JAHRESABSCHLUSS IN NOTABENE

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1 JAHRESABSCHLUSS IN NOTABENE 1. Informationen zum Jahreswechsel 1.1 Automatische Indexumstellung auf 1/14 Notabene stellt mit Jahreswechsel den jährlich geführten Index folgender Programmteile automatisch bei der Vergabe der ersten Zahl im Jahr 2014 auf 1/14 um, und zwar: Richtigstellung des Index: Stellen Sie den Index auf Ihre letzte (soeben geänderte) x/13 richtig: 1 pro Notar: Beglaubigungsregisterzahl in den Beglaubigungen (BRZL) Gerichtskommissionszahl in den Verlassenschaften (GKZ) Parteienkontonummer und Postzahl (Anderkontenverwaltung) Rechnungsnummer (Offene Posten Verwaltung, wenn ein eigener Rechnungsnummernkreis pro Notar geführt wird) pro Kanzlei: Rechnungsnummer (Offene Posten Verwaltung/Kostenrechnen) Belegnummer Einnahmen (Einnahmen- Ausgabenbuchhaltung) Belegnummer Ausgaben (Einnahmen- Ausgabenbuchhaltung) Kassabuchungszahl (Handkassa) Ausweissammlungsnummer (Klientverwaltung) 1.2 Änderung einer irrtümlich vergebenen Zahl 1/14 Finden Sie heraus, was die tatsächlich letzte Zahl 2013 war (also zb durch blättern an das Ende des Registers mit der Schaltfläche Ändern Sie den Eintrag auf die folgende zu vergebende Zahl x/13, achten Sie auch auf die Richtigstellung des Datums Beim Ändern erhalten Sie eine Warnung, die Sie mit Yes quittieren für die weitere Nacherfassung von Zahlen aus 2013 fahren Sie fort wie unter 1.3 (manuelle Vergabe von Zahlen oder Datumsumstellung) beschrieben 1.3 Umgehung der automatischen Indexumstellung Wenn Sie 2014 noch Zahlen aus dem Jahr 2013 nachtragen müssen, haben Sie zwei Möglichkeiten dazu: Variante 1: manuelle Vergabe von Zahlen Prüfen Sie, welche Zahl die tatsächlich zuletzt vergebene war Deaktivieren Sie die automatische Indexvergabe (dieser Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie auch das Recht in Notabene dazu haben!) Beim Erstellen des Datensatzes fragt Notabene, ob Sie die nächste Zahl selbst vergeben möchten. Stellen Sie jetzt unbedingt den Index richtig. Für eine Indexzahl, die pro Notar vergeben wird, erfolgt das über den Menüpunkt Menüs/Indizes/Systemindizes ändern Notarname, für eine Zahl, die pro Kanzlei geführt wird benutzen Sie bitte den Menüpunkt Menüs/Indizes/Systemindizes ändern Kanzlei Klicken Sie auf Yes und vergeben Sie bei die gewünschte Zahl manuell. Bitte achten Sie auch auf die Richtigstellung des Datums. Die automatische Vergabe von Zahlen wird wieder aktiviert, wenn Sie es auswählen, oder Notabene neu starten oder bei der Frage Nächste Zahl SELBST vergeben auf NO klicken!

2 2 HINWEIS zur ANDERKONTENBUCHHALTUNG: Die Deaktivierung der automatischen Postzahlvergabe funktioniert nicht bei der Übernahme von ELBA-Daten in den Anderkonten! Sollte es passiert sein, dass Sie bereits sehr viele Zahlen falsch vergeben haben, kontaktieren Sie bitte unsere Hotline unter Um diese Zeitsynchronisation zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf Start-Ausführen und geben Sie CMD ein und klicken auf OK Variante 2: Umstellen des Systemdatums Unelegant aber effizient: Sie können die Neusetzung des Index dadurch verhindern, in dem Sie das Systemdatum Ihres Computers auf das alte Jahr setzen. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung der Systemzeit einen erheblichen Eingriff in Ihre Systemumgebung darstellt und nur durchgeführt werden kann, wenn Sie entsprechende Berechtigungen auf Ihrem Computer haben. Voraussetzung dafür ist, dass noch keine Zahl im Jahr 2014 vergeben wurde! Stellen Sie Ihr Systemdatum auf zurück (unter Start Einstellungen Systemsteuerung - in der Systemsteuerung unter DATUM und UHRZEIT oder durch Doppelklick auf die Uhrzeit ganz rechts unten in der Statuszeile). Beachten Sie bitte, dass die Berechtigung zum Ändern des Systemdatums durch den Administrator beschränkt sein kann. Es kann daher erforderlich sein, dass Ihr Administrator diese Berechtigung freischaltet. An der Eingabeaufforderung geben Sie den Befehl net Stop w32time ein und drücken ENTER. Sollten Sie nicht über ausreichende Benutzerberechtigungen verfügen, den Windows-Zeitgeber-Dienst zur Zeitsynchronisation anzuhalten, käme hier eine entsprechende Fehlermeldung. Kontaktieren Sie in so einem Fall bitte Ihren Netzwerkbetreuer! Wenn Sie mit den Buchungen fertig sind, starten Sie Ihren PC neu nach Neustart wird das Datum wieder automatisch mit dem Server synchronisiert umgestellt. Prüfen Sie nach dem Neustart ob das Datum wieder das aktuelle ist! WICHTIG! Sollte das Umstellen des Datums vergessen worden sein und Sie bereits etliche Buchungen mit falschen Zahlen erstellt haben, kontaktieren Sie bitte unsere Hotline, wir helfen Ihnen weiter! ACHTUNG! Wenn Sie in einer Terminalumgebung arbeiten wenden Sie sich in jedem Fall an unsere Hotline unter 0662/ bevor Sie versuchen das Datum umzustellen. Stellen Sie innerhalb einer Terminalsitzung Telearbeitsplatz, Fernwartung, echte Terminalumgebung) keinesfalls das Datum zurück! Ein Umstellen der Zeit am Server kann unter Umständen alle Verbindungen zum Server beenden

3 2. Vor und nach dem Jahreswechsel 2.1 Arbeitsschritte vor dem Jahreswechsel: 3. CHECKLISTE: Abschlüsse und Ausdrucke 3.1 bei der zuständigen Kammer vorzulegen bis : 3 Prüfen Sie, ob allenfalls noch erforderlichen Zahlen reserviert sind. (Menüpunkte Beglaubigung Reservierte BRZ zeigen bzw. Geschäftsregister Reservierte GZ zeigen) Reservieren Sie alle noch benötigten Beurkundungsregister- und Geschäftszahlen. Das Gerichtskommissionsprotokoll ist immer nur eine Momentaufnahme des aktuellen Erledigungsstandes, daher überprüfen Sie bei allen offenen Gerichtskommissionen, ob der Status (erledigt/unerledigt bzw. Art der Tätigkeit) stimmt. Stellen Sie den Status der vorgelegten Akten richtig! HINWEIS: Gerichtskommissionsakte werden von NOTABENE als offen geführt, wenn der Akt den Status eingelangt hat. Sobald der Akt bei Gericht liegt (Status: vorgelegt) gilt er als geschlossen, unabhängig vom Archivierungsstatus. Statistischer Ausweis NOTABENE übernimmt alle eingetragenen Amtshandlungen automatisch in den statistischen Ausweis. Achten Sie deshalb darauf, dass vor Ausdruck des statistischen Ausweises alle Register vollständig sind und die reservierten Zahlen verwendet wurden! Der statistische Ausweis wird mit dem neuen Formular (Formblatt der österreichischen Notariatskammer zu den Richtlinien vom 5. Juli 1984 über die Erstattung statistischer Ausweise durch die Notare idf DT-Beschluss vom 19. Oktober 2006) ausgedruckt. HINWEIS: Nicht verwendete Geschäftszahlen bzw. Beurkundungsregisterzahlen werden im statistischen Ausweis nicht mitgezählt. Aktivieren Sie bei nicht verwendeten Beglaubigungen bzw. Geschäftsregistereinträgen die Schaltfläche nicht verwendet Buchen Sie die Handkassa sowie die Anderkonten (soweit möglich!) bis zum noch auf. 2.2 Arbeitsschritte nach dem Jahreswechsel: Nacherfassung von fehlenden Rechnungen, Buchungen etc. Abschluss der Register und Anfertigung der Ausdrucke der Abschlüsse Verfahren Sie bei den Nacherfassungen so, wie zuvor beschrieben (manuelle Vergabe von Zahlen oder Umstellung des Systemdatums) ACHTUNG! Die automatische Postzahlvergabe kann für die Übernahme von Buchungen aus ELBA NICHT deaktiviert werden. Buchungen für das Vorjahr sind nur mit Datumsumstellung möglich!

4 4 3.2 bei der zuständigen Kammer vorzulegen bis Anderkonten Die Liste der offenen Konten per (in der Steiermark darf eine anonymisierte Kontenübersicht vorgelegt werden) Sämtliche Monatsabschlüsse des vergangenen Jahres (die 12 Monatsabschlüsse zusammengenäht, gesiegelt und vom Notar unterschrieben) eine vom Notar abzugebende Vollständigkeits-, Richtigkeits- und Bedeckungserklärung Liste der registrierten Treuhandschaften per (Cyberdoc) Bitte beachten Sie, dass diese Liste per Stichtag unbedingt am ersten Arbeitstag des neuen Jahres gedruckt werden muss. Ein späterer Ausdruck mit Stichtag ist nicht möglich. 3.3 Sonstige Ausdrucke (nicht bei Kammer vorzulegen): Geschäftsregister Ausdruck des Geschäftsregisters des vergangenen Jahres Ausdruck des jährlichen Namensindex Gerichtskommissionen Nur bei ADV-gestützter Führung: Ausdruck des Gerichtskommissionsgeschäftsregisters jährlicher Namensindex Anderkonten Nach Abschluss eines Kalenderjahres sind Kontenblätter, der in diesem Jahr geschlossenen Parteienkonten (sofern nicht bereits laufend bei Abschluss ausgedruckt) jährlicher Namensindex Journal (sofern nicht bereits laufend bei Abschluss ausgedruckt) mit fortlaufender Seitenzahl, genäht, gesiegelt und am Ende vom Notar unterschrieben auszudrucken und abzulegen Beurkundungsregister Je nach Art der Führung für die nächstfolgende Revision bereitzuhalten: die gesammelten, genähten und auf der letzten Seite gesiegelten und unterschriebenen Beurkundungsvermerke und Anerkennungserklärungen Namensindex des entsprechenden Jahres Inhaltsverzeichnis (NUR bei getrennt geführten Beurkundungsvermerken / Anerkennungserklärungen) Ausdruck Register (NUR bei Führung eines Unterschriftenregisters) Unterschriftenliste (NUR bei Führung eines Unterschriftenregisters) Ausweissammlung Es empfiehlt sich, die Ausweissammlung am Jahresende zu binden und abzulegen.

5 4. HOW TO: Ausdruck der Abschlüsse 4.1 STATISTISCHER AUSWEIS NOTABENE übernimmt die Zahlen des Geschäftsregisters, der Beglaubigungen und der Gerichtskommissionen automatisch in den statistischen Ausweis. Um den Bereicht statistischer Ausweis aufzurufen, verwenden Sie den Befehl Register / Statistischer Ausweis und mit dem Menüpunkt Statistik/Ausweis erstellen wird der tagesaktuelle Ausweis für das ausgewählte Jahr für den aktuellen Notar erstellt. Beim Erstellen des Ausweises werden alle Register einem Check unterzogen und ein Fehlerprotokoll angezeigt. Darin werden zb fehlende oder eingeschobene Zahlen bzw. Chronologieverletzungen sowie alle nicht abgeschlossenen Gerichtskommissionen angeführt. Drucken Sie das Fehlerprotokoll aus und klären Sie die angeführten Mängel ab. Danach erstellen Sie den statistischen Ausweis neu. TIPP: Sie können den Statistischen Ausweis auch unter dem Jahr erstellen. (zb vierteljährlich.) So können Sie über die Jahre einen guten Vergleich der Zwischenergebnisse Ihrer Zahlen vornehmen. 5 NOTABENE FÜHRT KEIN WECHSELPRO- TESTREGISTER! Vergessen Sie nicht, die Anzahl der Wechselproteste manuell in den statistischen Ausweis einzugeben! Den Ausdruck des Ausweises (mit dem Formular in der Fassung des Delegiertentages vom Oktober 2006) erzeugen Sie mit dem Menüpunkt: Zahlen vor der Umstellung der Register jeweils dazu! Sollten Sie während des Jahres auf Notabene umgestellt haben, so zählen Sie auch die TERMIN: Der statistische Ausweis eines abgelaufenen Jahres ist bis spätestens des folgenden Kalenderjahres der Notariatskammer des betreffenden Bundeslandes vorzulegen.

6 6 4.2 Beurkundungsregister Je nachdem in welcher Form Sie Ihr Beurkundungsregister führen, benötigen Sie für den Jahresabschluss folgende Ausdrucke: Variante 2: getrennt (Beurkundungsvermerke + Anerkennungserklärungen separat). Ausdruck des Namensindex (siehe Variante 1) und des Inhaltsverzeichnisses ist notwendig Sie führen Ihr Beurkundungsregister in Form einer Sammlung von Beurkundungsvermerken und Anerkennungserklärungen Variante 1: geschlossen (Beurkundungsvermerke und Anerkennungserklärungen in chronologischer Reihenfolge als Loseblattsammlung). HÄUFIGSTER FALL!! Nur Ausdruck des Namensindex notwendig unter: TIPP: Mit dem FRÄG wurde 116 (2) NO dahingehend geändert, dass Vermerkblätter, Beurkundungsregister, die Sammlung der Musterunterschriften, Anerkennungserklärungen und Protestvermerke nun einheitlich für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren sind! Sie führen ein ADV-Beurkundungsregister bestehend aus Unterschriftenregister, Beurkundungsvermerken (nur Auswärts- Termine) und Anerkennungserklärungen Ausdruck des Namensindex, des Inhaltsverzeichnisses (siehe Screens unter Punkt 1. und des Beglaubigungsregisters ist notwendig: HINWEIS: Alle Beurkundungsvermerke und Anerkennungserklärungen sowie der Namensindex sind zu nähen, siegeln und zu unterschreiben und für die nächste Revision bereitzuhalten.

7 7 4.3 GESCHÄFTSREGISTER Am Jahresende werden sämtliche Einträge sowie der Namensindex für das Kalenderjahr ausgedruckt und aufbewahrt. Wählen Sie den Ausdruck mit Drucken/Drucke Registereintrag (mehrere) und geben Sie entweder den Bereich der Geschäftszahlen oder das Datum ein: Mit dem Ausdruck erhalten Sie einen Fehlerreport über das Geschäftsregister (zb über eingeschobene oder fehlende Zahlen), welchen Sie auch ausdrucken können Weiters benötigen Sie auch den jährlichen Namensindex: Drucken mit Drucken Namensindex und das Jahr auswählen

8 8 Für die noch nicht abgeschlossenen GK Einträge (maßgeblich dafür ist die Vorlage des Aktes bei Gericht Status vorgelegt ) erhalten Sie folgende Mitteilung, welche Sie mit der Schaltfläche DRUCKEN ausdrucken können: TIPP: Dieser Prüfreport wird auch bei der Erstellung des Statistischen Ausweises erstellt. GERICHTSKOMMISSIONSPROTOKOLL Wenn das GK-Protokoll ADV-unterstützt geführt wird, sind Sie verpflichtet nach Abschluss eines Kalenderjahres das GK-Register auszudrucken unter: Weiters benötigen Sie auch noch den Ausdruck des Namensindex - unter:

9 9 ANDERKONTENABSCHLÜSSE Jahresabschluss Den Ausdruck des Jahresabschlusses finden Sie wenn Sie über die entsprechende Berechtigung in Notabene verfügen - in der Anderkontenverwaltung unter: Bevor Sie das Jahr versiegeln, sollten Sie unbedingt einen Probeausdruck mit den im Bild angehakten Optionen erstellen und alles noch einmal überprüfen Nach Kontrolle der entsprechenden Ausdrucke, erstellen Sie die endgültigen Ausdrucke und versiegeln Sie das Jahr durch die Checkbox Das Jahr versiegeln Ausdruck für Kammer Für den bei der Notariatskammer zusammen mit den Monatsabschlüssen vorzulegenden Jahresabschluss klicken Sie folgende Optionen an: Nur offene Konten Jahresversiegelung Mit dem Befehl Das Jahr versiegeln wird jegliche Änderung der Buchungen unmöglich gemacht. Die Übersicht der offenen Konten erhält bis zur Versiegelung die Überschrift "Probeausdruck"; ab dem Zeitpunkt der Versiegelung die Überschrift "Unveränderlicher Ausdruck". Damit wird den Richtlinien der ÖNK entsprochen und die Buchhaltung manipulationssicher. Kontenübersicht (in der Steiermark anonymisiert) Das Jahr versiegeln

10 10 Dieser Ausdruck entspricht dem Monatsabschluss für Dezember! (die Variante anonymisiert ist nur in der Steiermark zulässig!) TIPP: um Papier zu sparen, können Sie die Ausdrucke auch am Bildschirm kontrollieren (unter: Menüs/System/Ausgabe an Drucker) Ausdruck aller Parteienkonten und des Namensindex Nur für die Kanzlei und nicht für die Notariatskammer zu erstellenden Ausdrucke klicken Sie folgende Optionen an: Option Offene und in diesem Jahr geschlossene Parteienkonten Parteienkonten (wenn Sie einen Ausdruck aller Kontenblätter haben möchten) Alphabetischer Namensindex Das Jahr versiegeln Bedeckungserklärung TIPP: Der Befehl: Drucken Bankensaldo Der Ausdruck Bankensaldo erstellt pro Bank eine Liste der in Notabene angelegten Konten mit dem jeweils aktuellen Buchungsstand und kann somit zur Einholung der Bedeckungserklärungen benutzt werden!

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