ODCB-Anbindung einer Adress PLUS-Datenbank in MS Excel

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Ludo Klein
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ODCB-Anbindung einer Adress PLUS-Datenbank in MS Excel 1. Wählen Sie über die Windows-Systemverwaltung»Verwaltung«und dann»datenquellen«aus. 2. Klicken Sie das Register»Datei-DSN«an. 3.

1 ODCB-Anbindung einer Adress PLUS-Datenbank in MS Excel 1. Wählen Sie über die Windows-Systemverwaltung»Verwaltung«und dann»datenquellen«aus. 2. Klicken Sie das Register»Datei-DSN«an. 3. Klicken Sie»Hinzufügen «an. 4. Wählen Sie als Treiber»Microsoft Access-Treiber (*.mdb)«aus. 5. Betätigen Sie»Weiter>«. 6. Wählen Sie einen Speicherort sowie einen Namen für den Schnittstellen-Treiber aus (diese Datei wird später in Excel als Schnittstelle zur Datenquelle benötigt). 7. Speichern Sie über»öffnen«ab. 8. Bestätigen Sie durch Klick auf»ok«. 1/9

2 9. Stellen Sie im Fenster»Datenbank auswählen«den Dateityp auf»alle Dateien (*.*)«um. 10. Nun wählen Sie die Datenbank im Adress PLUS-Datenverzeichnis aus, deren Daten später in einer Excel-Tabelle genutzt werden sollen. 2/9

In dem vorher gewählten Verzeichnis liegt nun eine entsprechende dsn-datei. 1.

3 11. Bestätigen Sie mit»ok«. 12. Schließen Sie das Fenster»ODBC-Datenquellen-Administrator«mit»OK«. 13. In dem vorher gewählten Verzeichnis liegt nun eine entsprechende dsn-datei. 1. Starten Sie MS Excel. 2. Wählen Sie im Fenster»Datei Öffnen«den Dateityp»Alle Datenquellen«aus. Wählen Sie dann die zuvor erstellte dsn-datei aus. 3. Starten Sie die Abfrage über die Taste»Öffnen«. 3/9

4. Im nächsten Fenster wählen Sie die gewünschte Tabelle der Adress PLUS-Datenbank aus und bestätigen mit»ok«. In Frage kommen folgende Tabellen: ADRESSES hier sind die Adressdaten enthalten.

AP_FIELDINFOS hier ist die Zuordnung der vom User vergebenen Feldbezeichnungen zu den intern verwendeten Bezeichnungen hinterlegt (siehe auch Hinweis auf der übernächsten Seite). 5.

4 4. Im nächsten Fenster wählen Sie die gewünschte Tabelle der Adress PLUS-Datenbank aus und bestätigen mit»ok«. In Frage kommen folgende Tabellen: ADRESSES hier sind die Adressdaten enthalten. ADDITIONAL enthalten die Zusatzdaten (01-x bei mehreren Zusatztabellen). AP_FIELDINFOS hier ist die Zuordnung der vom User vergebenen Feldbezeichnungen zu den intern verwendeten Bezeichnungen hinterlegt (siehe auch Hinweis auf der übernächsten Seite). 5. Die Inhalte der gewählten Tabelle werden aufgelistet. 6. Nicht benötigte Spalten können markiert und über einen Rechtsklick und den Befehl»Zellen löschen«entfernt werden. 7. Nun können Sie die Daten entsprechend weiter verarbeiten. Änderungen in der Excel-Tabelle wirken sich nicht auf die Inhalte der Adress PLUS-Datenbank aus. 4/9

Die Aktualisierung der Excel-Daten kann über einen Rechtsklick in der

Als Spaltenüberschriften dienen die datenbankinternen Spaltenbezeichnungen

Die vom User vergebenen Feldnamen (USERLEVEL_NAMES) und die internen

5 Die Aktualisierung der Excel-Daten kann über einen Rechtsklick in der Tabelle gesteuert werden. Als Spaltenüberschriften dienen die datenbankinternen Spaltenbezeichnungen (LOGICAL_NAME). Die vom User vergebenen Feldnamen (USERLEVEL_NAMES) und die internen Spaltenbezeichnungen (LOGICAL_NAMES) werden einander in der Tabelle AP_FIELDINFOS gegenübergestellt. Es empfiehlt sich, diese Tabelle auszudrucken. Das erleichtert das Erkennen der gewünschten Spalten 5/9

mit der Pivot-Tabellenerstellung innerhalb von Excel aus, können Sie die Datenbankschnittstelle auch für Pivot-Tables

6 TABLE_ID Tabellen 1 Bilder 2 Adressen 3 Kontakte 4 Stichwörter 5 Stichwortliste 6 <Zusatzdaten1> 7 Dokumente 8 Mandanten 9 Symbollisten 10 Verknüpfungsarten 11 Verknüpfungen (12) <Zusatzdaten2> (13) <Zusatzdaten3> Kennen Sie sich mit der Pivot-Tabellenerstellung innerhalb von Excel aus, können Sie die Datenbankschnittstelle auch für Pivot-Tables nutzen. 1. Öffnen Sie den Pivot-Table Assistent und wählen Sie als Datenquelle die vorher erstellte dsn-datei mit»ok«aus. 6/9

2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle sowie die

Im Fenster «Query-Assistent«müssen Sie nichts

7 2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle sowie die benötigten Spalten (über»vorschau anzeigen«können Sie Inhalte der soeben gewählten Spalte einsehen). 3. Im Fenster «Query-Assistent«müssen Sie nichts auswählen, daher klicken Sie unverzüglich auf»weiter>«. 4. Nach Auswahl der gewünschten Sortierreihenfolge können Sie den Assistenten direkt mit der Taste»Fertig stellen«beenden. 7/9

8 Die Daten sind jetzt verknüpft. 5. Mit der Taste»Weiter>«und nach Auswahl des gewünschten Erstellungsbereichs beenden Sie den Assistenten mit»fertig stellen«. Nun können Sie die Pivot-Table durch Ziehen und Loslassen der Tabellen (mit gedrückter linker Maustaste) aus dem Fenster»Pivot-Table-Feldliste«erstellen. 8/9

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