Dokumente per Mail versenden V 6.6

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1 Dokumente per Mail versenden V 6.6 Futura Retail Solutions AG Harburger Schloßstraße 28 D Hamburg Phone: +49 (0) 40 / Fax: +49 (0) 40 / info@futura4retail.com

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Notwendige Stammdaten SMTP Konfiguration Berichte (Reports) Mail-Workflow-Aktivitäten Gemeinsame Parameter Parameter der Aktivitäten BestellungMailVersenden und BestellungProFilial Versenden Parameter der Aktivitäten KundenauftragMailVersenden und KundenlieferscheinMailVersenden Parameter der Aktivität KundenrechnungMailVersenden Parameter der Aktivität UmlagerungsAuftraeg Versenden Werte für Parameter eingeben Vorschlagswert Variable Platzhalter in MailSubject und MailText Platzhalter für Werte aus den Dokumenten Platzhalter für Datum Bestehende Workflows VK Preisänderung per Mail versenden Auslösen von Alarmen (Alerts) Stand:

3 1 Einleitung Die Futura4Retail bietet in verschiedenen Funktionsbereichen den Dokumentenversand per an. Die nachfolgende Beschreibung unterstützt Nutzer im Verständnis und in der Anwendung der Funktionalität. Die Dokumente werden als PDF-Anhang per Mail verschickt. Empfänger der Mails sind Lieferanten, Filialen oder Kunden, je nach Dokumenttyp. Die Mailobjekte sind in folgenden Domänen und Workflows zu finden: - Kundenauftrag Hier können die Mails an den Kunden und die Filiale geschickt werden (Kundenaufträge, Kundenlieferscheine und Kundenrechnungen). - Bestellungen Hier können die Mails an den Lieferanten und die Filiale geschickt werden. - Warensteuerung Hier können die Mails an die annehmende und abgebende Filiale geschickt werden (Umlagerungsaufträge an annehmende und abgebende Filiale). Nachfolgend werden die Mail-Workflows, deren Konfigurationsmöglichkeiten und die Voraussetzungen beschrieben. 2 Notwendige Stammdaten Zum Verschicken von Mails ist die Eingabe von Stammdaten notwendig. 2.1 SMTP Konfiguration System->Stammdaten->Stammdaten allgemein Die im Knoten SMTP-Konfigurationen vorhandenen Konfigurationen stehen in den PerMail- Versenden-Workflows (Mail-Workflows) als Auswahl für den Workflow-Parameter SmtpConfigurationIn zur Verfügung. Im Bereich SMTP Konfiguration/Dokumentenversand müssen die SMTP-Daten eines 'echten' Mailservers eingegeben werden. Dieser übernimmt das Versenden der Mails. Stand:

4 Über die Schaltfläche [Sende Testmail an Absender] können die eingegebene Daten durch eine abgehende geprüft werden. Konnte die Mail nicht versendet werden, erscheint eine Fehlermeldung mit dem zugehörigen Grund. 2.2 Berichte (Reports) Die Dokumente werden als PDF-Anhang verschickt. Das Layout der PDF-Anhänge wird durch den Bericht (Report) bestimmt, der in den Workflowparametern festgelegt wurde. Es sind dieselben Reports, die auch beim Drucken der Dokumente verwendet werden. Aber nicht nur der PDF-Anhang, sondern auch der Mailtext kann mittels eines Reports festgelegt werden. 3 Mail-Workflow-Aktivitäten Für die verschiedenen Dokumenttypen stehen jeweils passende Aktivitäten zur Verfügung, die in den Workflows benutzt werden. Die verschieden Aktivitäten haben gemeinsame, aber auch individuelle Parameter, die hier beschrieben werden. 3.1 Gemeinsame Parameter Die gemeinsamen Parameter werden für alle Aktivitäten genutzt. Ab Kapitel 3.2 werden die spezifischen Parameter der Aktivitäten ausgeführt. BCC Es wird ein versteckter Empfänger hinzugefügt. CC Es wird ein weiterer Empfänger hinzugefügt. DocumentReportIn Der Report, der für die PDF-Anhänge verwendet wird. 4 Stand:

