I Busi usiness UIMIIUI Hans-Dieter Hopf Projektmanagement mit Microsoft Project Das Praxisbuch für alle Versionen bis einschließlich Project 2007 ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 13 1.1 Für wen ist das Buch? ' 13 1.2 Was ist nicht enthalten? 13 1.3 Gliederung 14 [TeiM 17] 2 Projektsteuerung. 19 2.1 Aufgaben in Projekten 19 2.1.1 Projektorganisation 20 2.1.2 Projektorganisation aus PSP ableiten 21 2.1.3 Aufwand für das Projektmanagement 22 2.2 Die verwendeten Werkzeuge 23 2.2.1 Microsoft Project 23 2.2.2 Microsoft Organization Chart 24 2.2.3 WBS Chart Pro 24 2.2.4 Microsoft Word 24 2.2.5 Microsoft Excel 25 2.2.6 Microsoft Access 25 3 Generelle Planungsprozedur 27 3.1 Standardablauf einer neuen Planung 28 3.2 Technische Daten von Microsoft Project 30 3.2.1 Spezifikationen 30 3.2.2 Dateiformate 32 5 i j
Inhaltsverzeichnis Kalender einrichten, 33 4.1 Kalender in Microsoft Project 2003 anlegen 33 4.1.1 Neuen Kalender erzeugen 34 4.1.2 Feineinstellung des Kalenders 35 4.1.3 Feiertage und Brückentage einfügen 36 4.1.4 Tagesarbeitszeit einstellen 37 4.2 Kalender in Microsoft Project 2007 anlegen 37 4.2.1 Feiertage einfügen 38 4.2.2 Tagesarbeitszeit einstellen 39 4.3 4.4 Überprüfung neuer Kalender Kalender organisieren 40 42 5 Grundeinstellungen 5.1 Ansicht 5.2 Allgemein 5.3 Bearbeiten 5.4 Kalender 5.5 Terminplan 5.6 Berechnen 5.7 Rechtschreibung 5.8 Speichern 5.9 Oberfläche 5.10 Sicherheit 5.11 Zusammenarbeit 45 45 46 48 49 50 51 52 54 54 56 57 6 Weitere Anpassungen 6.1 6.2 Formate anpassen 6.1.1 Schriften 6.1.2 Balken 6.1.3 Zeitskala 6.1.4 Gitternetz 6.1.5 Der Balkenplan-Assistent 6.1.6 Textarten 6.1.7 Balkenarten 6.1.8 Einzelheiten 6.1.9 Layout 6.1.10 Zeichnung Tabellen anpassen 6.2.1 Vorgangstabellen 6.2.2 Tabellen ändern 6.2.3 Tabellen neu erstellen 6.2.4 Ressourcentabellen ändern 6.2.5 Tabellen organisieren 6.2.6 Tabellen umbenennen 59 59 59 60 61 63 64 65 65 67 68 69 70 72 73 74 75 75 76
6.3 Symbolleisten anpassen 6.3.1 Symbolleisten neu anlegen 6.3.2 Befehle zuordnen 6.3.3 Makro aufzeichnen 6.3.4 Makro zuordnen 6.4 Filter anpassen 6.4.1 Filterarten 6.4.2 Filter bearbeiten 6.4.3 Autofilter nutzen 6.4.4 Filtern und gruppieren 6.4.5 Gruppenfilter Dauer für alle Vorgänge 6.5" Ansichten anpassen 6.5.1 Änderung bestehender Ansichten 6.6 Organisieren 6.6.1 Speichern in der globalen Vorlage 6.6.2 Vorlagen zwischen Projekten austauschen 77 78 78 80 80 82 82 83 86 87 88 89 90 93 94 95 Felder anpassen und verändern 97 7.1 Anpassen von Kostenfeldern 99 7.1.1 Kostenfeld auswählen 100 7.1.2 Eine Formel erstellen 101 7.1.3 Vorhandene Kostenfelder. 102 7.1.4 Wertelisten anlegen 102 7.1.5 Anpassung der Berechnung fester Kosten 104 7.1.6 Ampelsymbole in Tabellen 108 7.1.7 Symbole definieren 108 7.2 Erweiterte Anpassung von Feldern 113 7.2.1 Bearbeiten von Gliederungscodes 114 7.2.2 Auszug aus der Microsoft-Project-Hilfe zur Gliederung 118 Teil 2 123 8 Microsoft Project in der Praxis 8.1 Dateneingabe 8.1.1 Eingabetabelle für Vorgänge 8.1.2 Meilensteine, Vorgänge besonderer Bedeutung 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Verknüpfung und Anordnungsbeziehung Sammelvorgänge Analyse kritischer Wege GIF-Dateien nutzen Externe Datenerfassung 8.6.1 Daten aus Textdokumenten 8.6.2 Daten in Tabellen erfassen 8.6.3 Zusammenfassung 125 125 126 126 128 139 140 146 147 147 149 149
Inhaltsverzeichnis 8.7 Hammocks. 149 8.8 Engpässe finden und vermeiden 151 8.9 Das Prinzip der modularen Planung 156 8.10 Unterbrechungen 158 8.11 Sonderfall Schichtbetrieb 162 8.12 Basisplan speichern 166 9 Der Rahmenterminplan 167 9.1 Zehn.Schritte zum fertigen Rahmenplan 168 10 Der Projektstrukturplan 183 10.1 Projektstrukturplan-Kriterien 183 10.2 Verwendung von Organisation Chart 184 10.2.1 Standardschema für einen PSP 185 10.2.2 Diagrammtyp festlegen 186 10.2.3 Weitere Einstellungen 187 10.2.4 Gliederung im Detail 187 10.2.5 Automatisch Formatieren 188 10.2.6 Der fertige Projektstrukturplan 189 10.2.7 Wie geht es weiter? 189 10.3 Verwendung von WBS Chart Pro 190 10.3.1 Ein Beispiel-PSP aus einem Automobilprojekt 190 10.3.2 Bearbeiten einzelner Elemente 191 10.3.3 Formatieren von Elementen 192 10.3.4 Informationen zu Vorgängen 192 10.3.5 Formatieren von Elementen 194 10.3.6 Transfer des PSP zu Microsoft Project 195 10.3.7 Übergabeprobleme 196 10.3.8 Korrektur der MakroSicherheit 197 10.3.9 Erfolgreiche Datenübergabe 197 10.3.10 Terminplan fertigstellen 198 10.3.11 Wie geht es weiter? 199 11 Arbeitspakete 201 11.1 Terminplanung von Arbeitspaketen 201 11.2 Dynamische Planungen 202 11.3 Dynamische Verknüpfungen 203 11.4 Dynamisch planen - die Methode 205 11.5 Verlorene Verknüpfungen 206 11.6 Fehler durch falschen Kalender korrigieren 208 11.7 Änderungen in den Quelldaten bearbeiten 210 11.8 Weitere dynamische Verknüpfungen 211 11.9 Vorteile dynamischer Verknüpfungen 211 11.10 Arbeitspakete speichern als Teilprojekt 212
12 Teilprojekte und Multiprojekte 215 12.1 Teilprojekttechniken 215 12.1.1 Voraussetzungen 215 12.2 Multiprojekttechniken 223 12.2.1 Die zweite Methode 223 12.2.2 Erstellen eines Multiprojektplans 224 12.2.3 Öffnen von Teilplänen eines Multiprojekts 226 12.2.4 Teilprojekte im Gesamtplan bearbeiten 227 12.2.5 Überprüfung der Logik 228 Teil3 231j 13 Ressourcenplanung 233 13.1 Dauer, Aufwand und Kosten 233 13.2 Ressourcenpool oder eigene Ressourcen 234 13.3 Ressourcenarten 234 13.4 Ressourcen im Projekt verwalten 235 13.4.1 Anlegen der Ressourcentabelle 235 13.4.2 Informationen zur Ressource 238 13.4.3 Zuordnung von Ressourcen 243 13.5 Ressourcenpool nutzen 244 13.6 Ressourcenpool bearbeiten 245 13.7 Professionelle Ressourcenplanung 249 13.7.1 Gemeinsame Ressourcennutzung 249 13.7.2 Zuordnung von Ressourcen 254 13.7.3 Arbeiten mit Ressourcenprofilen 262 13.8 Überlastungen entfernen 268 Teil 4 273J 14 Basisplan speichern, Seite einrichten und drucken 275 14.1 Basisplanung 275 14.1.1 Basisplan speichern und festlegen 275 14.1.2 Was-wäre-wenn-Analysen 281 14.1.3 Basispläne löschen 282 14.1.4 Anpassung von Balkenarten 282 14.1.5 Drucken von Ansichten und Plänen 285 14.1.6 Seite einrichten... 286 14.1.7 Symbolleisten für Kopf-und Fußzeilen 288 14.1.8 Kopfzeile 288 14.1.9 Fußzeilen 289 14.1.10 Legende 290 14.1.11 Druckerspezifische Einstellungen 291
