HILFE ZUR REMOTE DOCUMENTS

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1 Hilfe zur Remote Documents Isocom GmbH Neue Brauereistraße Saarlouis

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Downloads 1.1. Allgemein 1.2. Installation der aktuellen Version des IRD Centers 1.3. Microsoft.NET Framework 1.4. Deinstallation des vorhandenen Softwarepaketes Remote Documents 2. Anmeldung an Remote Documents 3. Officeliste 3.1. Sortieren / Suchen 4. Dokumentenliste 4.1. Aufbau der Seite 4.2. Anzeige der Dokumentenanzahl und Ordner 4.3. Navigation zwischen den Ordnern 4.4. Aufbau und Funktion der Dokumentenliste 4.5. Funktion der Icons in der Dokumentenliste 4.6. Ein- und Ausblenden aller Versionen eines Dokumentes 4.7. Dokument über die Icons in den Viewer laden 4.8. Quick Download 5. Ordner / Dokument anlegen / bearbeiten 5.1. Neuen Ordner anlegen 5.2. Ordner bearbeiten 5.3. Neues Dokument anlegen 5.4. Dokument bearbeiten 5.5. Neue Version anlegen 6. Dokument / Ordner verschieben 7. Office-Daten bearbeiten 8. Beteiligte bearbeiten / hinzufügen 8.1. Übersicht 8.2. Beteiligten / Firma suchen 8.3. Firma / Kunden als Beteiligten anlegen 8.4. Liste der Beteiligten 8.5. Bedeutung der Rechte 9. Kunden- / Firmendaten bearbeiten Seite 2 von 29

3 1 Downloads 1.1 Allgemein Hier können Sie immer die aktuellste Version des IRD Centers der Remote Documents, auch als zip-datei, downloaden. Außerdem werden das für die Installation des Centers notwendige Microsoft Framework und die aktuelle Hilfe als Download angeboten. Achtung: Vor der ersten Installation von Viewer und Uploader muss das Microsoft Framework installiert werden! Ab Version 1.3 des Softwarepaketes Remote Documents ist eine Deinstallation der vorherigen Version nicht mehr notwendig. Sie können das Softwarepaket Remote Documents auch als zip-datei downloaden: Seite 3 von 29

4 Die Hilfe wird als pdf-datei immer aktuell angeboten. Neuerungen zu Versionen werden evtl. besonders ausgewiesen: 1.2 Installation der aktuellen Version des IRD Centers der Remote Documents Zum Downloaden auf den Link klicken. Im Link werden immer die aktuelle Versionsnummer und das Datum angegeben: Es öffnet sich folgendes Fenster: Mit wird direkt die Installation des Centers gestartet. Sollte die Installation über diesen Weg nicht funktionieren, speichern Sie die Datei mit auf Ihrem Rechner und führen dann von dort die Installation aus. Installation starten: Entweder über oder mit einem Doppelklick auf die gespeicherte Datei. Die Daten für den Setup-Assistenten werden geladen: Seite 4 von 29

5 Folgen Sie den weiteren Anweisungen: Seite 5 von 29

6 Mit "Durchsuchen" wird der Speicherort auf dem Rechner festgelegt. Über "Speicherplatzbedarf" können Sie die Größe und den freien Speicherplatz der Laufwerke abfragen. Seite 6 von 29

7 schließt das Fenster - die Installation wurde erfolgreich abgeschlossen. Seite 7 von 29

8 Auf dem Desktop wird automatisch eine Verknüpfung zum IRD Center abgelegt:. Die zu installierende Version ist bereits vorhanden: Sollte die Version, die Sie installieren möchten, bereits vorhanden sein, werden Sie gefragt, wie Sie weiter verfahren wollen: (repariert). Das Softwarepaket Remote Documents wird überschrieben (deinstalliert). Das Softwarepaket Remote Documents wird gelöscht 1.3 Microsoft.NET Framework Das IRD Center der Remote Documents kann nur im Zusammenhang mit dem Microsoft.NET Framework betrieben werden (siehe auch "Installationshinweise"). Deshalb muss vor der ersten Installation des Centers dieses Framework installiert werden! Ist das Framework noch nicht auf Ihrem Rechner vorhanden, installieren Sie beide: Seite 8 von 29

9 . 1.4 Deinstallation des vorhandenen Softwarepaketes Remote Documents Ab Version 1.3 nicht mehr notwendig! - Die vorherige Version wird automatisch überschrieben. Über Start - Einstellungen - Systemsteuerung: öffnet sich: Seite 9 von 29

10 Mit einem Doppelklick auf Software wird eine Liste der auf Ihrem Rechner vorhandenen Software geöffnet: RemoDoc auswählen und auf den Button "Entfernen" klicken. Zur Sicherheit werden Sie gefragt, ob Sie die Remote Documents wirklich entfernen möchten: Seite 10 von 29

11 Mit "Ja" bestätigen - das Softwarepaket Remote Documents (Viewer und Uploader) wird entfernt. Anschließend alle Fenster schließen. Die neue Version des Softwarepaketes kann nun installiert werden. 2 Anmeldung an Remote Documents Benutzername und Passwort eingeben und mit Login bestätigen. Sie haben dann Einsicht in alle Offices, an denen Sie beteiligt sind. Sie besitzen noch kein Passwort? Sie haben Ihr Passwort vergessen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf 3 Officeliste Die Liste ist auf die Offices beschränkt, an denen Sie beteiligt sind. Mit wie Dokumente gelangen Sie zur Liste der Dokumente zu dem jeweiligen Office. Seite 11 von 29

12 Mit wie Office werden Sie zur Seite mit den jeweiligen Office-Daten weitergeleitet. Dort können Sie die Daten zum Office und zum Bauherrn ansehen und mit Schreibrechten auch ändern. Es werden pro Seite nur 20 Offices aufgelistet. Mit den Pfeilen zurück geblättert werden. kann vor und 3.1 Sortieren / Suchen Zur besseren Übersicht und Navigation wurden die Funktionen Sortieren und Suchen eingebaut: Sortieren: Die Officeliste kann nach der Officenummer auf- oder absteigend sortiert werden. Aufsteigend ist voreingestellt. Um sie absteigend anzeigen zu lassen, muss ein Häkchen in dieses Feld gesetzt werden. Suchen: Die Suche geht über die Bezeichnung, die Officenummer, den Namen und die Nummer. Nach Administratoren kann nicht gesucht werden. Im Textfeld den Suchbegriff eingeben und mit der Eingabetaste (Returntaste) aktivieren. Den Suchbegriff aus dem Textfeld löschen, um wieder alle Offices zu sehen. Neue Offices werden nur vom Betreiber der Remote Documents angelegt. 4 Dokumentenliste 4.1 Aufbau der Seite In der 1. Zeile werden die Officenummern und die Officebezeichnung angezeigt. Seite 12 von 29

13 Die Ordner bzw. Dokumente werden aufgelistet: Es erscheinen maximal 10 Ordner bzw. Dokumente auf einer Seite. Bei mehr als 10 müssen Sie mit den Pfeilen blättern: Seite 13 von 29

14 HILFE ZUR REMOTE DOCUMENTS 4.2 Anzeige der Dokumentenanzahl und Ordner Sind Ordner im Office vorhanden, wird die Anzahl der Dokumente und der Unterordner in diesem Office-Ordner angezeigt: Die Anzahl der Dokumente kann variieren durch die Auswahl: nur die aktuellen Versionen anzeigen: alle Versionen anzeigen:. Ordner erkennen Sie an diesem Symbol:. Durch Anklicken öffnet sich der Ordner und die darin befindlichen Dokumente bzw. Unterordner erscheinen. Zusätzlich wird im Verzeichnis darüber angegeben, in welchem Ordner Sie sich zurzeit befinden (hier im 2. Ordner unterhalb der Root): 4.3 Navigation zwischen den Ordnern Die Namen der Ordner im Verzeichnis sind als Link ausgebildet zum direkten Zugang auf den jeweiligen Ordner. geht einen Ordner rückwärts geht direkt zur Root (=1. Ordner/Ebene des Offices) Seite 14 von 29

15 4.4 Aufbau und Funktion der Dokumentenliste Die Dokumente werden wie folgt aufgelistet: einem Pfeil zum Aufklappen dem Namen des Dokumentes als Link einem oder mehreren Icons (mit verschiedenen Funktionen). Beim Aufklappen erscheint unter dem Namen eine Beschreibung des Dokumentes, in der rechten Spalte das Upload zum Dokument: Das Upload kann eine Zeichnung (stark verkleinert), ein Bild, ein Dokument (z. B. Word, Excel oder pdf), ein Link, etc. sein. Zum Anschauen dieser Uploads müssen Sie den Viewer installiert haben (siehe auch 1. Installationshinweise, Fenster des Viewers der Hilfe zum Viewer). Starten Sie den Viewer, klicken Sie z. B. auf die Zeichnung auf der Webseite und dann im Viewer auf Anmelden, wählen "Login: nur aktuelle Auswahl laden" - die Zeichnung wird im Viewer angezeigt (siehe auch 2. Login, Dokument in den Viewer laden der Hilfe zum Viewer). Der Dokumentname ist ein Link zum Ansehen der Dokumentdaten bzw. zum Editieren des Dokumentes, wenn Sie Schreibrechte auf dieses Office haben. 4.5 Funktion der Icons in der Dokumentenliste In der Dokumentenliste werden verschiedene Icons angezeigt: Seite 15 von 29

16 Die Icons haben folgende Bedeutung (geben Auskunft über den Typ des Dokumentes): für Viewer - Mehrseitendokumente: Anzeige im Viewer Download des Original-Dokumentes über den Viewer. Original = Dokument, das hochgeladen wurde. Viewer Dokument (gekachelt): Anzeige im Viewer Ist eine Kombination von Mehrseiten- oder Viewer Dokument und Download vorhanden, bedeutet dies, dass das Original-Dokument mit dem Konverter in ein Viewer-Format konvertiert wurde. Durch den Download ist der Zugriff auf das Original Format jederzeit möglich. Dokumente, die vom Pixel-Konverter bearbeitet wurden, werden durch 2 Icons gekennzeichnet; aufgeklappt werden das Originaldokument und die Briefmarke des Viewer-Dokumentes angezeigt: Die Originaldokumente können u. a. sein: Word Dokument PDF Dokument DXF Dokument DWG Dokument. Seite 16 von 29

17 4.6 Ein- und Ausblenden aller Versionen eines Dokumentes Mit einem Klick auf folgende Buttons wechselt die Anzeige der Versionen eines Dokumentes zwischen: Anzeige: nur aktuelle Version eines Dokumentes Anzeige: alle Versionen eines Dokumentes Über kommen Sie zur Seite mit den Daten dieses Offices. bringt Sie wieder zur Liste Ihrer Offices zurück. Der Button ist nur sichtbar, wenn Sie Schreibrechte in diesem Office haben. Hiermit fügen Sie dem Office ein neues Dokument hinzu. 4.7 Dokument über die Icons in den Viewer laden Beispiel eines PDF Dokumentes: Auf das Icon klicken, den Viewer öffnen, auf oder klicken oder Taste "F5" der Tastatur drücken. Es öffnet sich folgendes Fenster: Verzeichnis auswählen, wo das Dokument gespeichert werden soll und mit "Öffnen" bestätigen. Je nach Größe des Dokumentes kann der Download einige Zeit in Anspruch nehmen. In dieser Zeit wird ein Fenster mit Statusanzeige des Downloadvorganges (Ladebalken) angezeigt: Seite 17 von 29

18 Nach erfolgreichem Download werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument (die Datei) öffnen wollen: öffnet das Dokument - in diesem Beispiel im Adobe Acrobat: schließt das Fenster, ohne das Dokument zu öffnen. 4.8 "Quick" Download Direkter Download in das Cache-Verzeichnis und Starten des auf dem Rechner vorhandenen Programms, welches dieses Format verarbeiten kann. Sollte kein Programm für diesen Dateityp vorhanden sein, erfolgt nur der Download. Per Fenster wird informiert, dass kein Programm für diesen Dateityp vorhanden ist. Seite 18 von 29

19 5 Neuen Ordner/neues Dokument anlegen (hochladen) / Ordner/Dokument bearbeiten In der 1. Zeile wird die Officenummer und die Officebezeichnung angezeigt, in der 2. Zeile der Bearbeitenmodus, in dem Sie sich befinden und der Pfad, in dem der neue Ordner abgelegt wird. 5.1 Neuen Ordner anlegen Mit bestätigen - der Ordner wird in die Dokumentenliste eingetragen. geht zurück zur Dokumentenliste ohne zu speichern. 5.2 Ordner bearbeiten Die Felder sind zuerst nur lesbar. Zur Orientierung ist das Verzeichnis angegeben, in dem sich der zu bearbeitende Ordner befindet. Mit werden die Felder editierbar - Name und Beschreibung des Ordners können geändert werden. Seite 19 von 29

