Alarm- und Ereignisverwaltung V 6.6

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1 Alarm- und Ereignisverwaltung V 6.6 Futura Retail Solutions AG Harburger Schloßstraße 28 D Hamburg Phone: +49 (0) 40 / Fax: +49 (0) 40 / info@futura4retail.com

2 Inhaltsverzeichnis 1 Voraussetzungen Alarm-/Ereignismanagement einrichten Bedingungen Abfrage Bedingungen Verknüpfte Bedingungen Voreingestellte Bedingungen Aktionen Mail Aktionen Voreingestellte Aktionen Alarme Kategorien und Alarme anlegen Bereich Alarme Detailbereich Workbasket Alarm-/Ereignisverwaltung Monitore Vorgänge Ansicht Events Beispiel: Automatisierung eines Bestellvorschlags Bedingung festlegen Aktion anlegen Alarm anlegen Überwachung anlegen Einstellungen am Workflow Darstellung der Tabellenstruktur Stand:

3 Die Alarm- und Ereignisverwaltung soll regelmäßig wiederkehrende Abläufe automatisieren. Dazu werden Bedingungen, Aktionen und Alarme definiert. Regelmäßig laufende Jobs liefern Aufgaben im Workbasket. Alle betroffenen Datensätze können direkt bearbeitet werden. Daraus ergeben sich für die Alarm- und Ereignisverwaltung, auch als Alertmanagement bezeichnet, zwei Aufgabenbereiche: - Automatisierung von Prozessen, insbesondere in der Warensteuerung - Überwachung von automatisierten Prozessen und Werten Beispiele: Ein Mitarbeiter muss Umlagerungsvorschläge prüfen, wenn das in einem festgelegten Zeitfenster nicht passiert, weist ein Alarm darauf hin. Oder die Qualitätsüberwachung von Stammdaten wird mit der Prüfung, ob ein Artikelbild vorhanden ist, über die Alarmverwaltung abgewickelt. Die Alarm- und Ereignisverwaltung wird in den Stammdaten eingerichtet. Die Überwachung der Ereignisse und Alarme ist Bestandteil der Domain Workbasket. 1 Voraussetzungen Für den Einsatz der Alarm-/Ereignisverwaltung muss der Medeas Framework Service laufen (Zur Kontrolle Medeas.Install.UtilityApp.exe im Rootverzeichnis der Installation starten, Utility anklicken und Services aufrufen). 2 Alarm-/Ereignismanagement einrichten Die Einrichtung der Bedingungen, Aktionen und Alarme finden unter System/Stammdaten/Alarm- /Ereignismanagement statt. Hier werden Bedingungen und Aktionen festgelegt und zu Alarmen verknüpft. Stand:

4 2.1 Bedingungen Mit den Bedingungen wird die Frage geklärt - Was soll das System prüfen? Dabei wird zwischen einfachen Abfragebedingungen, verknüpften Abfragebedingungen und voreingestellten Bedingungen unterschieden werden Abfrage Bedingungen Hier werden einfache Abfragen angelegt und gezielt Daten geprüft. Werden Datensätze unter den Abfrage Bedingungen gefunden, trifft die Bedingung zu. Eine neue Bedingung wird über einen Rechtsklick im Bereich Abfragebedingungen und die Funktion Alarm Bedingung Neu angelegt. Über diesen Weg können bestehende Bedingungen auch gelöscht werden. Für jede Bedingung sollte das Feld Name beschreibend gefüllt werden. Diese Bezeichnung wird später in Verknüpfungen angezeigt. Der Datentyp filtert die Felder, die in der Suche zur Verfügung stehen. Wird das Feld nicht befüllt, kann keine Bedingung angelegt werden. Reiter Suchen Im Reiter Suchen werden, wie bei der Erweiterte Suche, Bedingungen definiert. Über die Schaltfläche [Abfrage prüfen] kann ermittelt werden, ob gültige Datensätze vorhanden sind. Die Parametrisierung ist hier nicht möglich. 4 Stand:

5 Vorlagen und Optionen Die Einstellmöglichkeiten der Reiter Vorlagen und Optionen werden aktuell nicht unterstützt Verknüpfte Bedingungen In diesem Reiter können alle bestehenden Bedingungen verknüpft werden. Dabei müssen die Datentypen der zu vergleichenden Bedingungen gleich sein. Wird im Feld Links eine Bedingung ausgewählt, werden im Feld Rechts nur Bedingungen mit dem gleichen Datentyp zur Auswahl angeboten. Mit dem Operator wird die Verknüpfungsart festgelegt. Müssen beide Bedingungen zutreffen, wird AND (und) gewählt. Muss mindestens eine Bedingung zutreffen, ist OR (oder) zu setzen. Mit rechter Maustaste auf den Bereich Verbundene Konditionen und die Funktion Alarm Bedingung Neu können neue verknüpfte Bedingungen angelegt werden. Stand:

6 2.1.3 Voreingestellte Bedingungen Eine weitere Möglichkeit zur Erstellung von Bedingungen ist die Verwendung von Voreingestellten Bedingungen. Sie werden auf spezielle Anforderungen zugeschnitten - können aber dennoch konfiguriert werden. Die unten stehende Tabelle zeigt die aktuellen Möglichkeiten auf. Benötigt ein Kunde eine weitere Voreingestellte Bedingung, ist die Produktentwicklung anzufragen. Auch hier werden neue Bedingungen mit rechter Maustaste im Bereich Verbundene Konditionen und die Funktion Alarm Bedingung Neu angelegt. Über den Ausgangsparametertyp kann festgelegt werden, welchen Datentyp die zurückgegebenen Daten aufweisen sollen. PresetCondition Beflockungsaufträge mit überschrittenem Liefertermin Bestellungen Condition Kundenauftrag Lieferdatum überschritten Kundenaufträge ohne Bestand Nachlieferfrist überschritten Statistic Selection Condition Umsatz mit Rabatt größer als Vertragscondition Parameter AnzahlTage, KundenGruppeNr RabattGroeßerAls RabattKleinerAls MengeGroesserAls MengeKleinerAls AnzahlTage Nachlieferfrist ArtikelConditionIn FilialConditionIn StatisticSelection RabattWert LetzteXTage ContractName TypeCode AnyDateTime AnyInt ArtikelSelection Value1 Value2 6 Stand:

7 Für die Parameter kann ein Wert gesetzt werden (Value). Aktuell ist dies nur möglich, wenn nach der Änderung die STRG-Taste gedrückt gehalten wird und mit der Maus ein anderes Eingabefenster angeklickt wird. Dies ist ein Workaround. Die Voreingestellten Aktionen werden als dll-datei (medeas.alertmanagement.alertpresets.dll) mitgeliefert und müssen in das Alarm-/Ereignismanagement eingespielt werden. Dazu bietet ein Rechtsklick auf Voreingestellte Aktionen die Es öffnet sich ein neues Fenster. Eine Zusammenfassung des Vollbildfensters ist unten zu sehen. Stand:

8 Hier wird das Root-Verzeichnis der Installation ausgewählt. [Weiter] startet die Suche. Die Meldung Einen Moment bitte, die möglichen Assemblies werden ermittelt zeigt den Fortschritt. Wenn Assemblies gefunden wurden, über [Registrieren] und [Fertig] den Prozess fortsetzen. Andernfalls erscheint die Meldung Es wurden keine registrierbaren Assemblies gefunden. Der Zustand kann auftreten, wenn die Assemblies bereits installiert sind. Mit [Zurück] kann ein neuer Pfad ausgewählt werden. Alternativ kann [Abbrechen] den Prozess beenden. 2.2 Aktionen Der Bereich Aktionen beschäftigt sich mit der Frage - Was soll getan werden? Aktuell wird zwischen Mail Aktionen und Voreingestellten Aktionen unterschieden Mail Aktionen Die Mail Aktion unterstützt den Meldungsversand per . Als Voraussetzung muss unter System/Stammdaten/Stammdaten Allgemein/SMTP-Konfiguration eine eigene Konfiguration eingerichtet werden. Die Zugangsdaten zum Mailserver sind erforderlich. Nun können nach dem Anklicken der Mail Aktion in der Struktur über rechte Maustaste im rechten Bereich Mail Aktionen und die Funktion Mail Aktion Neu oder Strg+N eigene Mails mit Empfänger und Text eingerichtet werden. 8 Stand:

9 Der Name der Mailaktion sollte beschreibend sein und wird im Monitor wieder verwendet. Die Felder Empfänger, CC, BCC und Standard Mail-Betreff bilden die Kopfdaten der . Im linken Textfeld können freier Text und die Platzhalter aus dem rechten Fenster kombiniert werden. Die Platzhalter können mit gedrückter Maustaste in den freien Text gezogen werden. Zeilenumbrüche werden mit dargestellt. Achtung! Für den Versand muss die SMTP-Konfiguration ausgewählt sein Voreingestellte Aktionen Ähnlich wie die Voreingestellten Bedingungen basieren die Voreingestellten Aktionen auf mitgelieferten Bausteinen. Aktuell stehen dafür zwei Prozeduren zur Verfügung. Die Aktion Beschreibung ändern Aktion ist nur für Testzwecke der Entwickler angelegt worden. Der Eingangsparameter Typ definiert, auf welche Datentypen reagiert werden soll. Eine korrekte Auswahl erleichtert das Anlegen des Alarms. Stand:

10 Voreingestellte Aktion Eingangsparameter Typ Parameter Beschreibung ändern Aktion Artikel, PerArtikel, Description Medeas.Retail.Artikel.PerArtikel Minimal-/ Idealbestand - Prozedur ausführen Artikel, PerArtikel, Medeas.Retail.Artikel.PerArtikel oder EAN, PerEan, Prozedur Warensteuerung - Prozedur ausführen 2.3 Alarme Medeas.Retail.Artikel.PerEan Artikel, PerArtikel, Medeas.Retail.Artikel.PerArtikel oder EAN, PerEan, Medeas.Retail.Artikel.PerEan Typ Prozedur Im Bereich Alarme werden die Alarme angelegt und mit den Aktionen verbunden. Das Anzeigen der Ereignisse (Ergebnisse der Alarme) oder das manuelle Auslösen der Alarme sind im Workbasket möglich. Im Bereich Struktur können eigene Kategorien und Unterkategorien angelegt werden. Die Kategorien Futura4Retail Service und System sind vorgegeben, können bearbeitet, aber nicht gelöscht werden. 10 Stand:

11 2.3.1 Kategorien und Alarme anlegen Im Beispielsystem sind für eine sortierte Ablage neben den Standardkategorien Futura4Retail Service und System die folgenden Bereiche angelegt: - Artikel, - Bestellungen (Lieferant), - Futura4Retail Service - Kundenauftrag und - System In diesen Bereichen können neue Kategorien hierarchisch abgelegt werden. Auf Kategorien und Unterkategorien gibt es folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: Neu -> es wird unter dem angeklickten Element eine neue Kategorie eingefügt Editieren -> es kann der Kategorie Name geändert werden Löschen -> das Element und alle darunterliegenden Elemente werden gelöscht DeleteAllElements -> Löscht alles, was drunter ist -> erforderliche Korrektur angezeigt (MED-10408), soll entfernt werden Auf den Hauptknoten der Struktur gibt es zusätzlich Unassign -> erforderliche Korrektur angezeigt (MED-10408) ), soll entfernt werden Bereich Alarme Mit Klick auf eine Kategorie werden alle darunter angelegten Alarme angezeigt. Stand:

12 Begriff: Alarme dienen dem Beschreiben eines Ereignisses mit Schweregrad, auszuführenden Aktionen und Benachrichtigungen. Mit Klick auf einen Alarm im Bereich Alarme aktualisiert sich der Bereich Details mit den hinterlegten Eigenschaften. Neue Alarme können über die rechte Maustaste angelegt werden. Alternativ kann in der Symbolleiste das Icon Alarm Neu oder Strg+N im Alarme-Bereich verwendet werden. Die Einstellungen eines neuen Alarms werden im Detailbereich vorgenommen. Änderungen sind mit Strg+S oder Sichern über die Symbolleiste zu übernehmen Detailbereich Im Bereich Details können in vier Registern die Einstellungen zum Alarm eingerichtet werden. Details Der Name des Alarms ist frei eingebbar und wird in der Überwachung angezeigt. Der Schweregrad ist eine Nutzereinschätzung in den Stufen: Information, Warnung, Fehler, Schwerer Fehler -> Wird der Schweregrad noch für irgendwas eingesetzt? Achtung Anzeigefehler! Beim Speichern wird der eingestellte Schweregrad nicht ins Grid übernommen, sondern erst mit Klick auf eine andere Zeile aktualisiert. Gelesen Markierung: 12 Stand:

13 Der Medeas Framework Service bereinigt alle Ereignisse, die älter als 7 Tage und als gelesen markiert sind. Ein Datensatz kann über einen Rechtsklick und die Funktion Als gelesen markieren bearbeitet werden. Wenn der Haken des Auswahlfeldes Als gelesen markieren gesetzt ist, sind alle Ereignisse schon beim Erstellen als gelesen markiert. Benachrichtigen -> Hier wird eine Gruppe oder ein Benutzer ausgewählt, die das Ereignis in den Workbasket bekommen. Im Feld Bezeichnung kann der Alarm erläutert werden. Die ausgewählten Rollen im Bereich Sichtbarkeit für Rollen (RoleVisibilities) können diesen Alarm konfigurieren. Wenn keine Rolle angehakt ist, können alle Nutzer die Konfiguration bearbeiten. Die Rolle Medeas kann immer alles. Mail Aktionen Im Reiter Mail Aktionen können dem Alarm eine oder mehrere angelegte Mail Aktion/en zugewiesen werden. Wird der Alarm ausgelöst, werden die Mails versandt. Sonstige Aktionen Im Reiter Sonstige Aktionen können Workflows innerhalb des Alarms ausgelöst werden. Wird für die Auswahl der Typ Eingangsparameter gesetzt, werden nur die Workflows angezeigt, die einen solchen Eingangsparameter haben. Ist das Auswahlfeld Liste gesetzt, können mehrere Workflows und Voreingestellte Aktionen kombiniert werden. Wird eine Workflow Aktion zugewiesen, steht diese im Reiter Auftrag Aktion ausführen. Je nach zugewiesenem Workflow entsteht eine Aufgabe im Workbasket des Bearbeiters. Stand:

14 Auftrag Aktion ausführen Hier wird wahrscheinlich eine Reihenfolge festgelegt. Über die zwei Schaltflächen können die markierten Einträge auf und ab bewegt werden. Der oben stehende Eintrag wird zuerst ausgeführt. Allerdings fehlt für die Sortierung der Workflows/Aktionen aktuell die Implementierung im Framework! Das ist noch Zukunftsmusik! Alternativ kann das Szenario über zeitlich aufeinander abgestimmte Monitore realisiert werden. 3 Workbasket Die Domain Workbasket enthält neben dem Workflow Alarm-/Ereignisverwaltung Monitore zur Einrichtung von Überwachungen, die Reiter Vorgänge und Ansicht Events zur Bearbeitung der Ereignisse und Alarme. 14 Stand:

15 3.1 Alarm-/Ereignisverwaltung Monitore Der Workflow Alarm-/Ereignismanagement Monitore ermöglicht das Einstellen von automatischen Überprüfungen oder manuelles Auslösen der Alarme. Eine neue Überwachung wird im Workflowfenster im Reiter Details unten über rechte Maustaste und die Funktion Neu bzw. Neu in der Symbolleiste oder alternativ über Strg+N angelegt. Es sollte ein beschreibender Name für die Überwachung eingegeben werden. Das Feld Letzte Prüfung zeigt den Zeitstempel der letzten Überprüfung an. Über die Schaltfläche Erzwungener Start kann die Überprüfung sofort ausgelöst werden. Das Setzen des Ankreuzfeldes Nur neue Anfrage oder Datenänderung begrenzt die Ereignisse auf neue oder Datensätze, die geändert wurden. Allerdings funktioniert das nur für Typen, die eine ChangedAt-Spalte besitzen. Zum Prüfen des Typs kann in der Abfrage geschaut werden, ob ChangedAt im root des angegebenen Typs enthalten ist. Über die Auswahl Bedingung wird die Überwachung mit der Bedingung verknüpft. Im Bereich Intervall wird die Überwachung über das Ankreuzfeld aktiviert und eingestellt, wann die Überprüfung durchgeführt werden soll. Der Bereich Sichtbarkeit für Rollen legt fest, wer diese Überwachung bearbeiten darf. Wenn keine Rolle angehakt, ist die Konfiguration für alle möglich. Die Rolle Medeas kann immer alles. Im Reiter Alarme werden die bestehenden Alarme zugewiesen. Im Bereich Mögliche Alarme sind die Alarme mit dem ausgewählten Eingangsparameter zu sehen und können per Doppelklick oder mit der gedrückten linken Maustaste in den Bereich Zugewiesene Alarme bewegt werden. Alle Änderungen an der Überwachung (dem Monitor) sind über die Menüleiste oder Strg+S zu speichern. Und nun? Stand:

