KANTONALE VERWALTUNG Handbuch Personalrecht

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1 Seite 1 Verfügungen in Personalgeschäften; Formelles Vorgehen und Rechtsmittelfragen; Mitberichte des Personalamts bei Rekursen und Beschwerden; Merkblatt des Personalamts vom 1. Januar 2015 Vorbemerkungen Das formelle Vorgehen beim Erlass von personalrechtlichen Verfügungen richtet sich nach dem Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG). Dieses Gesetz bestimmt auch, welche Rechtsmittel Verfügungen ergriffen werden können und wie das Verfahren abläuft. Die vorliegenden Erläuterungen informieren über die zu treffenden Vorkehren bei der Erledigung von Personalgeschäften, die Grundzüge des Rekursverfahrens und das Einholen von Mitberichten des Personalamts. 1. Wann braucht es eine Verfügung? Die Verfügung ist ein Verwaltungsakt, der etwas anordnet: Die Verfügung ist eine einseitig-hoheitliche Begründung oder Änderung oder Aufhebung von Rechten und Pflichten (Bsp.: Individuelle Lohnerhöhung, Funktionswechsel, Rückstufung, Entlassung), bei welchem gewisse Verfahrensgrundsätze und -garantien beachtet werden müssen: Die Verfügung enthält z.b. Angaben zu den betroffenen Parteien, ist (spätestens auf Verlangen) zu begründen und zwingend mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen. Eine Verfügung ist zu erlassen, wenn Rechte oder Pflichten von Verwaltungsangestellten betroffen sind. Davon ausgenommen sind die Dienstanweisungen; diese werden nicht in der Form der Verfügung erlassen. Beispiele: Verfügung: Anstellung; Kündigung durch den Kanton; Funktionswechsel; Individuelle Lohnerhöhung usw. Auch: Wesentlicher Wechsel des Arbeitsortes (z.b. Arbeitsort bisher: Wetzikon, neu: Zürich), keine Verfügung: Wechsel des Büros; Wechsel des Arbeitsortes am gleichen Ort; Anweisung, eine bestimmte Arbeit zu erledigen; vorübergehende Zuweisung von Aufgaben ausserhalb des Pflichtenheftes; Unterstellung unter eine/n neue/n Vorgesetzte/n oder eine neue Abteilung usw.

2 Seite 2 2. Zu beachten vor Erlass einer belastenden Verfügung Gewährung des rechtlichen Gehörs! Die betroffene Person ist über die beabsichtigte Massnahme vorgängig zu orientieren: Es ist ihr (formell und zeitlich ausreichend) Gelegenheit einzuräumen, dazu Stellung zu nehmen und sie hat einen Anspruch darauf, dass die erlassende Behörde sich mit dem Vorgebrachten auseinandersetzt, bevor sie die Verfügung erlässt. 3. Begründung und Rechtsmittelbelehrung: Wann nötig und wann nicht? Personalrechtliche Verfügungen sind grundsätzlich zu begründen und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen, die das zulässige ordentliche Rechtsmittel, die Rechtsmittelinstanz und die Rechtsmittelfrist bezeichnet ( 10 Abs. 2 Verwaltungsrechtpflegesetz [VRG]). Die Formulierung der Rechtsmittelbelehrung 1 bzw. des Hinweises, dass eine Begründung verlangt werden kann 2, findet sich in den Verfügungsmustern (Kapitel IX.3 HPR). Auf eine Begründung kann unter anderem dann verzichtet werden, wenn einem Begehren voll entsprochen wird, den Verfahrensbeteiligten angezeigt wird, dass sie innert zehn Tagen (bei Kündigungen: innert 30 Tagen) seit der schriftlichen Mitteilung eine Begründung verlangen können. Die Rechtsmittelfrist beginnt mit Zustellung der begründeten Verfügung zu laufen. Die Anfechtbarkeit wird verwirkt, wenn Begründung nicht verlangt wird. Dieses Vorgehen empfiehlt sich bei Massengeschäften sowie bei Verfügungen, die nicht umstritten sind. 1 Beispiel: Ein Rekurs diese Verfügung kann innert 30 Tagen von der Mitteilung der Verfügung an schriftlich unter Beilage einer Kopie dieser Verfügung beim Generalsekretariat der Gesundheitsdirektion eingereicht werden. In der Rekursschrift sind die Rekursanträge zu stellen und zu begründen. Mit dem Rekurs können alle Mängel des Verfahrens und der angefochtenen Verfügung geltend gemacht werden. 2 Beispiel: Eine Begründung dieser Verfügung kann innert zehn Tagen seit der Mitteilung schriftlich bei der verfügenden Instanz verlangt werden. Die Rechtsmittelfrist beginnt mit Zustellung des begründeten Entscheides zu laufen.

