Peter Barrett. Facility Management

Peter Barrett. Facility Management

Facility Management Optimierung der Gebäudeund Anlagenverwaltung von Peter Barrett MSc, PhD, FRIes Professor für Managementsysteme im Immobilien - und Baubereich Universität Salford übersetzt von U rsula Weigmann Bauverlag. Wiesbaden und Berlin

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Barrett, Peter: Facility-Management : Optimierung der Gebäude- und Anlagenverwaltung / von Peter Barrett. Übers. von Ursula Weigmann. - Wiesbaden; Berlin : Bauveri., 1998 Einheitssacht.: Facilities management <dt.> ISBN 978-3-322-91669-3 ISBN 978-3-322-91668-6 (ebook) DOI 10.1007/978-3-322-91668-6 Englische Originalausgabe: Facilities Management Towards Best Practice Edited by Peter Barrett English edition: 1995 by Blackwell Science Ud. Softcover reprint of the hardcover 1st edition 1995 Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung auch von Teilen außerhalb des Urheberrechtsgesetzes ist ohne schriftliche Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übesetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Autor(en) bzw. Herausgeber, Verlag und Herstellungsbetrieb(e) haben das Werk nach bestem Wissen und mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Gleichwohl sind sowohl inhaltliche als auch technische Fehler nicht vollständig auszuschließen. Deutsche Ausgabe: 1998: Bauverlag GmbH, Wiesbaden und Berlin Satz: Publikations Atelier, Frankfurt am Main ISBN 978-3-322-91669-3

Inhal tsverzeichnis Einleitung... 11 Danksagung... 13 Teil 1: Die Praxis des Facility Managements 1 Positive Praxisbeispiele des Facility Managements 17 1.1 Einleitung... 17 1.1.1 Zielsetzung des Kapitels... 17 1.1.2 Überblick über die einzelnen Abschnitte... 17 1.1.3 Lesearten des Kapitels... 17 1.2 FM-Modelle... 18 1.2.1 Kontext... 18 1.2.2 Office Manager-Modell... 18 1.2.3 Single Site-Modell... 19 1.2.4 Localised Sites-Modell... 20 1.2.5 Multiple Sites-Modell... 20 1.2.6 International-Modell... 21 1.3 Fallstudien... 21 1.3.1 Hintergrund... 21 1.3.2 Office Manager-Modell- Beispiel... 22 1.3.3 Single Site-Modell- Beispiel 1... 24 1.3.4 Single Site-Modell- Beispiel 2... 28 1.3.5 Localised Sites-Modell- Beispiel... 32 1.3.6 Multiple Sites-Modell- Beispiel 1... 36 1.3.7 Multiple Sites-Modell - Beispiel 2... 43 1.4 FM-Systeme... 47 1.4.1 Hintergrund... 47 1.4.2 Ergebnisse der Fallstudien... 47 1.4.3 FM-Struktur... 48 1.4.4 Verwaltung der FM-Leistungen... 50 1.4.5 Abstimmung auf aktuelle Kerngeschäft-Anforderungen... 52 1.4.6 Facility Management und äußere Einflüsse... 53 1.5 Rahmenmodell... 54 1.6 Literatur....................................................... 56 5

Inhaltsverzeichnis 2 Effizienzsteigerung des Facility Managements 57 2.1 Einleitung... 57 2.1.1 Kontext... 57 2.1.2 Hintergrund... 57 2.1.3 Zusammenfassung der einzelnen Abschnitte... 58 2.2 FM-Leistungen aus Sicht des Auftraggebers... 58 2.2.1 Kontext... 58 2.2.2 Qualität fachspezifischer Leistungen... 58 2.3 Feedback und Motivation... 61 2.3.1 Allgemeiner Ansatz... 61 2.3.2 Supple Systems... 62 2.4 Strategisches Facility Management... 69 2.4.1 Mögliche Beziehungen zwischen Facility Management und strategischer Planung... 69 2.4.2 Faktoren, die einer Beteiligung des Facility Managements an der strategischen Organisationsplanung im Wege stehen... 70 2.4.3 FM-Strategie... 71 2.5 Learning organisations (dt. Lernende Organisationen)... 75 2.5.1 Hintergrund... 75 2.5.2 Individuelles Lernen... 76 2.5.3 Team-Iearning (dt. Lernen von Teams)... 78 2.6 Zusammenfassung und Zusammenspiel der Faktoren... 82 2.7 Literatur... 84 Anhang: Aktuelle Modelle lernender Organisationen... 85 Teil2: Schlüsselbegriffe des Facility Managements 3 Bestandsaufnahme der Nutzer-Anforderungen... 91 6 3.1 Einleitung... 91 3.1.1 Zielsetzung des Kapitels... 91 3.1.2 Kontext..................................................... 91 3.1.3 Überblick über die einzelnen Abschnitte... 92 3.2 Die Beziehung zwischen Aufgaben des Facility Managements und Analyse der Nutzer-Anforderungen... 93 3.2.1 Ziele... 93 3.2.2 Die Bedeutung der Gebäudekonzeption... 94 3.2.3 Wert der Benutzerkenntnisse/Einbeziehung der Benutzer... 94 3.2.4 Die Bedeutung von Gebäudeevaluierungen für Organisationen... 95 3.2.5 Facility Management und Gebäudeevaluierung... 95 3.2.6 Einsatz und Nutzen von Gebäudeevaluierung... 96 3.3 Planung (Briefing)... 98 3.3.1 Ziele... 98 3.3.2 Bedeutung des Briefing (Planung)... 98 3.3.3 Kommunikation und Briefing (Planung)... 98 3.3.4 Verwaltung des Planungsprozesses... 102 3.3.5 Während des Planungsprozesses benötigte Informationen... 107

Inhaltsverzeichnis 3.4 Post -Occupancy Evaluation (poe - Analyse nach Belegung der Räumlichkeiten). 111 3.4.1 Ziele... 111 3.4.2 Gebäudeevaluierungs-Systeme... 112 3.4.3 POE-Methoden... 112 3.5 Datenermittlung: Methoden, Auswertung und Präsentation... 122 3.5.1 Ziele... 122 3.5.2 Kontext...................................................... 122 3.5.3 Datenerhebungsmethoden... 122 3.5.4 Datenauswertung... 128 3.5.5 Präsentationstechniken... 129 3.6 Literatur........................................................ 129 Anhang: POE-Datenblätter... 131 4 Contracting-out (Vergabe interner Leistungen an externe Dienstleister)... 135 4.1 Einleitung... 135 4.1.1 Zielsetzung... 135 4.1.2 Zusammenfassung der einzelnen Abschnitte... 135 4.2 Contracting-out im FM-Kontext..................................... 136 4.2.1 Zielsetzung... 136 4.2.2 Begriff....................................................... 136 4.2.3 Art und Menge der fremdvergebenen Leistungen... 137 4.2.4 Bündelung einzelner FM-Verträge... 141 4.2.5 Das Potential des Contracting-out aus Sicht des Nutzers... 142 4.3 Nur eine Nebenfunktion?... 144 4.3.1 Zielsetzung... 144 4.3.2 Kerngeschäft... 144 4.4 Entscheidungsprozeß des Facility Managements bei der Auftragsvergabe.. 147 4.4.1 Zielsetzung... 147 4.4.2 Die Schwachstellen des intuitiven Ansatzes... 147 4.4.3 Primäre Vorteile und Nachteile des Contracting-out... 148 4.4.4 Sekundäre Kräfte, die Contracting-out begünstigen bzw. hemmen... 152 4.4.5 Analyse der Stimmungslage der Nutzer im Hinblick auf Ressourcenentscheidungen des Facility Managements... 154 4.5 Zusammenfassung... 157 4.6 Literatur............................... 158 Anhang: Beschreibung der Organisationen aus den Fallstudien 158 5 Computergestützte Informationssysteme... 161 5.1 Einleitung... 161 5.1.1 Inhaltspunkte des Kapitels... 161 5.1.2 Zusammenfassung der einzelnen Abschnitte... 161 5.2 Information, Informationstechnologie und Informationssysteme beim FM 162 5.2.1 Computergestützte Informationssysteme - Definition und Bedeutung. 162 5.2.2 Informationstechnologie - Gleichbedeutend mit Informationssystemen?. 163 5.2.3 Informationstechnologie - Anwendung bei FM-Leistungen.......... 163 7

