Gelangensbestätigung Anleitung für Benutzer. Seite: 1 von 13

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1 Gelangensbestätigung Anleitung für Benutzer Seite: 1 von 13

2 Seite: 2 von 13 Kurzfassung und Hintergrundinformation: Mit der Software von Logoware wird der Beweis für die tatsächliche (physische / anfassbare) Lieferung nach Möglichkeit dadurch erbracht, dass die Daten zum Sendungsverlauf, die Sie üblicherweise bei einer Nachforschung über die Webseite des Transporteures anschauen auf das System Ihrer Firma herunter geladen werden. Weil die meisten Transporteure diese Möglichkeit bieten ist damit der größte Teil der Arbeit damit für Sie erledigt. Es geht in diesen Fällen nur darum wie Sie bei Bedarf den Sendungsverlauf sehen können. Ganz einfach so: In der Nachforschung auf Tracking klicken, dann wird der Verlauf angezeigt. Der verbleibende Arbeitsaufwand besteht darin, sich um den Rest zu kümmern, also den Teil der Lieferungen für die Logoware keine Trackingdaten beschaffen kann. Dazu bietet Ihnen das Central Office alle erforderlichen Hilfsmittel: 1. es wird die Liste mit den Lieferscheinen angezeigt für die Sie eine Gelangensbestätigung beim Warenempfänger anfordern müssen. 2. Sie können in der Liste Lieferscheine anhaken und dann an alle Empfänger Anforderungsmails auslösen. 3. Es wird auch angezeigt bei wem Sie die Gelangensbestätigung schon angefordert haben Ergänzend zu dieser Textdokumentation schauen Sie bitte auf die Bildschirmkopien die aufgrund der Größe nicht in diese Darstellung passen. Download:

3 Seite: 3 von 13 Gelangensbestätigung Anleitung für Benutzer STARTBOARD NACHFORSCHUNG TRACKINGDATEN HOLEN TRACKINGDATEN EINZELN PRO PAKET SEHEN NACHFORSCHUNGS ERGEBNIS DRUCKEN CENTRAL OFFICE MAILADRESSE EINTRAGEN GELANGENSBESTÄTIGUNG ANFORDERN MAHNLISTE (IN VORBEREITUNG) EINSTELLUNGEN VERÄNDERN OUTLOOK CONTROLLER DIE GBS TEXTE IN DIVERSEN SPRACHEN...13

4 Seite: 4 von 13 1 STARTBOARD Es sollte für Sie im Startboard ein Tätigkeitsbereich "Gelangensbestätigung" angelegt sein. Aus diesem Tätigkeitsbereich können alle relevanten Programmen und Webseiten gestartet werden: Wir erklären Ihnen in dieser Anleitung wie Sie diese Programmen einsetzen um Ihre Aufgaben zu erledigen.

5 Seite: 5 von 13 2 NACHFORSCHUNG 2.1 TRACKINGDATEN HOLEN Die Trackingdaten werden nachts im Hintergrund automatisch herunter geladen, Sie müssen nichts machen. Sie haben aber die Möglichkeit über das Programm "Nachforschung" Trackingdaten für UPS und DHL manuell herunter zu laden. Hierfür geben Sie einen Suchbegriff z.b. die Lieferscheinnummer in das Programm ein. Falls mehrere Lieferscheine in einer Gruppe (Beipack) verschickt wurden müssen Sie den Referenzlieferschein anklicken. Zu diesem Lieferschein sehen Sie dann die Daten zu den Paketen die Sie verschickt haben. Wenn Sie jetzt auf die Taste "Trackingdaten zu den Paketen holen" Werden diese Daten herunter geladen und gespeichert. 2.2 TRACKINGDATEN EINZELN PRO PAKET SEHEN In der Spalte "Trackingdaten" der "Pakettabelle" (Mitte) ist ein Häkchen zu sehen, wenn es Trackingdaten gibt. Um die Trackingdaten anzuschauen klicken Sie einfach doppelt auf das Feld. Siehe Vollbild: 2.3 NACHFORSCHUNGS ERGEBNIS DRUCKEN Über die Taste "Drucken" erhalten Sie eine Berichtsvorschau

6 Rechtsklick bietet weitere Möglichkeiten: Seite: 6 von 13

7 Seite: 7 von 13 Sie können unter Office 2010 eine PDF Datei direkt speichern. Alternativ können Sie auch über einen PDF-Drucker eine PDF-Datei erzeugen. Die im Dateisystem abgelegte PDF-Datei können Sie per Rechtsklick per Mail versenden:

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9 Seite: 9 von 13 3 CENTRAL OFFICE 3.1 MAILADRESSE EINTRAGEN Um eine Gelangensbestätigung per Mail anfordern zu können muss beim Empfänger eine GBS Mailadresse hinterlegt sein. Das können Sie gleich vorweg über das Adress- Formular machen oder auch später über die Tabelle in der alle Lieferscheine angezeigt werden zu denen eine GBS angefordert werden muss. 3.2 GELANGENSBESTÄTIGUNG ANFORDERN Klicken Sie in der Menüzeile auf Korrespondenz/Gelangensbestätigung Dann wird eine Tabelle angezeigt, in der alle Lieferscheine aufgelistet sind zu denen keine Trackingdaten vorliegen. Sie müssen von diesen Empfängern eine GBS anfordern. Eine GBS muss nur angefordert werden für Warenwerte über 500 pro Lieferung unter 500 kann der Nachweis über die Transportrechnung erfolgen. Siehe Vollbild: Übersichtsliste Gelangensbestätigung Sie können mit einem Klick "alles markieren" oder einzelne Lieferscheine anklicken.

10 Seite: 10 von 13 Um alle Lieferscheine an den gleichen Kunden zu markieren genügt der Klick auf einen dieser Lieferscheine (abwählen geht einzeln): Falls die Mailadresse fehlt, kann sie hier eingetragen werden. Damit wird auch die bei der Adresse für GBS hinterlegte Mailadresse gepflegt, angepasst und bei allen Lieferscheinen an die gleiche Adresse eingetragen. 3.3 MAHNLISTE (IN VORBEREITUNG) Die Mahnliste umfasst wenn nicht gefiltert wird alle unbeantworteten GBS Anforderungen also auch die welche gerade erst angefordert wurden. Option: Es wird vorher gefiltert dann wird auf Basis dieser Auswahl gedruckt, es könnte z.b. ein einzelner Kunde gefiltert werden zu dem man dann den Bericht druckt. Neues Blatt pro Land: Die Gruppierung erfolgt nach Land weil die Abteilung mit Kundenkontakt so organisiert ist. Auf dem Blatt wird nach Kunden-Nummer gruppiert und sortiert. Wenn die Stellenzahl immer gleich ist wird das Ergebnis OK sein: Wenn die führenden Nummern fehlen ist die Sortierung nach ABC, nicht ok:

11 Seite: 11 von 13 Es soll alles gedruckt werden was in den Daten verfügbar ist und der Bearbeiter dazu benötigt, wir würden also auch Felder drucken zu denen wir meist keine Daten haben, beispielsweise: Ansprechpartner Name: Telefon-DW:. Muster: Kopfsatz: KdNr: 4711 Firma1 & Firma2 & Firma3 & Abteilung & Anrede & Nachname & Land & PLZ & Ort & Straße Person Name: Telefon-DW:... Mail: Positionssatz: Maildatum Mailreferenz LieferscheinNr Datum Warenwert : : : , , ,00

12 Seite: 12 von 13 4 EINSTELLUNGEN VERÄNDERN 4.1 OUTLOOK CONTROLLER Der Outlookcontroller (OCO) üerprüt automatisch alle x Minuten den Posteingang des eingestellten Postfachs nach bestimmten s und verarbeitet diese. Es werden eingehende s mit Trackingdaten und Antworten auf angeforderte Gelangensbestäigungen verarbeitet. Achtung: Outlook muss dazu gestartet sein. Fürdas GBS-Handling kann zum Beispiel folgendes eingestellt werden: Es kann eingestellt werden, dass der OCO automatisch startet

13 Seite: 13 von DIE GBS TEXTE IN DIVERSEN SPRACHEN Pflegen kann man die Texte so: Siehe Vollbild: Textbausteine Gelangensbestätigung Eine Vorlage mit möglichen Texten (Bundesfinanzministerium) haben wir für Sie in unserer Onlinedokumentation abgelegt. -Text-D+E+F.xls