20 Über kann der Ordner in ein anderes Verzeichnis verschoben werden (siehe auch Seite "Ordner / Dokument verschieben"). 5.3 Neues Dokument anlegen zu (1): Namen des Dokumentes eingeben zu (2): Beschreibung zum Dokument eingeben zu (3): auf "Durchsuchen" klicken - es öffnet sich ein Fenster mit dem Verzeichnis Ihres Rechners. Wählen Sie die Datei aus, die hochgeladen werden soll: zu (4): der interne Dateiname wird automatisch vergeben zu (5): die Versionsnummer wird automatisch vergeben Mit wird das Dokument gespeichert. Sie gelangen automatisch zur Dokumentliste zurück. Zeichnungen und Bilder werden automatisch vom Server für den Viewer konvertiert. geht zurück zur Dokumentenliste ohne zu speichern. Seite 20 von 29

21 5.4 Dokument bearbeiten Die Felder sind zuerst nur lesbar, auf der rechten Seite ist eine Ansicht des Dokumentes in "Briefmarkengröße": Mit werden die Felder editierbar - Name und Beschreibung können geändert werden. Sind mehrere Versionen zu diesem Dokument vorhanden, werden diese in einer Liste darunter angezeigt: Die alten Versionen können über den Link "Anzeigen" (in der rechten Spalte) angeschaut werden, sie können nicht bearbeitet werden. Mit wird eine neue Version des Dokumentes angelegt (siehe Punkt "Neue Version anlegen"). verschiebt das Dokument in ein neues Verzeichnis (siehe auch Seite "Ordner / Dokument verschieben"). Mit kann das Dokument mit dem Viewer angeschaut werden. Das Löschen von Dokumenten ist nur vom Betreiber der Remote Documents möglich. bringt Sie wieder zur Dokumentenliste zurück. 5.5 Neue Version anlegen Mit öffnet sich das Fenster mit den Daten der z. Zt. gültigen Version (Name, Beschreibung, "Briefmarkenansicht" und Versionsnummer): Seite 21 von 29

22 Name und Beschreibung können geändert werden. Mit "Durchsuchen" wird das Dokument zur neuen Version hochgeladen (wie unter Punkt "Neues Dokument anlegen" beschrieben). Mit wird das Dokument (die neue Version) gespeichert. 6 Dokument/Ordner verschieben Das Verschieben von Dokumenten und Ordnern ist nur innerhalb eines Office möglich. In der 1. Zeile werden Officenummer und -bezeichnung ausgegeben. In der 2. Zeile steht der Name des zu verschiebenden Dokumentes oder Ordners. von: gibt den Pfad (Ordner) an, wo das Dokument/der Ordner sich befindet, nach: gibt den Pfad (Ordner) an, wo das Dokument/der Ordner hin verschoben werden soll - zeigt immer den aktuell ausgewählten Zielordner an. Die Ordner des Rootverzeichnisses werden aufgelistet. Über "Öffnen" gelangen Sie zu den Unterordnern. Mit "Verschieben" kann das Dokument direkt in den angezeigten Ordner verschoben werden. Seite 22 von 29

23 geht einen Ordner zurück. geht zum Rootverzeichnis. Sind keine Unterordner mehr vorhanden, erscheint ein Button "verschieben in" und dem Namen des ausgewählten Ordners, in den das Dokument verschoben werden soll: Mit einem Klick darauf wird das Dokument dorthin gespeichert. verschiebt das Dokument direkt ins Rootverzeichnis. 7 Office-Daten ansehen bzw. bearbeiten Hier können Sie die Daten zum Office nachlesen. In der 1. Zeile wird die Officenummer angezeigt: In der 2. Zeile steht der Administrator:.. Seite 23 von 29

24 Der Administrator ist für das Office verantwortlich. Er legt die Beteiligten fest und vergibt die Rechte für dieses Office. Nur er kann diese Daten jederzeit ändern. Der Administrator kann jemanden aus der Liste als neuen Administrator bestimmen - diese Änderung kann dann aber nur noch vom neuen Administrator rückgängig gemacht werden. Der neue Administrator "erbt" die Rechte am Office. Hier geben Sie dem Office eine eigene Nummer. Mit der Bezeichnung wird dem Office ein Name gegeben. Mit zurück. kommen Sie auf die Seite mit den Ihnen zugänglichen Offices Mit können Sie sich die Dokumente zu diesem Office anschauen. Natürlich nur die, für die Sie eine Berechtigung haben. Mit Administratoren! gelangen Sie zur Liste der am Office Beteiligten - nur für ist nur für Administratoren, die die Office-Daten anlegen bzw. ändern dürfen (Eingabe gem. obiger Beschreibung). 8 Beteiligte bearbeiten/hinzufügen Nur für Administratoren! 8.1 Übersicht Seite 24 von 29

25 In der 1. Zeile werden die Nummer und die Bezeichnung der Offices angezeigt, dem die Beteiligten hinzugefügt werden. Die 2. Zeile beschreibt die Seitenfunktion 1. und mit dem Wechsel über den Button Beteiligten/Firma suchen Die Suchmaske umfasst die Felder: Name/Firma, Strasse, PLZ und Ort: 1. Suche in : Beispiel: Sie suchen eine Firma Müller, die Liste der Beteiligten ist jedoch sehr umfangreich. Im Feld Name/Firma geben Sie "müll" (es werden auch Wortteile gesucht) ein, mit der Tabulatortaste starten Sie die Suche Es werden nur noch Beteiligte angezeigt, die "müll" in ihrem Namen beinhalten: Sie suchen aber einen Müller aus Essen. Geben Sie im Ortsfeld "Essen" ein. Mit der Tabulatortaste starten Sie die Suche. Es wird nur noch die Firma Müller aus Essen angezeigt: Seite 25 von 29

26 2. Suche in : Diese Suche entspricht der oben beschriebenen. Suchbegriffe werden automatisch übernommen und die Suche nach entsprechenden Firmen ausgeführt. Beispiel: "müll" steht noch im Feld 'Name'. Mit dem Button wechseln Sie auf diese Seite - der Suchbegriff wird übernommen und die Suche ausgeführt: Firmen, die dem Office als Beteiligte zugeordnet sind, erscheinen nicht mehr in der Liste der Firmen. 8.3 Firma / Kunden als Beteiligten anlegen Mit einem Klick auf den Button erscheint eine Liste aller zur Verfügung stehenden Firmen / Kunden: Die Auswahl kann über die Suchmaske (oben beschrieben) eingeschränkt werden. Setzen Sie ein Häkchen in die jeweilige Checkbox und wählen Sie das Recht aus, das die Firma/der Kunde am Office haben soll. Es kann auch eine Mehrfachauswahl getroffen werden. Seite 26 von 29

27 Mit wird die Auswahl gespeichert. Achtung! Treffen Sie Ihre Zuordnung für jede Seite, bevor Sie mit den Pfeilen weiterblättern - Ihre Auswahl geht sonst verloren! Mit gehen Sie zurück zur Liste der am Office Beteiligten ohne die Auswahl zu speichern. 8.4 Liste der Beteiligten Die am Office Beteiligten werden namentlich mit ihren Rechten aufgelistet: Der Name ist ein Link auf die Seite mit den jeweiligen Firmen- bzw. Kundendaten. Mit können die Rechte für dieses Office geändert und die Beteiligung gelöscht werden: Um eine Firma/einen Kunden als am Office Beteiligten zu löschen, entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox. Zum Ändern der Rechte öffnen Sie die Drop Down Liste und wählen das gewünschte Recht aus. Durch werden die Änderungen gespeichert. Seite 27 von 29

28 8.5 Bedeutung der Rechte Der Beteiligte darf im Office nur lesen. Er darf sich die Dokumente in der Remote Documents und die Redlines im Viewer ansehen, darf aber nichts verändern und keine Redlines schreiben. Der Beteiligte darf im Office lesen und im Viewer Redlines anlegen. Er darf sich die Dokumente in der Remote Documents und die Redlines im Viewer ansehen, darf aber Redlines schreiben. Der Beteiligte darf im Office lesen, im Viewer Redlines anlegen und Dokumente anlegen und bearbeiten. Er darf zusätzlich neue Dokumente anlegen und vorhandene bearbeiten. Eine Tabelle mit einer Kurzbeschreibung der Rechte befindet sich auf der Seite: 9 Kunden- / Firmendaten bearbeiten Die Daten sind zuerst nur lesbar. mit "Bearbeiten" werden diese editierbar. Diese Funktion ist nur mit besonderer Berechtigung möglich. Sie können die Daten wie im folgenden Beispiel eingeben: Seite 28 von 29

29 speichern. geht zurück zur Liste der am Office Beteiligten, ohne zu speichert die Änderungen. speichert die Daten (Änderungen) als neuen Datensatz ab. löscht den Datensatz (nur bei bes. Berechtigung möglich). Seite 29 von 29

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