Forderungsmanagement Honorar-Factoring Denn auch Steuerberater müssen um ihre Kontokorrentlinien kämpfen von Alexandra Buba, M. A., freie Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg Nach Angaben des Deutschen Factoringverbandes werden mittlerweile über fünf Prozent des deutschen Bruttoinlandprodukts über Factoring- Dienstleistungen finanziert. Auch Steuerberater dürfen seit 2008 ihre Forderungen abtreten; nur wenige Kanzleien tun dies auch bereits. Wie profitieren Kanzleien vom Factoring und welche Probleme gibt es? 1. Factoring ist kein Indiz für knappe Kassen Factoring gilt als Finanzierungsalternative im Mittelstand und wird inzwischen in einer Vielzahl von Modellen in den unterschiedlichsten Branchen angeboten. Im Wesentlichen aber erfüllt der Factor immer die Aufgaben der Finanzierung und Delkredereübernahme, d.h. Übernahme des Ausfallrisikos und Forderungsmanagement. Letzteres verbleibt gelegentlich auch beim Factoringauftraggeber. Was im Handel begann und mittlerweile in vielen Branchen verbreitet ist, steht in der Steuerberatung noch am Anfang. Viele denken: Wer factort ist pleite, berichtet StB Uwe Stepp, Vorstandsvorsitzender der DEGEV eg aus Bad Dürkheim, von den Vorbehalten vieler Steuerberater. Die von ihm geführte berufsständische Genossenschaft besteht seit 2006 und bietet ihren Mitgliedern seit 2008 Factoring an. Stepp betrachtet Factoring als zukunftsweisende Finanzierungsalternative, die Steuerberater schon heute nutzen sollten und die sich auch unter dem Einfluss der Banken immer weiter verbreiten wird. 2. Gesetzliche Grundlage besteht seit 2008 Viele Steuerberater befürchten jedoch noch, dass sie sich mit Factoring in sensible Bereiche des Berufsrechts begeben. Das ist nicht richtig, denn das Steuerberatungsgesetz regelt seit April 2008 in 64 Abs. 2 klar, dass Steuerberater ihre Forderungen abtreten dürfen, wenn sie ihre Mandanten darüber informieren und ihr Einverständnis erhalten. Eine Ausnahme gilt laut Satz 1 im Übrigen für die Übereignung an andere Steuerberater hier müssen Mandanten weder informiert werden noch ihr Einverständnis erklären. Factoring als zukunftsweisende Finanzierungsalternative Übereignung an andere Berater ohne Einverständnis des Mandanten möglich Insbesondere die Genehmigungspflicht der Mandanten hindert viele Steuerberater daran, eine Factoringlösung für ihre Kanzlei in Betracht zu ziehen. Verständlich, schließlich bilden die Beziehungen zu den Mandanten den Hauptkanzleiwert und sind somit das schützenswerteste Gut des Steuerberaters. Das Unterzeichnen der notwendigen Einverständniserklärung gestaltet sich weit weniger kritisch als möglicherweise angenommen, kennen die meisten Kunden doch Factoring bereits privat, z.b. durch ihren Arzt, berichtet Hauke Kahlcke, Geschäftsführer der VR FACTOREM GmbH aus Eschborn, die Steu- In Arztpraxen hat Factoring seit langem Einzug gehalten 1
erberatern eine Factoringlösung anbietet, die mit einer DATEV-Schnittstelle arbeitet. Und weiter: Uns wurde auch schon zurückgemeldet, dass ein Steuerberater von Mandanten die Rückmeldung bekam, dass sie es gut fänden, dass er sich jetzt verstärkt unternehmerisch aufstellt. An anderer Stelle wird die Einwilligungserklärung dagegen durchaus als deutliche Hemmschwelle wahrgenommen. Vielerorts wird die Meinung vertreten, dass Mandanten nicht mit Factoring behelligt werden sollten. Stattdessen empfehlen die Berater ihren eigenen Mandanten Factoring als probate Lösung für das Mandantenunternehmen, sehen es aber (noch) nicht als Option für die eigene Kanzlei. 3. Factoring ohne Mandanteneinverständnis möglich? Einen möglichen Weg aus diesem Dilemma eröffnet derzeit nur die von Mitgliedern der DEGEV eg gegründete Dte. W.-Steuerberatungsgesellschaft mbh. Sie übernimmt seit Anfang dieses Jahres als operativ tätige Gesellschaft von Berufsträgern die Forderungen von Kollegen ohne dass diese eine Einverständniserklärung ihrer Mandanten bräuchten oder sie informieren müssten. Factoring über die Dte. W.-Steuerberatungsgesellschaft mbh Dieses Verfahren wird möglich, da die Gesellschaft unter den Satz 1 des 64 Abs. (2) StBerG fällt. Damit bieten wir als einziger Anbieter auch stilles Factoring für Steuerberater an und stellen fest, dass diese Variante die gewünschte ist, berichtet StB Uwe Stepp. Das wirtschaftlich günstigste Modell sei dies freilich nicht, da der telefonische Kontakt zum Schuldner entfalle und sich dadurch die Forderungslaufzeiten verlängerten. 4. Welche Kosten verursacht Factoring? Forderungslaufzeiten sind von entscheidender Bedeutung bemisst sich an ihnen doch ein wesentlicher Teil der Kosten, die der Steuerberatungskanzlei durch die Beauftragung eines Factors entstehen. In den meisten Fällen wird eine Gebühr und ein Zinssatz für die Vorfinanzierung der Forderung erhoben, der in etwa dem entspricht, was eine Steuerkanzlei für den normalen Kontokorrent entrichten muss. Da es eine Reihe von Unbekannten gibt, die in die Berechnung der individuellen Konditionen einfließen wie etwa die eigene Bonität, die der Debitoren usw. empfiehlt es sich für jede Kanzlei, ein individuelles Angebot erstellen zu lassen. Lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen Dagegen ist zu kalkulieren, welche Kosten in der Kanzlei für das Forderungsmanagement in Form von Personalaufwand, Porto und die Finanzierung der Außenstände, die im Durchschnitt mittlerweile bis zu drei Monate betragen, aufzuwenden sind. Ebenfalls mit zu berücksichtigen ist ein Ausfallrisiko, das aktuell bei über zwei Prozent der Forderungen liegt. In der Regel wird dieses Risiko über den Factor abgesichert. Bedenken sollten Kanzleien umgekehrt allerdings auch, dass ein Factoringunternehmen nie alle Forderungen abkauft insbesondere nicht die bereits fälligen und diejenigen von Mandanten mit äußerst schlechter Bonität. Teilweise werden auch die Forderungen von Privatmandanten nicht übernom- Factoringunternehmen kaufen nie alle Forderungen auf 2
men, sondern lediglich die der gewerblichen. Rechnungen mit Vorschüssen oder mit Mandanten im Ausland sind manchmal ebenfalls ein Problem. Wichtig ist zu prüfen, ob der Anbieter eine bestimmte Rechnungshöhe voraussetzt oder auch zweistellige Rechnungen ankauft. 5. Welche Eintrittshürden gibt es? In der Regel erfolgt zunächst eine Bonitätsprüfung der Praxis. Weitere Voraussetzungen etwa eine bestimmte Umsatzgröße wie beim traditionellen Factoring in Industrie und Handel gibt es in der Regel nicht. Wir wollen, dass alle Berufskollegen ein standesgemäßes Factoring wahrnehmen können, erklärt Stepp mit Blick auf den Grundgedanken der berufsständischen Genossenschaft DEGEV. Eine bestimmte Umsatzgröße als Voraussetzung gibt es nicht Ist der Vertrag geschlossen, übermittelt die Steuerkanzlei ihre Rechnungen an den Factor. Danach fließt das Honorar in unterschiedlicher Geschwindigkeit, aber vergleichsweise zeitnah, vom Factor an die Kanzlei. Ein Sicherungseinbehalt, wie in Industrie und Handel üblich, wird in der Dienstleistung im Regelfall nicht benötigt. 6. Abwicklung in der Praxis Die weitere Abwicklung seitens des Factors kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Hier gilt es seitens der Kanzlei zu prüfen, wie der Prozess am effizientesten und gewinnbringendsten implementiert werden kann. So lässt sich das Procedere etwa über eine vorgefertigte Schnittstelle zur DATEV-Software wie bei VR FACTOREM automatisiert lösen, oder aber es besteht die Möglichkeit zur individuellen Programmierung einer solchen. Wichtig ist vielen Steuerberater auch, wie der Factor mit den Mandanten kommuniziert bzw. ob die Kanzlei darauf Einfluss nehmen kann. Wir sorgen dafür, dass ausgewählte Mandanten ein besonderes Zahlungsziel bekommen, wenn der Steuerberater dies wünscht. Außerdem können wir in unserer Lösung abbilden, dass die Rechnung zwar in zwei Wochen fällig ist, aber erst nach sechs Wochen die erste Mahnung verschickt wird ganz so, wie es der Steuerberater für seine Mandanten bestimmt, erläutert Stepp. 7. Entlastung der Kanzlei Der Steuerberater wird von der lästigen Pflicht befreit, seine Mandanten telefonisch an ihre längst fälligen Rechnungen zu erinnern oder spät am Abend über Mahnungen zu brüten. Die Kommunikation mit den Mandanten wird spürbar entlastet und auf die Kernaufgaben zurück geführt. Denn so unangenehm vielen Beratern das Gesprächsthema Honorar ohnehin schon ist noch schwerer fällt es, säumige Zahler anzusprechen. Das Mahnwesen wird über uns versachlicht, erläutert Kahlcke, dadurch wird in vielen Fällen erst ein aktives eigenes Debitorenmanagement etabliert. Kommunikation zwischen Factor und Mandant kann entscheidend sein Verhältnis zum Mandanten wird auf die Kernaufgabe zurückgeführt Das Resultat ist neben der sofort erhöhten Liquidität ein häufigeres Vermeiden von Forderungsausfällen. Letztere müssen den Steuerberater bei abge- 3
tretenen Forderungen ohnehin nicht mehr in unvermindertem Maße belasten, da er beim echten Factoring das Ausfallrisiko nicht mehr selbst trägt. Umgekehrt helfen wir Steuerberatern durch die Ergebnisse der Bonitätsprüfung ihrer Mandanten häufig dabei, ihre Zahlungsmodalitäten anzupassen sprich, bei bestimmten Mandanten nur noch gegen Vorkasse tätig zu werden, sagt Stepp. 8. Factoring muss strategisch passen Factoring spielt in viele Bereiche der Kanzlei hinein und ist als strategisches Thema der Kanzlei zu behandeln. Generell ist vor Einführung des Factoring erst einmal zu prüfen, welche Form von Factoring tatsächlich die passende ist. Neben dem vollumfänglichen offenen Factoring kommt beispielsweise auch das Eigenservice- oder Inhouse-Factoring in Betracht, bei dem der Steuerberater selbst für das Forderungsmanagement zuständig bleibt und lediglich Finanzierung und Ausfallrisiko durch den Factor getragen werden. Umfang und Form des Factoring müssen bestimmt werden Beim echten Fullservice-Factoring ist organisatorisch insbesondere die Frage zu klären, was mit den Rechnungen passiert, die nicht verkauft werden (können). Wie werden diese behandelt? Wird dafür ein eigenes Forderungsmanagement installiert oder ganz darauf verzichtet? Können sie möglicherweise an ein Inkassounternehmen gegeben werden? Oder lehnt dieses sie ebenfalls ab? Außerdem gilt nicht nur, dass eine Entlastung mit der Weitergabe des Forderungsmanagements einher geht, sondern dass umgekehrt auch genau jene Kompetenz verloren geht. Und anders