SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software 1 Voraussetzung... 2 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto...2 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr... 5 3.1 Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT)...5 3.2 SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD)...6 3.2.1 Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI)...6 3.2.2 SEPA-Mandate... 7 3.2.3 Mandatsverwaltung... 7 3.2.3.1 Erfassen von SEPA Mandaten... 8 3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten... 10 3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten...11 3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung...11 3.2.3.5 Mandats-Erstellung von bestehenden Einzel- und Dauerlastschriften...12 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])...13 3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschriften... 13 3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehen Einzel- und Dauerlastschriften...14 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch)...15 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften...15 3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand...15 3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format...16 3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format...18 3.3.2 SEPA-Dateien importieren... 21 3.3.3 SEPA-Dateien zur Übertragung einlesen...21 3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger...22 3.3.5 SEPA-Datei erstellen... 22 3.3.6 Sonderfunktionen SEPA-Datenverkehr...24 3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen... 24 3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen... 24 4 Hinweise zur Version 5.0...26 1
1 Voraussetzung Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR-Networldversionen 4.4x. Die automatische Konvertierung von Dauerlastschriften wird mit Version 5.0 (Auslieferung voraussichtlich im September 2013) zur Verfügung gestellt. Beachten Sie bitte für Ihre Umstellungsarbeit hierzu unsere Hinweise unter Punkt 4. Bitte prüfen Sie über den Fragezeichen (?) -Button in der oberen Taskleiste Networld, den Versionsstand Ihrer Software: Auswahlfeld Über VR- Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder bestellen Sie sich die Vollversion 4.x telefonisch bei: Dietmar Duberg, Tel. 04221 930 214. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre VR-Networld Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA- Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihren Konten zu überprüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): 2
Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt: 3
Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button Geschäftsvorfälle ob hier die Haken in den blau umrandeten Feldern angehakt sind. (Bild unten): Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software geschaffen. 4
3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab 01.02.2014 für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet die VR-Networld Software folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, links oben befindet sich ein Auswahlbutton (Bilder unten). Über diesen steuern Sie einfach durch anklicken, ob Sie eine SEPA-Überweisung oder ein nationale Überweisung durchführen möchten. Überweisung national (Kto./BLZ.) Euro-Überweisung Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von der VR- Networld Software in das SEPA-Format umgewandelt (Bild unten). 5
INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün hervorgehoben (wie im obigen Bild dargestellt). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. 3.2.1 Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Auch die VR-Networld Software stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation, gelangen Sie in die Übersicht der Gläubiger-Identifikation (Bild 1). Bild 1: Gläubiger-Identifikation Mit dem Button Eigenschaften können Sie eine bestehende Gläubiger-ID bearbeiten und über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske einer neuen Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (blaue Schrift) direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank aufrufen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. Ist diese rechnerisch richtig wird sie Grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK um diese zu speichern. 6
3.2.2 SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul SEPA Mandats- Verwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten SEPA Mandate 3.2.3 Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per E-Mail versandt (Button versenden ) werden. Mandate können Sie wie hier dargestellt einzeln erfassen oder automatisiert aus einzelnen Lastschriftaufträgen bzw. aus Dauerlastschriften bequem erstellen lassen (s. Punkt 3.2.3.5). 7
3.2.3.1 Erfassen von SEPA-Mandaten Über den Button NEU erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden. Feld Referenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. 8
Bei einer numerischen Referenz zählt die VR-Networld Software bei jedem neuen Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben (siehe Seite 6). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese auch hier über den Button... erstellen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Hier können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z.b. einen Bereichskennzeichen ersetzen. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen, auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden, den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegt werden. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift werden alle Felder mit dem Mandat automatisch ausgefüllt. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Bei der Umdeutung von Einzugsermächtigungsmandaten erfassen Sie hier das Datum des Umdeutungsschreibens. Feld Anmerkung: Hinterlegen Sie hier Ihre Individuellen Anmerkungen zum Mandat Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. 9
3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das gespeicherte Mandat zum Bearbeiten. Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. 10
3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum E-Mail Versand bereit. 3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und Klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt. Sofern Sie gleichzeitig die Vorabankündigung (Pre-Notification) durchführen möchten, sind die zusätzlich erforderlichen Angaben derzeit nur in der erstellten Mail möglich zu ergänzen. 11
3.2.3.5 Mandatserstellung von bestehenden Einzel- oder Dauerlastschriften Aktivieren Sie alle Einzellastschriften (jeweils Kopie erstellen). Damit liegen diese Einzellastschriften im Ausgangskorb. Anschließend markieren Sie alle Einzellastschriften und öffnen mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Einzellastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten / SEPA / Mandate aufrufen, prüfen und ggf. bearbeiten können. Die im Auftragskorb befindlichen Einzellastschriften können Sie entweder wie gewohnt senden oder auch löschen. Dauerlastschriften können Sie direkt im entsprechenden Menüpunkt unterhalb des Kontos markieren und hieraus Lastschriftmandate erstellen (s. Bild). Mit diesen Funktionen haben Sie ihre bisherigen Mandate in Sepa-Mandate umgedeutet. Sie können aus der Mandatsverwaltung anschließend die einzelnen Umdeutungsschreiben erstellen. Das Datum dieser Mitteilung ist dann im jeweiligen Sepa-Mandat unter Ausstellungsdatum zu erfassen. Tipp: Sofern Sie wiederkehrende Lastschriften (z. B. monatliche Vereinsbeiträge zum 1. jeden Monats) noch als Einzellastschriften erfasst haben, so können Sie vor Umstellung auf Sepa diese einfach in Dauerlastschriften umwandeln. Aktivieren Sie hierzu jeweils alle Einzellastschriften (Kopie erstellen) und stellen Sie sie somit in den Auftragskorb. Anschließend markieren Sie alle Lastschriften mit gleichem Einzugsdatum und öffnen mit der rechten Maustaste Bearbeiten das entsprechende Fenster. Dort können Sie unter Termin / Terminsteuerung => Auswahl Dauerauftrag einen für alle markierten Einzellastschriften einheitlichen Zahlungsrhythmus erfassen. Schließen Sie dieses Fenster mit ok und den nachfolgenden Hinweis mit Fertigstellen und Ja. Diese Lastschriften finden Sie jetzt zum Konto unter Dauerlastschriften. Sie erhalten automatisch die Lastschriften zum eingegebenen Einzugstermin in den Auftragskorb eingestellt. Diese Dauerlastschriften können Sie dann mit der VR-Networld Software Version 5.0 in Sepa-Dauerlastschriften automatisch konvertieren (s. Punkt 3.2.4.2). 12
3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) 3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Erstmalige SEPA-Basis-Lastschriften müssen spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden, wiederkehrende 3 Geschäftstage vor Fälligkeit. Sepa-Firmen-Lastschriften müssen spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden. Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte auf den Ausgangskorb. Wichtig: Die Aufträge müssen am letztmöglichen Einreichungstag bis 15:30 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden, damit die fristgerechte Weiterleitung sichergestellt ist! Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über den roten Button Lastschrift in der Symbolleiste oder über Kontoauswahl Neu anlegen Lastschrift 13
Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basisoder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Dauerlastschriften lassen sich erst mit der Version 5.0 erfassen. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-Networld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details erfassen Sie das jeweils zugeordnete Mandat des Zahlungspflichtigen. Das Mandatsdatum wird automatisch gesetzt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Erfassen Sie keinen Wert, wird dieser automatisch vergeben. 3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehenden Einzel- und Dauerlastschriften Die SEPA-Konvertierung für bestehende Dauerlastschriften wird mit der VR-Networld Software Version 5.0 zur Verfügung gestellt. Als vorbereitende Maßnahmen können Sie mit der jetzigen Version bereits den Punkt 3.2.1 und 3.2.3 (Erfassung Gläubiger-ID sowie Mandatsverwaltung) durchführen. Sofern Sie bestehende Einzellastschriften in Sepa-Lastschriften konvertieren möchten, müssen Sie die einzelnen Lastschriften wie bisher aktivieren (Kopie erstellen) und damit in den Auftragskorb stellen. Dort können Sie alle eingestellten Lastschriften markieren, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dort Sepa- Konvertierung / in Sepa Auftrag umwandeln auswählen. In dem sich öffnenden Fenster ordnen Sie bitte sorgfältig jede einzelne Lastschrift dem richtigen Mandat zu. Sofern Sie vorbereitend bereits Mandate angelegt haben, prüfen Sie nach Konvertierung der Lastschriften bitte die einzelnen Mandate! 14
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus dem Datenbestand der VR-Networld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Auszug aus dem VR-Networld Software Handbuch: 3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR-Networld Software...Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Menüpunkt SEPA Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. In dem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und ermittelte Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen. Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-Networld Software können Überweisungen und Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden. In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. 15
Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge DTA Format nach SEPA starten Sie den Import und die Konvertierung. Im folgenden Dialog können Sie die zu konvertierende DTA-Datei auswählen, die nach einem Klick auf den Button Importieren eingelesen wird. Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details. Kontrolle der konvertierten Überweisungen 16
In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. Kontrolle der konvertierten Lastschriften Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z.b. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 17
3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge Freies Format starten Sie den Import. Nach einem Klick auf den Button öffnet sich der Dateidialog, in dem Sie die Datei mit den zu importierenden Aufträgen auswählen können. Mit einem Klick auf Importieren, wird die ausgewählte Datei zum Import übernommen. 18
Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR-Networld Software soweit wie möglich alle zum Import notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie bitte alle Informationen und korrigieren oder ergänzen Sie diese gegebenenfalls. Feld Datei Importieren: Feld Format: Wählen Sie hier das Datei-Format der zu importierenden Datei. Feldbereich Import Einstellungen: Feld Vorlage verwenden: Haben Sie für die zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen. Feld Auftragsformat festlegen: Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPA- Überweisung oder SEPA Lastschrift) Wichtig: Um die zu importierenden Aufträge direkt in SEPA Aufträge konvertieren zu können, müssen Sie beim Auftragsformat als Zielformat als Euro-Überweisung (SEPA) oder als Euro-Lastschrift (SEPA) auswählen Feld Empfänger-/Belastungskonto festlegen: Bestimmen Sie das Auftraggeber Konto, zu denen die Aufträge importiert werden sollen. Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift: Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung erfolgt dann ebenfalls automatisch. Vorlage für spätere Verwendung speichern: Aktivieren Sie diese Option um die Einstellungen als Vorlage zu speichern. beginnen bei Zeile 1: Ab welcher Zeile soll der Import beginnen (inklusive Spaltenüberschrift) Trennzeichen: Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an 19
