Social Media Guidelines

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1 Social Media Guidelines Notwendiger Rechtsrahmen oder Überregulierung? Dr. Sönke E. Schulz 7. Regionalkonferenz Wirtschaft trifft Verwaltung Fachforum 1 Social Media 04. Dezember 2012 WIRSOL Rhein-Neckar-Arena 1

2 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 2

3 Einführung: Social Media Zahlen 40 Mio. Deutsche sind Mitglied in sozialen Netzwerken 96% der unter 30jährigen & jeder 2. Onliner über 50 ist Ø in 2,4 Communities mit 133 Kontakten angemeldet 47 % der Onliner sind bei Facebook angemeldet verbringen dort Ø 5.5 Stunden im Monat & sind mit 80 Seiten verbunden Quellen: Bitkom April 2011; Nielsen März 2011; Facebook Mai

4 Einführung: für die öffentliche Verwaltung Zusammenfassung: Status Quo Aufgrund der veränderten Gewohnheiten der Internet-Nutzung im privaten wie im geschäftlichen Kontakt wird zunehmend auch von der öffentlichen Verwaltung verlangt, dass diese die gleichen Kanäle»bedient«. In der öffentlichen Verwaltung sind aber nur selten strategische Überlegungen erkennbar, zu welchen eigenen Zwecken man die neuen Möglichkeiten nutzen kann. Dennoch existiert bereits eine Vielzahl von Aktivitäten der öffentlichen Verwaltung in den sozialen Medien. Die Zahl der Accounts von Behörden, aber auch Mitarbeitern, die sich offen zu ihrer dienstlichen Funktion bekennen und in dieser Rolle im Web 2.0 kommunizieren, dürfte täglich steigen. Diese Aktivitäten sind (mit Ausnahme der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) kaum intern geregelt, Vorgaben zur konkreten Nutzung existieren nicht. Auch der Rückgriff auf bestehende handlungsleitende Vorgaben (sei es in Form von Verwaltungsvorschriften zur Behördenkommunikation oder des ohnehin Geltung beanspruchenden gesetzlichen Rahmens, bspw. des Beamten- und Dienstrechts) ist nicht geeignet, die mit der Nutzung einhergehenden Risiken für Mitarbeiter und Organisation sachgerecht zu minimieren. Neue, den Besonderheiten des Web 2.0 gerecht werdende Regelwerke existieren noch nicht bzw. kommen über sehr allgemeine Ausführungen und bloß empfehlenden Charakter nicht hinaus. 4

5 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 5

6 Nutzungsanlässe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Bürgeranfragen und -information Private Nutzung Interne Arbeitsprozesse Fachlicher Diskurs 6

7 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 7

8 Darf die öffentliche Verwaltung soziale Medien nutzen?

9 Darf die öffentliche Verwaltung soziale Medien nutzen? Nutzer 2. Stufe z. B. Personen, die auf Homepage kommentieren Nutzer z. B. Fanseiten-Betreiber aus der öff. Verw. zweite Infrastruktur-Ebene z. B. soziale Netzwerke Infrastruktur-Ebene Internet

10 Darf die öffentliche Verwaltung soziale Medien nutzen? Verantwortlichkeit? Nutzer 2. Stufe z. B. Personen, die auf Homepage kommentieren Mittelbar Nutzer z. B. Fanseiten-Betreiber aus der öff. Verw. Unmittelbar zweite Infrastruktur-Ebene z. B. soziale Netzwerke Mittelbar Infrastruktur-Ebene Internet - 10

11 Darf die öffentliche Verwaltung soziale Medien nutzen? Mittelbare Verantwortlichkeit = Abwägung contra pro 11

12 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 12

13 Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? 1 Grundsatzentscheidung zur Nutzung Festlegung von Nutzungsanlässen 2 Auswahl eines Anbieters Zustimmung zu Nutzungsbedingungen Vertragsschluss und Vergaberecht Zustimmung zu (allgemeinen) Nutzungsbedingungen Zustimmung zu Datenschutzbedingungen und Funktionalitäten, die nicht»datenschutzkonform«sind 3 Nutzergenerierte Inhalte als»outgesourcte Behördenhomepage«Verhalten der Mitarbeiter Datenschutz Informationspflichten Barrierefreiheit Namens- und Markenrecht Urheberrecht Haftungsfragen, insbesondere Umgang mit fremden Inhalten Fremdinhalte Links 13

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16 Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Grundsatzentscheidung zur Nutzung Festlegung von Nutzungsanlässen Auswahl eines Anbieters Zustimmung zu Nutzungsbedingungen Nutzergenerierte Inhalte als»outgesourcte Behördenhomepage«Verhalten der Mitarbeiter Verschwiegenheitspflicht ( 67 BBG) Dienstwegvorbehalt ( 125 BBG) Pflicht zu berufserforderlicher Achtung und zu vertrauensgerechtem Verhalten ( 61 Abs. 1 Satz 3 BBG) Einschränkungen bei politischer Betätigung ( 60 Abs. 2 BBG) Regelungen zum Umgang mit Presseanfragen und zur Öffentlichkeitsarbeit weitere Vorgaben der Geschäftsordnungen zum Umgang mit Bürgeranfragen, Geheimschutzordnungen, datenschutzrechtliche Regelungen»Styleguides«, Vorgaben zur privaten Nutzung des Internets, zur barrierefreien Gestaltung von Internetauftritten, über Werbung und Sponsoring sowie zum IT-Einsatz, insbesondere auch zur IT-Sicherheit 16

