Erstellen und Versenden der Lohnsteuerbescheinigung Impressum Sage GmbH Franklinstraße 61-63 60486 Frankfurt am Main Copyright 2017 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung 3 2.0 Stammdaten des Arbeitnehmers prüfen 4 3.0 Mandanten für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung konfigurieren 6 4.0 Elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen 7 5.0 Dateien versenden 8 6.0 Protokolle abrufen 9 Seite 2 von 9
1.0 Einleitung Allgemeiner Ablauf zur Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Stammdaten prüfen Mandanten für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung konfigurieren, soweit noch nicht erfolgt Abrechnung durchführen und elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen Versionsprüfung durchführen Dateien versenden Protokolle abrufen Seite 3 von 9
2.0 Stammdaten des Arbeitnehmers prüfen Unter DATENSTAMM > ARBEITNEHMER > STEUER/SV > ELStAM steht das Eingabefeld für die IdNr, die steuerliche Identifikationsnummer, zur Verfügung. Es handelt sich dabei um ein Pflichtfeld, dass auch für andere Verfahren, wie ELStAM, benötigt wird. Die IdNr besteht aus 11 Ziffern, die nicht aus anderen Daten über den Steuerpflichtigen gebildet oder abgeleitet wurden. Die 11. Ziffer ist eine Prüfziffer. Sie wird ohne Trennstriche in dreistelligen Kolonnen von hinten beginnend dargestellt (Bsp.: 12 345 678 901). Die Nummer ist unveränderlich und wird daher nicht zeitbezogen gespeichert. In der Lohnsteuerbescheinigung ist die IdNr der Beschäftigten mit auszuweisen. Legt also einer Ihrer Beschäftigten bereits seine IdNr vor, so ist die in die Stammdaten des Arbeitnehmers zu übernehmen. Zu 2.) Zuordnung der IdNr Seite 4 von 9
Bei der Berechnung der Lohnsteuer auf sonstige Bezüge, ist der bisherige Arbeitslohn im Kalenderjahr zu berücksichtigen. Wenn der Arbeitnehmer unterjährig eintritt, ist der bisherige Arbeitslohn oft nicht bekannt. Daher ist die Anzahl der Monate, in denen im Kalenderjahr eine Beschäftigung bestand, zu erfassen und bei der Hochrechnung zu verwenden. Wenn eine Hochrechnung erfolgt, muss Großbuchstabe S auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden. Wenn Sie also einen neuen Mitarbeiter erfassen, der Ihnen die Lohnsteuerbescheinigung des Vorarbeitgebers nicht vorlegt, müssen Sie ihn nach der Anzahl der Monate befragen, die er im laufenden Kalenderjahr beschäftigt war. Die Anzahl der Monate geben Sie unter ARBEITNEHMER > VORTRAG > Steuer im Feld Monate bei anderem Arbeitgeber, von denen das Brutto nicht als Vortrag erfasst wurde ein. Zu 2.) Erfassen Monate mit Beschäftigung bei unterjährigem Eintritt Seite 5 von 9
3.0 Mandanten für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung konfigurieren Unter dem Menüband DATENSTAMM > MANDANTEN > KONFIGURATION > Programm setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Lohnsteuerbescheinigung elektronisch übertragen. Hinterlegen Sie unbedingt eine gültige E-Mailadresse unter Menüband DATENSTAMM > MANDANTEN > Firma/ Anschrift, da diese bei der Übermittlung der Lohnsteuerbescheini-gungen als Pflichtfeld gilt. Diese Adresse wird dann auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Die Adresse soll zur Kontaktaufnahme mit dem Datenlieferanten dienen. Es muss also nicht zwingend die E-Mail-Adresse des Arbeitgebers sein, sondern derjenigen Person, welche für die Abrechnung des jeweiligen Mandanten zuständig ist. Zu 3.) Option für elektronische Lohnsteuerbescheinigungen Seite 6 von 9
4.0 Elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen Nach dem Austritt des Arbeitnehmers bzw. nach Abschluss des laufenden Abrechnungsjahres können nun die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen erstellt werden. Wechseln Sie dafür bitte zum Punkt MELDUNGEN > LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG > Datenübertragung an Finanzamt. Datensätze, die noch nicht übertragen wurden, sind mit einem Häkchen gekennzeichnet. Der Sendevorgang bezieht sich nur auf die angehakten Datensätze. Zu 4.) Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung Seite 7 von 9
5.0 Dateien versenden Vor der Übertragung muss zwingend eine Versionsprüfung durchgeführt werden. Diese erreichen Sie über die gleichnamige Schaltfläche. Wenn festgestellt wird, dass Ihre ERiC- Komponenten veraltet sind, erfolgt automatisch eine Aktualisierung über das Internet. Anschließend kann der Versand der Lohnsteuerbescheinigungen erfolgen. Nachdem die Daten geprüft und die Programm-Komponenten aktualisiert wurden, kann der Versand gestartet mit einem Klick auf die Schaltfläche < Senden > ausgeführt werden. Zu 5.) Versionsprüfung und Versand Seite 8 von 9
6.0 Protokolle abrufen Das Ergebnis der formalen Prüfung der Lohnsteuerbescheinigungen wird Ihnen nicht automatisch mitgeteilt, sondern kann frühestens am nächsten Tag von Ihnen abgerufen werden. Hierfür wechseln Sie bitte erneut zum Punkt Menüband MELDUNGEN > LOHNSTEUERBE-SCHEINIGUNG > Datenübertragung an Finanzamt. Das Programm bietet in der Regel den Abruf offener Protokolle an. Sie müssen es nur bestätigen. Andernfalls markieren Sie den Datensatz, für den Sie das Protokoll anfordern möchten, mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Protokolle abrufen. Als Ergebnis erhalten Sie einen Info-Dialog. Klicken Sie auf die Schaltfläche < Details >, um das Protokoll einzusehen. Im Normalfall lautet der Protokollinhalt: Datenlieferung OK. Zu 6.) Inhalt des Protokolls Seite 9 von 9