Anleitung. Mailen aus WinSped

Transkript

1 Anleitung Mailen aus WinSped Stand Juli Seite 1

2 Firmenstamm Hinweis Hierzu wenden Sie sich bitte an die Hotline! Im Firmenstamm wird der Mailserver hinterlegt. Wenn externe Anbieter (GMX, Google, etc.) genutzt werden, müssen außerdem Angaben über User und Passwort gemacht werden. Wenden Sie sich dazu an ihren Administrator, um die genaue Authentifizierungsmethode zu ermitteln! Master Authentifizierung Wenn der Server eine Master Authentifizierung erfordert, tragen Sie im Firmenstamm die entsprechenden Daten ein: Seite 2

3 Im Kundenstamm Zunächst müssen Sie gewährleisten, dass alle WinSped-User, welche zukünftig den Mailversand durchführen sollen, als Ansprechpartner im Kundenstamm hinterlegt sind. Hinterlegen Sie diese Daten im Adressstammsatz des eigenen Kreditors, i.d.r. finden Sie diesen unter der Nummer Wählen Sie dort den Ansprechpartner aus, welcher den Mailversand durchführen soll, beachten Sie dabei, dass dem Ansprechpartner wie o.a. der WinSped Benutzer zugeordnet wird. Auf dem Reiter Geschäftlich hinterlegen Sie ihre Adresse. Seite 3

4 User Authentifizierung Wenn eine Authentifizierung für jeden Windows User erforderlich ist, hinterlegen Sie die Daten im Kundenstamm. Beachten Sie dabei, dass an dieser Stelle der User eingetragen werden muss, mit dem sich der Mitarbeiter am hausinternen Mailserver anmeldet. Den Kundenstamm rufen Sie auf unter: Stammdaten / Kunden / Kundenstamm Im Kundenstamm gehen Sie auf den Reiter Ansprechpartner, dort wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus, klicken mit Rechtsklick auf den Mitarbeiter und gehen danach auf Ändern. Unter Ansprechpartner können auf dem Reiter Identifikation die Daten für die User Authentifizierung hinterlegt werden. info@lis.eu. Seite 4

5 Drucksteuerung In der Drucksteuerung wählen Sie nun den Bericht aus, welcher per versendet werden soll. Dabei kann es sich sowohl um die Standard LIS Berichte als auch um eigene Berichte handeln. In dieser Anleitung wird der Mailversand von Rechnungen aus dem Abrechnungscenter behandelt. Dazu klicken Sie zunächst auf LIS Berichte und wählen den Rechnungsdruck aus, danach gehen Sie mit Rechtsklick auf den jeweiligen Bericht und öffnen diesen mit Berichtsgruppe bearbeiten : info@lis.eu. Seite 5

6 Berichtsgruppe Im Bericht prüfen Sie, ob der Haken bei Adressatenfähig? gesetzt ist. Dadurch wird die Adressierung an die Faktura Adresse ermöglicht. Neben dem Feld Dateiname können Sie einen Dateinamen für den Report vergeben: Hinweis Im Fall des Rechnungsdrucks wird als Adressat automatisch die Faktura Adresse als Adressat hinterlegt. Bei einigen Berichten muss der Adressat ggf. manuell ausgewählt werden! (bspw. der Frachtführer beim Transportauftrag SL). Seite 6

7 Es können alle Variablen benutzt werden, welche in der View des verwendeten Berichts zur Verfügung stehen. Die verwendete View finden Sie in der Drucksteuerung in der jeweiligen Berichtsgruppe: (Bsp. Transportauftrag SL) Im Folgenden werden häufig verwendete Variablen aufgeführt: #DATEL# #DATES# #TIME# #F# #A# #ABTSHORT# #L# #J# #M# #T# #M# #T# #H# #N# #S# #V# #WEEKNO# #AufNr# #NrDruck# Datum im Format JJJ.MM.TT Datum im Format JJ.MM.TT Zeit im Format HH:MM:SS Nummer der Firma Nummer der Abt. Kurzname der Abt. Laufende Nummer Jahr aus dem Datum Monat aus dem Datum Tag aus dem Datum Monat aus dem Datum Tag aus dem Datum Stunde der Tageszeit Minute aus der Tageszeit Sekunde aus der Tageszeit Verkehrsart Kalenderwoche aus Haupt-Sicht/-Tabelle Auftragsnummer Rechnungsnummer Seite 7

8 Empfänger Der Empfänger wird bestimmt durch einen Ansprechpartner im Kundenstamm. Unter dem Reiter Ansprechpartner per Rechtsklick einen neuen Ansprechpartner anlegen: Seite 8

9 Danach auf den Reiter Geschäftlich klicken, dort wird die Empfänger Adresse hinterlegt: Nachdem der Ansprechpartner hinterlegt wurde, gehen Sie im Kundenstamm auf den Reiter Drucke. Dort wählen Sie den zuvor angelegten Ansprechpartner aus hinter dem Bericht, welcher per benachrichtigt werden soll. Seite 9

10 Nachdem Sie den Ansprechpartner ausgewählt haben, speichern Sie ihre Einstellungen ab und gehen Sie ins Abrechnungscenter, um einen Rechnungsdruck durchzuführen. In der Druckvorschau steht Ihnen nun der Button Mailen zur Verfügung: Seite 10

11 Bei erfolgreichem Mailversand werden Sie mit der folgenden Meldung benachrichtigt: Danach wird die Rechnung als PDF g t: Sonderfunktionen Bis jetzt wurde nur die Grundkonfiguration durchgeführt. Der Betreff sowie der Text können ebenfalls angepasst werden. Dazu wählen Sie den Bericht in der Drucksteuerung aus: Seite 11

12 Doppelklick auf den Standard : Innerhalb des Berichts gehen Sie auf den Reiter Mail : An dieser Stelle können sowohl Angaben zum Cc als auch zum Bcc gemacht werden. Mehrere Adressen sind durch ein Semikolon (;) zu trennen. Beim Betreff können freie Texte sowie Variablen hinterlegt werden, welche in der zuvor aufgeführten Liste (Seite 6) aufgelistet wurden. Hinweis Beachten Sie, dass die benutzten Variablen beim verwendeten Bericht auch zur Verfügung stehen müssen! (Beim Rechnungsdruck bietet sich die Rechnungsnummer = NrDruck an) info@lis.eu. Seite 12

13 Um einen Text zu hinterlegen, pflegen Sie zunächst den vorgefertigten Text im Modul Textstamm ein (Bereich Stammdaten/ Texte/ Text-Stamm). Auf dem Reiter Langtext können ebenfalls Variablen eingepflegt werden: Wenn Sie danach den Mailversand durchführen, erscheint die mit folgendem Layout: Seite 13

14 Automatischer Mailversand Sie können den Mailversand so einrichten, dass automatisch eine an den Empfänger versendet wird, sobald der jeweilige Bericht gedruckt wird. Hierzu den Bericht auswählen, welcher als versendet werden soll und unter Eigenschaften folgende Einstellungen vornehmen: Im Bericht den Haken Mailen? setzen. Jetzt wird immer eine verschickt, sobald der Bericht gedruckt wird. Seite 14

15 Automatischer Mailversand nur bei bestimmten Kunden Wenn Sie nur bei bestimmten Kunden den Versand automatisieren möchten, setzen Sie den Haken Mailen? im Bericht nicht. Nachdem Sie geprüft haben, dass der Haken neben Mailen? nicht gesetzt wurde, gehen Sie im Kundenstamm des Empfängers auf den Reiter Drucke : Dort wählen Sie wieder den Rechnungsdruck aus und setzen den Haken bei Übersteuern und Mailen. Die Kunden, bei denen die oben genannten Parameter im Kundenstamm hinterlegt wurden, bekommen automatisch eine , sobald der Rechnungsdruck ausgelöst wird. info@lis.eu. Seite 15