Erfolgt der Import aus einer Excel-, oder einer Accessdatei oder enthält die erste Zeile eine Spaltenüberschrift, versucht die VR-NetWorld Software die zu importierenden Spalten automatisch richtig zuzuordnen. Korrigieren, ergänzen oder entfernen Sie die Zuordnungen über die DropDown Auswahl. In der Spalte Inhalt des Datensatzes können Sie sehen, welche Daten Sie zuordnen wollen. Wenn Sie alle zu importierenden Spalten richtig zugeordnet haben, können Sie sich das Ergebnis in einer Vorschau als Auftrag anzeigen lassen, oder den Import und die Konvertierung mit OK starten. Bestätigen Sie zum Abschluss noch die Erfolgsmeldung mit der Information über den erfolgreichen Import. 20
3.3.2 SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Importieren, werden die Aufträge aus der gewählten Datei importiert. 3.3.3 SEPA-Datei zur Übertragung einlesen Um eine SEPA-Datei zur Übertragung einzulesen, gehen Sie auf den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Zur Übertragung einlesen. Im folgenden Dialog können Sie die SEPA-Datei auswählen, die sie zur Übertragung einlesen wollen. Klicken Sie nach der Dateiauswahl auf Importieren. 21
Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie die SEPA-Datei im Ausgangskorb. Hinweis: Die Freiheiten bei der Verwendung von SEPA Formaten sind bei der Übertragung mit HBCI\FinTS eingeschränkt. So können z.b. nur Dateien in einer Format Version zur Übertragung eingelesen werden, das auch durch die Bank unterstützt wird. 3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger Die Ausgabe von Aufträgen (DTA und SEPA) ist über die verschiedensten Wege möglich. Ausgangspunkt sin in der Regel die aktiven Aufträge im Ausgangskorb. Beachten Sie, dass ein Datenträgeraustausch von Sepa-Aufträgen mit der Bank nicht mehr möglich ist. Einreichungen von Datenträgern mit Sepa-Aufträgen können daher nicht verarbeitet werden. 3.3.5 SEPA Datei erstellen Über das Menü Datei Datenträgeraustausch SEPA Dateierstellen starten Sie die Ausgabe von Aufträgen in einem SEPA Format (Überweisungen und Lastschriften). Es öffnet sich das Fenster Informationen zum Sendevorgang in der alle Aufträge noch mal aufgelistet sind. Klicken Sie Ja, um die ausgewählten Aufträge auszugeben. Klicken Sie Nein, um diesen Dialog abzubrechen. Im nächsten Schritt können Sie die Version des SEPA-Formats wählen, in das die Aufträge exportiert werden sollen. Die Versionsnummern beziehen sich auf die Version der Anlage 3 des DFÜ Abkommens, in der die SEPA-Formate spezifiziert werden. Sollen SEPA Lastschriften ausgegeben werden, steht die Version 2.3 nicht als Ausgabeformat zur Verfügung. 22
Nach der Auswahl der Version des SEPA-Formates öffnet sich der Datei-Dialog, in dem Sie den Speicherort und den Dateinamen vergeben können. Die VR-Networld Software schlägt automatisch einen eindeutigen Namen für die SEPA Datei vor. Der Dateiname setzt sich dabei zusammen aus: SEPA_AUFTRAGSART (Lastschrift oder Überweisung)_CT (Überweisung) oder DD (Lastschrift) SEPA-VERSION_V23 (Version 2.3), V24 (Version 2.4) oder V25 (Version 2.5) BIC_BIC der Auftraggeber Bankverbindung DATUM_Erstellungsdatum im Format JJJJMMTT UHRZEIT_Uhrzeit der Dateierstellung im Format HHMMSS Wurden zum Versenden Aufträge von verschiedenen Konten einer Bank, oder unterschiedliche Auftragsarten ausgewählt, wird für jede Variante eine eigene Datei erstellt. 23
3.3.6 Sonderfunktionen Datenträgeraustausch 3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen Möchten Sie sich den Inhalt einer DTA-Diskette anzeigen lassen, können Sie Möglichkeit über den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch Diskette anzeigen aufrufen. Sollten in der DTA-Diskette mehrere logische Dateien enthalten sein (mehrere DTA-Dateien in einer Datei), können Sie die einzelnen logischen DTA-Sätze über das entsprechende Eingabefeld zur Ansicht auswählen. 3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen Um eine SEPA-Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird ihnen anschließend angezeigt. 24
Sollte die Datei einen Fehler aufweisen, wird soweit dies möglich ist-der Pfad zur fehlerhaften Stelle innerhalb der SEPA Datei und der Fehlergrund gezeigt. Fehlermeldung (Beispiel): Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über das? -Fragezeichen Handbuch zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten Sie auf unserer Homepage unter: www.vbdel.de/firmenkunden. 25
4. Hinweise zur Version 5.0 (Auslieferung voraussichtlich im September) Nachstehend wird dargestellt, wie bestehende Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden und wie SEPA-Lastschriften angelegt und verwaltet werden. Zunächst müssen Sie Ihre Gläubiger-ID im Programm erfassen. Klicken Sie dazu oben auf den Menüpunkt Stammdaten und dann auf Gläubiger-Identifikation. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Im Regelfall finden Sie diese auf Ihrer Lastschriftvereinbarung. Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt Aufträge und wählen die Dauerlastschriften aus. Sie erhalten einen Überblick der bereits erfassten Daueraufträge. 26
Markieren Sie diese und klicken oben auf In SEPA-Auftrag wandeln. Prüfen und bestätigen Sie die konvertierten Aufträge: Es wurden automatisch die IBAN und BIC ermittelt. Möglicherweise wurde auch der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA nur noch vier Zeilen zur Verfügung stehen. Eine Änderung der Ende zu Ende Referenz ist im Normalfall nicht erforderlich. Als Mandatsreferenz gibt das Programm automatisch einen Wert vor. Dieser stammt entweder aus der automatischen Anlage von neuen Mandaten oder aus der Zuordnung der Dauerlastschriften zu bereits angelegten Mandaten. Prüfen Sie diese Zuordnung sorgfältig! Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung bzw. ist bei bereits erfassten Mandaten mit dem entsprechenden Datum vorbelegt. Wir empfehlen, über die Vorschau alle Aufträge zu sichten, bevor Sie sie bestätigen. 27
Die Aufträge wurden nun in SEPA-Basis-Lastschriften umgewandelt. Bitte prüfen Sie diese erneut, indem Sie sie doppelklicken. Achten Sie besonders auf eine grüne Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, sollten Sie den Zahlungspflichtigen fragen, wie seine korrekte IBAN lautet. Ferner sehen Sie auf dieser Maske auch den spätestens möglichen Versandtermin (Einreichungstermin), um die SEPA-Fristen einhalten zu können. Erstmalige SEPA-Basis-Lastschriften müssen spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden, wiederkehrende 3 Geschäftstage vor Fälligkeit. Lastschriften im SEPA-Firmen-Verfahren müssen spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden. Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte auf den Ausgangskorb. Wichtig: Die Aufträge müssen am letztmöglichen Einreichungstag bis 15:30 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden, damit die fristgerechte Weiterleitung sichergestellt ist! Falls Sie die Aufträge schon vorher abschicken möchten, können Sie im Ausgangskorb unten auf Aufträge ausführen bis klicken, das Einreichungsdatum auswählen und die Aufträge absenden. 28
Lastschriften neu erfassen Klicken Sie in der Kontenübersicht oben auf Lastschrift Die Erfassungsmaske für SEPA-Aufträge starten Sie mit dem Symbol Euro links oben Erfassen Sie nun die Lastschrift, wählen, ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift erstellen möchten und geben den Fälligkeitstermin* und die Sequenz bei Dauerlastschriften ein. *Fristen für das Einreichen von SEPA-Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschrift (am letztmöglichen Tag bis 15.30 Uhr) einmalige Lastschriften: Einreichung spätestens 6 Geschäftstage vor der Fälligkeit erstmalige Lastschriften: Einreichung spätestens 6 Geschäftstage vor der Fälligkeit wiederkehrende Lastschriften: Einreichung spätestens 3 Geschäftstage vor der Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (am letztmöglichen Tag bis 15.30 Uhr) Einreichung spätestens 2 Geschäftstage vor der Fälligkeit - keine Unterscheidung zwischen Erst-/Einmal- und Folge-Lastschrift 29
Bevor Sie die Lastschrift speichern können, müssen Sie ein gültiges Mandat erfassen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz. In der Mandatsliste wählen Sie entweder das passende Mandat aus oder legen über die Schaltfläche rechts ein neues Mandat an. Füllen Sie im Mandat die Felder Bezeichnung, Referenz, Lastschrift-Art, Status (mit vorbereitet ), Ausstellungsdatum, und die Sequenz und bestätigen die Eingaben mit Übernehmen. 30
Auftrag versenden Die Lastschrift liegt nun im Ausgangskorb und kann versendet werden. Der Auftrag muss am Einreichungstag bis 14:30 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden. DTA-Dateien aus Kassensystem importieren Über den Menüpunkt Transaktionen und die Auswahl Aufträge aus Datei können Sie mit einem externen Programm erzeugte DTA-Dateien importieren. Diese Datensätze können automatisch in SEPA-XML-Datensätze umgewandelt werden. Bitte beachten Sie aber unbedingt die für SEPA-Basis-Lastschriften erforderlichen Vorlaufzeiten! Hilfe Über die Taste F1 können erhalten Sie an jeder Stelle im Programm die passende Online- Hilfe. Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet. Die Volksbank eg Delmenhorst Schierbrok kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. 31
Notizen: