EIS Enterprise Information System

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1 EIS System EIS System EIS ist ein Informations- und Reportingwerkzeug zur Aufbereitung, Visualisierung und Analyse betriebswirtschaftlicher Unternehmensdaten. Mit EIS lassen sich alle unternehmensrelevanten und erfolgskritischen Daten anschaulich in Form von Spreadsheets, Listen und Grafiken darstellen. Sämtliche Informationen können damit einfach nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet und aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Die Navigation erfolgt mit modernen Drill-Down-Techniken. EIS ermöglicht der Unternehmensführung und den Entscheidern der Fachabteilungen aufschlussreiche Einblicke in die für sie relevanten Unternehmensdaten. EIS schafft so die Basis für eine präzise Planung und Steuerung des Unternehmens. Durch eine kontinuierliche Überwachung relevanter Kennzahlen lässt sich zudem ein (Early Watch) einrichten, das alle relevanten Abweichungen erkennt und die betroffenen Entscheider automatisch benachrichtigt. Geschäftsberichte können Ad-Hoc oder als periodisch wiederkehrende Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahresberichte automatisch erstellt werden. Bode und Spill GmbH, Köln, Tel.: 02203/ , Fax: -90, /

2 EIS EIS System Seite 2 EIS EIS Management Reporting Informationen Gehen Sie den aktuell Dingen und auf den flexibel Grund Jedes EIS ermöglicht, Unternehmen den Datenbestand benötigt heute variabel für und Entscheider aus verschiedenen und Führungskräfte Blickwinkeln entsprechende auswerten zu Berichte können. zur Steuerung Für die Top-Down-Analysen der einzelnen Unternehmensbereiche. kann aus aggregierten EIS Berichtszeilen schafft die per Grundlagen DrillDown in für weitere eine Details schnelle navigiert Reaktion werden. auf kurzfristige Fragestellungen. Individuelle Berichte können aus dem jeweils erforderlichen Blickwinkel Ad-Hoc generiert werden. Die Berichtserstellung ist dabei so einfach, dass auch Anwender ohne spezielle IT-Kenntnisse diese schnell erstellen können. Dabei sind zwei grundsätzliche Arten von Berichten zu unterscheiden: Periodische Berichte Das mittlere Management in den Unternehmen erhält heute in der Regel statistische Berichte in Form von Listen oder Grafiken, die jeweils von den Sachbearbeitern aus den Fachabteilungen oder der IT-Abteilung erstellt werden. Typischerweise sind dies Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahresberichte. In der Praxis sieht das heute oft noch so aus, dass viele Einzelzahlen von Hand in eine Excel-Tabelle eingetragen werden, um diese anschließend auszudrucken. Eine fehlerträchtige und mühsame Aufgabe. EIS vereinfacht das Tagesgeschäft: EIS ermöglicht die Definition von Berichten, die selbständig periodisch erstellt und automatisch dem entsprechenden Empfängerkreis zugestellt werden. Die Zustellung erfolgt zum Beispiel über das Versenden eines Berichts oder eines Verweises auf einen Bericht per . Mehrstufige betriebswirtschaftliche Tabellen Ad-hoc-Berichte Mit EIS Unternehmen lassen sich unterliegen beliebige dynamische heute dem Strukturen Zwang, und Entscheidungen Gruppierungen schnell bilden. Die Verdichtung treffen zu müssen. der Daten Kurzfristig geschieht dabei auftauchende automatisch. Fragestellungen erfordern flexible Instrumente, um aus den zur Verfügung stehenden Informationen Hitlisten, die richtigen Sortieren, Entscheidungen Ranking zu treffen. Durch die Sortierungsfunktion erhält man sofort einen genauen Überblick über die Situation. Berichte lassen Mit Hilfe sich des mit Ranking EIS sehr können schnell Sie und alle wichtigen einfach durch Daten Drag auf einen und Blick Drop erkennen, erstellen. z.b. Details Top 10 können oder Last durch 10 usw. Drill-Down abgerufen werden. Vergleichsanalysen Mit Hilfe von Formeln lassen sich sehr einfach Vergleichsanalysen erstellen. Dies ermöglicht sowohl prozentuale als auch absolute Vergleiche. ABC-Analysen Durch die ABC-Analyse können Sie Ihre Daten automatisch in Gruppen oder Größenklassen einteilen. Filterfunktionen Durch das Setzen von Filterbedingungen lassen sich die gewünschten Daten selektieren. Die Selektion wird durch Suchfunktionen unterstützt. Bode und Spill GmbH, Köln, Tel.: 02203/ , Fax: -90, info@bodeundspill.de /