Inhaltsverzeichnis 15 Statusermittlung und Berichte :. 293 15.1 Status erfassen 293 15.1.1 Statusdatum festlegen 293 15.1.2 Vorgänge aktualisieren 295 15.1.3 Projekte aktualisieren 296 15.2 Empfohlenes Vorgehen 298 15.2.1 Detaillierte Statuserfassung 299 15:2.2 Fortschrittslinien 300 15.3 Alternative Vorgehensweisen 302 15.3.1 Symbolleiste Statuserfassung 302 15.3.2 5tatuseintrag bei den Informationen zum Vorgang 303 15.3.3 Statuseintrag in Maskenansichten 303 15.3.4 Ressourcen verzögert einsetzen 305 15.4 Zusammenarbeit von Ressourcen 306 15.4.1 Servemutzung 306 15.5 Geeignete Ansichten, Masken und Tabellen 307 15.5.1 Ansichten 307 15.5.2 Tabellen 307 15.5.3 Masken 308 15.6 Berichte in Microsoft Project 309 15.6.1 Grafische Berichte 309 15.6.2 Standardberichte 309 15.6.3 Standardberichte anpassen 311 15.6.4 Feineinstellungen 312 15.6.5 Ertragswertanalyse 313 16 Statusauswertungen 315 16.1 Die Ertragswertanalyse 315 16.1.1 Testreihe 318 16.1.2 Tabelle der Testreihe 318 16.1.3 Verschiebung eines Vorgangs 319 16.1.4 Auswirkung von drei Änderungen 320 16.1.5 Auswertung weiterer Tests 321 16.2 Microsoft Excel, ideal für grafische Darstellungen 322 16.2.1 Personaleinsatz 323 16.2.2 Personaleinsatz pro Zeiteinheit und kumuliert 327 16.2.3 Personalauslastung Flächendiagramme 329 16.3 Meilenstein-Trendanalysen 333 16.4 Auswertungen mit Pivot-Tabellen 339 16.4.1 Pivot-Tabellen anwenden 339 16.4.2 Beispiel 339 16.5 Pivot-Tabellen in Excel erzeugen 348
[Teil 5 ' " :., ~"~ ~ ' ~~ 35il.2 'S s. 17 Neuerungen in Microsoft Project 2007 353 17.1 Überblick 353 17.1.1 Das neue Balkenplanformat 354 J 17.1.2 Der verbesserte Projektberater 355 17.1.3 Markierung von Änderungen 357 17.1.4 Suche nach Vorgangstreibern 358 17.1.5 Die neuen Berichte in Microsoft Project 2007 359 17.1.6 Kalendereinstellungen 360 * "-- '17.1.7 Budget-und Kostenressourcen 361 17.1.8 Weitere kleinere Änderungen 367 18 Beispielprojekt 369 18.1 Projektdefinition 369 18.2 Vorbereitende Maßnahmen 372 18.2.1 Projektkalender anlegen 372 18.2.2 Extras - Optionen 374 18.2.3 Ressourcenpool einrichten 375 18.3 Rahmenterminplan 375 18.4 Projektstrukturplan 377 18.4.1 DeliverableltemsList(DIL) 377 18.5 Projektorganisation 378 18.5.1 Arbeitspaketbeschreibung 379 18.5.2 Arbeitspaketplan 380 18.6 Ressourcen aus dem Pool zuordnen 381 18.7 Kosten mit Verkaufspreis 382 18.8 Basisplan 383 18.9 Grafische Darstellungen 385 18.10 Statuserfassung und Auswertung 386 18.10.1 Rahmenterminplan 386 18.10.2 Arbeitspaketstatus 387 18.11 Statusbericht als Dokument 390 Stichwortverzeichnis 395 11