3 Seite 3 Schematische Darstellung: Begründung und Rechtsmittelbelehrung erforderlich 10 Abs. 1 VRG ja Handelt es sich um eine umstrittene Verfügung? ja Ist eine personalrechtliche Verfügung zu erlassen? nein Verfahren nach 10a VRG: Verzicht auf Begründung und Rechtsmittelbelehrung unter Anzeige, dass innert 10 (30) Tagen eine Begründung verlangt werden kann nein unter Anzeige, dass bei der verfügenden Behörde innert 30 Tagen Einsprache geführt werden kann Sofern Adressat innert Frist reagiert, muss auch hier am Ende des (erstinstanzlichen) Verfahrens eine begründete und mit Rechtsmittelbelehrung versehene Verfügung stehen 4. Die Zustellung von Verfügungen Verfügungen entfalten nur dann eine Rechtswirkung, wenn sie der Adressatin oder dem Adressaten zugestellt worden sind. Die Verwaltung trägt die Beweislast für die Zustellung. Als Zustellung gilt zunächst die tatsächliche Aushändigung an die Adressatin oder den Adressaten, wobei eine Quittung ausgestellt oder der Empfang unterschriftlich bestätigt werden sollte. Wo dies jedoch nicht möglich ist, sollte die Verfügung eingeschrieben, mit oder ohne Rückschein (im Zweifelsfall muss ein Nachforschungsbegehren gestellt werden), versandt werden. Eine Sendungsverfolgung ist unter möglich. Es empfiehlt sich, einen Ausdruck der Sendungsverfolgung im Personaldossier abzulegen. Weiter ist es auch möglich die Verfügung uneingeschrieben zu versenden. Zwar ist der administrative und kostenmässige Aufwand in diesem Fall geringer; im Zweifelsfall kann jedoch der Zugang nicht bewiesen bzw. es kann nicht auf den Ablauf einer nur knapp verpassten Frist gepocht werden. Achtung: Die Verfügung gilt erst mit dem Empfang beim Adressaten als zugestellt. Bei Zustellung per Post muss genügend Zeit eingerechnet werden! Holt ein Verfügungsadressat eine Einschreibesendung bei der Post nicht innert einer Frist von sieben Tagen ab, gilt die Zustellung als am siebten Tag nach dem erfolglosen Zustellungsversuch erfolgt (sogenannte Zustellfiktion).

4 Seite 4 5. Rechtsmittelweg Gegen eine Verfügung kann grundsätzlich Rekurs an die nächsthöhere Instanz erhoben werden. Der Rekursentscheid kann grundsätzlich mit Beschwerde an das Verwaltungsgericht weitergezogen werden. Das personalrechtliche Verfahren vor Verwaltungsbehörden ist in der Regel unentgeltlich (ausser wenn ein völlig unnötiger Aufwand verursacht wird), vgl. 13 Abs. 3 VRG. Das Verfahren vor Verwaltungsgericht ist bis zu einem Streitwert von Fr. 30'000 grundsätzlich unentgeltlich, bei höherem Streitwert sind zum Teil erhebliche Gebühren zu bezahlen ( 65a VRG). Übersicht über den Instanzenzug beim Kanton: Beschwerde Rekursentscheid des Regierungsrats oder erstinstanzlichen Regierungsratsbeschluss Verwaltungsgericht Regierungsrat Beschwerde Rekursentscheid der Direktion Rekurs erstinstanzlichen Direktionsentscheid Direktion Rekurs Amtsentscheid Amt

5 Seite 5 Achtung: Jeweils prüfen: Entscheidet das Amt im eigenen Namen oder im Namen der Direktion? Wenn im Namen der Direktion: Rekurs an den Regierungsrat Wenn im eigenen Namen: Rekurs an die Direktion Instanzenzug bei den Gemeinden und Zweckverbänden: Nach Ausschöpfen der internen Möglichkeiten kann in der Regel Rekurs an den Bezirksrat erhoben werden. Falls eine Beschwerde an das Verwaltungsgericht nicht möglich ist, kann der Rekursentscheid des Bezirksrats an den Regierungsrat weitergezogen werden. 6. Die Entscheidbefugnis der Rekursbehörde Die Rekursinstanz kann die Verfügung zu Gunsten oder zu Ungunsten des Rekurrenten abändern! Einschränkung bei Kündigung von Arbeitsverhältnissen, 18 Abs. 3 PG und 27a VRG: Eine Kündigung kann durch die Rekursinstanz grundsätzlich nicht rückgängig gemacht werden, auch wenn die Kündigung missbräuchlich oder sachlich nicht gerechtfertigt ist. Die Rekursinstanz kann eine Entschädigung bis 6 Monatslöhne zusprechen. Nur in Ausnahmefällen ist eine Wiedereinstellung möglich: - wenn die Kündigung das Gleichstellungsgesetz verletzt hat, - wenn die Rekursinstanz aufsichtsrechtlich einschreitet, weil die untere Instanz krass rechtswidrig gehandelt hat. (Die Gemeinden sind befugt, in ihrem kommunalen Personalrecht eine andere Regelung vorzusehen, insbesondere ein Recht auf Aufhebung der unrechtmässigen Kündigungsverfügung und Weiterbeschäftigung.) 7. Wirkung des Rekurses Der Rekurs hat in der Regel aufschiebende Wirkung, d.h. die Verfügung kann erst nach rechtskräftigem Entscheid über den Rekurs eine Wirkung entfalten. Bei Vorliegen besonderer Gründe kann die aufschiebende Wirkung entzogen werden. Keine aufschiebende Wirkung entfalten Rekurse eine Kündigung, eine Einstellung im Amt, eine vorzeitige Entlassung o- der eine Freistellung ( 25 Abs. 2 lit. a VRG). In solchen Fällen besteht ein erhebliches Interessse an einer sofortigen Umsetzung der Verfügung. Hält die Rekursinstanz eine Kündigung, eine Einstellung im Amt oder eine vorzeitige Entlassung für nicht gerechtfertigt, stellt sie dies fest und bestimmt von Amtes wegen die Entschädigung, die das Gemeinwesen zu entrichten hat. Auch eine unrechtmässige Kündigung gibt keinen Anspruch auf Weiterbeschäftigung, die Kündigung bleibt bestehen, vgl. oben.

6 Seite 6 8. Die Beschwerde an das Verwaltungsgericht Die Beschwerde ist zulässig personalrechtliche Anordnungen des Regierungsrates sowie erstinstanzliche Rekursentscheide einer Direktion, des Regierungsrats oder des Bezirksrats ( 41 i.v.m. 19 Abs. 1 VRG). Mit der Beschwerde können grundsätzlich alle personalrechtlichen Anordnung angefochten werden, durch die Mitarbeitende in ihren Rechten oder Pflichten betroffen sind, d.h. auch Entscheide über Verweise, Gewährung oder Verweigerung von Lohnerhöhungen usw. Für die Wirkung der Beschwerde gilt das gleiche wie beim Rekurs. Eine unrechtmässige Entlassung hat grundsätzlich nur eine Entschädigung zur Folge, nicht aber die Wiedereinstellung. 9. Mitberichtsverfahren des Personalamts bei Rekursen und Beschwerden Gemäss 150 lit. f VVO wird das Personalamt zum Mitbericht eingeladen in personalrechtlichen Rekursverfahren der Direktionen und vor dem Regierungsrat sowie in Beschwerde- und Klageverfahren vor Gericht. Die genannte Bestimmung will verhindern, dass sich zwischen den Direktionen eine unterschiedliche personalrechtliche Rekurspraxis entwickelt. Deren Rekursentscheide können direkt mit Beschwerde an das Verwaltungsgericht weitergezogen werden können. Die vollständigen Rekursakten sind dem Personalamt mit Aktenverzeichnis möglichst zusammen mit einem Entwurf des Rekursentscheids zuzustellen, mit einer Frist von in der Regel 30 Tagen für die Ausarbeitung des Mitberichts. Diese Frist kann in dringenden Fällen verkürzt werden. FINANZDIREKTION Personalamt