Workshop A2 SAP regeln: Aber wie?

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1 Workshop A2 SAP regeln: Aber wie? Regelung des Einsatzes von SAP im Betrieb Torsten Schulz, TBS NRW e. V. 1

2 Einführung...in eigener Sache: Torsten Schulz gelernter Elektriker Diplom Ökonom Familienmanager Musiker seit 1998 Berater bei der TBS NRW für Wirtschaftliche Fragestellungen Begleitung Wirtschaftsausschüsse Krisen- und Sanierungsberatung strategische BR-Arbeit Modernisierungselemente in Tarifverträgen IT-Systeme, insbes. ERP (SAP) Überprüfung ERP-Systeme Datenschutz Projektleiter Hotline Zeitarbeit

3 SAP regeln aber wie? Chancen und Risiken von SAP-Systemen Anforderungen an die betriebliche Mitbestimmung Ausgestaltung von Vereinbarungen 3

4 Einflussbereiche IK-Technologien Die Einflussbereiche von I+K-Technologien erstrecken sich in die bekannten Themen von Interessenvertretungen Die Risiken für die Beschäftigten sind dabei relativ einfach herauszuarbeiten Die Interessenvertretung hat durch gesetzliche Regelungen die Möglichkeit regulierend einzugreifen Einflußbereiche I&K-Technologien Interessenvertretung Arbeitsorganisationund Arbeitsinhalt Kommunikationund Kooperation Qualifikation undquali fizierung Gesundheitliche Belast ung Prüfung bezüglich: Arbeitszeit Entlohnung Herrschaft und Kontrolle Arbeitsplatzund Beschäftigungssicherheit Persönlichkeitsschutzu. Datenschutz 4

5 Agenda Chancen und Risiken von SAP-Systemen Anforderungen an die betriebliche Mitbestimmung Ausgestaltung von Vereinbarungen 5

6 Neue Anforderungen an Interessenvertretungen? Konflikt von Informationsinteresse im Zusammenhang mit globalem Wirtschaften sowie grenzüberschreitendem Datenverkehr und dem Schutz von Personendaten Verknüpfung von Entscheidungsprozessen mit elektronischer Datenverarbeitung Entpersonalisierung von Personalvorgängen und Qualifizierungsmaßnahmen Verschwommene Grenzen zwischen Arbeits- und Lebenswelt Nutzenfunktion neuer Technologien vs. Schutz des Einzelnen vor Selbstausbeutung Kundenanforderungen (oder Terrorbekämpfung?) vs. Datenschutz 6

7 Einige Anregungen Neue Überlegungen bei arbeitsvertraglichen Gestaltungen und den Rahmenbedingungen der Arbeit Arbeitszeit Wie ist ständige Erreichbarkeit zu definieren? Arbeitsformen Delegationsprinzip bei Agententechnologien? Arbeitsplatzgestaltung Welche Rolle spielen Zeit und Raum? Arbeitnehmerhaftung Delegation und Aufgabenübertragung auf den virtuellen Kollegen Entlohnungssysteme Mehr Verantwortung für komplexe Vorgänge bedingen höhere Qualifikationen Datenschutz Weiterbildung Erwerb von Fähigkeiten selbst gesteuerten Handelns, des Projektmanagements und Innovations- und Weiterbildungsbereitschaft 7

8 Fragen, Fragen, Fragen Ist es möglich, eine solche Komplexität gezielt zu regeln? Müssen Beschäftigte und Arbeitgeber auf den Nutzen von Technologien zu Gunsten von hohen Schutzniveaus verzichten oder umgekehrt? Ist es sinnvoll, Beschäftigte vor sich selbst zu schützen? Wie weit sollte sich die betriebliche Interessenvertretung mit Prozessen beschäftigen? Welche Regelungen sind notwendig, welche sinnvoll und welche gar nicht durchführbar? Kann die Einhaltung dynamischer Regelungen eigentlich überprüft werden? 8

9 Agenda Chancen und Risiken von SAP-Systemen Anforderungen an die betriebliche Mitbestimmung Ausgestaltung von Vereinbarungen 9

10 1) Überprüfung der Rahmenbedingungen Mit welcher Kultur haben wir es im Unternehmen zu tun? Misstrauens-, Vertrauenskultur oder etwas dazwischen? Wie wird die Mitbestimmung im Unternehmen gelebt? Welche Rolle spielt der Betriebs-/ Personalrat und seine Kompetenz? Wo sehen wir deutliche Regelungsbedarfe/ Was ist Thema im Unternehmen? Ist Kontrolle ein Problem oder eher Leistungsverdichtung? Welche Kompetenz hat der Unternehmer? Ist der Arbeitgeber in der Lage, IT-Prozesse und Regelungsbedarfe der Beschäftigten zu bewerten? 10

11 2) Rahmen- oder Einzelvereinbarung? Ziele einer Rahmenvereinbarung Optimierung von Informations-, Beratungs- und Mitbestimmungsprozessen bei der Einführung Konkretisierung von Informations- und Beratungsrechten Aufstellung von Richtlinien und Verfahren für Beteiligungsprozesse Schnelle Identifizierung von Mitbestimmungstatbeständen Delegation von Aufgaben an Fachabteilungen Detaillierte Schutzregelungen für Beschäftigte bei der Nutzung Persönlichkeitsschutz Gesundheitsschutz Qualitätssicherung der Beteiligungs- und Mitbestimmungsprozesse Aufstellung von Grundsätzen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen Verschlankung von Einzelsystemregelungen 11

12 Rahmen- oder Einzelvereinbarungen? Einzelvereinbarungen Jedes EDV-System wird einzeln verhandelt und vereinbart Regelungsbereiche können sich mit denen anderer EDV- Systemen überschneiden oder sind identisch Ergänzung und Präzisierung von Einzelvereinbarungen durch Anlagen Problem: Einzelvereinbarungen sind nur dann sinnvoll, wenn klar umrissen ist, wie die betroffenen Systeme geregelt werden und die Datenströme transparent sind 12

13 oder Regelwerk? Rahmenvereinbarung mit Einzelvereinbarungen In einer Rahmenvereinbarung werden die Rahmenbedingungen geregelt (s.o.), die gleichermaßen für mehrere Systeme zutreffen In Einzelvereinbarungen werden die Besonderheiten der spezifischen Systeme geregelt Anhänge sind in beiden Vereinbarungen möglich und sinnvoll 13

14 Rahmenvereinbarung zu Informations- und Kommunikationstechnologien Rahmenbestimmungen mit Einzelvereinbarungen zu mitbestimmungspflichtigen Systemen Zweckbestimmung von Systemen Bei Einzelvereinbarungen - Zusammenfassung von System- oder Benutzergruppen Regelungen zu Kommunikationssystemen Regelungen zur Administration von Informations- und Kommunikationssystemen Regelungen zum Umgang mit Internetdiensten Regelungen zur Netzwerkadministration Regelungen zu ERP-Systemen Prozessorientierte Betrachtung der Regelungsbedarfe 14

15 Rahmenvereinbarung IT mit Grundregelungen zu: Leistungs- und Verhaltenskontrollen, Qualifizierung, AuGe, Datenschutz, Arbeitsorganisation und Beteiligung Besonderheiten Kommunikations-systeme z. B.: Inhaltsdaten Nutzung Delegation Besonderheiten für IT- Administratoren z. B.: Einsatz von Hintergrundprogrammen Fernzugriffe BV Kommunikation BV IuK- Administration BV Kontrollsysteme BV ERP (Enterprise Ressource Planning) Besonderheiten Überwachungs-/Zugangssysteme z. B.: Einsatzumgebung Überwachungsbereiche Besonderheiten zu ERP-Systemen z. B.: SAP-Regelungen Mega-Datenbanken Betriebsvereinbarung zum Umgang mit personenbezogenen Daten 15

16 3) Die ERP(SAP)-Vereinbarung Regelungen insbesondere zu: Geltungsbereich Einbezug von Teilzeitbeschäftigten/ Anwender von Fremdfirmen Begriffsbestimmung SAP hat eine Vielzahl eigener Begriffe, die u. U. in einer eigenen Anlage zu erläutern sind, damit Klarheit über Auslegung entsteht Systemübersicht Um evtl. Teilregelungen zu generieren, ist es notwendig, das gesamte System inklusive aller Teilmodule zu bestimmen hierzu gehört keine Detaildokumentation bis hinunter auf die Datenfeldebene, zumindest aber eine Benennung des eingesetzten Systems (Basis), die eingesetzten Funktionen (Anwendungsmodule), Schnittstellen, etc., ein Konfigurationsplan, eine Übersicht über die Nutzung personenbezogener Daten, etc. Zu überlegen ist, bereits hier eine Zweckbestimmung zu integrieren Basis für die Überprüfbarkeit des Systems 16

17 Inhalte der Systemübersicht Systemstand (Version, Bezeichnung, etc.) Anwendungsmodule/ Funktionsübersicht mit Ausweis der Zweckbestimmung der Funktionen Systemlandschaft (Test-, Qualitätssicherungs- und Produktivsystem, Archivierung, Klonsysteme, Clients von Virtualisierungsstrukturen, etc.) Konfigurationsplan mit einer Darstellung von Systemkomponenten und Datenströmen Schnittstellen Genutzte personenbezogene/ -beziehbare Daten (Infotypen) mit Angabe der Zweckbindung Berechtigungskonzept (kann auch an anderer Stelle stehen) Backupinformationen (Wo?, Zugriff?, Löschfristen?) 17

18 Die ERP(SAP)-Vereinbarung Systemänderungen Verfahrensbeschreibung, wie Interessenvertretung bei Systemänderungen (Patches, Updates, Releasewechsel, o. ä.) beteiligt wird (Informationen, Prüfung der Mitbestimmung, etc.) Berechtigungskonzept Berechtigungsvergabe auf notwendigem Niveau zur Ausübung der betrieblichen Funktion (Rolle) Mit Angaben zu Struktur Berechtigungskonzept, Namenskonvention, Überprüfbarkeit, Datenschutz Verfahrensbeschreibung für Veränderungen des Berechtigungskonzepts Auswertungen von Daten / Reporting Mit einer Positivliste der Auswertungen, die in dem SAP-System generiert werden sollen (analog Zweckbestimmung) Umgang mit Ad-hoc-Auswertungen (Queries, etc.) Ggfs. Verfahren zur Missbrauchskontrolle festlegen inkl. Beweisverwertungsverbot 18

19 Die ERP(SAP)-Vereinbarung Protokollierung und Löschfristen Festlegung, was, wann, wie lange protokolliert oder gelöscht wird Datenschutz Verfahrensbeschreibungen für den Umgang mit Auftragsdatenverarbeitung über SAP, Fernzugriffe, etc. Workflows Mit Verfahren zur Beteiligung der Beschäftigten bei Veränderung der Arbeitsorganisation und abläufe Vermeidung von Arbeitsverdichtung Qualifizierung Mitbestimmung über Inhalte der Qualifizierung (System, Handhabung, Datenschutz und Ergonomie), Ort und Zeit der Schulungen Vertretungsregelungen für Teilnahme an Schulungen Einführungsnahe Qualifizierung und ausreichende Testphasen 19

20 Die ERP(SAP)-Vereinbarung Bildschirmergonomie/ Usability Einstellungsmöglichkeiten der Bildschirmmasken und der Benutzeroberfläche (z. b. über GUI-XT) Rechte der Beschäftigten Verfahren zur Beteiligung der Beschäftigten in den Fachabteilung bei Einführung Verfahren zur Optimierung des Systems Informationsrechte über gespeicherte personenbezogene Daten Rechte der Interessenvertretung Zugang zum SAP-System zur Überprüfung inkl. Sachverstand Zugang zum SAP-System zur Nutzung durch IV (z. B. für WA) Einsichtnahme in Protokolle Verfahren bei Unstimmigkeiten 20

21 Gestaltung der Anlagen Neben detaillierten Komponentenlisten können Anlagen auch Prozessbeschreibungen beinhalten Beteiligung des BR bei Erweiterungen oder Programmänderungen (z. b. in Form von Flussdiagrammen) Routinen bei Einführung neuer Programme (z. B. über Checklisten) Dokumentationen von Systemen (z. b. Konfigurationspläne, etc.) Verfahrensbeschreibungen (z. B. Freigabeverfahren) Etc. 21

22 ungelöst SAP und die Cloud Entgrenzung der Datenhaltung Entgrenzung der Arbeit Verschwimmen von Realität und Virtualität Effektive Kontrolle durch Interessenvertretung Durchsteigen durch den Datenwust worauf muss ich eigentlich achten??? 22

23 Vielen Dank! TBS NRW e. V. Torsten Schulz Westenhellweg Dortmund Telefon 0231 / Telefax 0231 / Mobil 0173 / torsten.schulz@tbs-nrw.de Internet 23