5 Documents Liste der Dokumente, die verarbeitet (verschickt) werden. IsBatchActivity Ist dieses Flag gesetzt, werden bei der Verarbeitung der Aktivität keine Fenster geöffnet. MailSubject Die Betreffzeile der Mail. Es werden verschiedene Platzhalter (Feldnamen, Datumsangaben) unterstützt. Diese werden später beschrieben. MailText Der Text der Mail. Ist der Parameter MailTextReportIn gesetzt, wird MailText nicht verwendet. MailText unterstützt ebenfalls Platzhalter, analog zu MailSubject. MailTextReportIn Report, der als HTML-Text in den Mailtext übernommen wird. OneAttachmentPerDocument Bei gesetztem OneAttachmentPerDocument wird aus allen Dokumenten nur ein PDF-Anhang erzeugt. Ist OneAttachmentPerDocument nicht gesetzt, wird pro Dokument ein Anhang erzeugt. On PerRecipient Bei gesetztem On PerRecipient werden die Dokumente mit nur einer Mail pro Empfänger verschickt. Abhängig von OneAttachmentPerDocument kann der Anhang für alle Dokument oder pro Dokument verarbeitet werden. SmptConfiguration Hier wird die SMTP-Konfiguration festgelegt, mit der die Mails verschickt werden. 3.2 Parameter der Aktivitäten BestellungMailVersenden und BestellungProFilial Versenden Nach dem fehlerfreien Versenden der Mail, wird der Verarbeitungsstatus auf Exportiert gesetzt. AnsprechpartnerTyp Ist SendToSupplier nicht gesetzt, ist der Mailempfänger der Ansprechpartner mit dem entsprechenden Ansprechpartnertyp. Ist kein Ansprechpartner vorhanden, ist der Mailempfänger der Lieferant selbst. SendToSupplier Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToSupplier ist der Lieferant selbst der Mailempfänger, sonst an den Ansprechpartner. 3.3 Parameter der Aktivitäten KundenauftragMailVersenden und KundenlieferscheinMailVersenden SendToCustomer Stand:

6 Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToCustomer ist der Kunde der Mailempfänger, sonst die Auftragsfiliale bzw. deren Ansprechpartner (siehe AnsprechpartnerFilialeTyp) AnsprechpartnerFilialeTyp Ist SendToCustomer nicht gesetzt, ist der Mailempfänger der Ansprechpartner mit dem entsprechenden Ansprechpartnertyp. Ist kein Ansprechpartner vorhanden oder der Parameter UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die Filiale der Mailempfänger. UseAnsprechpartnerFilialeTyp Ist SendToCustomer nicht gesetzt, entscheidet UseAnsprechpartnerFilialeTyp, ob die Filiale selbst oder deren Ansprechpartner Mailempfänger ist. 3.4 Parameter der Aktivität KundenrechnungMailVersenden SendToCustomer Bestimmt die Mailempfänger. Bei gesetztem SendToCustomer ist der Kunde der Mailempfänger, sonst sind die Auftragsfilialen bzw. deren Ansprechpartner (siehe AnsprechpartnerFilialeTyp) Mailempfänger. AnsprechpartnerFilialeTyp Ist SendToCustomer nicht gesetzt, sind die Ansprechpartner der Auftragsfilialen mit dem entsprechenden Ansprechpartnertyp Mailempfänger. Ist kein Ansprechpartner in der entsprechenden Filiale vorhanden oder der Parameter UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die Filiale selbst Mailempfänger. UseAnsprechpartnerFilialeTyp Ist SendToCustomer nicht gesetzt, entscheidet UseAnsprechpartnerFilialeTyp, ob die Auftragsfilialen selbst Mailempfänger sind oder sonst deren Ansprechpartner. 3.5 Parameter der Aktivität UmlagerungsAuftraeg Versenden Nach dem fehlerfreien Versenden der Mail an die abgebende Filiale (Parameter SendToBranchFrom ist gesetzt), wird der Umlagerungsauftrag auf IstGedruckt gesetzt. AnsprechpartnerFilialeTyp Ist UseAnsprechpartnerFilialeTyp gesetzt, ist der Ansprechpartner der abgebenden/annehmenden Filiale mit dem entsprechend Ansprechpartnertyp Mailempfänger. Ist kein Ansprechpartner vorhanden oder der Parameter UseAnsprechpartnerFilialeTyp nicht gesetzt, ist die abgebende/annehmende Filiale selbst Mailempfänger. SendToBranchFrom Ist SendToBranchFrom gesetzt, ist der Mailempfänger die abgebende Filiale bzw. deren Ansprechpartner, sonst die annehmende Filiale bzw. deren Ansprechpartner. UseAnsprechpartnerFilialeTyp 6 Stand:

7 Ist UseAnsprechpartnerFilialeTyp gesetzt, ist der Ansprechpartner der abgebenden/annehmenden Filiale Mailempfänger, sonst die abgebende/annehmende Filiale selbst. 4 Werte für Parameter eingeben Für die Eingabe der Parameterwerte in den Workflows gibt es zwei Möglichkeiten. Sollen die Werte einmalig für einen Workflow zur Verfügung stehen, kann der Vorschlagswert befüllt werden. Soll ein Wert für mehrere Workflows zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich eine Variable zu definieren. Variablen bleiben auch bei Updates erhalten. 4.1 Vorschlagswert Der Vorschlagswert kann ein oder mehrere, mit Semikolon getrennte, Eingaben enthalten. Achtung! Update überschreibt die Vorschlagswerte oder Workflows vor dem Update exportieren, nach dem Update importieren. 4.2 Variable Im Organisation Designer im Reiter Orga Modell eine neue Variable anlegen. ID: Selbstgewählter Name Typ Name: String oder Boolean, je nach erwartetem Eingabewert Ist Liste: wenn gesetzt, können auch mehrere Eingabewerte verarbeitet werden Stand:

8 Im Reiter Organisation/Parameter einen neuen Eintrag vornehmen und die möglichen Werte eingeben. In der ersten Spalte kann die Variable ausgewählt werden. Am Workflow die Variable auswählen. 8 Stand:

9 5 Platzhalter in MailSubject und MailText 5.1 Platzhalter für Werte aus den Dokumenten Die Parameter MailSubject und MailText können Platzhalter enthalten, die beim Erstellen der Mail ersetzt werden durch die Werte aus dem jeweiligen Dokument. Werden mehrere Dokumente in einer Mail verschickt, werden die Platzhalter mit den Werten des ersten Dokuments ersetzt. Syntax: Die Felder der Dokumente werden in geschweifte Klammern {} eingeschlossen. Bsp. für Kundenauftrag mit Nummer 5: Parameter MailSubject: Ihr Kundenauftrag mit Nummer {Nr} Resultierender Betreff des Mails: Ihr Kundenauftrag mit Nummer Platzhalter für Datum Um das aktuelle Tagesdatum oder das aktuelle Tagesdatum mit Uhrzeit in der Mail setzen zu können, gibt es entsprechende Datumsplatzhalter. Syntax: Die Datum-Tags werden eingeschlossen geschweifte und eckige Klammern {[]}. Mögliche Tags: Tagesdatum {[Today]} Tagesdatum mit Uhrzeit {[Now]} Weiter können jeweils ganze Tage addiert bzw. subtrahiert werden. Die Syntax dazu ist: Leerzeichen, dann + oder, dann Leerzeichen, dann Anzahl Tage: Stand:

10 Bsp.:. Heute ist der :44:15: Heute: {[Today]} -> Jetzt: {[Now]} -> :44:15 Gestern: {[Today - 1]} -> Jetzt vor einem Tag: {[Now - 1]} -> :44:15 Übermorgen: {[Today + 2]} -> Jetzt in 2 Tagen: {[Now + 2]} -> :44:15 Weiter kann das Datum formatiert werden: Syntax: Leerzeichen, dann Formatstring: Heute: {[Today yyyy.mm.dd]} -> Morgen: {[Today +1 yyyy.mm.dd]} -> Weitere Infos zu Formatstrings: Standard Date and Time Format Strings: Custom Date and Time Format Strings: 6 Bestehende Workflows Bestellungen per Mail versenden Umlagerungsauftraege per Mail an abgebende Filiale Umlagerungsauftraege per Mail an annehmende Filiale Kundenauftraege per Mail versenden Kundenlieferschein per Mail versenden Kundenrechnung per Mail versenden 6.1 VK Preisänderung per Mail versenden Unter Stammdaten/Stammdaten Allgemein muss die SMTP-Konfiguration konfiguriert sein (Server und -Sender), die im Workflow für den Versand verwendet wird (Siehe 2.1 SMTP Konfiguration). Abbildung 1: SMTP-Konfiguration aufrufen 10 Stand:

11 Unter Verkauf/Filiale/Person muss auf oberster Ebene eine gültige (Empfänger-) -Adresse eingetragen sein. Abbildung 2: Ansicht der geöffneten Filiale Workflow-Designer öffnen (System/Administration/Workflow Designer). Hier befindet sich unter Workflow System/Warensteuerung/Workflows der neue Workflow VK- Preisänderungen per Mail an Filiale schicken. Auf dem Eingangsknoten zu SendMailWithPriceChangesToBranches kann der Report hinterlegt werden, der per Mail versendet wird (Bsp. Preisänderung per Mail senden). Stand:

12 Zudem kann hier die SMTP-Konfiguration geändert werden, über die der Report dann versendet wird (Bsp.: Dokumentversand). Mit dem Versand der Preisänderungslisten wird eine Nachricht in das Ereignismanagement geschrieben. Bei erfolgreichem Versand wird die Anzahl der versandten Mails übertragen, andernfalls eine Fehlermeldung. 7 Auslösen von Alarmen (Alerts) Tritt beim Versenden der Mails ein Fehler auf, werden Alarme (Alerts) ausgelöst. Die Alarme enthalten die Dokumente, die nicht per Mail verschickt werden konnten. In der Event-Ansicht des Workbaskets wird der aufgetretene Fehler im Reiter Details angezeigt. Die Nachricht enthält neben der Fehlermeldung auch Infos über den aufrufenden Workflow. 12 Stand:

13 Nach Beseitigung der Fehlerursache, kann der entsprechende Workflow im Reiter Daten mit den nicht gesendeten Dokumenten aufgerufen werden. Stand: