tatsächlich verbrauchte Menge. Der Lieferant oder das Subunternehmen erstellt den Lieferavis: Für einen Versand anhand einer Bestellung und eines Lieferabrufs (Forecast Delivery Schedule, FDS). Direkt in SAP SNC (online) oder per Download und Upload einer Datei (offline). 9
Erstellen eines Lieferavis Lieferanten können ihre Lieferavis im Fenster Fälligkeitsliste für Kaufbelege (Due List for Purchasing Documents) in SAP SNC erstellen. 10
Erstellen eines Lieferavis: Überprüfen eines Lieferavis (Fortsetzung) Bei einer Unterbeauftragungsbestellung mit chargenverwalteten Komponenten aktualisieren Lieferanten über den Bestellbestätigungsprozess die Kundenchargenfelder. Dies müssen Sie vor Erstellung des ersten Lieferavis durchführen. Wenn die Chargen nicht aktualisiert sind, kann der Lieferant die Lieferavis für die Unterbeauftragungsbestellung nicht veröffentlichen und erhält einen Prüffehler: Falls ein solcher Fehler angezeigt wird, muss der Lieferant wieder zur Bestellung zurückkehren, die Bestellung so ändern, dass den Komponenten gültige Chargen hinzugefügt sind, und die Bestellung dann erneut veröffentlichen. 11
Erstellen eines Lieferavis: Überprüfen eines Lieferavis (Fortsetzung) Bei der Überprüfung eines Lieferavis auf Fehler vervollständigt SAP SNC eine Bestandsvalidierungsprüfung. Die Mengenangaben, die ein Lieferant während der Bestellbestätigung zu den einzelnen Komponenten macht, sollten den folgenden Kriterien entsprechen: Zu der Komponente ist am Standort des Lieferanten ein gültiger Bestand (ungleich Null) vorhanden. Die eingegebene Menge ist kleiner oder gleich dem aktuellen Lagerbestand am Standort des Lieferanten. 12
Erstellen eines Lieferavis: Überprüfen eines Lieferavis (Fortsetzung) Wenn die Überprüfung dieser Kriterien fehlschlägt, zeigt SAP SNC die folgenden Fehler an: Wenn am Standort des Lieferanten kein Bestand vorhanden ist, wird der Fehler für Fall A angezeigt. Wenn am Standort des Lieferanten nicht genügend Bestand vorhanden ist, wird der Fehler für Fall B angezeigt. Fall B Fall A Wenn die Daten in der Bestätigung eines der Kriterien nicht bestehen, wird der Lieferant nicht in der Lage sein, den Lieferavis für die Unterbeauftragungsbestellung zu veröffentlichen. 13
Überprüfen eines Lieferavis (Fortsetzung) Sollte weiterhin Fehler vorliegen, nachdem die Überprüfung anhand des Lieferavis durchgeführt wurde, muss der Lieferant die folgenden Schritte durchführen: Er überprüft im Abschnitt Meldungsprotokoll anzeigen die aufgetretenen Fehler. Er schaltet den Lieferavis in den Entwurfsmodus (Draft mode). Er behebt alle Fehler im Änderungsmodus (Change mode). Er veröffentlicht den Lieferavis. 14
Verpackung Verpacken ist ein optionaler Schritt für Lieferanten beim Erstellen des Lieferavis. Lieferanten können die Funktion Automatische Verpackung wählen, oder den Lieferavis manuell verpacken. Verwenden Sie das Feld Verpackungsspezifikationsidentifikator, um die Verpackungsmethode auszuwählen. Die standardmäßige Verpackungsmethode ist Palette. Klicken Sie auf Automatische Verpackung, damit SNC die Verpackung übernimmt. Verwenden Sie die Schaltflächen im Abschnitt Abwicklungseinheit Hierarchisch des Fensters für die manuelle Verpackung. 15
Veröffentlichen eines Lieferavis Nachdem Sie den Lieferavis online erstellt und überprüft haben (ohne Fehler), klicken Sie im Fenster Lieferavis erstellen auf Lieferavis veröffentlichen. Sobald der Lieferavis in SAP SNC veröffentlicht wird, erhält der 3M- Einkäufer einen Alert, um ihn zu informieren, dass eine Aktualisierung zur Durchsicht vorliegt. 16
Drucken eines Abwicklungseinheiten-Etiketts Lieferanten können nach dem Erstellen und Veröffentlichen eines Lieferavis Abwicklungseinheit-Etiketten drucken. Etiketten werden in SNC generiert. Klicken Sie auf Etikett drucken oder Alle Etiketten drucken, um die druckbaren Etiketten zu generieren. Drucken Sie die Etiketten auf dem entsprechenden Etikettendrucker. 17
