Fact Sheet Workforce Management ARGOS

Transkript

1 Fact Sheet Workforce anagement ARGOS Das umfassende Workforce anagement. Jederzeit den richtigen itarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personalplanung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden. Das Controlling der itarbeiterdaten und Zeitkonten ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, um den effizienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden. Das webbasierte Workforce anagement ARGOS unterstützt übergreifend die Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei dem Zeitmanagement und der ganzheitlichen Personaleinsatzplanung. Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaffen einen ganzheitlichen Überblick über die Personalressourcen. Darüber hinaus werden die itarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess (z.b. Urlaubsanträge stellen) eingebunden und der Verwaltungsaufwand wird reduziert. Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung ARGOS lässt sich vom odul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce anagement ausbauen. Personalressourcen werden effizient eingesetzt und teure Unter- und Überbesetzungen werden vermieden. itarbeiter-self-service ARGOS odule IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de

2 Fact Sheet Workforce anagement ARGOS Personaleinsatzplanung Zeitmanagement flexible Zeitraum- & Arbeitsplatzplanung in der Tages-/ Wochenansicht Unterstützung durch Schichtmodelle Übersicht der onatsplanung Planungsunterstützung durch Kennzahlen Warnungen bei Regelverstößen (z.b. Unter-/ Überbesetzungen, bei Fehlbesetzungen, bei gesetzlichen, tariflichen Regelungen und Betriebsvereinbarungen) Berücksichtigung von Qualifikationen & Pflichtfunktionen Gruppierung nach Abteilung / Bereichen Echtzeit-Übersicht der Saldenstände & der anfallenden Personalkosten im Planungsprozess Planungs-Workflow: planen-prüfen-festschreiben-ändern Duplizieren von Referenzwochen Anlegen von individuellen Tages- und Wochentemplates Übergreifende itarbeiterausleihe Planung der Personalkosten für einen definierten Zeitraum Soll-Ist-Vergleiche Zeiterfassung über Web- oder Zeiterfassungsterminals Auswahlmöglichkeit der Tätigkeit / des Bereiches & Kostenstelle Kontrolle sowie Korrektur der Ist-Zeiten Soll-Ist-Vergleich Arbeitszeitnachweis je itarbeiter/bereich Freigabe der Ist-Zeiten Abbildung von Zuschlags- & Pausenregeln Bewertungen von Abwesenheiten Überwachung von maximal erlaubten onats- & Überstunden Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle Definition & Zuordnung von Kostenstellen Bedarfsermittlung itarbeiter-self-service anuelle Festlegung des Personalbedarfs Erstellung von Bedarfsvorlagen Automatische Berechnung des Personalbedarfs aus prognostizierten & historischen Basiswerten Visualisierung der Bedarfsabdeckung im Einsatzplan Abwesenheitserfassung Genehmigungsworkflow Saldenübersicht Einsicht des persönlichen Einsatzplanes zusätzliche ARGOS App für den itarbeiter Controlling Logistik Online Berichte Erstellung von individuellen Berichten Aufbereitung von Informationen/Controlling-Werte auf der Startseite Übergabe an externe BI-Systeme Anlage von Schichten Zuordnung von Schichten Bewertung der Stempelzeiten anhand der geplanten Schichtzeit ganzheitliche Übersicht für den Zeitbeauftragten Vorplanung Jahreshochrechnung - Planung der Personalkosten für das Folgejahr Vertriebsplanung - Planung der Personalkosten für potentielle Standorte und noch nicht eröffnete Filialen Referenzen IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.

3 Fact Sheet ARGOS Zeitmanagement ARGOS Effektives Zeitmanagement. it dem ARGOS Zeitmanagement werden nicht nur Arbeitszeiten erfasst und kontrolliert, sondern auch bewertet und gemanagt. Die Erfassung der Arbeitszeiten kann über das ortsunabhängige ARGOS Webterminal erfolgen oder über ein Hardware-Terminal. Die automatische Bewertung der Zeiten und die standardisierten Schnittstellen ersparen aufwendige Nacharbeiten bei der Lohn- /Gehaltsabrechnung, da Doppelbuchungen oder Übertragungsfehler ausgeschlossen sind. ARGOS ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Über-/Unterstunden aller itarbeiter. Funktionen itarbeiter Positivzeiterfassung (Hardware- / ARGOS-Webterminal) Saldenabfrage (Zeitkonto, Urlaub) Kostenstellen- & Tätigkeitenauswahl Referenzen Funktionen Vorgesetzter Kontrolle, Korrektur und Freigabe von Zeitbuchungen Soll-Ist-Vergleich Zeitbewertung von An- & Abwesenheiten Übersichtliche Darstellung der Zeitkonten Fehlbuchungsprotokoll Arbeitszeitnachweis je itarbeiter/bereich Diverse Reportings Funktionen Automatische Negativzeiterfassung Berücksichtigung von Zuschlags- & Pausenregeln, gesetzlichen Regelungen, individuellen Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen ( z.b. Einzelhandel, Österreichischer Kollektivvertrag) Automatische Bewertung von An- & Abwesenheiten Automatische Übergabe der bewerteten Zeiten, Krankheits- & Urlaubstage an Lohn & Gehaltssysteme (z.b. DATEV, PAISY, SAP) Vorteile Zeitersparnis beim Zeitmanagement Produktivitätssteigerung Fehlerminimierung bei d. Abrechnung Controlling der Zeitkonten & Kosten Einhaltung der gesetzlichen Regelungen (z.b. indestlohngesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz) Zentrale Datenhaltung & Echtzeitdaten durch webbasierten Zugriff ehrsprachigkeit ARGOS odule Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarsermittlung automatischer Planvorschlag itarbeiter-self-service Logistik IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de Alle aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.