17 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 17

18 Social Media Guidelines Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Zielsetzung Risikominimierung für die Organisation für die Mitarbeiter 18

19 Social Media Guidelines Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? 19

20 Social Media Guidelines Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Unternehmen Non-Profit-Organisationen Öffentliche Verwaltung 20

21 Social Media Guidelines Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Unternehmen Non-Profit-Organisationen Öffentliche Verwaltung Österreich Deutschland? 21

22 Agenda Einführung: Social Media für die öffentliche Verwaltung Nutzungsanlässe Rechtsrahmen Social Media Guidelines Darf die öffentliche Verwaltung Social Media einsetzen? Notwendiger Handlungsrahmen oder»überregulierung«? Welche rechtlichen Grenzen sind zu beachten? Denkbare Inhalte Fazit 22

23 Social Media Guidelines Denkbare Inhalte 1. Allgemeine Rahmenbedingungen 2. Allgemeine Regelungen für die dienstliche Kommunikation, aber für alle Nutzungsformen 3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 4.»Fachlicher Diskurs«5. Bürgeranfragen 6. Interne Kommunikation / interne Web 2.0- Tools 7. Private Nutzung Wichtig: Besonderheiten der Organisation beachten 23

24 Social Media Guidelines Denkbare Inhalte Allgemeine Rahmenbedingungen Definition»sozialer Medien«Zielsetzung Bezug zu den allgemeinen»unternehmenszielen«hinweis auf die allgemeinen dienst- und arbeitsrechtlichen Grundsätze Beziehung der Richtlinien zu weiteren Regelwerken Verbindlichkeit der Vorschriften Geltungs- / Anwendungsbereich Regelungen zum Umgang mit Presseanfragen und zur Öffentlichkeitsarbeit weitere Vorgaben der Geschäftsordnungen zum Umgang mit Bürgeranfragen, Verschwiegenheitspflicht ( 67 BBG) Dienstwegvorbehalt Geheimschutzordnungen, ( 125 BBG) Pflicht datenschutzrechtliche zu berufserforderlicher Regelungen Achtung»Styleguides«, und zu vertrauensgerechtem Verhalten Vorgaben zur privaten Nutzung des ( Internets, 61 Abs. 1 Satz 3 BBG) Einschränkungen zur barrierefreien Gestaltung bei politischer von Betätigung ( 60 Abs. 2 BBG) Internetauftritten, über Werbung und Sponsoring sowie zum IT-Einsatz, insbesondere auch zur IT- Sicherheit. 24

25 Social Media Guidelines Denkbare Inhalte Allgemeine Regelungen zur Social Media Nutzung Hinweis auf die Besonderheiten der Online-Kommunikation Benutzungsregeln Erkennbarkeit des handelnden Mitarbeiters / Kenntlichmachung der Organisation Zugangsmanagement Definition und Zulässigkeit privater Nutzung Umgang mit sozialen Medien in dienstlichen Veranstaltungen die Kennzeichnung aller Beiträge mit der dauerhaft Urheberschaft öffentlich der Behörde, zugänglich nicht abgrenzbarer Adressatenkreis breite ein Auftreten»Streuwirkung«des Mitarbeiters als Zurechnung»natürliche Person«, von Einzelmeinungen was weitaus mehr zur Gesamtorganisation dem Grundprinzip des Verknüpfung Web 2.0 mit anderen entsprechen Informationen dürfte, aber zugleich unter kontinuierliche Hinweis aus die Pflege Behördenzugehörigkeit, leichte Durchsuchbarkeit und Archivierbarkeit und vor allem bei der Nutzung von schnellere Funktionsaccounts, Reaktion unter der Behörde denen erforderlich mehrere Mitarbeiter kommunizieren,»web der Hinweis 2.0-typische«auf den Reaktionszeiten aktuell Handelnden. 25

26 Social Media Guidelines Denkbare Inhalte Fachlicher Diskurs Definition Regelungsintention Begrenzung der eingesetzten Anwendung Zuweisung der»kompetenz«nutzung»privater«accounts Abgrenzung zwischen»allgemeiner Unternehmenskommunikation«und»fachlichem Diskurs«Vorgaben für die konkrete Nutzung»Als fachlicher Diskurs ist die Kommunikation einzelner Verwaltungsmitarbeiter über dienstliche Belange ihres Aufgabenbereichs unter Einsatz sozialer Medien zu verstehen. Die allgemeine und übergreifende Themen betreffende Kommunikation für die obliegt der. Nicht zum fachlichen Diskurs zählen die Beantwortung von Bürgeranfragen sowie der Austausch mit Externen im Rahmen eines konkreten Verwaltungsverfahrens. Förmliche Beteiligungsverfahren bleiben vom fachlichen Diskurs unberührt«. Hierarchieebene bestimmte»themengebieteregistrierungs- und AnzeigeverfahrenGenehmigungspflicht«Personen mit einer speziellen Schulung im Umgang mit sozialen Medien Verzicht auf eine Begrenzung 26

27 Social Media Guidelines Denkbare Inhalte Weiterführende Dokumente

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Sönke E. Schulz 28

29 Diskussion 29