PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str. 8-14 60439 Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 1 von 13
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung 3 2.0 Voraussetzungen zur Erstellung bzw. Versendung der Zusammenfassenden Meldung 4 2.1 Elsterzertifikat hinterlegen 4 2.2 Für die Zusammenfassende Meldung relevante Mandanteneinstellungen 5 2.3 Stammdaten der betroffenen Debitoren 6 3.0 Druck und Versendung der Zusammenfassenden Meldung 8 3.1 Ausdruck der Zusammenfassenden Meldung 8 3.1.1 Per Elster versenden 9 3.1.2 Drucken 10 3.1.3 Ausgabe in eine CSV-Datei 10 4.0 Unterscheidung zwischen Lieferungen, sonstigen Leistungen und Dreiecksgeschäften 11 4.1 Warenlieferungen 11 4.2 1 - Sonstige Leistung 11 4.3 2 - Dreiecksgeschäft 12 5.0 Fertig! 13 PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 2 von 13
1.0 Einführung In diesem Dokument werden Ihnen die notwendigen Schritte zur Erstellung und Versendung der Zusammenfassenden Meldung innerhalb Ihrer PC-Kaufmann Software beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Fibu PRO ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket PRO ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 3 von 13
2.0 Voraussetzungen zur Erstellung bzw. Versendung der Zusammenfassenden Meldung Sie haben innerhalb der PC-Kaufmann Software die Möglichkeit Ihre Umsätze in entsprechende EU-Länder, über die zusammenfassende Meldung an die Finanzbehörden zu melden. Um die Versendung durchführen zu können, sind bestimmte Einstellungen Voraussetzung. 2.1 Elsterzertifikat hinterlegen Um die Einnahme-/Überschussrechnung direkt über die PC-Kaufmann Software per Elster zu versenden, ist die Hinterlegung eines Elsterzertifikates erforderlich. Das Elsterzertifikat muss über die Finanzbehörden bzw. über den Elster Onlineauftritt www.elsteronline.de beantragt werden. Bei eventuellen Fragen bezüglich der Anforderung des Elsterzertifikates, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Finanzbehörden. Begeben Sie sich bitte, innerhalb der Finanzbuchhaltung, in den Menüpunkt STAMMDATEN > GRUNDLAGEN > EINSTELLUNGEN BUCHHALTUNG und hier in den Reiter Elstergrundlagen Sollten Sie eine Zertifikatsdatei (*.pfx) vorliegen haben, wählen Sie bitte in dem Feld Signaturart den Eintrag Software Zertifikat (Elsterbasis) aus und weisen den Speicherort der entsprechenden Datei aus Sollten Sie einen Elster-Stick oder eine Elsterplus-Signaturkarte im Einsatz haben, wählen Sie bitte entsprechend Elsterstick bzw. Signaturkarte aus und wählen anschließend den Typ des Sticks bzw. der Karte aus In der folgenden Abbildung, gehen wir lediglich auf die Hinterlegung der Zertifikatsdatei ein. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 4 von 13
2.2 Für die Zusammenfassende Meldung relevante Mandanteneinstellungen Um die Zusammenfassende Meldung direkt über die PC-Kaufmann Software per Elster zu versenden, ist die Hinterlegung einiger Firmenangaben erforderlich. Um die relevanten Daten zu hinterlegen, begeben Sie sich bitte in den Menüpunkt STAMMDATEN > GRUNDLAGEN > Mandanteneinstellungen. Hier ist die Eingabe aller aufgeführten Felder unter dem Register Finanzamt erforderlich. Bei Unklarheiten in Bezug auf diese Einträge, setzen Sie sich bitte mir Ihrem Steuerberater bzw. den für Sie zuständigen Finanzbehörden in Verbindung: Hinweis: Die Eingaben in den Feldern Einkunftsart für EÜR und Rechtsform für EÜR sind lediglich innerhalb eines Einnahme-/Überschussmandanten erforderlich. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 5 von 13
2.3 Stammdaten der betroffenen Debitoren Damit ein Umsatz auf der Zusammenfassenden Meldung erscheint, müssen bestimmte Einstellungen innerhalb der Debitoren Stammdaten hinterlegt sein. Die häufigste Ursache dafür, dass Umsätze nicht in der zusammenfassenden Meldung berücksichtigt werden, sind Fehleingaben in diesem Bereich. Zur Prüfung öffnen Sie bitte den betroffenen Kunden über STAMMDATEN > Kunden zur Bearbeitung. Prüfen Sie bitte innerhalb des Registers Adressdaten das hinterlegte Land. Hier muss das entsprechende EU-Ausland hinterlegt sein. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 6 von 13
Prüfen Sie anschließend die Einstellung in dem Register Fibudaten. Hier ist die Hinterlegung der folgenden Felder erforderlich: Steuerberechnung: Exklusive Steuerschlüssel: 2 EU Steuerfrei USt.ID-Nr.: Hier muss die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden hinterlegt werden. Hinweis: Achten Sie darauf, dass auf die hinterlegte Umsatzsteueridentifikationsnummer eine Formatprüfung erfolgt. Diese muss exakt im korrekten Format hinterlegt werden. Achten Sie besonders auf eventuelle Leerstellen. Sofern diese Daten korrekt in dem Debitor hinterlegt sind, werden alle gebuchten Umsätze automatisch in der Zusammenfassenden Meldung berücksichtigt. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 7 von 13
3.0 Druck und Versendung der Zusammenfassenden Meldung 3.1 Ausdruck der Zusammenfassenden Meldung Um den Druck der Zusammenfassenden Meldung durchzuführen, müssen Sie sich in dem Modul Finanzbuchhaltung befinden. Sie können den Ausdruck der Zusammenfassenden Meldung über den Menüpunkt REPORT > UST.-AUSWERTUNGEN > Zusammenfassende Meldung anstoßen. Es startet nun der Assistent zur Erstellung der Zusammenfassenden Meldung. In dem ersten Fenster Willkommen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche < Weiter >. In dem nächsten Fenster, geben Sie bitte den Veranlagungszeitraum an. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 8 von 13
Inwiefern in Ihrem Fall Einstellungen in dem Bereich Einstellungen vorgenommen werden sollen, klären Sie bitte bei Unklarheiten mit Ihrem Steuerberater. Aus rechtlichen Gründen ( 3 Steuerberatungsgesetz) dürfen wir seitens Sage Software keine verbindlichen Aussagen diesbezüglich treffen. Nach Eingabe des Veranlagungszeitraums und eventueller Einstellungen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche < Weiter >. Anschließend erreichen Sie das Fenster Ausgabeart. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen den folgenden Ausgabearten zu wählen: 3.1.1 Per Elster versenden Aktivieren Sie diese Ausgabeart, wenn Sie die Zusammenfassende direkt über die PC-Kaufmann Software, an die Finanzbehörden. Wichtig: Um Daten über die Elsterschnittstelle versendet werden können, ist die Hinterlegung eines gültigen Elsterzertifikates (wie in 2.1 beschrieben) sowie eine Internetverbindung erforderlich. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 9 von 13
3.1.2 Drucken Aktivieren Sie diese Ausgabeart, um die Zusammenfassende Meldung auszudrucken bzw. um sich die Ausgedruckte Form anzeigen zu lassen. Über die Funktion Druck mit Positionsnachweis erhalten Sie zur besseren Nachvollziehbarkeit eine Aufstellung, auf welche Umsätze (Rechnungen) im Einzelnen die ausgewiesenen Werte zurückzuführen sind. 3.1.3 Ausgabe in eine CSV-Datei Aktivieren Sie die Funktion Ausgabe in eine CSV-Datei, wenn Sie die Daten der Zusammenfassenden Meldung in eine CSV-Datei zwischenspeichern wollen. Die CSV-Datei kann anschließend über den Internetauftritt der Finanzbehörden www.elsteronline.de hochgeladen werden. Hinweis: Seit Januar 2013 ist die Erstellung das Einspielen der CSV Datei nicht mehr notwendig, sofern die Daten direkt per Elster versendet werden. Diese Funktion sollte lediglich genutzt werden, wenn beispielsweise auf dem Rechner, auf welchem die Zusammenfassende Meldung ausgegeben wird, keine Internetverbindung besteht. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 10 von 13
4.0 Unterscheidung zwischen Lieferungen, sonstigen Leistungen und Dreiecksgeschäften Innerhalb der Zusammenfassenden Meldung muss unterschieden werden, um welche Art von Umsätzen es sich bei den entsprechenden Werten handelt. Hier wird unterschieden zwischen: kein Eintrag - Warenlieferung 1 - Sonstige Leistung 2 - Dreiecksgeschäft Hinweis: Inwiefern es sich in Ihrem Fall bei den Umsätzen um Lieferungen, Leistungen oder Dreiecksgeschäfte handelt, klären Sie bitte bei Unklarheiten zunächst mit Ihrem Steuerberater. Aus rechtlichen Gründen ( 3 Steuerberatungsgesetz) dürfen wir seitens Sage Software keine verbindlichen Aussagen diesbezüglich treffen. 4.1 Warenlieferungen Grundsätzlich werden alle Umsätze zunächst als Warenlieferung ausgegeben. Eine Änderung der Einstellungen ist lediglich erforderlich, wenn Sie den Umsatz als Leistung oder Dreiecksgeschäft kennzeichnen wollen. 4.2 1 - Sonstige Leistung Ob der Eintrag 1 - Sonstige Leistung aufgeführt wird oder nicht, ist abhängig von der Einstellung des bei der Buchung angesprochenen Erlöskontos. Damit der Eintrag 1 Sonstige Leistung erfolgt, ist die folgende Einstellung innerhalb des angesprochenen Erlöskontos erforderlich: PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 11 von 13
Zur Prüfung öffnen Sie bitte das entsprechende Erlöskonto über den Menüpunkt STAMMDATEN > Sachkonten zur Bearbeitung. Soll eine Ausweis 1 Sonstige Leistung erfolgen, aktivieren Sie bitte die Funktion EU-Dienstleistung. Anschließend erscheint bei Umsätzen, welche auf dieses Konto gebucht werden, der Eintrag 1. 4.3 2 - Dreiecksgeschäft Ob der Eintrag 2 Dreiecksgeschäft aufgeführt wird oder nicht, ist abhängig von der Einstellung des Offenen Posten. Um die relevante Einstellung vorzunehmen, öffnen Sie bitte den betroffenen Offenen Posten zur Bearbeitung. Begeben Sie sich hierzu in den Menüpunkt BEARBEITEN > OP-Übersicht. Suchen Sie nun bitte den betroffenen Offenen Posten aus der Liste heraus, klicken diesen per Rechtsklick an und wählen BEARBEITEN. Aktivieren Sie nun innerhalb der OP-Details das Häkchen bei der Funktion EU Dreiecksgeschäft. Anschließend erscheint bei dem Umsatz, der diesem Offenen Posten entspricht, der Eintrag 2. PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 12 von 13
5.0 Fertig! Nun können Sie die Zusammenfassende Meldung versenden. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste! die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp PC-Kaufmann Zusammenfassende Meldung Seite 13 von 13