4 ARGOS Auszug der Referenzen basic AG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 32 Anzahl itarbeiter: 750, AT Deichmann SE Branche: Schuheinzelhandel Anzahl Filialen: Anzahl itarbeiter: ca Länder: 24 Dirk Rossmann GmbH Branche: Einzelhandel-Drogerie Anzahl Filialen: mehr als Anzahl itarbeiter: ca Fitness First GmbH Branche: Fitnessebranche Anzahl Filialen: ca. 90 Anzahl itarbeiter: ca Gries Deco Company - Depot Branche: Einzelhandel-Einrichtung Anzahl Filialen: ca. 480 Anzahl itarbeiter: ca , AT, CH Görgens Gruppe Branche: Textileinzelhandel Anzahl Filialen: 100 Anzahl itarbeiter: & AT Kienast Schuhhandels GmbH & Co.KG+ Branche: Schuheinzelhandel Anzahl Filialen: ca. 370 Anzahl itarbeiter: ca ARKANT - Fritz Feldmann GmbH & Co. KG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 30 Anzahl itarbeiter: n.a. SuperBioarkt AG Branche: Lebensmitteleinzelhandel Anzahl Filialen: 26 Anzahl itarbeiter: ca. 700 Reserved GmbH Branche: Textileinzelhandel Anzahl Filialen: Anzahl itarbeiter: ca Ein hoher Bekanntheitsgrad in der Branche in Kombination mit einem sehr guten Ruf haben uns die Entscheidung pro Ethalon erleichtert. Die kompetente enge Projektbetreuung mit fachkundigen ETHALON-Personal hat dazu geführt, dass wir uns von Anfang an gut betreut gefühlt haben. Astrid Kienast, Personalwesen, Kienast Schuhhandels GmbH & Co. KG ETHALON weiß, wie der Handel tickt und deckt somit unsere Anforderungen optimal ab. Die sehr persönliche und professionelle Betreuung während des gesamten Prozesses hat uns von Anfang an absolut überzeugt. ichael Obermeier, Personalleiter der SuperBioarkt AG Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail Operation, Gries Deco Company GmbH ARGOS ist für uns ideal, da sich die Software auch in Zukunft flexibel an unsere Wachstumsziele anpasst. artina Arnold, Personalreferentin und Projektleiterin ARGOS basic AG IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de Stand 2016.

5 Gries Deco Company GmbH plant in Ihren 400 Depot Filialen mit ARGOS kostenübersichtlicher Die Gries Deco Company GmbH mit über itarbeitern, in drei Ländern (D / AT / CH) - suchte 2011 die optimale Personalplanungssoftware für Ihre Filialen. Eine automatisierte Abrechnung und volle Transparenz in Bezug auf die Personalkosten waren Voraussetzung. Da ARGOS diese Voraussetzungen problemlos abdeckt, unterstützt ARGOS nun seit 3 Jahren die Gries Deco Company bei der Personalplanung. Unternehmen Gries Deco Company GmbH Volle Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnung Die Personaleinsatzplanung ARGOS wurde 2012 bei der Gries Deco Company eingeführt. Seitdem wird das Personal dezentral geplant. Die gesetzlichen Vorgaben sowie firmeninterne Arbeitszeitregeln werden in ARGOS systemisch abgebildet. Durch die Schnittstelle zum Abrechnungssystem PAISY wird der Abrechnungsprozess automatisiert und optimiert. Das Unternehmen hat durch die zukunftsgerichtete Hochrechnung Ihrer Personalkosten die volle Kostenkontrolle. Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail - Organisation, Gries Deco Company GmbH Länderspezifische Regelungen wurden angepasst, um ARGOS 2013 in Österreich erfolgreich einzuführen. Ab dem Jahr 2012 wird die in ARGOS integrierte Zeiterfassung in der Zentrale eingesetzt, die itarbeiter erfassen Ihre Arbeits- und Pausenzeiten über ein Webterminal. Ein weiterer Pluspunkt für DEPOT ist, dass ARGOS komplett webbasiert ist und unterschiedlichste Nutzer per Webbrowser mit dem System arbeiten. Dadurch liegen immer aktuelle Daten vor. ARGOS soll 2015 auch in den 31 Schweizer Filialen eingesetzt werden. Hier wird ARGOS auch in französischer Sprache zur Verfügung stehen. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg info@ethalon.de 1

