Verständlich und wirtschaftlich so schreibt man heute. mts. Dr. Marita Tjarks-Sobhani:

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1 Verständlich und wirtschaftlich so schreibt man heute Dr. Marita Tjarks-Sobhani:

2 Verständlich und wirtschaftlich so schreibt man heute

3 Die Technische Kommunikation wandelt sich so rasch, dass kontinuierliche Information und Weiterbildung für alle Redakteurinnen und Redakteure unverzichtbar ist. Claus Noack, tekom newsletter November 2005

4 Verständlich und wirtschaftlich so schreibt man heute

5 Verständlichkeit: Das Paradies zerbröckelt langsam! Bis 1978: dankbar für TD bereit, all about the product zu lesen Ab 1990: Produkthaftungsgesetz Anforderung: vollständig + verständlich Mehr dazu: Ab Dezember 2005 in der tekom Schriftenreihe Band 10

6 Verständlichkeit: Stufen der Annäherung 1. Text-Eigenschaften 2. Schätzurteile 3. Konzentration auf die Zielgruppe und die Anwendungssituation

7 Verständlichkeit: 1. Auszählen von Text-Eigenschaften Reading Ease (RE) nach Robert Flesch Original: 206,835 0,864 WL 1,015 SL WL = Zahl der Silben in 100 Wörtern SL = Anzahl Wörter : Anzahl Sätze Für die deutsche Sprache: 180 SL 58,5 WL WL = Anzahl der Silben pro Wort in mind. 100 Wörtern SL = durschn. Anzahl Wörter pro Satz RE 0 ist völlig unverständlich RE 100 ist außerordentlich verständlich

8 Verständlichkeit: 1. Auszählen von Text-Eigenschaften Fazit: Seit 1948

9 Verständlichkeit: 2. Erheben von Schätzurteilen

10 Verständlichkeit: 2. Erheben von Schätzurteilen Das Hamburger Verständlichkeitsmodell Langer / Schulz von Thun / Tausch Merkmale der Verständlichkeit 1. Einfachheit 2. Gliederung Ordnung 3. Kürze Prägnanz 4. Anregende Zusätze

11 Verständlichkeit: 3. Zielgruppengerecht

12 Verständlichkeit: 3. Zielgruppengerecht Ein Text trägt das Merkmal gute Verständlichkeit, wenn er von den Lesern unaufwendig und ohne zeitliche und kognitive Anstrengung rezipiert, also aufgenommen und behalten werden kann Anne Lehrndorfer, tekom Schriften zur technischen Kommunikation, Bd. 1

13 Verständlichkeit: 3. Zielgruppengerecht 1. Informationsbedarf und Motivationslage (informieren, nachschlagen, anweisen lassen, lernen ) 2. Zielgruppenmerkmale (Vorkenntnisse, Handlungs- und Lernverhalten, Erwartungen ) 3. Lesertypen (diszipliniert-linear, undiszipliniert-selektiv) 4. Lesesituation (Licht-, Raum- und Wetterverhältnisse, Zeitoder Handlungsdruck Anne Lehrndorfer, tekom Schriften zur technischen Kommunikation, Bd. 1

14 Verständlichkeit: 3. Zielgruppengerecht Das Problem: Zielgruppe ist ein zentrales Thema in der technischen Kommunikation, das zwar in der Literatur stets präsent, jedoch in der Praxis selten mit Zufriedenheit gelöst ist.

15 Verständlichkeit: 3. zielgruppengerecht Usability Lab Neutrale Einrichtungen, z.b. TÜV Interne Verfahren nach selbst entwickelten Abläufen nach vorgegebenen Abläufen nach dem good-will-prinzip gar keine

16 Verständlich und wirtschaftlich

17 Verständlich und wirtschaftlich verständlich wirtschaftlich 1. Warum 2. Wie

18 Wirtschaftlich Warum? Jürgen Mührs Katja Bickelmann Edgar Glaser

19 Wirtschaftlich Wie? 1. Das Prinzip 2. Das Handwerkszeug

20 Wirtschaftlich Das Prinzip Jürgen Mührs Katja Bickelmann Edgar Glaser

21 Wirtschaftlich Das Prinzip

22 Wirtschaftlich Handwerkszeug 1. Modular 2. Beste Textqualität

23 Wirtschaftlich Handwerkszeug Beispiel: Anweisende Texte

24 Textbaustein Funktionsdesign Funktion Information Mapping Block Ziel Zielangabe Map-Titel Titel Erklärung Erläuterung der Funktion Einleitung SAP Schlüsselabschnitt Verwendung Voraussetzung Voraussetzung Ausgangslage Voraussetzung Arbeitsschritt Konsequenz Information über Folgen Anleitungsschritt: Vorgehens Entscheidungs Wiederholungs Ziel (Ausgabe, Ergebnis) Vorgehensweise Kontrolle Resultat Zwischenergebnis Fehlerkorrektur Empfehlung Beispiel Handlungsaufforderung Nutzungsempfehlung Entscheidungsanleitung Beispiel S i c h e r h e i t s h i n w e i s e Empfehlung

25 Modulares Schreiben Das Chaos hat Methode Ein Text ist die Antwort auf Fragen des Lesers

26 Fragen Module 1 Was soll/will ich erreichen? Ziel, Zielangabe, Map- Titel, Titel 2 Warum soll/ will ich die Arbeitsschritte ausführen? 3 Welche Voraussetzungen sind zu erfüllen, bevor ich den Arbeitsschritt ausführen kann? Erklärung, Erläuterung der Funktion, Einleitung, Verwendung Voraussetzung, Ausgangslage 4 Welche Arbeitsschritte muss ich ausführen? Arbeitsschritt, Handlungsaufforderung, Anleitungsschritt, Vorgehensweise 5 Was ist das Ergebnis des Arbeitsschritts? Konsequenz, Information über Folgen, Ergebnis 6 Wie kann ich feststellen, ob ich den Arbeitsschritt richtig ausgeführt habe? Kontrolle, Resultat

27 Fragen Module 7 Wenn ich einen Fehler gemacht habe wie komme ich wieder auf den richtigen Pfad zurück? Fehlerkorrektur 8 Was könnte sonst noch helfen? Empfehlung, Nutzungsempfehlung 9 Wäre ein Beispiel hilfreich? Beispiel 10 Wo stecken nicht vermeidbare Risiken? Sicherheitshinweise

28 Modulares Schreiben bei Anweisenden Texten 1. Die Fragen der Leser ermitteln 2. Die Antworten als Textbausteine klassifizieren 3. Den Textbausteinen sprachliche Realisierungen zuordnen

29 Modulares Schreiben Sprachliche Realisierung Textbausteine Sprachliche Realisierung 1 Ziele Zielaktivität als Substantiv: Abrechnen von Innenaufträgen vs. Innenaufträge abrechnen 2 Erklärung Aussageform 3 Voraussetzung Als Anweisung, beginnend mit: Stellen Sie sicher, dass (die Maschine in Betrieb ist) 4 Arbeitsschritt Geben Sie Ihr Kennwort ein oder Kennwort eingeben 5 Konsequenz Aussageform: Das System überprüft die Eingaben 6 Kontrolle Als Anweisung, beginnend mit: Kontrollieren: Auf dem Display erscheint der Schaltplan

30 Modulares Schreiben Sprachliche Realisierung Textbausteine Sprachliche Realisierung 7 Fehlerkorrektur Als Anweisung, beginnend mit: Wenn X (nicht) eingetreten ist, dann y tun 8 Empfehlung Als Anweisung, beginnend mit dem Nutzen: Um den Prozess weiter zu beschleunigen: Drücken Sie die gelben Knöpfe 9 Beispiel Je nach Beispieltyp 10 Sicherheitshinweise ANSI Z535, tekom-richtlinie 2005

31 Mögliche Textbausteine eines Anweisenden Textes Ziele Erklärung Voraussetzung Arbeitsschritt Konsequenz Kontrolle Fehlerkorrektur Empfehlung Beispiel Sicherheitshinweise

32 Ein Fazit Fragen sind die Grundlage jeglicher Modularisierung

33 Modularisierung bei Beschreibenden Texten

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36 Fragen Textbausteine 1 Wer tut was?; Wie funktioniert? Was geschieht? Was läuft ab? Prozess 2 Wie sieht etwas aus? Wie ist etwas aufgebaut? Struktur 3 Was ist das? Was ist darunter zu verstehen? Definition 4 Welche Regeln/Grundsätze/Prinzipien gelten? Regel 5 Welche Werte/Zahlenangaben gibt es? Fakten 6 Warum ist das so? Erklärung 7 Welchen Nutzen hat das? Nutzen 8 Wozu braucht man es? Anwendung 9 Geht von dem Produkt eine Gefahr aus? Sicherheitshinweis

37 Das Frage-Antwort-Prinzip Weitere Vorteile Sicht des Lesers Klare Struktur beim Verfassen und optimieren Frühes Planen Schreiben im Team

38 Seriöser Schluss Beim modularen Schreiben ist die Qualität des Textes wichtiger denn je!

39 Verwendete Literatur Baumert, Andreas (2003): Professionell texten. Tipps und Techniken für den Berufsalltag. (=Beck-Wirtschaftsberater) München (dtv). Jörg Hennig/Marita Tjarks-Sobhani (Hrg.): Verständlichkeit und Nutzungsfreundlichkeit von technischer Dokumentation. Lübeck: Schmidt-Römhild, ISBN X = tekom-schriften zur technischen Kommunikation Bd. 1. Jörg Hennig/Marita Tjarks-Sobhani (Hrg.): Informations- und Wissensmanagement für technische Dokumentation. Lübeck: Schmidt-Römhild, ISBN = tekom-schriften zur technischen Kommunikation Bd. 4. Langer, Inghard / Schulz von Thun, Friedemann / Tausch, Reinhard (2002): Sich verständlich ausdrücken. 7. überarbeitete und erweiterte Auflage. München und Basel (Ernst Reinhardt).

40 Die Technische Kommunikation wandelt sich so rasch, dass kontinuierliche Information und Weiterbildung für alle Redakteurinnen und Redakteure unverzichtbar ist. Claus Noack tekom newsletter November 2005