Flexible Arbeitszeiten: Problemlöser oder Problembereiter? Mit IT-gestütztem Workforce Management Arbeitszeitflexibilisierung umsetzen

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1 Flexible Arbeitszeiten: Problemlöser oder Problembereiter? Mit IT-gestütztem Workforce Management Arbeitszeitflexibilisierung umsetzen Webinar im Rahmen der Austrian HR WebConference 1 DI Mag. Stefan Schneider, ATOSS Software AG

2 01 Wer spricht? 02 Welche Megatrends beschäftigen uns? 03 Welche Anforderungen resultieren daraus? 04 Beispiele: Umsetzung flexibler Personaleinsatz in der Praxis 05 Welche Effekte sind realisierbar? 06 Was bringt das konkret für Sie? 2

3 01 Wer spricht? Zur Person Stefan Schneider Senior Consultant bei der ATOSS Software AG. Spezialisiert auf Workforce Management und Arbeitszeitflexibilisierung in Dienstleistung und Produktion. Schwerpunkt ist der bedarfsoptimierte Personaleinsatz mit flexiblen Schicht- und Dienstplanungsmodellen, den damit verbundenen zeitwirtschaftlichen und kollektivvertraglichen Aspekten sowie der Gestaltung von Betriebsvereinbarungen. 3

4 01 Wer spricht? Zum Unternehmen ATOSS Software AG Deutscher Hersteller von Software für Workforce Management Gründung 1987, heute börsennotiert Eins der 30 wachstumsstärksten deutschen Unternehmen Quelle: Börse Online I 29 I 2014 vom Elf Niederlassungen, 300 Mitarbeiter, davon 130 Programmierer Kunden, vom Mittelstand bis DAX-Konzern ATOSS-Lösungen steuern weltweit 2.8 Mio. Arbeitnehmer 20% des Umsatzes werden in Forschung und Entwicklung investiert 4

5 01 30 unserer Kunden Alle Branchen, alle Unternehmensgrößen 5 Stefan Schneider, Account Manager Austria, ATOSS Software AG

6 02 Welche Megatrends beschäftigen uns? 6

7 02 Welche Megatrends beschäftigen uns? Einflussgrößen auf das Workforce Management Welches dieser Themen bewegt Sie am meisten?... 7

8 03 Welche Anforderungen resultieren daraus? 8

9 03 Welche Prozesse stehen hinter der Arbeitszeitflexibilisierung? Fokus und Bestandteil des Webinars Ermittlung IST-Prozesse und Ziele der Arbeitszeitflexibilisierung, Konzeption SOLL- Prozesse Z.B. Bessere Reaktion auf Schwankungen in der Auslastung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter Schaffung von Rahmenbedingungen für die Arbeitszeitflexibilisierung Z.B. Konzept und BV o.ä. zu Arbeitszeitkonten, Teilzeitarbeit, Arbeit auf Abruf, flexible Schichtarbeit, mobile Mitarbeiter usw. Umsetzung der Arbeitszeitflexibilisierung Personalbedarfsermittlung, Arbeitszeitmodellgestaltung, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Messung, Überprüfung & Redesign Prozesse und Rahmenbedingungen z.b. Online-Kennzahlen, -Auswertungen, Dashboard, mobiler Zugriff per App / Browser 9

10 03 Prämisse erfolgreicher Flexibilisierungsprojekte Geben und Nehmen für beide Seiten! Vorteile für Arbeitgeber Vorteile für Arbeitnehmer 10

11 03 Was ist für eine Umsetzung der Flexibilisierung erforderlich? Integration der Teilprozesse des Workforce Management 11

12 03 Warum ist die Umsetzung flexibler Arbeitszeiten schwierig? Komplexität ist nur mit leistungsfähiger Software beherrschbar 25 Mitarbeiter & 3 mögliche Dienstzeiten = 847 Milliarden mögliche Dienstpläne Gesetzliche Vorgaben Kollektivverträge Betriebsvereinbarungen Arbeitsverträge & Mitarbeiterregelungen Personalstruktur Qualifikationen Verfügbarkeiten Zeitsalden & Freizeitansprüche Mitarbeiterwünsche Personalkosten & Zuschläge usw. 12

13 04 Beispiele: Umsetzung flexibler Personaleinsatz in der Praxis 13

14 04 Zuverlässig. Planbar. Fair. Stakeholder im Planungsprozess Optimaler Service Qualifizierte Beratung Weniger Warteschlangen und Wartezeit Kunden Exakte Erfassung und pünktliche Abrechnung von Mehrleistungen Bessere Diensteinteilungen mit klaren Regeln Reduktion Verwaltungsaufwand Flexibilität in der Arbeitszeitplanung und Vermeidung unnötiger Kosten Unternehmen Mitarbeiter Rechtzeitige Vorausplanung von Arbeits- und Freizeit Effizientes Arbeiten, weniger Stress zu Spitzenzeiten Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen 14 Webinar Austrian HR WebConference

15 04 Umsetzung des Prozesses in der Praxis Hervorgehoben: Ausschnitt im Webinar Nutzen Sie bereits eine Software für Personaleinsatzplanung (nicht Excel und Co)? Ja/nein 1) Jahresplanung (Kapazität / Bedarfe, nicht namensscharf) 2) Jahresabwesenheitsplanung 3) (Rollierende) Feinplanung der Monate / Wochen a. Flexible Planung der Arbeitszeiten b. Reaktion auf kurzfristige Änderung von Bedarf / Verfügbarkeit c. Ersatzsuche / Springerplanung d. Arbeitsplatzplanung nach Qualifikationen e. Untertägige Planung / Kostenstellen usw. 4) Erfassung von Abweichungen vom Plan a. Abwesenheiten / Zeitkorrekturen / Umbesetzungen 5) Kennzahlen / Auswertungen / Prognosen 15 Webinar Austrian HR WebConference

16 04 Umsetzung einer IT-Basierten Planung Exakte Bedarfsprognose, Einhaltung von Vorgaben, optimale Kosten 1 Bedarfe Es können verschiedene Bedarfe genutzt oder kombiniert werden Kundenströme 2 Datenimport Zeitwirtschaft Maschinenlaufzeiten Besetzungsvorgaben 3 Automatischer Planvorschlag Für Beraterbank und die zugehörigen Basisbanken Bedarfsdeckung: Personalbedarf, Min.- /Maximalbesetzung, Untertägige Optimierung Saldenstände: Optimierung, vermeiden von Zuschlägen, Ampelkonto (Gesetzliche) Regelungen: Ruhezeiten, Max. Arbeitszeit, Anzahl Arbeitstage je Woche... Mitarbeiterwünsche Personalstamm Saldenstände (Urlaub, Überstunden ) Qualifikationen Fehlzeiten 16 ATOSS Lösungen für die Personaleinsatzplanung

17 04 Konfigurieren der automatischen Planungslogik Die richtigen Kriterien für die Planung heranziehen Bedarfsdeckung Abdeckung Maschinenlaufzeiten Mind. /Maximalbesetzung Bereichs- / Kostenstellenübergreifende Planung und automatische Verteilung von Mitarbeitern... Saldenstände Optimierung Zuschläge, Überstunden Ampelkonto, Zeitkorridore... (Gesetzliche) Regelungen Ruhezeiten Max. AZ Anzahl Arbeitstage je Woche ATOSS Lösungen für die Personaleinsatzplanung

18 04 Praxisbeispiel: Namensscharfe Wochenplanung (1/2) Konkrete Bedarfe, Verfügbarkeiten, Arbeitsplätze, Zeitkonten 1) Planungsverantwortlicher öffnet leeren Plan 2) Tatsächliche Bedarfe auf Arbeitsplatz- und Zeitintervallebene, relevante Mitarbeiter, Verfügbarkeiten, Zeitwirtschaftsinformationen /-prognosen wie Zeitkonten, Plankosten oder feste Arbeitsmuster ( B. Zöllner ) werden bereits angezeigt 18 Webinar Austrian HR WebConference

19 04 Praxisbeispiel: regelbasierter, flexibler Plan-/Arbeitszeitvorschlag Automatische Berücksichtigung der Randbedingungen 19 Webinar Austrian HR WebConference

20 04 Praxisbeispiel: Ergebnis namensscharfe Wochenplanung (2/2) Automatische Zuweisung auf Arbeitszeiten 1) Regelbasierter Planungsvorschlag mit flexiblen Arbeitszeiten entsteht automatisch unter Berücksichtigung hinterlegter (transparenter / parametrierbarer) Kriterien 2) Im Extremfall sind keinerlei feste Arbeitszeiten ( Frühschicht 6-14 ) mehr erforderlich. Flexibilität gilt gleichermaßen für Arbeitgeber UND Arbeitnehmer! 20 Webinar Austrian HR WebConference

21 04 Mitarbeiter werden in Planungsprozess mit einbezogen Mitarbeiter können über einfache Tools Schichtwünsche eingeben Urlaube beantragen Diensttauschbörse nutzen... Mitarbeiter sind immer informiert über Dienstpläne Urlaubskonten Zeitsalden Der Planer sieht Urlaubsanträge & Wünsche sofort in der Planung Kann sie genehmigen oder ablehnen Zurück 21 ATOSS Lösungen für die Personaleinsatzplanung

22 05 Welche Effekte sind realisierbar? 22

23 05 Praxisbeispiel Produktion Nutzen und Effekte RITTER SPORT Mitarbeiter Schaffung freier Kapazitäten von ca h / Jahr Optimierung von Personalprozessen und Einsatzplanung Reduktion des Planungsaufwands um 70% Transparenz über planungsrelevante Informationen Verbesserung der Termintreue bei Aufträgen Time to Market nur noch 10 Tage durch konsequente Berücksichtigung des tatsächlichen Personalbedarfs Verbesserung der Auswertungen z.b. Kostenstellen, Qualifikationen, Abwesenheiten usw. Komfortabel und in Echtzeit möglich Steigerung der Produktivität bei flexiblen Mitarbeitern um 4% Bedarfsbezogene Planungsprozesse und Arbeitszeitmodelle, Projekt Arbeit auf Abruf mit 55 Mitarbeitern (Einsparung von unproduktiven Arbeitsstunden) zur Abdeckung von Lastspitzen 23

24 05 Messbare Effekte durch Arbeitszeitflexibilisierung Produktivität und Effizienz steigen durch flexiblen Personaleinsatz Effizienz ca pro MA* I II Einfachere, schnellere Planung Reduzierter Administrationsaufwand Integration aller planungsrelevanten Informationen Automatischer Planvorschlag und Planprüfung Einfachere, komfortable Bedienung & Visualisierung Schnelle Ersatz- & Umplanung Vermeidung mehrfacher Datenpflege Self-Services & Genehmigungs-Workflows Automatische Reports & Auswertungen Potenziale III Transparenz Faktenbasierter Einsatz von Fremdarbeitern Echtzeitprognosen (Personalkosten, Überstunden) Anwesenheitserfassung Produktivität ca pro MA* IV V Synchronisation von Personalbedarf & -einsatz Mitarbeiterorientierter Personaleinsatz Flexibilisierung durch bedarfsorientierte Planung Ausgleich von Über- & Unterdeckungen durch bereichsübergreifende Planung und Einsatz von Springern und Aushilfen Berücksichtigung Mitarbeiterwünsche Abbildung von Anforderungen und Fähigkeiten Verringerung Krankheitsquote Sonstige Datenschutz durch zentrales Berechtigungskonzept Gleichbehandlung aller Mitarbeiter bei der Planung Fairness, Zufriedenheit *Erfahrungswerte aus ATOSS-Projekten, je nach Rahmenbedingung. Aufschlüsselung verfügbar. 24

25 06 Was bringt das konkret für Sie und Ihre Organisation? 25

26 06 Ermitteln Sie den Status Quo, Verbesserungspotenziale, SOLL- Prozesse und spezifische Nutzeneffekte durch eine Prozessanalyse Umfang: 1 Tag Workshop vor Ort 26

27 Download als PDF unter Ihre Fragen Kontakt: DI Mag. Stefan Schneider, ATOSS Software AG, Telefon +43 / stefan.schneider@atoss.com 27