6 Weitere Informationen IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Einführung von ARGOS Neben dem typischen Präsenztraining für die Einführung von ARGOS, hat die Gries Deco Company sich entschlossen ein maßgeschneidertes E-Learning für die itarbeiter bereit zustellen. Dank ARGOS erfolgen unsere Abrechnungen nun automatisch, so konnten wir unseren Verwaltungsaufwand verringern. Hans Dieter Christ, COO, Gries Deco Company GmbH Impressum IT-Informatik GmbH Stand: Durch das E-Learning fühlen sich die itarbeiter sicherer im Umgang mit der Software -dies war einer der Schlüssel für den Erfolg des Projektes. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg

7 it PEP auf Wachstumskurs Europas größter Schuheinzelhändler DEICHANN setzt international auf eine webbasierte Personaleinsatzplanung, die individuell an die IT-Strategie des Unternehmens angepasst wurde. Weltweite Expansion Unternehmen DEICHANN SE Wachstum schreibt sich DEICHANN: itarbeiter sind inzwischen weltweit für den Konzern in Filialen beschäftigt. Aber parallel zu dieser internationalen Expansion in inzwischen 23 Ländern wachsen auch die Herausforderungen. Besonders die IT muss beachten, dass ihr zentrales EDV- System die länderweit sehr unterschiedlichen Standards für Schnittstellen, divergierende Fiskalgesetze, verschiedene elektronische Zahlungssysteme, Sprachen und weitere Besonderheiten optimal integriert. Komplexe Aufgabe für die IT In 2007 suchte DEICHANN eine passende Lösung zur Personaleinsatzplanung (PEP). Bisher verwendete das Unternehmen ein Personalmodul auf Basis von Lotus Notes. Wichtig war für die neue Lösung, dass PEP die Personalstammdaten und Arbeitszeiten problemlos aus den Filialen in die zentrale HR- und Lohnsoftware überträgt. PEP sollte durch das konzernweit eingesetzte SAP-System steuerbar sein. Außerdem wollte man Bearbeitungszeiten beschleunigen, doppelte Daten beseitigen und für eine fehlerfreie Abrechnung sorgen. Dank ARGOS gelingt unseren itarbeitern die Verwaltung von Personaldaten effizienter. Sie können sich intensiver um ihre Kernkompetenz kümmern den Service am Kunden. Uwe etz, Leiter POS-Systeme, DEICHANN Viele PEP-Produkte, die auf dem arkt etabliert sind, konnten diese individuellen Anforderungen jedoch nicht erfüllen. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ARGOS, die Personaleinsatzplanung von ETHALON. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg

8 Weitere Informationen IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Impressum IT-Informatik GmbH Stand: Sichere und effiziente Planung ARGOS erfasst bei DEICHANN automatisch alle relevanten Größen: Vertragsarbeitszeiten, Tarifbestimmungen, Qualifikationen und Freizeitwünsche. Der Zugriff auf PEP erfolgt an der Kasse per Browser. Der Verkaufsleiter profitiert dabei von übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plantafeln. Er hat außerdem in Sachen Budgetkontrolle immer Kennzahlen und Abweichungen, beispielsweise zu verbrauchten und geplanten Kosten, im Blick und kann mögliche Kurskorrekturen vornehmen. Die Zentrale wiederum verschafft sich einen schnellen Überblick über die Filialen und Standorte. Länderspezifisch und individuell anpassbar Ein weiterer Pluspunkt: ARGOS steht in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Es berücksichtigt diverse länderspezifische Tarifmodelle und Regeln, lässt sie sich immer wieder leicht an eine gewünschte Sprache und spezielle nationale Anforderungen anpassen, beispielsweise die sehr individuellen Zuschlagsregeln. Nach der erfolgreichen Einführung von ARGOS in den deutschen Filialen von DEICHANN ist die PEP deshalb seit 2009 auch im internationalen Filialnetz im Einsatz. ittlerweile sind 22 Länder mit ARGOS auch während des laufenden Betriebs abgedeckt worden. Fazit: it ARGOS ist die Personalplanung bei DEICHANN jetzt übersichtlicher, schneller und zuverlässiger. Außerdem kann sie im Rahmen des internationalen Wachstums leicht an die gewünschte Sprache oder spezifische Länderanforderungen angepasst werden. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg