Tag der Kommune 2010 Idstein. Kosten- und Leistungsrechnung Ein Controlling-Instrument für die kommunale Steuerung

Transkript

1 Tag der Kommune 2010 Idstein Kosten- und Leistungsrechnung Ein Controlling-Instrument für die kommunale Steuerung 23. September 2010 Andy Draxinger Draxinger & Lentz Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 1

2 AGENDA Vorstellung D&L Controlling-System Kennzahlensystem Kosten- und Leistungsrechnung KLR-Prüfung Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 2

3 Bottrop Bonn Rheinland-Pfalz Münster Nordrhein-Westfalen Oberhausen Essen Dortmünd Duisburg Mülhei m Hagen Dusseldor f Wuppertal Mönchen Neuss Solingen Remschei d Gladbach Trier Gelsenkir chen Köln Saarbrucken Wil hel mshaven Emden Oldenburg Recklinghausen Herne Mainz Ludwigshafen Mannhei m Niedersachsen Wi esbaden Hessen Baden-Würrtemberg Freiburg Osnabrück Frankfurt Dar mstadt Heidelberg Karlsruhe Bielefeld Pforzhei m Schleswig-Holstein Bremerhaven Bremen Kassel Heilbronn Stuttgart Hannover Kiel Hamburg Braunschweig Salzgitter Lübeck Wolfsburg Thüringen Suhl Mecklenburg-Vor pommern Sachsen- Anhalt Erfurt Nürnberg Bayern Augsburg Schwerin Magdeburg Hallé Dessau Rostock Gera München Leipzig Zwickau Regensburg Potsdam Berlin Brandenburg Chemnitz Sachsen Dresden DRAXINGER & LENTZ Über uns. Beratungsschwerpunkte: Management Accounting Control Systems Kernkompetenz: Integrative Beratung und wirksame Umsetzung Philosophie: St. Galler Systemorientierte Managementlehre Firmengründung mit Sitz in Regensburg Eröffnung unseres Büros in Wiesbaden ControllingWorld Award an Klient Vaillant Group Internationale Projekte Coming Soon Draxinger & Lentz ist eine unabhängige, 1998 gegründete Unternehmensberatung. Unsere hoch qualifizierten Mitarbeiter sind praxiserprobte Spezialisten, die unseren Kunden keine Beratung von der Stange bieten, sondern eine kundenbedarfsorientierte Lösung erarbeiten und umsetzen. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist das höchste Ziel. Damit wachsen wir. Für uns steht daher die Qualität und nicht die Quantität unserer Mitarbeiter im Vordergrund. Unser Beratungsspektrum beinhaltet sowohl die inhaltliche wie auch die technische Konzeption und Umsetzung. Einen Themen- und Branchenschwerpunkt verfolgen wir nicht, da wir uns als Generalisten für das gesamte Themenspektrum des Controllings und Accountings entlang der Aufbau- und Ablauforganisation verstehen. Was für uns neben dem fachlichen Mehrwert für den Kunden das Wichtigste ist? Der vertrauensvolle, integrative und partnerschaftliche Umgang mit unserem Kunden. Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 3

4 Die Neue Verwaltungssteuerung (NVS) verfolgt u.a. das Ziel Förderung von Effizienz und Effektivität im Verwaltungshandeln mit der Adaption erwerbswirtschaftlicher Instrumente wie Controlling oder KLR*. Qualität Ziele Kosten Zeit Effizienz Input- Leistung Prozess Aufgabe Aufgabenträger Output- Leistung Effektivität Kunde Outcome Methode Kosteneffizienz (Economy) Ressourcenmanagement Produktkostenmanagement Prozesskostenmanagement Wirkungsrechnungen Effektivitätskennzahlen Outcome Zielvorgabe Output Outcome Input Outcome * KLR: Kosten- und Leistungsrechnung Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 4

5 Controlling ist ein Regelkreis mit Feedback-Schleifen. Kreislauf der Unternehmenssteuerung Kommunale Zielfelder Bürger/ Kunden Prozesse/ Strukturen Ressourcen Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 5

6 Steuerungsdimensionen des Verwaltungscontrolling - KLR ist das Instrument für die Kosten- und Leistungsebene. Planung SOLL-Werte Bedürfnisse/Bedarf Werte Erfassung IST-Werte Einwirkung auf Kunden/Bürger Nutzen-Ebene (Politische) Ziele Auswirkungen der Programme Wirkungs-Ebene Produktplan Output an Produkten Leistungs-Ebene Mittel-Plan Mittelverbrauch Kosten-Ebene Leistungserbringung Quelle: Schedler/Proeller, New Public Management * KLR: Kosten- und Leistungsrechnung Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 6

