Aufbau eines softwaregestützten Interessenkonfliktmanagements

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1 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten Aufbau eines softwaregestützten Interessenkonfliktmanagements Bosch Software Innovations Projektbericht Ziele Automatische Erkennung potenzieller Interessenkonflikte Betrachtung von Beziehungsnetzwerken bei der Ermittlung Analyse, Entscheidung und Begleitung von Interessenkonflikt-Fällen Dokumentation getroffener Maßnahmen bei tatsächlichen Interessenkonflikten Unser Kunde ist eine Bank, die sich auf Unternehmen des gehobenen deutschen Mittelstands spezialisiert hat. Ausgangslage Nicht erkannte bzw. nicht entsprechend gehandhabte Interessenkonflikte bergen latente Gefahren für jede Bank. erstellte Listen zu viele Fehler mit sich brachten, entschied sich die Bank zur Einführung einer spezifischen Software- Lösung. Vorbereitend nahm die Bank zunächst eine Bestandsaufnahme der relevanten Aktivitäten und Sachverhalte vor. Damit die vielschichtigen Informationen berücksichtigt und verarbeitet werden konnten, wurden einerseits Firmenbeteiligungen, Mandate, Nebentätigkeiten, Schenkungen usw. dokumentiert. Anderseits mussten Funktionen der Mitarbeiter eines Unternehmens, wie etwa Analyst, Einkäufer, Kundenberater oder Controller, sowie die Beziehungen zwischen diesen Personen und ihren jeweiligen Organisationseinheiten berücksichtigt werden. Die Anforderungen der Bank sahen zudem vor, dass interessenkonfliktrelevante Sachverhalte sowohl manuell erfasst als auch automatisch importiert werden sollten, beispielsweise aus Beteiligungslisten, Mandatslisten, Sales Pipelines und ähnlichen Quellen. Entscheidend ist, dass Interessenkonflikte frühzeitig identifiziert, überwacht und angemessen gehandhabt werden. Da manuelle Methoden oder einfache, in Microsoft Excel

2 2 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten Herausforderungen Zu den großen Herausforderungen in diesem Projekt gehörte die Frage, in welchem Fall ein tatsächlicher Interessenkonflikt vorliegt. Darüber hinaus mussten Beziehungsregeln definiert werden, um sogenannte Netzwerk-Effekte zu vermeiden. Dieser Begriff bezeichnet das Phänomen, dass jedes Mitglied einer Organisation mit jedem anderen Mitglied in irgendeiner Beziehung steht. Nachdem es Fälle gab, in denen Personen aus den unterschiedlichsten Listen nicht eindeutig über den Namen identifiziert werden konnten, musste zusätzlich ein Meldesystem eingerichtet werden, um diese Personen manuell zu identifizieren. Anforderungen Die Bank suchte eine Lösung, die potenzielle Interessenkonflikte automatisiert erkennt. Gleichzeitig sollte das System in der Lage sein, Muster wiederholt auftretender Interessenkonflikte zu identifizieren. Zudem sollte die Software ein optimales Prüfverhalten entwickeln, so dass nach der initialen Gesamtprüfung nur diejenigen Sachverhalte zu zusätzlichen Treffern führen, die tatsächlich neu sind. Ein wichtiger Aspekt, um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Die zuständigen Experten der Bank legten großen Wert auf maximale Flexibilität, um das System jederzeit an veränderte Anforderungen anpassen zu können. So sollte die Abbildung von Sachverhalten flexibel anpassbar sein und Sachverhaltstypen frei definierbar sowie im System konfigurierbar. Um eine revisionssichere Dokumentation sicherzustellen, galt es, alle Eingaben und Änderungen im Rahmen der Fallbearbeitung sowie der vorangehenden Erfassung von Sachverhalten zu protokollieren.

3 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten 3 Einige typische Sachverhaltstypen: Ein Mitarbeiter erhält ein Geschenk von einem Kunden Ein Mitarbeiter gewährt einem Kunden ein Geschenk Ein Mitarbeiter trifft die Entscheidung über den Kredit eines Kunden Ein Mitarbeiter übernimmt ein Mandat bei einem Unternehmen Ein Mitarbeiter übt eine Nebentätigkeit bei einem Unternehmen aus Logische Abbildung eines Netzwerkes im MCI Geschäftsführung ist Unterabteilung von Vertrieb Bratnik GmbH ist zugeordnet ist Gesellschafter von Heinz Müller ist verwandt mit Helga Schulz ist verheiratet mit Gustav Schulz ist identisch mit Heinz Mueller

4 4 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten Identifizierung potenzieller Interessenkonflikte Sachverhalte Automatischer Import Schwebezustand Manuelle Eingabe Gesamtbestand Sachverhalte Treffer SV1 SV2 SV3 SV4 SV5 SV6 SV7... Treffer Treffer Treffer Treffer Treffer Treffer Fälle Fall Fall Fall SV = Sachverhalt Lösung Die Bank entschied sich für die Einführung der Software MCI Management of Conflicting Interests von Bosch Software Innovations. Diese Software führt automatisiert Prüfungen auf der Basis der gesammelten Informationen aus und erkennt potenzielle Interessenkonflikte. Zu Beginn werden alle im System vorhandenen Informationen gegeneinander abgeglichen. Bei jedem späteren Vergleich werden nur noch veränderte oder neue Informationen berücksichtigt. Die von Bosch Software Innovations entwickelte Regeltechnologie Visual Rules und die detaillierten Informationen über die einzelnen Sachverhalte erlauben eine intelligente Prüfung. So meldet das System lediglich solche Konstellationen, die inhaltlich-fachlich ein Konfliktpotenzial aufweisen. Nicht-relevante Kombinationen von Sachverhalten können dagegen bereits im Vorfeld ausgeschlossen werden. Die in grafischen Regelmodellen abgebildete Prüflogik kann bei Bedarf schnell und einfach an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens bzw. an die individuell definierten Sachverhaltstypen angepasst werden.

5 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten 5 Trefferliste der potenziellen Interessenkonflikte Der Compliance Officer hat die Möglichkeit, mehrere Treffer zu einem Fall zusammenzuführen. Die vom System erzielten Treffer werden automatisch in die interne Fallbearbeitung überführt und erscheinen zur Abklärung auf der Arbeitsliste des Compliance Officers. Sowohl die Fallbearbeitung als auch der Workflow sind in die Benutzeroberfläche eingebunden. Bei der Bearbeitung eines Falls beurteilt der Compliance Officer, ob tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt. Anschließend dokumentiert er die zu ergreifenden Maßnahmen. Aus einer per Konfiguration hinterlegten Auswahlliste wählt er diejenigen aus, die zur Bearbeitung des Falls geeignet sind, und fasst diese zu einem Maßnahmenkatalog zusammen.

6 6 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten Erfassung einer Maßnahme zur Abklärung eines Treffers Die zu ergreifenden Maßnahmen können aus einem definierten Set an Maßnahmen ausgewählt werden. MCI ist ein Modul der Compliance Suite. Deren einzelne Module lassen sich im Baukastenprinzip beliebig miteinander kombinieren. Aufgrund der gemeinsamen Nutzung unter einer einheitlichen Oberfläche können Informationen zwischen den einzelnen Modulen ausgetauscht werden. Dies sorgt zum einen für eine schlanke IT-Infrastruktur und reduziert gleichzeitig die Betriebskosten. Informationen, die in anderen Modulen der Compliance Suite gewonnen wurden, lassen sich direkt in die Prüfprozesse für Interessenkonflikte überführen. Umgekehrt können auch Daten aus dem MCI in andere Module übertragen werden.

7 Automatisierte Erkennung von potenziellen Interessenkonflikten 7 Module der Compliance Suite Compliance Suite MLDS Money Laundering Detection System NMC Name Matching Customer NMT Name Matching Transaction Im Baukastenprinzip lassen sich die verschiedenen Compliance-Funktionalitäten miteinander kombinieren und unter einer Oberfläche nutzen. Risikobasierte Überwachung von Geldwäsche unter Berücksichtigung des KYC-Profils /Customer Due Dilligence Automatisierte Erkennung von Risikopersonen und PEPs, bereits bei der Kontoeröffnung Prüfung von Transaktionen gegen Embargo- und Sanktionslisten vor Ausführung MAID Market Abuse & Insider Dealing Detection FDS Fraud Detection System MCI Management of Conflicting Interests Überwachung von Insiderhandel und Erkennung von Marktmissbrauch Erkennung von Betrugsmustern bei der Antragsstellung mit Plausibilitätsprüfung Umgang mit Interessenkonflikten und Nachverfolgung der getroffenen Maßnahmen Wesentliche Vorteile von MCI auf einen Blick: Intelligente Ermittlung von potenziellen Interessenkonflikten mit Eingriffsmöglichkeiten Beliebige Sachverhaltenstypen mit spezifischen Informationen abbildbar und ergänzbar Getroffene Maßnahmen werden dokumentiert und nachverfolgt Revisionssichere Dokumentation All-in-One: eine Benutzeroberfläche und Arbeitsliste für die verschiedenen Compliance-Module Flexible Importschnittstelle auf Basis CSV Sicherstellung eindeutiger Personenzuordnung

8 Europa Bosch Software Innovations GmbH Ziegelei Immenstaad Germany Tel Fax Amerika Bosch Software Innovations Corp. 161 N. Clark Street Suite 3550 Chicago, Illinois 60601/USA Tel Fax Asien Bosch Software Innovations c/o Robert Bosch (SEA) Pte Ltd 11 Bishan Street 21 Singapore Tel Fax Die Bosch Software Innovations GmbH, das Software- und Systemhaus der Bosch-Gruppe, konzipiert, entwickelt und betreibt weltweit innovative Software- und Systemlösungen im Bereich des Internets der Dinge und Dienste. In diesem Umfeld konzentrieren wir uns insbesondere auf die Themenfelder vernetzte Mobilität, vernetztes Energie- und Gebäudemanagement, vernetzte Industrie und Unternehmen sowie vernetztes Gesundheitswesen. Mit unseren Kernprodukten Visual Rules Suite für Business Rules Management und der inubit Suite für Business Process Management unterstützen wir unsere Kunden und Partner umfassend bei der Erschließung und Umsetzung von neuen Märkten und Geschäftsmöglichkeiten im Internet der Dinge durch die Verknüpfung von Funktionen und Prozessen, Diensten und Geräten. Für Banken, Finanzdienstleister sowie Industrieunternehmen bietet Bosch Software Innovations individuell zugeschnittene Lösungen. Bosch Software Innovations ist mit derzeit rund 450 Mitarbeitern weltweit mit Standorten in Immenstaad am Bodensee, Waiblingen, Berlin, Singapur und Chicago vertreten. Mehr Informationen unter Die Bosch-Gruppe ist ein international führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen. Mit Kraftfahrzeug- und Industrietechnik sowie Gebrauchsgütern und Gebäudetechnik erwirtschafteten mehr als Mitarbeiter im Geschäftsjahr 2011 nach vorläufigen Zahlen einen Umsatz von 51,4 Milliarden Euro. Die Bosch-Gruppe umfasst die Robert Bosch GmbH und ihre mehr als 350 Tochter- und Regionalgesellschaften in rund 60 Ländern; inklusive Vertriebspartner ist Bosch in rund 150 Ländern vertreten. Dieser weltweite Entwicklungs-, Fertigungs- und Vertriebsverbund ist die Voraussetzung für weiteres Wachstum. Im Jahr 2011 gab Bosch mehr als 4 Milliarden Euro für Forschung und Entwicklung aus und meldete über Patente weltweit an. Mit allen seinen Produkten und Dienstleistungen fördert Bosch die Lebensqualität der Menschen durch innovative und nutzbringende Lösungen. Mehr Informationen unter /2012 ÜA

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