Schritt-für-Schritt-Anweisungen Ausführliche Anweisungen zur Vorgehensweise zum Erstellen und Veröffentlichen eines Lieferavis erhalten Sie auf der SNC-Schulungswebsite (Supply Network Collaboration Training). 18
Erstellen eines Lieferavis offline Der Lieferant: Definiert ein Profil für die Verwendung des Download-/Upload-Centers. Dies muss der Lieferant nur beim ersten Mal im Download-/Upload-Center durchführen. Lädt eine kommagetrennte CSV-Datei herunter. Öffnet die heruntergeladene CSV-Datei in Excel und trägt die entsprechenden Informationen ein (z. B. Versanddaten). Lädt die überarbeitete Datei über das Download-/Upload-Center nach SAP SNC hoch. 19
Erstellen eines Lieferavis offline (Fortsetzung) Zum erfolgreichen Hochladen der Lieferavisdaten muss der Lieferant wie folgt vorgehen: Er erstellt Lieferavis für bestätigte Bestellungen. Er ändert in der herunter- oder hochgeladenen Datei nicht die Kopfdetails für den Lieferavis. Die Überschriften in der Spalte Fälligkeitsliste in der heruntergeladenen oder der hochgeladenen Lieferavisdatei können nicht geändert werden. 20
Aktualisieren der Download-Datei des Lieferavis Der Lieferant legt die folgenden Details fest: 1. Lieferavis-ID (obligatorisch) 2. Lieferavismenge (obligatorisch) 3. Kundencharge (obligatorisch bei chargenverwalteten Produkten) 4. Herstellungsdatum (obligatorisch bei chargenverwalteten Produkten) 5. Versanddatum (obligatorisch) 6. Lieferdatum (obligatorisch) 7. Lieferzeit (optional) 1 2 3 4 5 6 7 21
Aktualisieren der Download-Datei des Lieferavis (Fortsetzung) 8. Frachtbrief (obligatorisch) 9. Frachtrechnungsnummer (optional) 10. Spediteur (optional) 11. Gesamtgewicht und Mengeneinheit (optional) (11 und 15) 12. Gesamtnettogewicht und Mengeneinheit (optional) (12 und 16) 13. Gesamtvolumen und Mengeneinheit (optional) (13 und 17) 14. Transportmittel-ID (obligatorisch) 8 9 10 11 12 13 14 22
Schritt-für-Schritt-Anweisungen Ausführliche Anweisungen zur Übertragung einer Lieferavisdatei erhalten Sie auf der SNC-Schulungswebsite (Supply Network Collaboration Training). 23
Erstellen eines Lieferavis offline (Fortsetzung) Nach dem Datei-Upload wird die neue Datei im Upload-Center mit Datum und Uhrzeit des Uploadvorgangs angezeigt. Außerdem stellt das Upload- Center einen URL-Link bereit, unter dem die Datei angezeigt werden kann. 24
Erstellen eines Lieferavis offline E-Mail Vor Übermittlung des Lieferavis per E-Mail erstellt der Lieferant ein Download-Profil. Bei den Parametern für das Download-Profil legt der Lieferant die Periodizität für Dateigenerierung auf jeden Tag zu dieser Uhrzeit (Every Day at This Time) fest. Hinweis: Bei Verwendung einer E-Mail-Offlineoption wird ausdrücklich empfohlen, für den gleichen Empfänger ein Alert-Benachrichtigungsprofil mit dem Alert-Typ 9001 einzurichten. 25
Erstellen eines Lieferavis offline E-Mail (Fortsetzung) So wird ein Lieferavis per E-Mail hochgeladen: 3M sendet fällige Lieferavis im Tabellenkalkulationsformat per E-Mail an den Lieferanten. Der Lieferant oder externe Logistikanbieter (3 rd -Party Logistics Provider, 3PL) aktualisiert die Datei mit Lieferavis-Versandinformationen und sendet sie wieder zurück zu SAP SNC. SAP SNC erstellt dann auf Grundlage dieser Informationen einen Lieferavis. 26
Erstellen eines Lieferavis offline E-Mail (Fortsetzung) Parameter für das Hochladen eines Lieferavis per E-Mail: Der Lieferant oder 3PL vervollständigt die Datei aus und sendet sie per E-Mail wieder zurück zu SAP SNC. In der Betreffzeile der E-Mail ist die Upload-Profil-ID angegeben. Sobald die Lieferavisdaten nach SAP SNC hochgeladen sind, werden sie automatisch per E-Mail versendet. 27
Stornieren eines Lieferavis Falsch veröffentlichte und eingegebene Lieferavis müssen sowohl in SAP SNC als auch in internen 3M-Systemen gelöscht werden. Ein Lieferavis kann nur storniert werden, wenn das Material bei 3M noch nicht eingegangen ist. Wenn der Lieferant einen Lieferavis storniert, benachrichtigt er immer den 3M-Einkäufer. Der 3M- Einkäufer nimmt dann den 3M-seitigen Teil der Lieferavis- Stornierung in den internen 3M-Systemen vor. 28
Schritt-für-Schritt-Anweisungen Ausführliche Anweisungen zur Vorgehensweise zum Stornieren eines Lieferavis erhalten Sie auf der SNC-Schulungswebsite (Supply Network Collaboration Training). 29
Liefernachweis für empfangene Waren Dieses Diagramm veranschaulicht die Schritte des Liefernachweises: Lieferant 3M Lieferavis erstellen Lieferavis verpacken (optional) Lieferavis veröffentlichen Abwicklungseinheit- Etikett drucken (optional) Liefernachweis empfangen SAP SNC Empfangen der Lieferavis Material erhalten Buchen eines Wareneingangs Liefernachweis senden 30
Liefernachweis für empfangene Waren (Fortsetzung) Wenn in SAP ECC ein Wareneingang erfolgt, generiert SAP ECC einen Liefernachweis. Dieser Liefernachweis wird dann nach SAP SNC übertragen, wo der Lieferavis mit der erhaltenen Menge aktualisiert wird. Lieferanten können den Liefernachweis in SAP SNC anzeigen, um nachzuprüfen, ob 3M das Material erhalten hat. Nachdem sich der Lieferant vom ordnungsgemäßen Wareneingang überzeugt hat, generiert er eine Rechnung. 31
Verwalten von Lieferavis-Alerts 3M und der Lieferanten erhalten Alerts von SAP SNC. Die Erstellung von Alerts wird durch verschiedene Aktionen ausgelöst, wie zum Beispiel bei einem neuen Lieferavis, einem Lieferavis, einem Wareneingang zu einem Lieferavis oder einem Lieferavis mit Teilversand. Welche Arten von Alerts gesendet werden, hängt vom Alerts-Profil ab. Benutzer können auch angeben, dass eine E-Mail gesendet werden soll. Greifen Sie auf den Alert Monitor durch Auswahl von Ausnahmen und dann Alert Monitor aus der Dropdownliste zu. 32
Verwalten von Lieferavis-Alerts gebräuchliche Alerts Alert-Typ Alerts Beschreibung 0031 Lieferavis ist überfällig Ein Lieferavis wurde übermittelt oder veröffentlicht, zu dem die Lieferung überfällig ist, jedoch kein Wareneingang verzeichnet wurde. 0032 Die beim Wareneingang verzeichnete Menge weicht von der im Lieferavis angegebenen Menge ab 7033 Datenvalidierungs-Alert zu Lieferavis 7437 Lieferplan-Freigabe: Menge im Lieferavis ist niedriger als angefordert Ein Wareneingang wurde gemeldet, bei dem die Menge vom Lieferavis abweicht. Lieferavis-Nachrichten, die aus dem System von Lieferanten eingehen, werden auf gültige Standort- und Produktinformationen hin überprüft. Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte angeforderte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Die zu der angeforderten Einteilung gehörende Menge (Teilmenge) der Lieferavis-Position deckt nicht die offene Menge der angeforderten Einteilung ab. (Die offene Menge der angeforderten Einteilung ist die Menge, die nicht von vorherigen Lieferavis abgedeckt wird.) 33
Verwalten von Lieferavis-Alerts gebräuchliche Alerts (Fortsetzung) Alert-Typ Alerts Beschreibung 7438 Lieferplan-Freigabe: Menge im Lieferavis ist höher als angefordert 7439 Lieferplan-Freigabe: Lieferdatum oder - uhrzeit im Lieferavis ist früher als angefordert Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte angeforderte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Die zu der angeforderten Einteilung gehörende Menge (Teilmenge) der Lieferavis-Position überschreitet die offene Menge der angeforderten Einteilung. (Die offene Menge der angeforderten Einteilung ist die Menge, die nicht von vorherigen Lieferavis abgedeckt wird.) Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte angeforderte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Der Liefertermin (Datum und Uhrzeit) im Lieferavis liegt vor dem gewünschten Liefertermin der angeforderten Einteilung. 34