16 Über den Medeas Framework Service werden die Überwachungen alle 15 min geprüft. Zuerst wird das Intervall geprüft, dann die Bedingungen abgefragt. Wenn die Bedingung zutreffend ist und mindestens ein Datensatz zurückgegeben wird, wird der Alarm ausgelöst. Mit dem Alarm wird die darin enthaltene Aktion ausgeführt und ein Ereignis geschrieben. Alle Ereignisse sind im Workbasket/Ansicht Events (Kapitel 3.3 Ansicht Events ) einsehbar. 3.2 Vorgänge Der Reiter Vorgänge sammelt alle Ereignisse, die auf Interaktion warten. Dabei werden die Ereignisse nur für Gruppen oder Benutzer angezeigt, die bei der Benachrichtigung (Detail des Alarms) eingetragen wurden. Hier werden alle Aktivitäten und ausstehende Workflows eines Benutzers gesammelt, die einem Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet worden sind. Mit einem Rechtsklick auf eine Aufgabe können die folgenden Arbeitsschritte eingeleitet werden. Aufgabe starten -> Details: warum der Alarm ausgelöst wurde und unter Daten: was noch getan werden muss. Nachdem eine Aufgabe gestartet wurde, wird sie aus der Vorgänge Übersicht entfernt. Aufgabe bearbeiten -> bei den ausgewählten Aktivitäten kann das Startdatum, die Fälligkeit und eine Beschreibung bearbeitet werden. Aufgabe delegieren > weist die Aufgabe gezielt einem Benutzer mit der notwendigen Rolle zu. Andere Benutzer mit der gleichen Rolle, können die Aufgabe nicht mehr sehen. 16 Stand:

17 Aufgabe aufheben > gibt die Aufgabe zurück. Der aktive Bearbeiter darf nicht der Initiator der Aufgabe sein. Dient dem schnellen Rückweisen einer per Delegieren oder Eskalation zugewiesenen Aufgabe. Eskalation > kann ausgeführt werden, wenn der OE des aktiven Mitglieds ein Supervisor zugeordnet ist. Bei Ausführung wird an diesen delegiert. 3.3 Ansicht Events Der Reiter Ansicht Events zeigt neben der abgebildeten Struktur der Konfiguration alle Ereignisse. Diese sind optisch danach zu unterscheiden, ob sie den Status gelesen (ForceMarkedAsRead ) oder ungelesen haben. Mit Rechtsklick auf ein Ereignis kann der Status geändert oder das Ereignis manuell gelöscht werden. Für jedes Ereignis werden der Alarmname (Alertname), der Zeitstempel der Ausführung (Timestamp) und die Quelle des Ereignisses (Source) angezeigt. Ein Bild für den Schweregrad hilft bei der optischen Kontrolle: grüne Kugel -> Information oder Keine Angabe orange Kugel -> Warnung rote Kugel -> Fehler oder Schwerer Fehler Stand:

18 Mit Klick auf ein Ereignis werden im Reiter Details neben den Alarminformationen, die Anzahl der zutreffenden Datensätze angezeigt. Im Reiter Daten werden alle zutreffenden Datensätze angezeigt. Wie in den entsprechenden Ansichten können weitere Spalten hinzugefügt oder Workflows zur Bearbeitung gestartet werden. Dabei kann die Bearbeitung für einzelne oder mehrere markierte Datensätze ausgeführt werden. 4 Beispiel: Automatisierung eines Bestellvorschlags Am Beispiel eines automatischen Bestellvorschlags soll der Umgang und die Funktionsweise des Alarm- und Ereignismanagements verdeutlich werden. 18 Stand:

19 Voraussetzungen: - Hinterlegte Warensteuerungsdaten - Minimalbestände > 0 also gesetzt und Bestände = 0, dringende Bestellung erforderlich - Automatische Bestellung - Achtung! Framework Service muss laufen! Nachfolgend werden die einzelnen Schritte erläutert. Die Einrichtung des Alarm-/ Ereignismanagements wird über System/Stammdaten/Stammdaten Alarm-/Ereignismanagement aufgerufen. Es muss eine Bedingung, eine Aktion und ein Alarm angelegt werden. Die Überwachung wird im Workbasket über den Workflow Alarm-/Ereignisverwaltung Monitore angelegt. 4.1 Bedingung festlegen Die Bedingung {Minimalbestand ungleich 0, Bestand = 0} ist nicht ganz so optimal, reicht aber für die Erklärung des Ablaufes mit einem akzeptablen Ergebnis aus. Es handelt sich um eine Abfrage Bedingung. 4.2 Aktion anlegen Im Bereich Aktion wird eine Voreingestellte Funktion angelegt. Voreingestellte Aktionen erzeugen Aktivität aus der Warensteuerung. Stand:

20 Einstellungen: - Eingangsparameter Typ - Typ = Bestellvorschlag - Prozedur (Auswahl) - muss in der Warensteuerung angelegt sein Wird nachträglich eine Prozedur angelegt, muss die Einrichtung des Alert-/Ereignisverwaltung neu gestartet werden. 20 Stand:

21 4.3 Alarm anlegen Einstellungen: - Details: Name, Schweregrad, Sichtbarkeit - Sonstige Aktionen: Eingangsparameter Typ, Voreingestellte Aktion zuweisen Stand:

22 Unter Auftrag Aktion ausführen wird nichts eingestellt. Wenn mehrere Aktionen (Sonstige Aktionen) zugewiesen sind, können diese in dieser Ansicht sortiert werden und laufen dann in der Reihenfolge ab. 4.4 Überwachung anlegen Im Workbasket über den Workflow Alarm-/Ereignisverwaltung Monitore muss die Überwachung angelegt werden. Sowohl in Reiter Details als auch unter Alarme sind Einstellungen notwendig. Einstellungen: - Details neue Überwachung anlegen, Bedingungen zuweisen, Überwachung aktivieren und Zeit einstellen - Alarme Alarm zuweisen 22 Stand:

23 Manuelle Auslösung über Details und die Schaltfläche Erzwungener Start. Der Bestellvorschlag wird in der Domain Warensteuerung im Reiter Vorschläge abgelegt. Das kann je nach Artikelmenge eine Weile dauern. 4.5 Einstellungen am Workflow Am Workflow Warensteuerung Prozedur ausführen kann eingestellt werden, wo die Ergebnisse abgelegt werden. Steht die Ausführungsseite auf Server werden automatische Bestellvorschläge erzeugt, die in der Warensteuerung Reiter Vorschläge angezeigt und von dort weiterverarbeitet werden. Steht die Ausführungsseite Client wird ein Ereignis und eine Aufgabe für die ausgewählten Benutzer erzeugt. Im Workbasket Reiter Vorgänge kann diese Aufgabe mit Rechtsklick und Aufgabe starten manuell abgearbeitet werden. Unter den Laufenden Aktivitäten wird der Fortschritt angezeigt. Das Ergebnis ist ein Bestellvorschlag unter Warensteuerung/Vorschläge. Stand:

24 Achtung! Vor Änderung der Ausführungsseite muss der Framework Service angehalten und danach wieder gestartet werden. 24 Stand:

25 5 Darstellung der Tabellenstruktur Stand: