Fact Sheet Workforce Management ARGOS

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1 Fact Sheet Workforce anagement ARGOS Das umfassende Workforce anagement. Jederzeit den richtigen itarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personalplanung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden. Das Controlling der itarbeiterdaten und Zeitkonten ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, um den effizienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden. Das webbasierte Workforce anagement ARGOS unterstützt übergreifend die Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei dem Zeitmanagement und der ganzheitlichen Personaleinsatzplanung. Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaffen einen ganzheitlichen Überblick über die Personalressourcen. Darüber hinaus werden die itarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess (z.b. Urlaubsanträge stellen) eingebunden und der Verwaltungsaufwand wird reduziert. Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung ARGOS lässt sich vom odul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce anagement ausbauen. Personalressourcen werden effizient eingesetzt und teure Unter- und Überbesetzungen werden vermieden. itarbeiter-self-service ARGOS odule ETHALON Ericusspitze 2-4 D Hamburg T F info@ethalon.de

2 Fact Sheet Workforce anagement ARGOS Personaleinsatzplanung Zeitmanagement flexible Zeitraum- & Arbeitsplatzplanung in der Tages-/ Wochenansicht Unterstützung durch Schichtmodelle Übersicht der onatsplanung Planungsunterstützung durch Kennzahlen Warnungen bei Regelverstößen (z.b. Unter-/ Überbesetzungen, bei Fehlbesetzungen, bei gesetzlichen, tariflichen Regelungen und Betriebsvereinbarungen) Berücksichtigung von Qualifikationen & Pflichtfunktionen Gruppierung nach Abteilung / Bereichen Echtzeit-Übersicht der Saldenstände & der anfallenden Personalkosten im Planungsprozess Planungs-Workflow: planen-prüfen-festschreiben-ändern Duplizieren von Referenzwochen Anlegen von individuellen Tages- und Wochentemplates Übergreifende itarbeiterausleihe Planung der Personalkosten für einen definierten Zeitraum Soll-Ist-Vergleiche Zeiterfassung über Web- oder Zeiterfassungsterminals Auswahlmöglichkeit der Tätigkeit / des Bereiches & Kostenstelle Kontrolle sowie Korrektur der Ist-Zeiten Soll-Ist-Vergleich Arbeitszeitnachweis je itarbeiter/bereich Freigabe der Ist-Zeiten Abbildung von Zuschlags- & Pausenregeln Bewertungen von Abwesenheiten Überwachung von maximal erlaubten onats- & Überstunden Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle Definition & Zuordnung von Kostenstellen Bedarfsermittlung itarbeiter-self-service anuelle Festlegung des Personalbedarfs Erstellung von Bedarfsvorlagen Automatische Berechnung des Personalbedarfs aus prognostizierten & historischen Basiswerten Visualisierung der Bedarfsabdeckung im Einsatzplan Abwesenheitserfassung Genehmigungsworkflow Saldenübersicht Einsicht des persönlichen Einsatzplanes zusätzliche ARGOS App für den itarbeiter Controlling Logistik Online Berichte Erstellung von individuellen Berichten Aufbereitung von Informationen/Controlling-Werte auf der Startseite Übergabe an externe BI-Systeme Anlage von Schichten Zuordnung von Schichten Bewertung der Stempelzeiten anhand der geplanten Schichtzeit ganzheitliche Übersicht für den Zeitbeauftragten Vorplanung Jahreshochrechnung - Planung der Personalkosten für das Folgejahr Vertriebsplanung - Planung der Personalkosten für potentielle Standorte und noch nicht eröffnete Filialen Referenzen ETHALON Ericusspitze 2-4 D Hamburg T F info@ethalon.de Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.

3 Fact Sheet ARGOS Zeitmanagement ARGOS Effizientes Zeitmanagement. Das zukunftsweisende ARGOS Zeitmanagement stellt in Echtzeit alle zeitwirtschaftlichen Informationen für die Entgeltabrechnung bereit. Darüber hinaus unterstützt ARGOS bei der Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen (z.b. indestlohn, Ruhezeiten, Einsatzhäufigkeiten). Die Ist-Zeiten und Tätigkeiten werden nach der zeitwirtschaftlichen Bewertung automatisch via Schnittstelle oder Export an das Lohn- & Gehaltssystem übergeben. Die Übersicht der aktuellen Zeitsalden, Fehlzeiten, Überstunden und Zeitkonten sind stets per Knopfdruck möglich und bilden aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen für das anagement. Ob im Store, in der Zentrale, im Logistikzentrum oder von unterwegs über das ARGOS Webterminal, die ARGOS App oder einem Hardwareterminal erfassen itarbeiter ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten effizient. Über den Employee Self Service stellen itarbeiter Abwesenheitsanträge und erhalten Einsicht in ihre aktuellen Saldenstände, Abwesenheiten sowie Über-/ Unterstunden. Auf diese Weise wird nicht nur der Vorgesetzte entlastet, sondern auch die Transparenz erhöht und die itarbeiterzufriedenheit gefördert. Zusammengefasst automatisiert ARGOS die Prozesse rund um die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, minimiert den Administrationsaufwand und reduziert Fehlerquellen bei der Zeitbewertung. Referenzauszug ETHALON Ericusspitze 2-4 D Hamburg T F info@ethalon.de 1

4 Fact Fact Sheet Sheet ARGOS Zeitmanagement Funktionen itarbeiter Positivzeiterfassung (Hardware-, ARGOS-Webterminal, ARGOS App) Saldenabfragen (Zeitkonto, Urlaub) Kostenstellen- & Tätigkeitenauswahl Funktionen Vorgesetzter Vorteile Transparenz bei der Zeitwirtschaft Produktivitätssteigerung Fehlerminimierung bei der Abrechnung Controlling der Zeitkonten & Kosten Einhaltung der gesetzlichen Regelungen (z.b. indestlohngesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz) Zentrale Datenhaltung & Echtzeitdaten durch webbasierten Zugriff ehrsprachigkeit Kontrolle, Korrektur und Freigabe von Zeitbuchungen Soll-Ist-Vergleich Übersichtliche Darstellung aller Zeitkonten Fehlbuchungsprotokoll Arbeitszeitnachweis je itarbeiter/bereich Umfassendes Reporting Allgemeine Vorteile Positiv- oder Negativzeiterfassung Berücksichtigung von Zuschlags- & Pausenregeln, gesetzlichen Regelungen, individuellen Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen (z.b. Einzelhandel, Österreichischer Kollektivvertrag) Einheitliche zeitwirtschaftliche Bewertung der An- & Abwesenheiten Automatische Übergabe der bewerteten Zeiten, Krankheits- & Urlaubstage an Lohn- & Gehaltssysteme (z.b. DATEV, PAISY, SAP) ARGOS Workforce anagement System odule Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Automatischer Planvorschlag itarbeiter-self-service Logistik Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0 ETHALON Ericusspitze 2-4 D Hamburg T F info@ethalon.de 2

5 ARGOS Auszug der Referenzen basic AG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 32 Anzahl itarbeiter: 750, AT Deichmann SE Branche: Schuheinzelhandel Anzahl Filialen: Anzahl itarbeiter: ca Länder: 24 Dirk Rossmann GmbH Branche: Einzelhandel-Drogerie Anzahl Filialen: mehr als Anzahl itarbeiter: ca Fitness First GmbH Branche: Fitnessbranche Anzahl Filialen: ca. 90 Anzahl itarbeiter: ca Gries Deco Company - Depot Branche: Einzelhandel-Einrichtung Anzahl Filialen: ca. 480 Anzahl itarbeiter: ca , AT, CH Görgens Gruppe Branche: Textileinzelhandel Anzahl Filialen: 100 Anzahl itarbeiter: & AT Kienast Schuhhandels GmbH & Co.KG Branche: Schuheinzelhandel Anzahl Filialen: ca. 370 Anzahl itarbeiter: ca ARKANT - Fritz Feldmann GmbH & Co. KG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 30 Anzahl itarbeiter: n.a. SuperBioarkt AG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 26 Anzahl itarbeiter: ca. 700 LPP Deutschland GmbH Branche: Textileinzelhandel Anzahl Filialen: Anzahl itarbeiter: ca Ein hoher Bekanntheitsgrad in der Branche in Kombination mit einem sehr guten Ruf haben uns die Entscheidung pro ETHALON erleichtert. Die kompetente enge Projektbetreuung mit fachkundigen ETHALON-Personal hat dazu geführt, dass wir uns von Anfang an gut betreut gefühlt haben. Astrid Kienast, Personalwesen, Kienast Schuhhandels GmbH & Co. KG ETHALON weiß, wie der Handel tickt und deckt somit unsere Anforderungen optimal ab. Die sehr persönliche und professionelle Betreuung während des gesamten Prozesses hat uns von Anfang an absolut überzeugt. ichael Obermeier, Personalleiter der SuperBioarkt AG Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail Operation, Gries Deco Company GmbH ARGOS ist für uns ideal, da sich die Software auch in Zukunft flexibel an unsere Wachstumsziele anpasst. artina Arnold, Personalreferentin und Projektleiterin ARGOS basic AG ETHALON Ericusspitze 2-4 D Hamburg T F info@ethalon.de Stand 2016

6 it PEP auf Wachstumskurs Europas größter Schuheinzelhändler DEICHANN setzt international auf eine webbasierte Personaleinsatzplanung, die individuell an die IT-Strategie des Unternehmens angepasst wurde. Weltweite Expansion Unternehmen DEICHANN SE Wachstum schreibt sich DEICHANN: itarbeiter sind inzwischen weltweit für den Konzern in Filialen beschäftigt. Aber parallel zu dieser internationalen Expansion in inzwischen 23 Ländern wachsen auch die Herausforderungen. Besonders die IT muss beachten, dass ihr zentrales EDV- System die länderweit sehr unterschiedlichen Standards für Schnittstellen, divergierende Fiskalgesetze, verschiedene elektronische Zahlungssysteme, Sprachen und weitere Besonderheiten optimal integriert. Komplexe Aufgabe für die IT In 2007 suchte DEICHANN eine passende Lösung zur Personaleinsatzplanung (PEP). Bisher verwendete das Unternehmen ein Personalmodul auf Basis von Lotus Notes. Wichtig war für die neue Lösung, dass PEP die Personalstammdaten und Arbeitszeiten problemlos aus den Filialen in die zentrale HR- und Lohnsoftware überträgt. PEP sollte durch das konzernweit eingesetzte SAP-System steuerbar sein. Außerdem wollte man Bearbeitungszeiten beschleunigen, doppelte Daten beseitigen und für eine fehlerfreie Abrechnung sorgen. Dank ARGOS gelingt unseren itarbeitern die Verwaltung von Personaldaten effizienter. Sie können sich intensiver um ihre Kernkompetenz kümmern den Service am Kunden. Uwe etz, Leiter POS-Systeme, DEICHANN Viele PEP-Produkte, die auf dem arkt etabliert sind, konnten diese individuellen Anforderungen jedoch nicht erfüllen. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ARGOS, die Personaleinsatzplanung von ETHALON. ETHALON Ericusspitze Hamburg

7 Weitere Informationen ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Impressum Stand: Sichere und effiziente Planung ARGOS erfasst bei DEICHANN automatisch alle relevanten Größen: Vertragsarbeitszeiten, Tarifbestimmungen, Qualifikationen und Freizeitwünsche. Der Zugriff auf PEP erfolgt an der Kasse per Browser. Der Verkaufsleiter profitiert dabei von übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plantafeln. Er hat außerdem in Sachen Budgetkontrolle immer Kennzahlen und Abweichungen, beispielsweise zu verbrauchten und geplanten Kosten, im Blick und kann mögliche Kurskorrekturen vornehmen. Die Zentrale wiederum verschafft sich einen schnellen Überblick über die Filialen und Standorte. Länderspezifisch und individuell anpassbar Ein weiterer Pluspunkt: ARGOS steht in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Es berücksichtigt diverse länderspezifische Tarifmodelle und Regeln, lässt sie sich immer wieder leicht an eine gewünschte Sprache und spezielle nationale Anforderungen anpassen, beispielsweise die sehr individuellen Zuschlagsregeln. Nach der erfolgreichen Einführung von ARGOS in den deutschen Filialen von DEICHANN ist die PEP deshalb seit 2009 auch im internationalen Filialnetz im Einsatz. ittlerweile sind 22 Länder mit ARGOS auch während des laufenden Betriebs abgedeckt worden. Fazit: it ARGOS ist die Personalplanung bei DEICHANN jetzt übersichtlicher, schneller und zuverlässiger. Außerdem kann sie im Rahmen des internationalen Wachstums leicht an die gewünschte Sprache oder spezifische Länderanforderungen angepasst werden. ETHALON Ericusspitze Hamburg

8 Flexibel in allen Filialen Effiziente Personaleinsatzplanung in den Bio-Supermärkten der basic AG Unternehmen basic Aktiengesellschaft Lebensmittelhandel Die basic AG betreibt in 17 deutschen Städten erfolgreich 33 Bio-Supermärkte im Lebensmittelhandel. it Kurs auf Wachstum. Ihre Frische-Supermärkte bieten ein Vollsortiment mit rund Produkten. Seit ärz 2015 setzt das Unternehmen in seinen Filialen das innovative Workforce anagement ARGOS von ETHALON () ein. Komplexe Daten Vorher hatte die basic AG eine eigene Software verwendet, mit der die Filialleitungen vor Ort den Einsatz ihrer itarbeiter planen konnten. Sie bildete jedoch viele neue Anforderungen, zum Beispiel komplexe betriebliche Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Regelungen, nicht mehr ausreichend ab. Weitere Aspekte, die eine moderne Personaleinsatzplanung beim Unternehmenswachstum gerecht werden muss, waren nur schwer zu integrieren. Ein internes Gremium aus Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, IT und Filialleitern entschied sich daher für ARGOS. Wichtig war, dass die Software bereits als Standardvariante viele firmeneigene Bedürfnisse abbilden konnte und mit einigen Anpassungen in kurzer Zeit einsetzbar war. Schulung und Rollout Die Filialleiter berichteten bereits nach kurzer Zeit, dass sie dank ARGOS, einfacher und übersichtlicher planen können und somit auch wichtige Zeit einsparen. ARGOS ist für uns ideal, da sich die Software auch in Zukunft flexibel an unsere Wachstumsziele anpasst. artina Arnold, Personalreferentin und Projektleiterin ARGOS, basic AG Während der Pilotphase, ließ die basic AG ihre Filialleiter von ETHALON in einem eintägigen Training schulen. Ziel war, sie mit der Bedienung von ARGOS vertraut zu machen und eine schnelle Einarbeitung in das Programm zu ermöglichen. Dank übersichtlicher Gestaltung und ouseover ist die Software in vielen Bereichen des täglichen Handlings selbsterklärend. ETHALON begleitete den folgenden Rollout mit umfangreicher und kompetenter Beratung. ETHALON Ericusspitze Hamburg

9 Weitere Informationen ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Impressum Stand: Seit mehreren onaten verfügen die 33 Filialleiter nun bundesweit mit ARGOS über ein Instrument, mit dem sich ihre tägliche Arbeit erleichtert hat. Damit können ihre Daten in der übersichtlichen Anwendungsoberfläche schneller und einfacher eingegeben oder bei neuen Entwicklungen korrigiert werden. ehr Transparenz ARGOS ist webbasiert und muss nicht auf den PCs in den Filialen installiert werden. Updates, Backups und Sicherheitssysteme laufen aktualisiert im Hintergrund. Das Controlling der ärkte sowie ihre Personalressourcen können durch ARGOS zentral gebündelt und filialübergreifend analysiert werden. Berichte zu Urlaubs- oder Arbeitszeiten sind hierdurch leichter auszuwerten. Weitere Rollouts Bereits im ersten Halbjahr 2016 unterstützt ARGOS weitere Filialen: Die basic AG wird die Software auch in den beiden österreichischen Filialen implementieren. Besonders wichtig bei der Einführung in Österreich wird die Berücksichtigung der länderspezifischen kollektivvertraglichen Regelungen. ETHALON Ericusspitze Hamburg

10 Gries Deco Company GmbH plant in Ihren 400 Depot Filialen mit ARGOS kostenübersichtlicher Die Gries Deco Company GmbH mit über itarbeitern, in drei Ländern (D / AT / CH) - suchte 2011 die optimale Personalplanungssoftware für Ihre Filialen. Eine automatisierte Abrechnung und volle Transparenz in Bezug auf die Personalkosten waren Voraussetzung. Da ARGOS diese Voraussetzungen problemlos abdeckt, unterstützt ARGOS nun seit 3 Jahren die Gries Deco Company bei der Personalplanung. Unternehmen Gries Deco Company GmbH Volle Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnung Die Personaleinsatzplanung ARGOS wurde 2012 bei der Gries Deco Company eingeführt. Seitdem wird das Personal dezentral geplant. Die gesetzlichen Vorgaben sowie firmeninterne Arbeitszeitregeln werden in ARGOS systemisch abgebildet. Durch die Schnittstelle zum Abrechnungssystem PAISY wird der Abrechnungsprozess automatisiert und optimiert. Das Unternehmen hat durch die zukunftsgerichtete Hochrechnung Ihrer Personalkosten die volle Kostenkontrolle. Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail - Organisation, Gries Deco Company GmbH Länderspezifische Regelungen wurden angepasst, um ARGOS 2013 in Österreich erfolgreich einzuführen. Ab dem Jahr 2012 wird die in ARGOS integrierte Zeiterfassung in der Zentrale eingesetzt, die itarbeiter erfassen Ihre Arbeits- und Pausenzeiten über ein Webterminal. Ein weiterer Pluspunkt für DEPOT ist, dass ARGOS komplett webbasiert ist und unterschiedlichste Nutzer per Webbrowser mit dem System arbeiten. Dadurch liegen immer aktuelle Daten vor. ARGOS soll 2015 auch in den 31 Schweizer Filialen eingesetzt werden. Hier wird ARGOS auch in französischer Sprache zur Verfügung stehen. 1

11 Weitere Informationen ETHALON Ericusspitze Hamburg T: F: E: info@ethalon.de Einführung von ARGOS Neben dem typischen Präsenztraining für die Einführung von ARGOS, hat die Gries Deco Company sich entschlossen ein maßgeschneidertes E-Learning für die itarbeiter bereit zustellen. Dank ARGOS erfolgen unsere Abrechnungen nun automatisch, so konnten wir unseren Verwaltungsaufwand verringern. Hans Dieter Christ, COO, Gries Deco Company GmbH Impressum Stand: Durch das E-Learning fühlen sich die itarbeiter sicherer im Umgang mit der Software -dies war einer der Schlüssel für den Erfolg des Projektes. 2