PUM PROZESSUNTERSTÜTZUNGS- UND MONITORING-TOOL IM MIGRATIONSAMT Walter Peter (Migrationsamt) Iwan Hochstrasser (Sopra Steria AG) Delivering Transformation. Together.
AGENDA 1 IPM Prozess und Monitoring 2 Das Projekt Migrationsamt Zürich (Projekt) 3 IPM, die Lösung 4 Sopra Steria AG 5 Fragen 2
1 INTEGRIERTE PROZESS- UND MONITORING-LÖSUNG, (IPM) Die Lösung 3
IPM PROZESS UND MONITORING VON SOPRA STERIA AG Motivation und Idee Dokumentierte, nachvollziehbare end to end Prozesse Die Ausführung der Prozesse soll elektronisch dokumentiert sein Elektronische Prozessunterstützung für Mitarbeitende, Manager und Administratoren Intuitive Browser Anwenderoberfläche Einfache Modellierung und Dokumentation der Fachprozesse mit BPMN Monitoring Monitoring Analyse Reporting KVP- kontinuierlicher Verbesserungsprozess 4
MOTIVATION UND IDEE Entwickeln einer flexiblen Workflowanwendung mit vordefinierten Aufgaben Komplexe Prozesse können in BPMN modelliert werden BPMN Prozesse können automatisiert generiert werden Keine Programmierung notwendig Prozesse, die in vielen Variationen durchlaufen (z. B. Eintrittsprozess in verschiedenen Unternehmen) Ohne fachlichen Modulbezug kann IPM für unterschiedlichste Antragsprozesse angewendet werden Fallmanagement von Bosch-SI auf Basis inubit 5
Sachbearbeiter INTEGRATION IPM Flexibel in eine bestehende Systemlandschaft integrierbar Die inubit-suite kann auch als ESB* eingesetzt werden. Dadurch ist eine Integration in die Systemlandschaft komfortabel realisierbar. Monitoring/ Reporting Leiter Migrationsamt Sozialamt Polizei IPM - inubit grafische Pendenzenliste zur Unterstützung der Mitarbeiter Umsysteme ZEMIS Dokumentenmanagement Word E-Mail Etc. 6 *ESB = enterprise service bus
DARSTELLUNG DER GESCHÄFTE UND AUFGABEN 7
MOTIVATION UND IDEE Prozesssteuerung für Mitarbeitende Mit inhaltlichem User-Interface 8
MOTIVATION UND IDEE Graphische Prozessmodellierung ermöglichen Prozesse sollen in einem Prozessmodellierungs-Werkzeug gestaltet und soweit wie möglich dort definiert werden Fachprozesse sind grafisch dokumentiert 9
REPORTING UND ANALYSE 10
2 DAS PROJEKT Migrationsamt Zürich 11
DAS MIGRATIONSAMT ZÜRICH Administration der ausländischen Wohnbevölkerung im Kanton Zürich : 373 192 Personen im Asylstatus : 8 534 Täglich 900 Gesuche 180 Mitarbeitende, 162 Stellen Arbeitsteilige Bearbeitung der Geschäfte Diverse IT-Mittel ZEMIS (Zentrales Migrationsinformations-System) DMS (ARTS) Dossierverwaltung etc. 12
PROJEKTIDEE 1. Entstanden aus TP Controlling 2. Geschäftsabläufe sollen automatisch dokumentiert werden 3. Verbesserungen sollen entwickelt werden (Prozessoptimierung) 4. Prozesse sollen gesteuert werden (Workflow) 5. Arbeit soll technisch unterstützt werden 6. Auf vorhandenen Systemen 13
GROBKONZEPT Ist-Zustand: ZEMIS ist das führende System Es gibt weiterhin Papier- und ELAR-Dossiers Zahlreiche Statistiken, vor allem Strichlisten Soll-Zustand: Überlagertes System, welches die Daten aus ZEMIS holt Alle Geschäfte sollen gleich behandelt werden Alle Aktionen sollen protokolliert werden Standard-Dokumente sollen einfach erstellt werden 14
SYSTEMÜBERSICHT 15
PFLICHTENHEFT 8 Prozesse und Hilfsprozesse als Startkonfiguration Automatische Ablaufsteuerung (Workflow) unter Verwendung von BPMN als Standard Schnittstellen zu allen amtsüblichen Systemen (ZEMIS, ARTS, Dossierverwaltung, Word, etc.) Flexible Anpassung an neue Bedürfnisse Offene Datenbank (zur Datenauswertung mit ODBC) oder Statistikprogramme 16
REALISIERUNG Erarbeitung der Prozessbeschreibung in Workshops Schnittstellendefinitionen mit den Herstellern der übrigen Systeme 1. Entwurf Verbesserung der Layouts und der Usability (Einsetzen einer Steuergruppe) Verbesserung der Performance Tests mit Testdrehbüchern Schulung GoLive: 2. März 2015 17
PROBLEME IM PROJEKTABLAUF Einheitliche Sprache und Begriffe Zugriff auf ZEMIS PersonSearch Benutzerakzeptanz Performance Testdrehbücher 350 Wordvorlagen Fachliche Änderungen wegen verlängerter Projektdauer 18
ERGEBNIS Erfolgreiche Einführung Zufriedene Benutzer Durchgehende Historisierung der Arbeitsschritte Erste Erkenntnisse aus den Prozessabläufen Prozessdenkweise hält Einzug bei Kader und Mitarbeitern Anstoss zu neuen Projekten: Datenaustausch mit Partnerbehörden Ablösung kleiner Applikationen durch PuM 19
ERGEBNIS 20
ERGEBNIS 21
3 IPM, DIE LÖSUNG Technik 22
TECHNIK Sopra Steria IPM Lösung basierend auf Bosch SI Technologie Modeling Simulation Integration SOA / Web Services Automation Human Workflow User Management Enterprise Portal Process Monitoring Real-time Reporting Testing and Operation 23
BRM Server M2M Server BPM Server Client TECHNIK Workbench Enterprise Portal Modeling & Simulation Implementation & Execution Monitoring & Reporting Standard Task List Process Viewer Report Viewer Add-ons Process Monitor Extended Partner Management Others 1 n Process Engine / Enterprise Service Bus (ESB) Business Processes Technical Workflows Tasks User Management Connectors Web Services Cluster Management Security Identity Management Repository Rules Device Data & Events 3rd Party Systems Enterprise Systems 24
Ausführung TECHNIK 1 Fachliches Modell auf Basis von BPMN Generierung der Ausführungsschicht 3 2 Ausführbares technisches Modell Webbasierte Antragsbearbeitung durch zuständige Stellen 25
4 SOPRA STERIA AG Das Unternehmen 26
FACTS & FIGURES EINE STARKE PRÄSENZ IN EUROPA EUR 3,4 Mrd. 20+ SCHWEIZ 240 STANDORTE Zürich, Basel, Bern, Genf, Lausanne Umsatz (2013 pro forma) Länder Sopra Steria AG* 37.000+ 2014: 37.8 Mio. CHF Umsatz 2013: 38.0 Mio. CHF Umsatz 2012: 38.4 Mio. CHF Umsatz Mitarbeiter TOP 4 IN FRANKREICH - TOP 10 IN EUROPA *Umsatz / Mitarbeiter Sopra Steria 2014 pro forma 27
DAS UNTERNEHMEN Sopra Steria AG ist ein Unternehmen der Sopra Steria Gruppe Wir begleiten unsere Kunden über den gesamten Business- Transformations-Prozess von der Prozess- und IT-Beratung über die Systemintegration bis hin zu Operation Services und Business Process Outsourcing in den wichtigsten europäischen Märkten. Basis für unsere Leistungen sind langjähriges Branchen-Know-how und eine zukunftsweisende Technologie- und Themen-Expertise. Gemeinsam mit ausgewählten Kunden setzen wir innovative Impulse. 28
UNSERE KUNDEN 29
5 FRAGEN 30
Ihre Ansprechpartner KONTAKT Datum: 11.09.2015 Kontakt: Iwan Hochstrasser, Projektleiter Ralph Karl Weber, Senior Executive Manager Dieses Werk einschliesslich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Steria Schweiz AG. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischer Form. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Team: Prozessmanagement Iwan Hochstrasser Sopra Steria AG Steinackerstrasse 47, CH-8902 Urdorf Telefon: +41 79 403 63 24 Fax: +41 44 734 80 10 E-Mail: iwan.hochstrasser@soprasteria.com 31
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