XP-POW2007 Autorinnen: Tanja Bossert, Tina Wegener Redaktionelle Bearbeitung: Wolfgang J. Weber 1. Ausgabe vom 17. Oktober 2007 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Xpert Europäischer ComputerPass Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Internet: www.herdt.com Die Inhalte dieses Buches basieren auf dem Lernzielkatalog des Europäischen ComputerPass Xpert. XP-POW2007 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Dieses Buch wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.
I Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Erste Schritte mit PowerPoint 1 Überblick...4 1.1 Was ist der Xpert?... 4 1.2 Die Lehrgangsmodule des Xpert... 5 1.3 Aufbau des Xpert-Buches... 7 2 Die Arbeitsoberfläche...8 2.1 PowerPoint starten und beenden... 8 2.2 Das PowerPoint-Anwendungsfenster... 10 2.3 Befehle aufrufen... 12 2.4 Dialogfenster bedienen... 13 2.5 Schnellübersicht... 14 3 Erste Schritte mit PowerPoint...16 3.1 Titel der Präsentation eingeben... 16 3.2 Neue Folien erzeugen... 17 3.3 Mit Folien arbeiten... 18 3.4 Platzhalter mit Text füllen... 19 3.5 Ein Folienlayout zuweisen... 20 3.6 Mit Foliendesigns arbeiten... 22 3.7 Präsentationen speichern und schließen... 24 3.8 Schnellübersicht... 26 3.9 Übung... 27 4 Grundlagen zum Arbeiten mit Präsentationen...28 4.1 Neue Präsentationen erzeugen... 28 4.2 Die Seitenformatierung... 30 4.3 Präsentationen drucken... 31 4.4 Präsentationen öffnen... 32 4.5 Zwischen geöffneten Präsentationen wechseln... 33 4.6 Schnellübersicht... 34 4.7 Übung... 35 5 Platzhalter mit Textinhalten bearbeiten...36 5.1 Mit Textplatzhaltern arbeiten... 36 5.2 Texte in Platzhaltern markieren... 37 5.3 Texte in Platzhaltern gliedern... 38 5.4 Löschen, Überschreiben, Rückgängigmachen... 40 5.5 Besonderheiten bei der Texteingabe... 41 5.6 Schnellübersicht... 43 5.7 Übung... 44 6 Grundlegende Textgestaltung...46 6.1 Textfelder erzeugen... 46 6.2 Einfache Zeichenformatierung... 47 6.3 Besondere Zeichenformatierung vornehmen... 50 6.4 Absätze formatieren... 51 6.5 Aufzählungen und Nummerierungen nutzen... 52 6.6 Textfelder bearbeiten und Formatierung übertragen... 54 6.7 Fußzeilen einrichten... 56 6.8 Schnellübersicht... 57 6.9 Übung... 58 7 Elemente kopieren und verschieben...60 7.1 Elemente mit Drag & Drop kopieren und verschieben... 60 7.2 Elemente mit der Zwischenablage verschieben und kopieren... 62 7.3 Schnellübersicht... 64 7.4 Übung... 64 8 Die Hilfefunktion von PowerPoint nutzen...66 8.1 Schnell Hilfe zum Programm erhalten... 66 8.2 Mit der PowerPoint-Hilfe arbeiten... 68 8.3 Schnellübersicht... 70 8.4 Übung... 70 Mit Präsentationen arbeiten 9 Ansichten in PowerPoint effektiv nutzen... 72 9.1 Die Ansichten im Vergleich... 72 9.2 Mit Registern in der Normalansicht arbeiten... 74 9.3 Das Register GLIEDERUNG... 75 9.4 Gliederungen bearbeiten... 76 9.5 Fertige Gliederung aus Word importieren...79 9.6 Folien in der Foliensortierungsansicht bearbeiten... 80 9.7 Schnellübersicht... 81 9.8 Übung... 82 10 Mit verschiedenen Folienelementen arbeiten... 84 10.1 Diagramme erstellen und Daten eingeben...84 10.2 SmartArt-Grafiken erstellen und bearbeiten... 86 10.3 Tabellen erstellen und bearbeiten... 87 10.4 Mit Grafiken und Multimedia-Effekten arbeiten... 89 10.5 Folienelemente markieren und bearbeiten... 90 10.6 Folienelemente und Folien verschieben/kopieren... 92 10.7 Schnellübersicht... 93 10.8 Übung... 94 11 Bildschirmpräsentationen... 96 11.1 Bildschirmpräsentationen steuern... 96 11.2 Bildschirmpräsentationen mit Folienübergängen gestalten... 98 11.3 Animationseffekte einsetzen... 99 11.4 Animationen zuweisen... 99 11.5 Benutzerdefinierte Animationen anpassen... 101 11.6 Animationssequenzen zeitlich abstimmen... 102 11.7 Animationspfade verwenden... 104 11.8 Diagramme animieren... 106 11.9 SmartArt-Grafik animieren... 107 11.10 Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen... 108 11.11 Probelauf für Einblendezeiten... 109 11.12 Schnellübersicht... 110 11.13 Übung... 110 12 Mit eigenen Vorlagen arbeiten... 112 12.1 Eigene Vorlagen verwenden... 112 12.2 Vorlagen mit Folienmastern erstellen... 113 12.3 Folienmaster und Layouts gestalten... 115 12.4 Präsentationen als Vorlage speichern und öffnen... 118 12.5 Anderes Farbendesign zuweisen... 119 12.6 Folienhintergrund ändern... 120 12.7 Folienmaster-Einstellungen auf Folien umgehen... 122 12.8 Schnellübersicht... 123 12.9 Übung... 124 13 Folien und Begleitmaterial drucken... 126 13.1 Die Seitenansicht nutzen... 126 13.2 Druckvorgang abbrechen... 127 13.3 Besondere Druckeinstellungen nutzen... 127 13.4 Schnellübersicht... 128 13.5 Übung... 129 2
Inhalt I 14 Sicherheitseinstellungen und Verwaltung von Präsentationen...130 14.1 Speicheroptionen für Präsentationen festlegen...130 14.2 Folien aus anderen Präsentationen einfügen...132 14.3 PowerPoint-Präsentationen im Intranet...133 14.4 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen...134 14.5 Schnellübersicht...135 14.6 Übung...135 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten 15 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten...136 15.1 Zeichenobjekte erstellen...136 15.2 Grundlegende Objektbearbeitung...137 15.3 Objektgröße und -form verändern...139 15.4 Objektfüllung, Schatten und andere Formeffekte...140 15.5 Objektränder bearbeiten...142 15.6 Objekte drehen und kippen...143 15.7 Objekte beschriften...144 15.8 WordArt-Objekte erzeugen...145 15.9 Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren...146 15.10 Schnellübersicht...146 15.11 Übung...147 16 Grafiken und Mediaclips verwenden...148 16.1 Grafiken und Mediaclips einfügen...148 16.2 Grafiken bearbeiten...150 16.3 Schnellübersicht...152 16.4 Übung...153 17 Objekte platzieren und ausrichten...154 17.1 Objekte exakt positionieren...154 17.2 Objektreihenfolge und -sichtbarkeit bestimmen...155 17.3 Objekte ausrichten und verteilen...156 17.4 Schnellübersicht...157 17.5 Übung...158 Organigramme und Diagramme 18 Organigramme und andere SmartArt-Grafiken...160 18.1 Organigramme erzeugen und beschriften...160 18.2 Organigrammstruktur bearbeiten...161 18.3 Organigrammelemente markieren und bearbeiten...163 18.4 Andere SmartArt-Grafiken verwenden...165 18.5 Schnellübersicht...167 18.6 Übung...167 19 Diagramme erstellen und gestalten...170 19.1 Diagramme einfügen...170 19.2 Diagrammtyp ändern und formatieren...172 19.3 Mit den Daten arbeiten...173 19.4 Tabellenblatt bearbeiten...174 19.5 Vorhandene Excel-Daten in PowerPoint verwenden...177 19.6 Diagrammelemente formatieren und bearbeiten...177 19.7 Diagrammelemente beschriften und gestalten...179 19.8 Achsen und Gitternetzlinien bearbeiten...181 19.9 Schnellübersicht...182 19.10 Übung...182 20 Die optimale Bildschirmpräsentation... 184 20.1 Folien in der Bildschirmpräsentation ausblenden...184 20.2 Multimedia-Effekte einsetzen...185 20.3 Besondere Präsentationsmöglichkeiten...187 20.4 Schnellübersicht...189 20.5 Übung...190 PowerPoint effektiv nutzen 21 Text korrigieren, suchen und ersetzen... 192 21.1 Die AutoKorrektur-Funktion nutzen...192 21.2 Die Rechtschreibprüfung verwenden...193 21.3 Textelemente suchen und ersetzen...195 21.4 Schnellübersicht...196 21.5 Übung...197 22 Mit OLE-Objekten arbeiten... 198 22.1 OLE-Objekte in PowerPoint erzeugen...198 22.2 Vorhandene OLE-Objekte einfügen...199 22.3 OLE-Objekte bearbeiten...201 22.4 Schnellübersicht...203 22.5 Übung...203 23 Tipps zum Arbeiten mit Präsentationen... 204 23.1 Vorüberlegungen zum Erstellen von Präsentationen...204 23.2 Wichtige Rahmenbedingungen definieren...205 23.3 Ausgabemedium bestimmen...206 23.4 Inhaltliche Struktur festlegen...208 23.5 Gliederung erstellen...209 23.6 Notizen für den Vortrag erstellen...209 23.7 Notizen gestalten und drucken...211 23.8 Handzettel für das Publikum anfertigen...213 23.9 Was Sie vor der Ankunft am Veranstaltungsort beachten sollten...215 23.10 Präsentation am Veranstaltungsort vorbereiten...216 23.11 Schnellübersicht...217 23.12 Übung...218 24 Hinweise zur Gestaltung von Folien... 220 24.1 Zweckmäßige Schriftarten wählen...220 24.2 Geeignete Schriftgrößen zuweisen...222 24.3 Farben einsetzen...223 24.4 Schnellübersicht...225 Anhang 1: Musteraufgaben zur Prüfungsvorbereitung... 226 Anhang 2: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen... 230 Stichwortverzeichnis... 234 3
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) 3 Erste Schritte mit PowerPoint In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Titel für Ihre Präsentation festlegen auf welche Weise Sie neue Folien erzeugen und bearbeiten wie Sie Text in Platzhalter eingeben wie Sie Folien ein Layout zuweisen wie Sie Folien ein Design zuweisen wie Sie eine Präsentation speichern und schließen Voraussetzungen PowerPoint starten und beenden 3.1 Titel der Präsentation eingeben Erste Folie bearbeiten Direkt nach dem Start von PowerPoint steht Ihnen in der geöffneten neuen Präsentation die sogenannte Titelfolie zur Verfügung. Diese Folie dient als erste Folie Ihrer Präsentation und unterscheidet sich von allen folgenden Folien, da hier nur allgemeine Angaben zu der Präsentation eingegeben werden sollten. Auf der ersten Folie steht in der Regel der Titel der Präsentation und eventuell ein Untertitel, auch allgemeine Daten wie der Name des Referenten und das Datum können hier angegeben werden. Die Titelfolie enthält bereits zwei sogenannte Platzhalter mit vorgegebenem Text. Diese Platzhalter markieren durch einen Rahmen den Bereich, in den Sie direkt individuellen Text eingeben können. Der vorgegebene Aufforderungstext stellt dabei die Formatierung des Textes dar. Klicken Sie in den Platzhalter mit dem Aufforderungstext, um einen Titel für Ihre Präsentation einzugeben. Der vorgegebene Text verschwindet, und es erscheint der blinkende Cursor. Geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie eine neue Zeile innerhalb des Platzhalters erzeugen möchten, betätigen Sie die RETURN -Taste. Möchten Sie sich im Textbereich bewegen, können Sie mithilfe der Pfeiltasten den Cursor an eine beliebige Position setzen. Alternative: Mit der Maus an eine andere Textstelle klicken Um einen Untertitel für Ihre Präsentation einzugeben, klicken Sie in den entsprechenden Platzhalter und geben Sie den gewünschten Text wie beschrieben ein. Text eingeben 16
Erste Schritte mit PowerPoint 3 Wie kann ich Schreibfehler korrigieren? Zeichen links vom Cursor löschen KORREKTUR -Taste betätigen (über der RETURN -Taste) Zeichen rechts vom Cursor löschen ENTF -Taste betätigen Die Aufforderungstexte dienen lediglich als Eingabehilfe bei der Bearbeitung der Folie und werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. Möchten Sie also keinen Untertitel eingeben, können Sie den Platzhalter unbearbeitet stehen lassen. 3.2 Neue Folien erzeugen Folien einfügen Haben Sie einen Titel für Ihre Präsentation erstellt bzw. möchten Sie den Titel zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, können Sie die weiteren Folien für Ihre Präsentation erzeugen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: oder Wählen Sie das Register START, und klicken Sie in der Gruppe FOLIEN in den Bereich des Symbols NEUE FOLIE. Wechseln Sie links im Anwendungsfenster ins Register FOLIEN, falls dieses nicht eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Registerbereich, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt NEUE FOLIE auf. oder Klicken Sie im Registerbereich mit der linken Maustaste unter die Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen möchten. Alternative: STRG M Eine blinkende Linie wird als Anzeiger für die Einfügeposition der neuen Folie eingeblendet. Bestätigen Sie mit RETURN. Die neue Folie wird an der Einfügeposition erzeugt. Einfügeposition für die neue Folie Neue Folie Folie über das Register FOLIEN einfügen 17
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) 3.3 Mit Folien arbeiten Zwischen den Folien wechseln Wenn Sie mehrere Folien in Ihre Präsentation eingefügt haben, können Sie folgendermaßen zwischen den einzelnen Folien wechseln: Zur nächsten Folie Klicken Sie unterhalb der Bildlaufleiste des Folienfensters auf das Symbol. Alternative: BILD Zur vorherigen Folie Klicken Sie im Folienfenster auf das Symbol. Alternative: BILD Zu einer bestimmten Folie Wechseln Sie ins Register FOLIEN, und klicken Sie auf die gewünschte Folie. oder Ziehen Sie im Folienfenster das Bildlauffeld der vertikalen Bildlaufleiste, bis die Seitennummer der Folie, zu der Sie wechseln möchten, in einer QuickInfo neben der Leiste eingeblendet wird. Zur ersten bzw. zur letzten Folie Betätigen Sie die Taste POS1 bzw. ENDE. Um diese Funktion ausführen zu können, darf im Folienfenster nichts markiert sein. Wechseln Sie im Register GLIEDERUNG zu einer bestimmten Folie, wird diese automatisch auch im Folienfenster angezeigt. Die aktivierte Folie wird im Register GLIEDERUNG mit einer dunklen Umrahmung gekennzeichnet. Folien im Register FOLIEN markieren Für die Ausführung bestimmter Befehle, beispielsweise für das Löschen, Kopieren oder Verschieben von Folien, ist es erforderlich, die entsprechenden Folien zuvor zu markieren. Folien markieren Sie schnell im Register FOLIEN: Einzelne Folie markieren Aufeinanderfolgende Folien markieren Nicht aufeinanderfolgende Folien markieren Klicken Sie die Folie im Register FOLIEN an. Klicken Sie auf die erste Folie, die Sie markieren möchten. Halten Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, und klicken Sie die letzte zu markierende Folie an. Halten Sie die STRG -Taste gedrückt, und klicken Sie die Folien nacheinander an. Markieren Sie eine Folie, wird diese im Register FOLIEN mit einem Markierungsrahmen gekennzeichnet und gleichzeitig im Folienfenster eingeblendet. Haben Sie mehrere Folien markiert, wird die zuletzt markierte Folie im Folienfenster angezeigt. Markierungsrahmen 18
Erste Schritte mit PowerPoint 3 Folie löschen Markieren Sie die gewünschte(n) Folie(n), und klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN auf die Schaltfläche LÖSCHEN. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie im Register FOLIEN, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt FOLIE LÖSCHEN auf. Alternative: ENTF Über das Symbol machen. der Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie das Löschen einer Folie rückgängig 3.4 Platzhalter mit Text füllen Neu erzeugte Folie mit Platzhaltern Wie bei der bereits vorhandenen Titelfolie befinden sich auch auf neu erzeugten Folien Platzhalter, die mithilfe eines Rahmens und eines Aufforderungstextes den Bereich markieren, in den Sie Text oder andere Elemente, beispielsweise Grafiken oder Diagramme, einfügen können. Wenn Sie in einer neuen Präsentation nach der Titelfolie eine neue Folie einfügen, wird standardmäßig eine Folie eingeblendet, die einen Platzhalter für den Titel der Folie und einen größeren Platzhalter für deren Inhalt bereitstellt. Im Inhaltsplatzhalter befindet sich ein Aufforderungstext zur Eingabe von Textinhalten. Da in Präsentationen häufig mit Stichpunkten gearbeitet wird, ist der Textbereich des Platzhalters bereits als Aufzählungstext formatiert. Neu erzeugte Folie mit Titel- und Inhaltsplatzhalter Möchten Sie andere Objekte in die Folie einfügen, wie z. B. Tabellen oder Grafiken, können Sie dies mithilfe eines der Symbole durchführen. Sobald Sie den Platzhalter mit Text füllen, werden die Symbole zum Einfügen anderer Objekte ausgeblendet. Text innerhalb des Platzhalters bearbeiten Klicken Sie auf der neu erzeugten Folie in den Aufforderungstext des oberen Platzhalters, und geben Sie einen Titel für diese Folie ein. Klicken Sie anschließend in den Aufforderungstext des nächsten Platzhalters, um den Inhalt für diese Folie einzugeben. Betätigen Sie die RETURN -Taste, um einen neuen Aufzählungspunkt zu erzeugen. Wenn Sie nicht möchten, dass der Text als Aufzählung formatiert ist, löschen Sie das vorgegebene Aufzählungszeichen, bevor Sie den Text eingeben, z. B. mit der Taste KORREKTUR. Platzhalter mit eingegebenem Text Sie können die Textbearbeitung folgendermaßen beenden: Durch zweimaliges Betätigen der Taste ESC Durch Anklicken eines freien Bereiches der Folie Über den Kontextmenüpunkt TEXTBEARBEITUNG BEENDEN; der Platzhalter bleibt dabei aktiviert. 19
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Platzhalter automatisch an die Textmenge anpassen lassen Geben Sie in einen Platzhalter mehr Zeilen als vorgesehen ein, passt PowerPoint die Schriftgröße und den Zeilenabstand automatisch an die Platzhaltergröße an und blendet vor dem Platzhalter das Smarttag OPTIO- NEN FÜR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN ein. Über dieses Smarttag haben Sie z. B. folgende Möglichkeiten: oder Klicken Sie auf die Smarttag-Schaltfläche und wählen Sie die Option, wenn Sie möchten, dass die automatische Textanpassung erhalten bleibt. Klicken Sie auf die Option, wenn Sie den Platzhalter nicht automatisch anpassen lassen möchten. Der Text wird dann eventuell nicht mehr komplett auf der Folie angezeigt. Wenn noch Platz auf der Folie ist, können Sie den Platzhalter vergrößern, um den gesamten Text anzuzeigen. Optionen für das Anpassen des Platzhalters Die Option für das Anpassen des Platzhalters variiert, je nachdem, ob es sich um einen Titel- oder um einen Inhaltsplatzhalter handelt. Automatisches Anpassen deaktivieren Falls Sie nicht wünschen, dass der Text automatisch an die Größe des Platzhalters angepasst wird, können Sie diese Funktion folgendermaßen deaktivieren: Klicken Sie im Menü des Smarttags auf die Option. Das Dialogfenster AUTOKORREKTUR wird eingeblendet. Wechseln Sie ins Register AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE. Deaktivieren Sie die Kontrollfelder und, wenn Sie den Text in den Platzhaltern nicht automatisch anpassen lassen möchten. Das Smarttag erscheint weiterhin, wenn die Textmenge die Größe des Platzhalters überschreitet. Im Smarttag-Menü wird jedoch nur die Auswahl AUTO- KORREKTUR-OPTIONEN STEUERN angezeigt. Funktionen für das automatische Anpassen ausschalten 3.5 Ein Folienlayout zuweisen Was ist ein Folienlayout? Zum Erstellen Ihrer Folien können Sie in PowerPoint aus einer Auswahl verschiedener sogenannter Folienlayouts wählen, die in einem Vorschaufenster aufgelistet werden. Das Folienlayout bestimmt die Anordnung der Platzhalter auf der Folie. Darüber hinaus wird durch das Layout definiert, welche Arten von Inhalten auf der Folie eingefügt werden können (z. B. Text oder Grafiken) und wie diese formatiert sind. Ausgehend davon, welche Inhalte Sie für eine neu zu erzeugende Folie vorgesehen haben und wie diese angeordnet werden sollen, wählen Sie das Folienlayout, das am ehesten zu den geplanten Inhalten passt. Möchten Sie beispielsweise einen Titel und einen zweispaltigen Text eingeben, stellt Ihnen PowerPoint das Folienlayout ZWEI INHALTE zur Verfügung; benötigen Sie jedoch eine leere Folie, weil Sie eine Zeichnung erstellen möchten, wählen Sie das Layout LEER. Die Vorgaben der Layouts können jederzeit verändert und individuell angepasst werden. 20
Erste Schritte mit PowerPoint 3 Die Folienlayouts im Überblick Folgende Layouts werden von PowerPoint zur Verfügung gestellt: Folienlayout Platzhalter für... Titelfolie Dieses Layout eignet sich besonders zur Erstellung des Titels (der ersten Folie) einer Präsentation, um als Einstieg in ein Thema die allgemeinen Informationen anzuzeigen. Beim Öffnen einer neuen PowerPoint-Präsentation wird daher standardmäßig eine Folie mit diesem Layout eingeblendet. Titel und Inhalt Das Layout TITEL UND INHALT stellt sowohl einen Platzhalter für den Titel der Folie zur Verfügung als auch einen Platzhalter, in den Sie verschiedene Arten von Inhalten eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, hier Text (als Aufzählung formatiert), Tabellen oder Grafiken (z. B. Diagramme, Organigramme oder Mediaclips) einzufügen. Dieses Layout dient als Basis beim Erzeugen einer neuen Folie und wird beim Erstellen automatisch zugewiesen. Abschnittsüberschrift Möchten Sie Ihre Präsentation durch Abschnittsüberschriften strukturieren, wählen Sie dieses Layout. Zwei Inhalte Möchten Sie mehrere Aufzählungspunkte, die eventuell in zwei Themengebiete aufteilbar sind, auf einer Folie unterbringen, wählen Sie dieses Layout. Vergleich Möchten Sie eine Gegenüberstellung zweier Themengebiete auf einer Folie darstellen, wählen Sie dieses Layout. Nur Titel Diese Folie eignet sich z. B. für den Fall, dass Sie nur einen Titel eingeben möchten, um den übrigen Platz auf der Folie für eine zu erstellende Zeichnung zu verwenden. Leer Wählen Sie dieses Layout, um beispielsweise eine Zeichnung ohne Folientitel zu erstellen. Inhalt mit Überschrift Mit diesem Layout können Sie Titel und Untertitel neben dem Inhalt (Aufzählungstext oder Objekte) anordnen. Bild mit Überschrift Wählen Sie dieses Layout, wenn Sie groß und übersichtlich ein Bild über einem Titel und einem Untertitel einfügen möchten. 21
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Ein bestimmtes Folienlayout zuweisen Folienlayout beim Erzeugen einer neuen Folie festlegen Standardmäßig wird beim Einfügen einer neuen Folie das Layout TITEL UND INHALT zugewiesen. Möchten Sie ein anderes Layout wählen, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie im Register FOLIEN die Folie, unter der Sie eine neue Folie einfügen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN in den Bereich des Symbols NEUE FOLIE, um die Liste mit den Folienlayouts einzublenden. Klicken Sie im Listenfeld auf das Symbol für das gewünschte Layout, z. B. ZWEI INHALTE. Eine neue Folie mit dem ausgewählten Layout wird eingeblendet. Folienlayout wählen Einer bestehenden Folie ein anderes Layout zuweisen Markieren Sie im Register FOLIEN die Folie, der Sie ein neues Folienlayout zuweisen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN auf die Schaltfläche LAYOUT, um das Listenfeld für die Layouts einzublenden. Alternative: Kontextmenüpunkt LAYOUT im Register FOLIEN Zeigen Sie im Listenfeld auf das gewünschte Layout. Das Vorschaubild wird umrahmt, und eine QuickInfo mit der Bezeichnung des Layouts wird eingeblendet. Um der Folie das gewünschte Layout zuzuweisen, klicken Sie auf das Vorschaubild. Das gewählte Folienlayout wird zugewiesen. 3.6 Mit Foliendesigns arbeiten Was sind Foliendesigns? PowerPoint stellt Ihnen eine Reihe vordefinierter Entwürfe für Ihre Folien zur Verfügung, die sogenannten Designs. Mithilfe dieser Designs sind Sie in der Lage, den Folien Ihrer Präsentation mit einem Schritt ein anspruchsvolles und einheitliches Aussehen zuzuweisen. Ein Design legt beispielsweise fest, welche Schriftarten, Aufzählungszeichen, Hintergründe oder Füllfarben standardmäßig für alle Folien einer Präsentation verwendet werden. Sie können ein zugewiesenes Design auch individuell anpassen, beispielsweise indem Sie den Hintergrund, die verwendete Farbskala oder die Schriftart nachträglich anders formatieren. Ein Design zuweisen Wenn Sie eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen, ist standardmäßig das Larissa-Design zugewiesen, das eine neutrale Formatierung (Standardschriften und weißer Hintergrund) besitzt. Sie können Ihrer Präsentation zu jedem Zeitpunkt ein anderes Design zuweisen. Mit dem neuen Design ändert sich lediglich das äußere Erscheinungsbild Ihrer Folien, die Inhalte bleiben unverändert. 22
Erste Schritte mit PowerPoint 3 Um ein neues Design zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie in das Register ENTWURF. In der Gruppe DESIGNS werden Symbole für einige der zur Verfügung stehenden Entwürfe angezeigt. Das aktuelle Design wird durch einen Rahmen gekennzeichnet. Über die Pfeilsymbole können Sie weitere Foliendesigns einblenden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf ein passendes Design. In einer QuickInfo wird der Name des Designs eingeblendet, und im Folienfenster wird angezeigt, wie sich das Aussehen Ihrer Folie bei Auswahl dieses Designs ändern wird. Haben Sie ein geeignetes Design gefunden, klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um dieses Design für alle Folien zu übernehmen. Alternative: Kontextmenüpunkt FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN Das gewählte Design wird auf die Foliendarstellung im Folienfenster und im Register FOLIEN übertragen. Folie mit standardmäßig weißem Hintergrund...... und nach Auswahl des Designs DACTYLOS Möchten Sie das Design Ihrer Folien individuell ändern, können Sie mithilfe der Schaltflächen FARBEN, SCHRIFT- ARTEN und EFFEKTE im Register ENTWURF schnell weitere Einstellungen vornehmen. Bestimmten Folien unterschiedliche Designs zuweisen Sie können den Folien in einer Präsentation auch unterschiedliche Designs zuweisen. Präsentieren Sie beispielsweise zwei unterschiedliche Themenbereiche in einer Präsentation, können Sie die Folien durch die Zuweisung unterschiedlicher Vorlagen optisch voneinander trennen. oder Klicken Sie im Register FOLIEN auf die Folie, der Sie ein anderes Design zuweisen möchten. Wenn Sie das Design für mehrere Folien ändern möchten, halten Sie die STRG -Taste gedrückt und klicken Sie im Register FOLIEN nacheinander die gewünschten Folien an. Klicken Sie im Register ENTWURF mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design. Wählen Sie den Kontextmenüeintrag FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN. 23
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Design für bestimmte Folien ändern Wurde bestimmten Folien ein anderes Design zugewiesen und soll dieses nun geändert werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register FOLIEN auf eine der Folien, deren Design Sie ändern möchten. Klicken Sie im Register ENTWURF mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt FÜR GLEICHARTIGE FOLIEN ÜBERNEHMEN. Hinweise zur Verwendung von Designs Möchten Sie sich einen Überblick über alle verfügbaren Designs verschaffen, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche in der Gruppe DESIGNS. Im eingeblendeten Listenfeld ALLE DESIGNS werden sämtliche Foliendesigns angezeigt. Die in dieser Präsentation verwendeten Designs werden im Bereich aufgelistet. Wenn Sie in Bereich auf ein Design zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet, die angibt, welchen Folien das angezeigte Design zugewiesen ist. In der Statusleiste wird ebenfalls der Name des gewählten Designs der aktuellen Folie angezeigt. Durch Anklicken des Designs LARISSA-DESIGN können Sie die Standardgestaltung mit weißem Folienhintergrund wiederherstellen. Alle verfügbaren Designs anzeigen QuickInfo mit Angabe der Folien 3.7 Präsentationen speichern und schließen Präsentation erstmalig speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. oder Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN auf. Alternative: STRG S Das Dialogfenster SPEICHERN UN- TER wird eingeblendet. Im Eingabefeld DATEINAME wird ein Name für die Präsentation vorgeschlagen. Aktueller Ordner Dokumente Datei speichern 24
Erste Schritte mit PowerPoint 3 Möchten Sie einen anderen Namen eingeben, können Sie den markierten Namen direkt überschreiben. Die Dateinamenerweiterung.pptx (Kennzeichnung für PowerPoint-Präsentationen) müssen Sie dabei nicht mit eingeben. Diese wird von PowerPoint automatisch ergänzt. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Standardmäßig werden Ihre PowerPoint-Präsentationen im Ordner Dokumente abgelegt. Die Bezeichnungen "Präsentation" und "Datei" werden beim Speichern, Schließen, Öffnen usw. von Power- Point-Präsentationen synonym verwendet. Vergeben Sie beim Speichern einen Namen, der bereits für eine andere Präsentation gewählt wurde, blendet PowerPoint ein Dialogfenster ein. Wenn Sie die bestehende Datei nicht überschreiben möchten, betätigen Sie die Schaltfläche NEIN und wählen Sie einen neuen Namen für die Präsentation. Richtlinien für Namen Der Dateiname kann maximal 255 Zeichen lang sein (unter anderem abhängig vom Betriebssystem) und darf folgende Zeichen nicht enthalten: / \ : *? " < > Gespeicherte Präsentationen nochmals (zwischendurch) speichern Während der Bearbeitung Ihrer Präsentation sollten Sie immer wieder einmal speichern. Bei einem Stromausfall oder einem ungeplanten Programmabbruch vermeiden Sie damit größere Datenverluste. Klicken Sie auf das Symbol, oder betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN auf. Alternative: STRG S Präsentationen unter neuem Namen speichern Beim Bearbeiten einer Präsentation ist es manchmal sinnvoll, die Präsentation sowohl in ihrer bisherigen als auch in ihrer bearbeiteten Fassung zu erhalten. Speichern Sie dazu die geänderte Version unter einem neuen Namen. Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN UNTER auf. Alternative: F12 Vergeben Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld DATEINAME einen anderen Namen für das Dokument, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Präsentation auf einem anderen Medium speichern Möchten Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner bearbeiten, beispielsweise zu Hause, können Sie sie auf einem anderen Speichermedium, z. B. auf einem sogenannten USB-Stick, speichern. Verbinden Sie das betreffende Medium mit dem Computer, indem Sie z. B. den USB-Stick in einen freien USB-Anschluss stecken. Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und wählen Sie den Menüpunkt SPEICHERN UNTER. PowerPoint schlägt im Listenfeld DATEINAME automatisch einen Dateinamen vor, den Sie bei Bedarf überschreiben können. 25
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Klicken Sie in der Liste der Linkfavoriten auf den Hyperlink Computer. Falls der Hyperlink Computer nicht angezeigt wird, können Sie ihn über den Hyperlink Weitere einblenden. Klicken Sie anschließend doppelt auf das betreffende Laufwerk, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. USB-Stick auswählen Der Vorgang kann je nach verwendetem Speichermedium von der hier beschriebenen Vorgehensweise abweichen bzw. zusätzliche Schritte erfordern. Bei Verwendung einer beschreibbaren CD oder DVD muss diese beispielsweise gebrannt werden. Präsentation schließen Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SCHLIESSEN auf. Alternative: STRG F4 Wurde die Präsentation seit der letzten Änderung nicht mehr gespeichert, können Sie die aktuelle Version auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 3.8 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung Alternativen einen Platzhalter füllen Cursor in den Platzhalter setzen, Text eingeben -- eine neue Folie erzeugen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol NEUE FOLIE STRG M zur nächsten bzw. zur vorherigen Folie wechseln bzw. BILD bzw. BILD zu einer bestimmten Folie wechseln Folie im Register FOLIEN anklicken Bildlauffeld im Folienfenster ziehen eine Folie löschen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol LÖSCHEN ENTF ein Folienlayout zuweisen Register START, Gruppe FOLIEN, Symbol LAYOUT -- ein Foliendesign zuweisen Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS -- eine Präsentation speichern OFFICE-Schaltfläche, SPEICHERN eine Präsentation schließen OFFICE-Schaltfläche, SCHLIESSEN STRG F4 26
Erste Schritte mit PowerPoint 3 3.9 Übung Werbung für Computerkurse Übungsdatei: -- Ergebnisdateien: Computerkurs-E1, Computerkurs-E2 Erzeugen Sie eine neue leere Präsentation. Fügen Sie zwei weitere Folien mit dem Folienlayout TITEL UND INHALT und eine Folie mit dem Layout ZWEI INHALTE ein. Weisen Sie den Folien ein beliebiges Design zu, z. B. das Design NYAD aus der Beispielabbildung. Geben Sie den aus der Abbildung ersichtlichen Text in die Platzhalter ein. Übernehmen Sie dabei die von der AutoKorrektur vorgeschlagene Textanpassung an den Platzhalter. Speichern Sie die Präsentation unter dem Namen Computerkurs-E1. Sie möchten die Überschrift auf Folie 2 aussagekräftiger gestalten und ändern den Text in Kindgerechte Kurse durch ein professionelles Konzept (vgl. Abbildung Geänderte Folie 2). Da die Preise noch nicht endgültig feststehen, entscheiden Sie sich, die Folie 3 zu löschen. Speichern Sie die Präsentation unter dem neuen Namen Computerkurs-E2. Schließen Sie die Präsentationen. Folie 1 "Computerkurs-E1" Folie 2 "Computerkurs-E1" Folie 3 "Computerkurs-E1" Folie 4 "Computerkurs-E1" Geänderte Folie 2 "Computerkurs-E2" 27