Verwalten von Lieferavis-Alerts gebräuchliche Alerts (Fortsetzung) Alert-Typ Alerts Beschreibung 7440 Lieferplan-Freigabe: Lieferdatum oder - uhrzeit im Lieferavis ist später als angefordert 7441 Lieferplan-Freigabe: Menge im Lieferavis ist weniger als bestätigt Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte angeforderte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Der Liefertermin (Datum und Uhrzeit) im Lieferavis liegt nach dem gewünschten Liefertermin der angeforderten Einteilung. Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte bestätigte Einteilung der aktuellen Lieferplan- Freigabe. Die zu der bestätigten Einteilung gehörende Menge (Teilmenge) der Lieferavis-Position reicht nicht aus, um die offene Menge der bestätigten Einteilung abzudecken. (Die offene Menge der bestätigten Einteilung ist die Menge, die nicht von vorherigen Lieferavis abgedeckt wird.) 35
Verwalten von Lieferavis-Alerts gebräuchliche Alerts (Fortsetzung) Alert-Typ Alerts 7442 Lieferplan-Freigabe: Menge im Lieferavis ist größer als bestätigt Beschreibung Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte bestätigte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Die zu der bestätigten Einteilung gehörende Menge (Teilmenge) der Lieferavis-Position ist größer als die offene Menge der bestätigten Einteilung. (Die offene Menge der bestätigten Einteilung ist die Menge, die nicht von vorherigen Lieferavis abgedeckt wird.) 7443 Lieferplan-Freigabe: Lieferdatum oder - uhrzeit im Lieferavis ist früher als bestätigt Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte bestätigte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Der Liefertermin (Datum und Uhrzeit) im Lieferavis liegt vor dem Liefertermin der bestätigten Einteilung. 7444 Lieferplan-Freigabe: Der Liefertermin (Datum und Uhrzeit) im Lieferavis ist später als bestätigt Ein Lieferavis-Alert von diesem Typ bezieht sich auf eine bestimmte bestätigte Einteilung der aktuellen Lieferplan-Freigabe. Der Liefertermin (Datum und Uhrzeit) im Lieferavis liegt nach dem Liefertermin der bestätigten Einteilung. 36
Zusammenfassung Die in diesem Modul behandelten Kernthemen: Die Zusammenarbeit über Lieferavis ist sowohl für 3M als auch für Lieferanten von Vorteil, da dieser Prozess es beiden ermöglicht, Versandinformationen in Echtzeit miteinander auszutauschen. Mit einem Lieferavis in SAP SNC wird 3M im Voraus oder zum Zeitpunkt eines Versands über die Details in Kenntnis gesetzt. Lieferanten erstellen Lieferavis in SAP SNC gegen entweder eine Bestellung oder ein SA. Das Erstellen eines Lieferavis besteht aus 3-5 Schritten: Dateneingabe, Fehlerprüfung, Verpacken (optional), Veröffentlichung und Druck der Etiketten (optional). Lieferanten haben die Wahl, einen Lieferavis entweder online oder offline zu erstellen. Für das Erstellen, Bearbeiten und Veröffentlichen von Lieferavis in SAP SNC sind die Lieferanten zuständig. 37
Zusammenfassung (Fortsetzung) 3M ist für den Empfang des Materials, die Buchung des Wareneingangs und den Versand des Liefernachweises in SAP SNC an die Lieferanten zuständig. Die in Lieferavis enthaltenen Daten werden von 3M bei der nachfolgenden Bearbeitung von Eingängen sowie bei der Wareneinfuhr- und Frachtzahlungsabwicklung verwendet. 3M und Lieferanten erhalten Lieferavis-Alerts, wie in ihren jeweiligen Profileinstellungen festgelegt. Je nach der erfolgten Aktion wird ein entsprechender Alert ausgelöst, wie zum Beispiel bei Erstellung eines neuen Lieferavis, bei Änderung eines Lieferavis, bei einem Wareneingang zu einem Lieferavis oder bei einem Lieferavis mit Teilversand. 38