als Ärzte, die sich in einer Vielzahl ihrer Verrechnungsstellen bedienen, haben Steuerberater originäre Kompetenz in kaufmännischen und teilweise auch in juristischen Belangen. Es steht ihnen offen, in Eigenregie für ein funktionierendes Debitorenmanagement zu sorgen, die entsprechenden Mitarbeiterkompetenzen sind ebenfalls vorhanden. Factoring bedeutet Entlastung, aber auch Kompetenzverlust Glossar Grundtypen / Grundtypen des Factorings des Factorings Offenes Factoring: Der Schuldner wird über den Verkauf der Forderung informiert. Bei Steuerberatern ist dies der Regelfall, da 64 StBerG vorsieht, dass die Mandanten in den Forderungsverkauf einwilligen müssen, sofern die Übertragung nicht an Berufsträger stattfindet. Stilles Factoring: Der Schuldner weiß zumindest bis zu einem gewissen Zeitpunkt nicht, dass seine Forderung abgetreten wurde. Echtes Factoring oder Fullservice-Factoring: Die Kanzlei tritt nicht nur die Forderung an den Factor ab, sondern lässt von ihm auch das gesamte Forderungsmanagement abwickeln. Außerdem ist das Ausfallrisiko abgesichert. Inhouse- oder Eigenservice-Factoring: Die Kanzlei tritt zwar die Forderung ab und bedient sich der Risikoabsicherung durch den Factor, wickelt das Forderungsmanagement aber weiterhin selbst ab. Unechtes Factoring: Der Factor übernimmt nicht das Ausfallrisiko für die Forderungen. 4
9. Dringend benötigte Liquidität Das gewichtigste Argument für den unmittelbaren Abschluss eines Factoringvertrages sind allerdings stetig wachsende Außenstände. Diese können mittelfristig die Zahlungsfähigkeit der Kanzlei bedrohen. Der Anteil an Steuerberatungskanzleien, die insolvent werden, ist zwar nach wie vor äußerst gering: Jedes Jahr geht laut Statistischem Bundesamt eine mittlere zweistellige Zahl von Steuerberatungskanzleien in die Insolvenz. Ein hoher Forderungsbestand ist aber spätestens bei einer geplanten Veräußerung der Kanzlei ein erhebliches Problem; unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit zu rechtfertigen ist er in keinem Fall. Rund 50 Steuerberatungsgesellschaften gehen jährlich in die Insolvenz Trotz guter betriebswirtschaftlicher Ergebnisse ist die Liquidität der Kanzleien oft stark in Anspruch genommen, berichtet etwa Kahlcke. Factoring bietet hier eine probate Lösung und ist insbesondere für Kanzleien uneingeschränkt empfehlenswert, die ihr laufendes Geschäft bereits mittels hohem Kontokorrent finanzieren und dabei einen Zinssatz akzeptieren, der den Factoringkosten entspricht oder teilweise gar darüber liegt. 10. Anbieterüberblick Honorarfactoring Leistung/ Voraussetzung Factorem Opta Data DEGEV Internet VR-factorem.de Optadata-factoring.de Degev.com Voraussetzungen Mindestumsatz 250.000 EUR 60.000 EUR Kein Mindestumsatz Rechnungsmindesthöhe Ja, ca. 800 EUR Nein Nein Vorschussrechnungen Nein Nicht bekannt Ja private Debitoren Nein Ja Ja Mitgliedschaft Ja (DATEV) Nein Nein Dienstleistungen Echtes Factoring Ja Ja Ja Unechtes Factoring Ja Nein Ja Stilles Factoring Nein Nein Ja Forderungsmanagement Ja Ja Ja Altforderungen Nein Nein Ja Auszahlung, Höhe 70 90 % 100 % 100 % Auszahlung, Zeit 2 4 Arbeitstage Einmal/ Woche Am selben Tag möglich Online Einreichung Ja Ja Ja Gebührensystem Pro Beleg/Pauschale Pro Beleg Nach Umsatz/pro Beleg Gebührenhöhe 0,5 4,5 % v. Umsatz zzgl. oder inkl. Zinsen 2,4 1,95 % v. Umsatz zzgl. Zinsen 3,5 5,5 % v. Umsatz incl. Zinsen Individuelle Mahnläufe Nein Nein Ja Bonitätsprüfungsgebühren Ja Ja Ja 5