Inhaltsverzeichnis 5.2.4 Der Organisationskontext von Informationen - Spezielle Informationsanforderungen des Facility Managers... 165 5.2.5 Computergestützte Informationssysteme - Entwicklung... 166 5.3 Entwicklung computergestützter Informationssysteme... 166 5.3.1 Einleitung... 166 5.3.2 Das Projektteam... 167 5.3.3 Stufe 1: Systemdefinition und -beschreibung... 168 5.3.4 Stufe 2: Systementwicklung... 170 5.3.5 Stufe 3: Systemeinführung... 175 5.3.6 Stufe 4: Systempflege und Schulung... 177 Teil 3: Fähigkeiten eines erfolgreichen Facility Managers 6 Mitarbeiterführung bei Umgestaltungsmaßnahmen... 185 8 6.1 Einleitung... 185 6.1.1 Der Wandel des Arbeitsumfelds... 185 6.1.2 Die menschliche Komponente bei Umgestaltungsmaßnahmen... 185 6.1.3 Mitarbeiterführung durch Umgestaltungsziele... 186 6.1.4 Unternehmensspezifischer Ansatz zur Förderung der Mitarbeiterführung bei Umgestaltungsmaßnahmen... 188 6.1.5 Die Rolle des Facility Managers innerhalb des Umgestaltungsprozesses. 189 6.1.6 Zielsetzung und Aufbau des Kapitels... 189 6.2 Phase 1: Anregung zum Umgestaltungsprozeß... 190 6.2.1 Zielsetzung... 190 6.2.2 Hintergrundüberlegungen und Kontext... 190 6.2.3 Maßnahmen... 192 6.2.4 Instrumente... 192 6.2.5 Input........................................................ 194 6.2.6 Output... 194 6.3 Phase 2: Informationserhebung für den Umgestaltungsprozeß... 198 6.3.1 Zielsetzung... 198 6.3.2 Hintergrundüberlegungen und Kontext... 198 6.3.3 Maßnahmen... 199 6.3.4 Instrumente... 199 6.3.5 Input................................................... 199 6.3.6 Output... 201 6.4 Phase 3: Erarbeitung eines Aktionsplanes... 203 6.4.1 Zielsetzung... 203 6.4.2 Hintergrundüberlegungen und Kontext... 203 6.4.3 Maßnahmen... 204 6.4.4 Instrumente... 204 6.4.5 Input... " 205 6.4.6 Output... 205 6.5 Phase 4: Umsetzung und Bewertung des Umgestaltungsprozesses... 208 6.5.1 Zielsetzung... 208 6.5.2 Hintergrundüberlegungen und Kontext......... 208 6.5.3 Maßnahmen... 209

Inhaltsverzeichnis 6.5.4 Instrumente... 210 6.5.5 Input... 210 6.5.6 Output... 210 6.6 Abschlußbemerkung... 211 6.7 Literatur... 211 7 Entscheidungsfindung... 213 7.1 Einführung... 213 7.1.1 Die Bedeutung der Entscheidungsfindung... 213 7.1.2 Mythos und Realität der Entscheidungsfindung... 213 7.1.3 Rationale Vorgehensweise bei der Entscheidungsfindung... 213 7.1.4 Der Entscheidungsfindungsprozeß... 215 7.1.5 Kapitelaufbau... 216 7.2 Phase 1: Untersuchung der Problemstellung... 217 7.2.1 Einleitung... 217 7.2.2 Schritt 1: Erkennen des Problems... 217 7.2.3 Schritt 2: Anfängliche Zielsetzungen... 220 7.2.4 Schritt 3: Identifizierung der Problemmerkmale... 222 7.2.5 Schritt 4: Aufstellung eines Entscheidungsgremiums... 224 7.2.6 Schritt 5: Aufstellung eines Planes für den Entscheidungsfindungsprozeß... 228 7.3 Phase 2: Erarbeitung potentieller Lösungen... 231 7.3.1 Einleitung... 231 7.3.2 Schritt 1: Ermittlung und Analyse von Information... 231 7.3.3 Schritt 2: Anwendung kreativer Methoden bei der Erarbeitung von Lösungen... 233 7.4 Phase 3: Auswahl einer Lösung... 238 7.4.1 Einleitung... 238 7.4.2 Schritt 1: Festlegung von Bewertungskriterien... 238 7.4.3 Schritt 1A: Anwendung einer Entscheidungsroutine... 241 7.4.4 Schritt 2: Überprüfung der Machbarkeit... 242 7.4.5 Schritt 3: Überprüfung der Akzeptabilität... 244 7.4.6 Schritt 4: Überprüfung der Angreifbarkeit... 245 7.4.7 Schritt 5: Auswahl der Lösung... 247 7.4.8 Umsetzung, Nachsorge und Überprüfung einer Entscheidung... 248 7.5 Zusammenfassung... 258 7.6 Literatur..................................................... 258 Literaturverzeichnis... 259 9