3 EIS System Seite 4 EIS DrillDown Mit Hilfe der DrillDown Funktion kann in ein Detail verzweigt werden. Beispiel: DrillDown nach Artikelnummer Ergebnis des DrillDown

4 EIS System Seite 5 EIS Berichte per Drag and Drop Durch einfaches Ziehen (Drag and Drop) können Sie Ihre Berichte erstellen und variieren. Das Beispiel zeigt wie der Ordnungsbegriff Artikelnummer hinter den Ordnungsbegriff Kunde gezogen wird. Dadurch erhalten Sie eine Liste über alle verkauften Artikel je Kunde. Einfügen des Ordnungsbegriffes Artikelnummer Ergebnisbericht nach Artikel und Kunde

5 EIS System Seite 6 EIS Management by exception Das integrierte EIS ermöglicht eine kontinuierliche und systematische Überwachung von unternehmenskritischen Kennzahlen. Bei relevanten Abweichungen werden die betroffenen Entscheider automatisch benachrichtigt. So wird der Handlungsbedarf für Korrekturmaßnahmen frühzeitig erkannt. Das Ergebnis: Schnellere Reaktionsfähigkeit des Managements bei Ausnahmesituationen. Beispiele von Aktionen, die beim Eintritt von Ausnahmeereignissen stattfinden können: Senden einer an einen Personenkreis mit Text- und Berichtsinformationen Druck Ausdruck von Berichten und Textinformationen Workflow Aufbau eines Workflows durch Senden von Nachrichten an Empfänger und andere Systeme Farbliche Hervorhebung Markieren von Berichtsdaten durch farbige Hervorhebungen

6 EIS System Seite 7 EIS Leitstand für Manager Mit EIS erhalten Sie einen kompletten und aktuellen Überblick über das Unternehmen. Bei relevanten Abweichungen werden die Entscheider automatisch benachrichtigt oder in der Form eines Control Center mit Ampelfunktion über die Zustände optisch informiert. So wird ein Handlungsbedarf für Korrekturmaßnahmen frühzeitig erkannt. Das Ergebnis: Schnelle Reaktionsfähigkeit des Managements bei Ausnahmesituationen. Risiko Management gemäß KonTraG Mit EIS lassen sich damit die gesetzlichen Anforderungen für den Aufbau eines Risikofrüherkennungssystems gemäß KonTraG einfach und unkompliziert erfüllen. Über das kann jedem Bericht eine Wertigkeit (Schweregrad) zugewiesen werden. Die Visualisierung erfolgt über frei definierbare grafische Symbole. KonTraG: Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich Nach 91 II AktG gehört es zu den Sorgfaltspflichten eines Vorstands (analog auch GmbH Geschäftsführer; vgl. 43 I und II GmbHG) ein angemessenes Risikomanagement sowie ein internes Überwachungssystem zu etablieren.

7 EIS System Seite 8 EIS EIS unterstützt die Bedürfnisse der Finanz- und Controllingbereiche innerhalb des Konzernreportings. Mit Hilfe von flexiblen Zeilenschemata können typische Berichte des Rechnungswesens erstellt werden, wie z.b. GuV, Bilanzen, Basel II- Auswertungen oder Kostenstellenberichte. EIS ermöglicht eine freie Zusammenfassung von Einzelbelegen, Konten, Kostenstellen, sowie die konsolidierte Darstellung verschiedener Unternehmenseinheiten. Die Definition von Formeln schafft die Möglichkeit auch individuelle Kennzahlenberichte zu erstellen. Durch die Navigation über die EIS Drill Down Technologie können die Details zu einer Berichtszeile analysiert werden, wenn nötig bis zum Einzelbeleg. Alle Berichte sind grafisch darstellbar und lassen sich bei Bedarf auf Knopfdruck nach Excel exportieren. Einsatzgebiete im Rechnungswesen: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Ergebnisrechnung Über einen standardisierten Import können Berichtsdefinitionen aus anderen Finanzanwendungen übernommen werden. Änderungen in diesen Systemen (z.b. neues Sachkonto) werden dadurch automatisch synchron gehalten.

8 EIS System Seite 9 EIS Die Technik EIS ist eine Data Warehouse Lösung, die es erlaubt Informationen mehrdimensional, d.h. aus verschiedenen Blickwinkeln nach unterschiedlichsten Kriterien auszuwerten. Die Abfragen erlauben eine Ad-Hoc Analyse nach dem OLAP-Prinzip. Die OLAP- Berichte und -abfragen werden von der EIS Report-Engine intern auf SQL- Abfragen abgebildet. Der Anwender des EIS benötigt hierfür keine SQL-Kenntnisse. Durch die Verwendung von SQL kann EIS auf nahezu alle SQL-Datenbanken wie z.b. MS SQL Server, Oracle, DB2/400, MySQL usw. zugreifen. Die Reportingsoftware läuft unter den verschiedenen MS-Windows Plattformen. Als Datenbankserver werden IBM AS/400 und iseries Systeme durch EIS besonders gut unterstützt. Data Warehouse was ist das? Ein Data Warehouse ist ein Datenlager, das aufbereitete Daten für Auswertungszwecke enthält. Ein Data Warehouse zeichnet sich durch eine Extraktion, Konsolidierung, Aufbereitung und Normierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen wie z.b. operativen Systemen (ERP, Warenwirtschaft, Rechnungswesen,...) aus. Datenbereitstellung: Auflösen komplexer Datenbankstrukturen Neustrukturierung Vorverdichtung Bereinigung und Normierung (Einheiten, Währung, ) Regelmäßige Aktualisierung Aufbereitete Datenbestände ermöglichen es auch Anwendern aus den Fachabteilungen Berichte selbst zu erstellen.

9 EIS System Seite 10 EIS Nachfolgend werden die Unterschiede bei der Datenhaltung von operativen Systemen und von Informationssystemen verdeutlicht. Datenhaltung in operativen Systemen stark normalisierte relationale Datenbank optimiert für Geschäftsabläufe Strukturänderungen unterworfen segmentiert in viele Tabellen Datenhaltung in Informationssystemen reproduzierte, summierte und bereinigte Daten de-normalisiert mehrdimensional periodische Aktualisierung Speicherung in EIS Datenpools (Data Marts)

10 EIS System Seite 11 EIS Überblick Die nachfolgende Darstellung zeigt, wie Daten aus operativen Datenquellen in EIS-Datenpools überführt werden. Der Anwender erstellt seine Berichte auf dem PC und bedient sich der EIS-Datenpools. Dadurch benötigt der Anwender keine Kenntnisse über die komplexe Datenbank des operativen Systems. Informationsverarbeitung in Konzernen EIS unterstützt die Bedürfnisse des Konzernreportings. So können Informationen sowohl lokal als auch zentral im Konzern ausgewertet werden.

11 EIS System Seite 12 EIS EIS Applikationen EIS besteht aus den folgenden Softwareanwendungen: EIS Builder Mit Hilfe des EIS Builder können Berichte neu erstellt oder bestehende Berichte abgerufen werden. EIS Profile Manager Der EIS Profile Manager erlaubt die Definition von Benutzern und Rollen, sowie die Vergabe von Zugriffsrechten auf Datenpools Ordnungsbegriffe Kennzahlen Dateninhalte, wie z.b. Zugriff auf Daten der Firma 02 oder Einschränkung des Zugriffs auf Kostenstelle 210. EIS Profile Manager erlaubt eine feingliedrige Berechtigungsvergabe, so dass jeder Nutzer nur die Informationen einsehen kann, für die er entsprechend berechtigt ist. EIS Pool Manager Der EIS Pool Manager ist eine Administrator-Applikation, mit der Datenpools angelegt und verwaltet werden. EIS Import EIS Import ist eine spezielle Applikation für Anwender des Systems IBM iseries (AS/400). EIS Import erlaubt die automatische Datenreplikation von Datenpools der IBM iseries auf andere Datenbanksysteme.

12 EIS System Seite 13 EIS Systemvoraussetzungen Unterstützte Datenbanksysteme: DB2/400 ab OS/400 V4R5M0 MS SQLServer ab V. 7.0 MySQL ab V. 4.0 Oracle ab V. 8.0 Lotus Notes DB ab V. 5 weitere auf Anfrage Client Software: Windows NT 4.0, Servicepack 6a / 2000 Pro / XP Pro ODBC Treiber oder OLE DB Provider für den/die entsprechenden Server MS Internet Explorer 5.0 Client Hardware: (Mindestvoraussetzung) Pentium III, 500 Mhz 128 MB RAM, empfohlen 256 MB RAM 400 MB freie Festplattenkapazität 1024 x 768 Grafikauflösung Netzwerkkarte Alternativ: CITRIX MetaFrame MS Terminal Services Kontakt über: Bode und Spill GmbH Max-Reichpietsch-Str. 2 D Köln Tel.: Fax.: info@bodeundspill.de