7 StrategieImplementierung mit der BSC Strategieentwicklung Struktur eines integrierten Controlling-Systems Bedarf: Bürger, Kunde Überzeugung/ Werte Können/ Stärken Analyse interner und externer Prämissen Kernkompetenzen SWOT Definition Leitbild Definition Strategie Methoden Portfolio Delphi-Methode Szenarien-Technik Herunterbrechen der strategischen Ziele auf Verantwortungsbereiche Strategische Ziele Messgrößen Zielwerte Kunden Balanced Scorecard Finanzen Prozesse Aktionsprogramme Lernen/ Entwicklung Quantitative Mehrjahresplanung, Budgets, strategische Schwerpunkte Operatives Controlling Basis: z.b. KLR, Forecasts Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 7

8 NVS-Steuerungsmodell Ziele Ressort- Zielsysteme Produkt- Scorecards Produkte Organisations- Scorecards Balanced Scorecard Verwaltunge Verwaltungen n Produkthaushalt Produkthaushalt Kostenträgerrechnung Kostenstellenrechnung KLR Legende: :Steuerungsobjekt :Steuerungsinstrument Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 8

9 Produkt Scorecards bspw. sollen folgende Fragen beantworten. Wie ist die Wirkung des Produktes i.s. der Erfüllung eines gesetzlichen Auftrags oder der Erreichung eines politischen Ziels? Was sind die quantitativen/ qualitativen Leistungsmerkmale des Produktes? Straßenbetrieb Land Wie ist die Effizienz der Produkterstellung? Was ist im Erstellungsprozess maßgeblich für eine hohe Qualität? Welche Kosten verursacht das Produkt? Entstehen Überschüsse/ Defizite? Wie zufrieden sind die Empfänger der Dienstleistung (Produkt) und der zugehörigen Leistungen? Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 9

10 Gesetzliche Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung 14 GemHVO-Doppik Kosten- und Leistungsrechnung Unterstützung der Verwaltungssteuerung Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung Ausgestaltung nach den örtlichen gemeindlichen Bedürfnissen Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 10

11 Zwecke der Kosten- und Leistungsrechnung Steuerungs-, Argumentations- und Konfliktregelungsfunktion Budgetierung/ Forecast Kalkulation Erfolgsermittlung (Kommune, Produkte, Produktgruppen, Produktbereiche) Entscheidungsunterstützung (z.b. Make-or-Buy, Verfahrenswahl) Erfolgs-/ Entscheidungskontrolle Wirtschaftlichkeitskontrolle (z.b. Kostenstellen SIV) Erweiterter Nutzen der Kosten- & Leistungsrechnung Prozesskosten Management Benchmarking Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 11

12 Gemeinkosten Einzelkosten Modell der Kosten- und Leistungsrechnung im kommunalen Bereich Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung (Produkte) Ergebnisrechnung Produkt A Kostenstelle 1 Kostenstelle 2 Internes Produkt Produkt B Produkt C Produkte Produktgruppen Produktbereiche Teilergebnisse Gesamtergebnis Kostenstelle 3 Kostenstelle 4 Anordnung: Vorkostenstelle Kostenstellengemeinkosten Kostenstelleneinzelkosten Verrechnungsmodell: Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 12

13 Ausprägungsformen der Kosten- und Leistungsrechnung Zeitbezug der verrechneten Kosten Normalkostenrechnung Plankostenrechnung Istkostenrechnung Finanzbuchhaltung Kostenartenrechnung Kalkulation Target Costing - Pricing Kostenstellenrechnung Innerbetriebliche Verrechnung: Gemeinkosten Sekundärkosten Prozesskostenrechnung Kostenträgerrechnung Ergebnisrechnung Planung Steuerung Kontrolle Teilkostenrechnung Vollkostenrechnung Sachumfang der verrechneten Kosten Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 13

14 Ergänzung der klassischen Kostenrechnung mit der Prozesskostenrechnung ermöglicht eine verursachungsgerechtere Kostenzuordnung über Prozesskostentreiber. WO die Kosten angefallen sind? WOFÜR die Kosten angefallen sind? Kostenstellen Kosten der Prozesse = Prozesskosten Messbare Leistung = Prozessmengen Beurteilungsmassstab = Prozesskostensatz Hauptprozess Beschaffung Bücherei Mahnwesen A B C Teil-Prozesse z.b.: Beschaffung Bücher Anzahl Bestellpositionen Ausleihe Bücher Anzahl Ausleihungen Ausleihe Mahnungen durchühren Anzahl Mahnungen Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 14

15 Budgetierung als zentrales Instrument zur Kontraktsteuerung Politik Politische Steuerung mit Zielen und Produkten Controlling (Berichtswesen) Initiativrecht Gesetze, Satzungen Haushalt, Kontrakte (Ziele, Budgets) Verwaltung Vollzug unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, Haushaltsbudgets und der festgelegten Ziele Leitung Steuerung mit Zielen und Produkten Controlling (Berichtswesen) Initiativrecht Gesetze, Satzungen Haushalt, Kontrakte (Ziele, Budgets) Verwaltungsbereich Vollzug unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, Haushaltsbudgets und der festgelegten Ziele Budget bzw. Kontraktsumme auf Produktgruppenebene (Qualitative Budgetbindung) Leistungserbringer ist an Kontraktsumme gebunden (Nachtragskredit) Budgetüberträge in das Folgejahr sind erlaubt (Leistungsbindung) Nettoprinzip, Budget kann an Ertragssituation der Produktgruppe angepasst werden Mehrjährigkeit der Budgetpläne nimmt an Bedeutung zu (Rahmenkontrakte) Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 15

16 Budgetierungsverfahren Eckwertebeschluss unter Berücksichtigung der zu erwartenden Einnahmen und der notwendigen Vorabdotierungen Gegenstromprinzip top-down bottom up Planungsprozess in den Budgetbereichen Produktplanung und Kalkulation des Mittelbedarfes Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 16

17 Schaffung einer Controlling-Organisation Rat Bürgermeister Verwaltungsvorstand Dezernat Amt/Fachbereich Abteilung/Sachgebiet Zentralcontrolling Dezentrales Controlling Controllership schaffen mit Controllern und Promotoren Zentrales- & Dezentrales Controlling Zum Beispiel Dotted-Line-Prinzip oder ZC-Komplettverantwortung Schaffung von durchgängigen Regelkreisen "...die Frage, wie Systeme jeglicher Art die Komplexität ihrer Umwelt bewältigen können, die vor allem aus den permanenten Änderungen sowie Änderungsgeschwindigkeit resultiert. Die Antwort liegt in der Struktur oder Organisation der betrachteten Systeme" [Malik92, S. 76]. "Es ist die Struktur dieses Systems, das zu "Control" führt" [Malik00, S. 40]. [Malik92] Malik F.: Strategie des Managements komplexer Systeme, Haupt-Verlag, Bern 1992 [Malik00] Malik F.: Systemisches Management, Evolution, Selbstorganisation, Haupt-Verlag, Bern 2000 Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 17

18 Stimmung und Ergebnisse Typische Fieberkurve eines Transformationsprozesses: Stimmungs- und Formtiefs überwinden! C.G. Jung: Neue Ideen benötigen 40 Jahre, um sich durchzusetzen und Allgemeingut zu werden Begründeter Optimismus Stolz Vertrauen Erste Begeisterung Zweifel Formtief T (Zeit) Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 18

19 Qualitative Prüfung Ihrer Kostenrechnung mit der Zielsetzung der Komplexitätsreduktion und Steigerung der Relevanz Warum KLR Prüfung? Sicherheit..der Richtigkeit der Informationen.. Zweckerfüllung..der Empfängerorientierung.. Wirtschaftlichkeit..des Kosten/Nutzen Verhältnisses.. Anpassungsfähigkeit..an aktuelle/zukünftige Gegebenheiten.. Konkurrenzfähigkeit..gegenüber redundanten Systemen.. Wie verläuft unsere KLR Prüfung? Phasen 1. Projektorganisation 2. Prüffelder definieren (Bestandsaufnahme) 3.1 Prüffelder priorisieren 3.2 Themenschwerpunkte setzen 4.1 Prüfmethode festlegen 4.2 Prüfung Prüffeld/-thema (ca. 3) 5.1 Ergebnisse aufbereiten und dokumentieren 5.2 Präsentation/Handlungsempfehlung KW 1 KW 2 KW 3 KW4 Erfahren Sie, wo Ihre KLR steht und wohin sie gehen sollte, damit sie endlich einen Nutzen für Sie generiert und dies mit vertretbarem Aufwand! Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 19

20 Ihr Kontakt zu uns Andy Draxinger Diplom-Kaufmann Controller in der Industrie Consultant in einer Management-Beratung 13 Jahre Beratungspraxis Gerhard Lentz DV-Kaufmann Diplom-Wirtschaftsinformatiker IT-Koordinator Controlling und Leiter Investitions- und Projektcontrolling in der Industrie 12 Jahre Beratungspraxis mail: mobil: 0172/ web: Regensburg Im Gewerbepark C Regensburg fon: 0941/ fax: 0941/ mail: gerhard.lentz@draxingerlentz.de mobil: 0172/ web: Wiesbaden Gustav-Stresemann-Ring Wiesbaden fon: 0611/ fax: 0611/ Draxinger & Lentz I Tag der Kommune I Idstein, 23. September 2010 I Seite 20